晋中中小企业培训《办公自动化课件》1

1、第一章办公自动化软件Office2003概述LP制作一、办公自动化概述： 办公自动化简称OA(Office Automation) 办公自动化是把计算机技术、通信技术、系统科学、行为科学结合起来，把基于各种不同技术的先进办公设置有机地组织起来，使办公系统具有高效率地综合处理各种办公信息的能力。 LP制作一、办公自动化概述 1、办公自动化的特点特点办化自动化是综合多门学科的发展迅速的新型学科办公自动化是人机会话的信息系统。办化自动化实现对文字、表格、数据、语音、图形、电子邮件、电子会议等信息的一体化处理过程办公自动化是以提高办公效率和办公质量为目的 OA包括：数据处理、管理信息系统（MIS）和

2、决策支持系统（DSS）3个方面的内容。LP制作一、办公自动化概述2、办公自动化系统的硬件设备 计算机主要使用微型机 计算机网络实现相互通信和资源共享 各种专用设备打印机、显示器、绘图仪、传真机、电话、扫描仪、文字识别器、数码相机等LP制作3、办公自动化应实现的功能及业务、办公自动化应实现的功能及业务q文字处理文字处理q数字、表格数字、表格q语音处理语音处理q图形图像处理图形图像处理q电子邮件电子邮件q电子会议电子会议q文档管理和资料检索文档管理和资料检索LP制作第二章office 2003的组成与功能 一、office 2003的组成及功能：B字处理系统Word 2003B电子表格软件Exce

3、l2003B文稿演示软件PowerPointB关系数据库AccessB邮件传输和协作客户端程序OutlookB网页制作工具FrontPage2003B图片处理软件PhotoDraw2003B排版软件Publisher2003LP制作2.1office 2003的安装 1.安装中文版office 2003的基本步骤：启动Windows XP；在光驱内放好中文版office 2003光盘；打开“我的电脑”或“资源管理器”窗口，双击Setup.exe；出现安装向导，按照安装向导的提示逐步完成操作。 LP制作2.2 Office 2003的启动与退出 1、启动启动操作单击“开始”/”程序”/“Micr

4、osoft Word”。若桌面上有Word 2003快捷图标，直接用鼠标左键双击它。若“开始”/“文档”菜单中有Word文档,可用鼠标左键直接单击它在“我的电脑”或“资源管理器”窗口中，鼠标双击某个Word文档2、退出退出操作 “文件”/“退出”。单击窗口右上角的关闭按钮“”。双击窗口左上角的控制菜单图标。单击标题栏左边的控制菜单图标，单击“关闭”命令。3、关闭关闭操作鼠标单击窗口右上角的“关闭”按钮，选择“文件” /“关闭”命令 LP制作2.3 Office 2003的文件操作4编辑文档文件步骤：1.“新建”或“打开”文档；2.利用编辑工具编辑文档；3.用“保存”或“另存为”命令保存文档。L

5、P制作第三章 Word 2003的使用3.1 Word2003概述3.2 Word2003基本操作3.3 Word2003排版3.4 Word2003表格的制作3.5 Word2003图文混排3.6 Word2003其他功能LP制作3.1 Word 2003概述 Word 2003是Microsoft公司套装办公软件office 2003中的文字处理软件。主要特征是：所见即所得、易学易用，它具有丰富的文字 处理功能，可以将图、文、表格混排。 通过使用Word 2003，用户可以很方便地处理日常工作中的各类文档。LP制作3.1 Word2003概述 3.1.1 Word2003环境 3.1.2

6、基本术语 LP制作3.1.1 Word 2003环境 1. Word 2003视图方式“视图”是指显示文档的方式， Word 2003有四种视图: 普通视图、 页面视图、大纲视图、 Web版式视图 。对于不同的操作需求采用不同的视图。 视图之间的切换可以使用【视图】菜单中的命令、 或者是使用水平滚动条左端的视图切换按钮。 2帮助功能的使用如果遇到问题，可以通过Office助手、“帮助”菜单来查找相应的帮助主题。LP制作3.1.2 基本术语 在使用Word2003时，经常会用到一些术语，例如： 标题栏、菜单栏、工具栏、工作区、图文框和状态栏等。 1Word2003窗口组成LP制作基本术语 2工作

