内部成文信息管理规定

1、XX 有 限 公 司文件编号：签发：XXX内部成文信息管理规定1实施部门本规定由综合管理部组织实施。2目的和范围为规范公司内部成文信息的管理工作，加强成文信息的统一性、清晰性和操作指导 性，明确公司成文信息的管理要求。本规定适用于公司级和部门级内部成文信息的管理。行政公文、图样和技术文件的管理参照行政公文处理办法、产品图样和技术 文件修改规定和产品设计图纸签署规定执行，不适用本规定。3规范性引用文件制度建设管理规定行政公文处理管理规定企业档案管理规定4定义与术语内部成文信息公司内部生成的需要控制和保持的有意义的关于产品、 服务、过程、人员、组织、 体系、资源的事实及其载体。本规定以制度（文件）

2、和记录区分表示成文信息的两种 类别。注1:成文信息可以任何格式和载体存在，并可来自任何来源。注 2：成文信息可涉及：管理体系，包括相关过程；为组织运行而创建的信息（文件）；结果实现的证据（记录）。制度层级 / 类别公司的制度层级/类别同制度建设管理规定定义。5 培训和资格各部门负责人、负责制度管理和编制的人员必须学习和掌握本制度，包括制度的编制、会签、批准、发布、回收、培训、宣贯、执行、检查、修订、废止、汇编、归档以及记录的标识、填写、贮存、保存期限、处置的管理方法。各级管理人员需了解、熟悉本规定。6 管理职责综合管理部（制度）公司制度管理的归口部门，组织各业务部门开展制度建设工作。根据公司制

3、度体系建设要求，确定制度分类、格式要求和编号规则等。组织公司制度的初审与会审工作，做好制度的发布实施工作。督促各业务部门落实制度执行，组织协调处理制度执行中的相关事宜。综合管理部（法务）负责公司级制度的法律审核。综合管理部（秘书）负责公司级制度的发文。综合管理部（信息）负责与流程有关的信息系统建设。党群人事部负责公司制度的培训策划。各部门公司制度制定和执行的责任部门，负责起草和修订与本部门业务相关的公司级和部门级制度。每年度评价本部门编制的公司制度的适宜性、充分性、 有效性， 提出年度制度编制、修订计划。参与审核与本部门业务关联的制度并提出完善建议。负责部门级制度在OAW上保持更新，并报综合管

4、理部备案。负责实施本部门编制制度的宣贯和培训工作。负责部门产生的记录的应用和控制。7 管理流程制度编制按照公司统一的格式，由编制部门或科室在规定时间内起草或修订制度的初稿并经校对。制度的层级及类型见附录三。制度编写格式及模板见附录四。公司级制度、记录由综合管理部编号，部门级制度、记录由各部门编号。制度及附录表单编号的编制规则见附录六，公司各部门代码一览表见附录七。各级制度内容不得与国家法律法规、行业标准、企业标准、上级公司管理要求矛盾，如有相抵触的条款，以上级制度为准。公司制度应遵循规范、简明、务实、有效的原则，以及权、责相统一原则，从实际出发，实事求是，保证制度的可理解性和可操作性。制度编制

5、人员要求有一定的工作技能与经验，熟悉体系标准及业务知识。制度会签公司级制度“制度会签系统”，添加会签部门，进行制度流转会签，会签部门在收到初稿后 5 个 工作日内向编制部门反馈会签意见，编制部门根据会签意见进行修订，形成送审稿。部门级制度“部门级制度文件会签单”（见附录八）的形式添加各科室或作业区流转会签，必要时添加相关专业部门会签（必要时指该制度的内容涉及到相关专业内容，部门内无法确定时），会签科室或作业区在收到初稿后5 个工作日内向编制部门相关科室反馈会签意见，相关科室根据会签意见进行修订，形成送审稿。综合管理部及归口部门对制度文件的可操作性、适应性、 符合性、 合规性、 公平性、效益性进