7、区 在在Word2003Word2003窗口的工作区中可以打开文档，并对窗口的工作区中可以打开文档，并对它进行文本输入、编辑或排版等。它进行文本输入、编辑或排版等。 Word2003Word2003打开多个文档时，每个文档都会打开一个打开多个文档时，每个文档都会打开一个独立窗口并在任务栏上显示。独立窗口并在任务栏上显示。 3插入点 工作区有一个闪烁着的黑色竖条工作区有一个闪烁着的黑色竖条“I I”（或称光或称光标），称为插入点。标），称为插入点。LP制作3.2 Word2003基本操作 3.2.1 Word的启动与退出 3.2.2 创建新文档 3.2.2 文档打开方法 3.2.3 文本输入 3

8、.2.4 文本编辑 3.2.5 文档的保存 LP制作3.2.1 Word的启动与退出1Word 2003的启动方法有如下几种:（1）依次单击任务栏上的“开始”按纽【程序】菜单【Microsoft Word】命令，启动文字处理软件。（2）双击Windows桌面上的Word 2003快捷方式图标，是启动Word 2003的快捷方法。（3）双击Word 2003文档文件可直接关联打开文字处理软件。LP制作启动与退出2Word 2003的退出 退出方法有如下几种：单击【文件】菜单【退出】命令。单击标题栏右端的Word 2003窗口“关闭”按钮。双击标题栏左端Word 2003窗口的“控制菜单”图标。按

9、快捷键【Alt+F4】。LP制作3.2.2 创建新文档 创建Word 2003文档可以采用以下方法： 1、当Word 2003启动后会自动打开一个新的空文档 并命名为“文档1”。 2、单击常用工具栏中的“新建空白文档”按钮； （基于默认模 板）。 3、单击【文件】菜单【新建】命令。 4、单击【文件】菜单直接按【N】键“确定” 。 5、快捷键【Ctrl+N】。LP制作3.2.3 文档打开方法 1、打开文档： 常用下列三种常用的方法打开已存在的Word文档（1）依次单击【文件】菜单【打开】命令；（2）单击常用工具栏中的“打开”按钮；（3）直接按快捷键【Ctrl+O】； 说明：依次单击【文件】菜单【

10、打开】命令，弹出“打开”对话框。选择对话框“查找范围”列表框中要打开的文档名，单击“确定”按纽。LP制作2打开wps格式文档 Word 2003能够识别*.wps文件格式。打开步骤如下：单击【文件】菜单【打开】命令或选择工具栏中的“打开”按钮，出现“打开”对话框；选定文件夹和文件的类型为wps，单击“打开”按钮，完成该文件的打开。3最近使用过的文档 默认情况下，【文件】菜单中会保留4个最近使用过的文档名，可以在【文件】菜单中点击 打开最近使用过的文档名。文档打开方法LP制作3.2.4 文本输入 Word 具有自动换行功能，强制换行可用Enter键。 中英文输入状态的切换： Ctrl+空格键 不

11、同汉字输入方法的切换： Ctrl+Shift 1.“即点即输” 只需在空白区域中双击，“即点即输”功能便会自动应用将内容放置在双击处所必需的格式设置。 2.插入符号 【插入】 【符号】 在“符号”选项卡中的“字体”下拉列表框中选定适当字体 选中符号“插入”。 3.插入日期和时间 【插入】 【日期和时间】 选定“自动更新” 确定 。LP制作 4插入页码 【插入插入】 【页码页码】 页码显示只有在页面视图和打印预览方式下才可以看到，普通视图和大纲视图下不能显示。 5合并文档 【插入】 【文件】 合并文档就是几个文档连接成一个文档，需要利用Word2003插入文件的功能。文本输入LP制作 6插入脚注

12、尾注【插入插入】 【引用引用】 【脚注和尾注脚注和尾注】 脚注出现在文档中每一页的底端， 尾注一般位于整个文档的结尾。例题：插入脚注（零、壹、贰例题：插入脚注（零、壹、贰） （甲、乙、丙（甲、乙、丙）文本输入LP制作3.2.5 文本编辑 1编辑文本 Word 2003最基本的编辑操作技术有：向文档中插入新的文本；删除和修改文本的部份内容；复制和移动文本；查找与替换指定的字等等。 LP制作文本编辑2. 文本选定: （注意：先选择后操作！）（注意：先选择后操作！）（1）选定一个单词：双击该单词；（2）选定一个句子：按住【Ctrl】键，鼠标光标单击所要选句子的任意处一下；（3）选定一行或多行：将鼠标