6、行审核，审核通过后方可定稿发布。制度批准公司级制度根据制度的层级进行制度送审，由相关的权力机构或权力人审批。通常由公司分管领导审定，总经理批准。涉及公司“三重一大”事项决策的制度，须按“三重一大”相关规定进行决策通过，并经授权人签批。部门级制度根据制度的层级进行制度送审，由部门负责人审批。制度发布、回收总则公司级制度由综合管理部行政管理室（秘书）以公司发文形式下发通知，综合管理部行政管理室（制度）发布文件；部门级制度由部门管理室发布，同时报综合管理部行政管理室（制度）备案。各部门必须做好制度版本的控制，确保所有适用人员得到现行有效版本，制度产生的部门应建立“文件有效版本控制清单”（见附录九）；

7、原则上公司使用的受控文件的形式为电子文件。电子文件的发放、回收公司级和部门级规章制度的电子文件分别由综合管理部行政管理室（制度）和部门体系员存放在公司OA网上，并负责在网上保持文件的最新版本， 废止的文件及时从OA 网删除。当文件发生变更时，归口部门应及时在OA网发布通知。各部门体系管理员负责识别并传达至本部门相关岗位，确保所有应得文件的人员，获得最新有效版本。各部门可在公司OAR上得到文件的最新版，自行下载的电子文件只能作为工作参考。文本文件的发放、回收如需使用公司级和部门级制度的文本文件，应加盖受控章，受控章样式见附录十，发放时在“管理体系文件收发记录表”（见附录十一）发放栏上签收，版本更

8、新后收回旧版本，并在“管理体系文件收发记录表”（见附录十一）回收栏签收，有最新文件时发放最新受控文件。各部门体系管理员负责识别并传达至本部门相关岗位，确保所有应得文件的人员，获得最新有效版本。自行复印的文本文件只能作为工作参考。各责任部门应将作废的文件及时清出；如因法律或其他要求需保留的已作废文件（包括已存档的文件），无论电子还是文本文件，应作出明确的“作废参考”的标识，另类存放，以免误用。制度培训、宣贯制度编制部门会同党群人事部负责公司制度的培训策划，制度编制部门或科室负责制度的说明、解读和培训工作，并组织和指导制度的落实与执行工作。制度执行及执行情况检查各部门必须严格按照制度要求执行，并负

9、责检查制度的宣贯、执行情况。综合管理部、品质精度部、安环保卫部、生产保障部等制度发布或监督部门按照职责分工对制度的执行情况进行监督检查，提出整改意见或改进建议。制度编制部门或科室需根据制度的控制矩阵编制相应的评价要求，定期对制度有效性进行评价。制度评审公司各业务部门根据公司每年的制度评价工作以及公司管理的新要求，每年 12 月对本部门编制的制度进行适宜性、充分性、有效性评审，提出下一年度制度的新增、修订和废止的计划，报综合管理部行政管理室（制度）汇总，并按审批后的计划开展具体的制度编写、修订、废止工作。因外部环境变化、公司业务变化或组织机构调整等特殊情况下需要全面梳理公司制度的，由综合管理部组

10、织各业务部门人员成立工作小组，对制度进行集中评审，并开展制度编写、修订、废止工作。体系运行过程中，各部门发现制度缺失或不适用的情况，及时进行编写、修订、废止工作。制度修订、废止制度的修订、废止由编制部门或科室发起。制度编制部门应填写“管理制度改 / 废发文说明”（见附录十二），并附在制度的首页。修订或废止制度后重新按照至条款流转。制度修订、废止时的会签部门须与制度制定时的会签部门一致。由于错字、编号、页码等非原则性错误（即不会引起误解）需要修改文件时，可直接修改。制度汇编与归档综合管理部适时对所有制度进行汇编。制度相关记录应妥善保管。制度记录包括以下基本内容：制度新增/修订/废止的中请、制度收

11、发记录、文件会签/审批单、制度文本、制度培训记录、制度检查和评价报 告等。制度发文记录由综合管理部（秘书）按公司企业档案管理规定要求归档。公司制度汇编及制度档案属于公司内部资料，未经总经理批准严禁对外提供。记录管理记录填写的基本要求记录应填写及时，内容准确完整，字迹应清晰，能准确识别，签全名；不得随意更改、涂抹，如发现数据填写错误，用划线方式更改，并签名，注上日期。记录的贮存要求各部门对所需使用的记录建立编号登记，由专人管理并每年发布一次“记录清单”（见附录十三）。记录文件产生部门应将记录妥善保存，编目，易于查阅和使用。记录的保存期限要求记录的保存时间应满足顾客要求（合同、技术协议）和法律法规

12、的要求，应与产品 的寿命周期相适应。记录处置要求记录经原部门确定为无保留价值时，可办理销毁手续，销毁应核对无误并经部门负责 人审签。对于需要销毁的记录，填写“记录销毁登记表”（见附录十四），注明记录 编号和时间区段及销毁理由简述。8不相容职责分离表业务职能制度的立改废制度的会签制度的审核制度的批准制度的立改废XXX制度的会签XX制度的审核X制度的批准X :表小不相容事项9检查与考核无10其它本制度自印发之日起实行。执行中如有问题，请及时提出，以便协调、修改、补充、 完善。本制度解释权属综合管理部。本制度发布时文件控制程序和记录控制程序同时废止。11附录附录一：内部成文信息管理流程图附录二：制度

13、建设控制矩阵附录三：制度的层级及类型附录四：制度编写格式及模板附录五：流程图编制说明附录六：制度及附录表单编号的编制规则附录七：公司各部门代码一览表附录八：部门级制度文件会签单附录九：文件有效版本控制清单附录十：受控章样式附录十一：管理体系文件收发记录表附录十二：管理制度改/废发文说明附录十三：记录清单附录十四：记录销毁登记表编制：日期：校对：日期：审核：日期：会签:审定:批准:日期:日期:日期:附录一：内部成文信息管理流程图内部成文信息管理流程输入各部门综合管理部党群人事部有权审批机构输出组织机构职责权限外部成文信息 管理N制度初稿*会签记录批准记录制度发放、回收记 录/、制度培训记录-制度

14、检查记录/-F制度评审记录 新增、修订、废止 计划制度改废说明-制度汇编、归档记 录L_/法律法规及其他要 求业务流程规范要求 运行中的反馈意见 职责权限(1制度名京制 .NY_制度批准、1等签Y U制度发放、回收*制度培训、宣贯制度执行情况检查T1制度tr平审1制度修订、废止1制度汇编、归档4记录管理记录清单记录销毁登记表(1结束各过程附录二:制度建设控制矩阵序 号控制目标 编号控制目标风险描述控制措施描述1C-ABC-03- ZG-51-201 7-01确保管理制度 编制流程有序 高效1、公司制度建设责任不明 确，导致管理制度管理混 乱。2、公司管理制度的审核审 批流程不合理，导致内容 不

15、具操作性，影响公司正 常经营管理。1、综合管理部是公司制度建设的归口管理部门， 负责定期组织各部门对制度文件进行修订和编 写。2、公司各部门负责分管职责内管理制度的起草、 制订、完善、组织流转/会签等工作。3、对于需要修订的制度，应当由相关业务根据实 际情况进行修订，制度文件修订到发布的整个程 序与制度文件编制的程序相同。2C-ABC-03- ZG-51-201 7-02确保管理制度 符合国家相关 法律法规1、公司管理制度与国家相 关法规条例相冲突，导致 日常经营管理不符合法律 法规。2、公司未定期对管理制度 进行补充修订，导致制度 文件落后，不符合公司生 产经营管理现状和国家相 关法规条例。