13、指针移动到该行的左侧，直到指针变为指向右边的箭头，单击一下就可选定一行文本，然后向上或向下拖动鼠标。LP制作文本编辑（4）选定一个段落：在该段落中的任意位置三击。（5）选定整个文档：将鼠标指针移动到文档中任意正文的左侧，直到指针变为指向右边的箭头，然后三击。（6）选定矩形区域中的文本：将鼠标指针移动到所选区域的左上角，按住【Alt】键拖动鼠标直到区域的右下角放开鼠标。（7）选定大块文本：单击要选定内容的起始处，同时按住【Shift】键单击选定内容的结尾处。 注意：注意：取消选择，任何地方点一下，或按取消选择，任何地方点一下，或按箭头。箭头。LP制作 3插入文本 插入点移到需要插入文本的位置，输

14、入新文本就可；注意：当前文档处在“插入”方式还是“改写”方式。 4移动文本 选中对象剪切目标位置粘贴 5复制文本 选中对象复制目标位置粘贴 6删除文本 选中对象按“DEL”删除键文本编辑LP制作7查找与替换查找功能：用于查找名词，还能查找特殊字符; 替换功能：可以将查找到的内容用新内容替换.文本编辑LP制作 带格式的替换带格式的替换 操作方法： 编辑“替换”“高级”文本编辑LP制作 8撤消与恢复在【编辑】菜单中有【撤消】和【重复】（或“恢复”）的命令，其中“”两字是随着 不同的操作而改变的。如果选定撤消列表框中某次操作，那么这次操作以前的所有操作也会同时撤消掉。同样，所撤消的操作可以按“恢复”

15、按钮重新执行。文本编辑LP制作3.2.5 文档的保存 在Word中最为常用的保存格式是：* .DOC或 * .RTF1文档的保存方法 当新建文档第一次“保存”操作时，会出现“另存为”对话框，单击常用工具栏中的“保存”按钮、 单击【文件】【保存】、直接按快捷键【Ctrl+S】。4保存新建文档：【文件】【保存】出现“另存为”对话框;4保存已有的文档：【文件】【保存】； 4保存多个文档：按住【Shift】键的同时单击【文件】菜单【保存】命令。此时原“保存”命令已改变为“全部保存”命令，可以实现一次保存多个已编辑修改的文档LP制作文档的保存 2文档的权限保护 给文档设置“打开权限密码”，使别人在不知道

16、密码的情况下无法打开此文档;给这类文档加一个“修改权限密码”。 没有修改密码的人只能以“只读”方式查看但不能对文档修改。LP制作3.3 Word2003排版 3.3.1 版面设置 3.3.2 字体设置 3.3.3 段落设置 3.3.4 项目符号和编号 3.3.5 边框底纹 3.3.6 格式刷的使用 3.3.7 页眉页脚 3.3.8 分栏 3.3.9 首字下沉 3.3.10 插入分页符 3.3.11 背景和水印 3.3.12 文档打印 LP制作3.3.1 版面设置 Word2003文档需进行文字格式的设置、 段落的排版、页面设置、分栏和文档的打印等的排版，使之图文并茂、赏心悦目。 操作方法： 【

17、文件】【页面设置】命令来设置纸张大小、页边距和方向等 。文本区域的宽度是指纸张的宽度减去左、右页边距。文本区域的高度是纸张的高度减去上、下页边距。LP制作3.3.2 字体设置 文字的格式主要是指文字的字体、字形和字号。 1、字体、字体操作步骤：操作步骤：选定要改变字体的文本 【格式】 【字体】； 从字体列表中选择相应的字体、字号。说明： 1“磅”=1/72英寸 4号字=14磅LP制作2、字符间距操作步骤：操作步骤：选定要改变字符间距的文本。选定要改变字符间距的文本。【格式格式】【字体字体】，出现，出现“字体字体”对话框。对话框。选择选择“字符间距字符间距”选项卡的选项卡的“间距间距” 列表框：