16、1、各部门应在其职能范围内对国家现行或地方性 法律法规进行收集，并加以辨识使用，指导各自 职能范围内制度文件建立的合法性、合规性。2、经综合管理部（制度）领导审核无误的制度文 件，提交综合管理部（秘书）对制度文件进行核 稿，核稿的重点是：是否需要行文；是否符合党 的路线、方针、政策和国家的法律、法规；是否 与有关部门、单位协商、会签；文字表述、文种 使用、公文格式等是否符合规范等。3、综合管理部应当每年通过跟踪监督、内部审核、管理评审等对公司现有制度文件的充分性、适宜 性及有效性进行评审。3C-ABC-03- ZG-51-201 7-03确保管理制度 编制科学合理1、公司管理制度编制范围 不合

17、理，导致管理制度重 复或缺失，影响日常管理 效率。2、管理制度未按公司相关 规定进行统一编号，易导 致制度文件管理混乱。1、公司各部门负责对制度文件初稿进行内部流转 与会签，并提出相关修改意见。2、综合管理部（制度）审核制度文件初稿是否有 流程图、内容是否合理、意见是否得到统一，审 核无误后制作红头发文单。3、综合管理部对制度文件的可操作性、适应性、 符合性、合规性、公平性、效益性进行审核，审 核通过后方可定稿。4、综合管理部（秘书）对制度文件进行统一发文 编号，制作行政发文，由业务分管副总经理审核 后，送总经理签发。5、综合管理部（制度）负责将综合管理部（秘书） 制作的行政发文存档，上传至O

18、A网，并及时更新 现有的制度文件，避免新旧制度的混淆与不统一。4C-ABC-03- ZG-51-201 7-04确保制度执行 有效1、公司未对管理制度进行 培训学习，导致日常工作 未能遵循制度规定，影响 日常管理效率。2、公司未定期对制度执行 情况进行监督与评价，无 法确定制度已得到有效执 行。1、党群人事部负责公司级制度的培训策划，制度编制部门负责制度的说明、解读和培训工作，并 组织和指导制度的落实与执行工作。2、各部门必须严格按照制度要求执行具体操作，并负责检查制度的执行情况。3、综合管理部、制度发布归口部门等监督部门按 照职责分工对制度的实施情况进行监督检查，并 对违反制度的行为及时进行

19、查处。4、综合管理部督促相关部门对制度审核过程中发 现的问题进行整改、跟踪、反馈；组织相关部门 修订完善制度。附录三：制度的层级制度层级编制依据文件类型内容审批层级基本管理 制度公司法等相关 法律要求管理制度 规则公司基础治理架构层级 的管理文件，如：公司 章程、股东大会议事规 则等。董事会基础业务 制度相关法律法规 上级公司管理制 度基础制度管理制度 规则 管理规定重要业务、体系、流程 的全面总体描述的文 件，如：全面预算管理 制度。党委会 总办会专项制度基础业务制度管理规定 管理办法某T项业务、流程描 述的文件，如：技术与 价格审查管理办法。党委书记 总经理具体制度 操作规范基础业务制度

20、专项制度管理办法 实施细则 工作指引某一项具体操作业务、 流程描述的文件，如银 行票据使用管理办法。分管领导具体制度 操作规范公司各项制度管理办法 实施细则部门内部管理和作业的 文件。部长制度的类型制度类型含义流程类制度描述、定义和规范某一项流程或按f顺序开展某项业务的管理制度，有明确的流程开始与结束，可以画出具体的流程图法规类制度描述某一业务的管理原则、规范和禁止事项等的制度职能类制度用于描述某项具体业务范围内各方的职能职责备注：流程类制度必须按照附录三规定的格式进行编写。法规类、职能类制度可以参照流程类制度格式编写，也可以按章节、条款等其他适合的格式编写附录四：制度编写格式及模板厅P要素内

21、容具体要求壮思点适用范围厅p要素内容具体要求壮思点适用范围1实施部门本制度由XX部组织实施；该要素必须描述 明确实施部门公司2目的和范围本制度；本制度适用于；该要素必须描述 避免罗嗦，直切主题公司 部门3规范性引用 文件一经引用便成为制度应用时必要的文 件；应给出年号以及完整的名称； 引用文件的排列顺序为：国家标准、 行业标准、企业标准、国内有关乂件、 ISO标准、IEC标准或文件。该要素可以没有参考文献和法律等/、在 此范围未标注年号的文件以最 新版为准公司 部门4定义和术语在小何的语境中扃小何的解释，或者 不是f 就懂的术语，应通过定义有 关概念予以明确；对于通用词或技术术语，只有在特定

22、含义时，才应对它进行定义； 不采用要求的形式，也不包含要求。该要素可以没有 避免矛盾公司 部门5培训和资格规定有关人员对本规定学习和培训的 要求；规定有关人员对执行本规定所具备资 格和能力的要求。该要素必须描述公司 部门6管理职责按业务范围规定管埋职责时，应规定 有关部门的工作范围及职责； 规定管理职责时，应确定，作范围、 职责与权限，主管业务部门及有关部 门之间的分工界限。该要素必须描述一个部门一个条款仅规定部门的职责，不分到科室不描述管理细节公司 部门7管理流程明确处理的事情步骤；按照事情发生的顺序；规定该管理活动所涉及的全部内容和 应达到的要求、米取的措施和方法； 需要信息反馈的事项，应

23、规定信息反 馈渠道、内容、时间和信息处理程序、 期限，对有争议的信息应规定仲裁的 权限。该要素必须描述避免没有逻辑性不说大话、空话，尽量避 免“定期” “适时”等词 语公司 部门8不相容职责 分离表明确各流程中的不相容事项。该要素可以没有由同一岗位承担会存在 风险的职责必须分开。公司 部门9检查与考核规定有关管理部门和人员执行和完成 管理事项检查与考核的程序、内容、 方法、时间和结果处理等；明确按某项标准或规定检查与考核。该要素可以没有公司 部门10其它明确制度解释部门或科室等；明确制度替代与废止情况（若换版）； 明确制度历次版本发布情况（若换 版）；该要素必须描述如需替代相关文件，需说 明。

24、如存在疑义，需说明解释 部门。公司 部门11附录附录、管理流程图可另附在正文后。设定为：附录一、附录二 等公司 部门厅p要素内容具体要求壮思点适用范围12编制、校对、 审核、会签、 审定、批准编制、校对、审核、会签、审定、批 准人员名单及日期。该要素必须描述如有多人会签、审核的， 以实际结束日期为准。公司 部门13流程图上行为涉及的各个部门，左侧为具体事项；原则上使用Visio （跨职能流程图）格 式；具体参照流程图绘制说明。需后输入和输出。流程图必须绘制（除管理 条例类制度）检查管理程序是否可行公司 部门14控制矩阵按流程顺序明确关键控制点及文档记 录；提出控制目标、控制措施、控制频率 等要

25、求。该要素必须描述是检查内控执行情况的主要依据公司 部门15表单明确制度涉及到的相关表单；表单的制定要考虑通用性与专用性要 求。该要素可以没有是检查制度执行情况的主要依据公司 部门16字体等格式 要求加上表头：公司级“上海外高桥造船 海洋工程有限公司”、部门级“上海外 高桥造船海洋工程有限公司XX部”，23号黑体、单倍行距、分散对齐；文 件编号和签发人行小四号、宋体、45磅行距；直线磅、居中（表头各行段 前、段后都为0行）；标题行小二号、黑体、加粗、居中、段前段后1行、24磅行距；正文第一层序号使用“1、2”、Times New Roman 字体；下层序号使用“、”、1.1.1、 、Times