18、列表框： 可选标准、加宽和紧缩；可选标准、加宽和紧缩； 在在“间距间距”右边的右边的“磅值磅值”列表框中选择具体的间距列表框中选择具体的间距值。值。选择选择“位置位置”列表框：列表框： 可选标准、提升和降低。可选标准、提升和降低。 在在“磅值磅值”列表框中选择具体的磅值。列表框中选择具体的磅值。LP制作字体设置3、文字效果、文字效果操作步骤：操作步骤：选中需要添加效果的文字，选中需要添加效果的文字，在出现的弹出式菜单中选择在出现的弹出式菜单中选择“字体字体”。在弹出在弹出“字体字体”对话框，选对话框，选择择“文字效果文字效果”选项卡。选项卡。在在“动态效果动态效果”列表框中选列表框中选择合适的

19、效果。择合适的效果。单击单击“确定确定”按钮。按钮。LP制作3.3.3 段落设置 主要掌握内容：主要掌握内容：（1）段落缩进）段落缩进（2）段落间距的设置）段落间距的设置（3）文本）文本“对齐方式对齐方式” 缩进：段落缩进是指每段落开头缩进几个字符缩进：段落缩进是指每段落开头缩进几个字符 “段落段落”对话框对话框 ； 使用使用“格式格式”工具栏内的对齐按扭。工具栏内的对齐按扭。LP制作使用标尺缩进正文； 在标尺上移动缩进标记可改变文本的缩进量左缩进左缩进首行缩进首行缩进悬悬挂缩进挂缩进右缩进右缩进水平标尺水平标尺段落设置LP制作间距和行距 段落间距是指段落与段落之间的距离； 行间距是指段落 中

20、行与行之间的距离。段落设置LP制作两端对齐；居中；右对齐；分散对齐；左对齐。段落设置LP制作3.3.4 项目符号和编号 插入项目符号 操作步骤：选定添加项目符号的段落 【格式】【项目符号和编号】 选定所需的项目符号(如下图) 【确定】。LP制作3.3.5 边框底纹 对文字加边框和底纹的操作步骤:选定要加边框和底纹的文字。【格式】【边框和底纹】，弹出“边框和底纹”对话框。设置“边框”选项卡参数。选定“应用范围”列表参数，选择为“文字”选项。在预览框中可查看结果，确认后单击“确定”按钮。文字加“底纹”类似上述操作。 底纹和边框可以同时或单独设置加在文本或段落上。LP制作3.3.6 格式刷的使用 利

21、用格式刷工具可以方便、快捷地改变文字格式.操作步骤：操作步骤： 选定源文字段落选定源文字段落单击工具栏单击工具栏“格式刷格式刷”按钮。按钮。 此时鼠标指针变成一把小刷子，用刷子去此时鼠标指针变成一把小刷子，用刷子去 刷洗目标文字段落。刷洗目标文字段落。 目标段落格式便与源文字段落格式变成一致。目标段落格式便与源文字段落格式变成一致。LP制作3.3.7 页眉页脚操作方法：【视图视图】【页眉和页脚页眉和页脚】，打开页眉（或页脚）编，打开页眉（或页脚）编辑区和辑区和“页眉和页脚页眉和页脚”工具栏。工具栏。要创建页眉，可在要创建页眉，可在“页眉页眉”编辑窗口中键入文字或图编辑窗口中键入文字或图形形;

22、;单击单击“在页眉和页脚间切换在页眉和页脚间切换”按钮，可切换到按钮，可切换到“页脚页脚” ” 编辑区并键入页脚文本。编辑区并键入页脚文本。单击单击“关闭关闭”按钮。按钮。 LP制作3.3.8 分栏操作步骤：操作步骤： 选定整个文档或相应段落。选定整个文档或相应段落。 【格式格式】【分栏分栏】，出现，出现“分栏分栏”对话框。对话框。 选定选定“预设预设”框中的分栏格式、分栏数，在框中的分栏格式、分栏数，在“宽度与宽度与间距间距”框中设置栏宽和间距。框中设置栏宽和间距。 调整页面宽度后设置栏宽和间距、调整页面宽度后设置栏宽和间距、“栏宽相等栏宽相等”复选复选框、框、“分隔线分隔线”复选框、应用范