26、 New Romany体、序号与文字间空 2格；正文中带序号的段落无缩进，不,带序 号的段落缩进2字符；带A层序号的段落，黑体、加粗、 段前1行；第二层带序号段落为标题行的，宋体、 加粗；正文使用宋体、小四号、行距 24磅。公司 部门17页脚页边距上下为厘米，左右为 3厘米； 页脚添加“共页第页”格式的贞他， 宋体，小五号，右对齐。公司 部门公司制度模板有W3号黑体、单倍行距、分散对齐。如为部门发文，则标明 XX部限 公 司签发:文件编号：ABC-00-XX-00-0000XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX带序号段落首行无缩进XXXXXXX7管理流程XXXXXXXXXXX8不相容职责分离

27、表XXXXXXXXXXX9检查与考核XXXXXXXXXXX10其它10. 1本制度自印发之日起实行。执行中如有问题，请及时提出，以便协调、修改、补充、完善。本制度解释权属 XXXX10. 2 本制度发布时 ABC-02-XX-XX-XXXXXXX XXX同时废止。11附录附录一：XXXXt理流程图附录二：XXXX空制矩阵附录三：XXXXft单编制：日期：年 月日校对：日期：年 月日审核：日期：年 月日会签：日期：年 月日审定：日期：年 月日批准：日期： 年 月日三号、黑体、居中、24（模板）附录一：段后行XXXXf理流程图-（模板）附录二:二号、黑体、居中、24W 行距、段.行xxxX空制矩阵

28、-.-1 丁 P控制目标编号控制目标风险描述控制措施描述C-制度编勺-风h序勺附录五：流程图绘制说明流程图是一种工具，可用来了解、分析和归档公司各项专业业务，具有较强 的操作指导性，一张流程图显示了将特定输入转化为所要求的输出的一系列的步 骤。通过流程的不断优化，在一定程度上能够提高企业的工作效率。一、流程图绘制标志1、开始与结束标志开始与结束标志是个椭圆形符号。用来表示一个过程的开始或结束。“开始” 或“结束”写在符号内。2、活动标志活动标志是个矩形符号。用来表示在过程的一个单独的步骤。 活动的简要说 明写在矩形内。3、判定标志判定标志是个菱形符号用来表示过程中的一项判定或一个分岔点，判定或

29、分岔的说明写在菱形内，常以问题的形式出现。对该问题的回答决定了判定符号 之外引出的路线，每条路线标上相应的回答。4、文件标志文件标志。用来表示属于该过程的书面信息，包括表格、报告等，它既可表示输入，又可表示输出，文件的题目或说明写在符号内。5、流线标志流线标志。用来表示步骤在顺序中的进展。流线的箭头表示一个过程的流程 方向。6、连接标志连接标志是个圆圈符号。用来表示流程图的待续。圈内有一个字母或数字。在相互联系的流程图内，连接符号使用同样的字母或数字，以表示各个过程是如 何连接的。二、流程图编制要点1、按实际情况绘制流程；2、在整个组织内思考流程；3、与流程牵涉的人员交流；4、在开始前确认流程

30、的起点和结束；5、不能把流程图局限在自己部门内；6、起始点、终止点和对象必须清晰；7、输入和输出应当明确；8、为每一个任务框标明业务部门负责的范围；9、详细程度应达到足以识别无效率的活动；10、做到对流程不熟悉的人，不需要任何解释就能轻而易举的读懂流程图。附录六：制度编号的编制规则一、制度编号编写规则：ABC * * 发文年份（如：2017）流水号（如：01999）部门代码（见附录七）文件层级（01、02、03、04、05）公司代码文件层级：01为基本管理制度；02为基础业务制度；03为专项制度；04为 具体制度、操作规范；05为部门级制度。注：流水号每年初不归零，依次往下排列例如：ABC-02-ZG-01-2017 （由综合管理部发文，2017年第二层级第一号， 适用于外高桥海工）二、制度编号更改规则：文件更改后应在原文件编号后加上更改标识，以表明其版本，分两种情形：当年第一次更改，则文件编号变为 ABC-02-ZG-01-2017A ,依次类推；第二年更改，则文件编号变为 ABC-02-ZG-01-2018。附录表单编号的编制规则一、附录表单编号编