23、围等，随具体情况而定。复选框、应用范围等，随具体情况而定。 注意：在文档末尾对整篇文档分栏显示结果往往不能达到预期效果，改进的办法可在原文档结束处插入一分节符或段落标记后再分栏。 LP制作3.3.9 首字下沉 操作方法：移动插入点到要设置的段落处。【格式】【首字下沉】，出现“首字下沉”对话框。选定“位置”选项设置字体、下沉行数和距其后面正文的距离。单击“确定”按钮。 LP制作3.3.10 插入分页符 Word2003具有自动分页的功能。当文字或图形填满一页时，Word 2003会插入一个自动分页符并开始新的一页。要在特定位置插入分页符，可插入人工分页符，单独形成一页。操作方法：【插入】【分隔符

24、】。如果要删除分页符，必须在普通视图下，此时人工分页符显示为一条带有“分页符”三个字的水平虚线。使用“剪切”或用键【Delete】删除。LP制作3.3.11 文档打印 1打印预览 在将合并文档发送到打印机或其他设备前，应预览其外观。单击常用工具栏中的“打印预览”按钮或【文件】 【打印预览】均可达到打印预览的效果。 2打印 Word2003提供多种打印方式选择：打印多份副本、不同纸型打印、只打印奇数页或偶数页、指定页码等。【文件】【打印】或按快捷键【Ctrl+P】均可以达到打印的效果。 LP制作3.4 Word2003表格的制作 Word2003提供了丰富的表格功能，由不同行列的单元格组成表格，

25、可以在 单元格中填写文字和插入图片。 可以对表格进行编辑、修改，而且还提供表格与文本间的相互转换和表格 格式的自动套用格式等。LP制作3.4 Word2003表格的制作 3.4.1 表格的创建 3.4.2 表格编辑与修饰 3.4.3 数据的排序和计算 3.4.4 表格文字转换 LP制作3.4.1 表格的创建 Word2003提供了三种创建简单表格的方法： 1、选择插入表格的位置【表格】【插入】 【表格】，出现“插入表格”对话框 根据需要调整各选项【确定】。 2、常用工具栏中的“插入表格”按钮创建表格。 3、手动创建简单表格。LP制作3.4.2 表格编辑与修饰 对表格编辑与修饰方法主要有： 表格

26、的选定；表格的选定； 调整行高和列宽；调整行高和列宽； 插入或删除行列单元格；插入或删除行列单元格； 单元格的合并与拆分；单元格的合并与拆分； 表格的拆分；表格的拆分； 表格框线和底纹的设置；表格框线和底纹的设置； 编辑和排版单元格中的文字等。编辑和排版单元格中的文字等。 LP制作表格编辑与修饰1选定表格选定表格 用鼠标选定表格：用鼠标选定表格： 选定单元格：单击选定的单元格； 选定表格的行：鼠标指针移到文档窗口的选定区 当指针变成向右上角指的箭头时， 单击左键就可选定所指的行； 选定表格的列：鼠标指针移到表格的顶端， 当鼠标指针变成选定列下指针箭头时 单击左键就可选定箭头所指的列； 选定全表

27、：单击十字形表格移动控制点， 可迅速选定全表。LP制作用键盘选定单元格、行或列，与用键盘选定文本的 方法类似。用“表格”菜单选定行、列或表格其操作方法如下： 选定行：鼠标点击于所选行的任一单元格中，单击【表格】【选定】【行】命令可选定所在行。 选定列：鼠标点击于所选列的任一单元格中，单击【表格】【选定】【列】命令可选定所在列。 选定全表：鼠标点击于表格的任一单元格中，单击【表格】【选定】【表格】命令可选定全表。表格编辑与修饰LP制作2表格中输入文本建立空表格后，表格的单元格中输入文本， 另起一段应按【Enter】键。按【Tab】键将插入点移到下一个单元格， 按上、下箭头键可将插入点移到上、下的

28、行。表格单元格中的文本像文档中其他文本一样，可以使用选定、插入、删除、剪切和复制等 基本编辑技术来编辑。 表格编辑与修饰LP制作3修改行高、列宽 Word 2003Word 2003根据单元格中输入的内容的根据单元格中输入的内容的 多少自动调整行高，也可以根据需要来修改。多少自动调整行高，也可以根据需要来修改。（1）用拖动鼠标修改表格的列宽将鼠标“I”形指针移到表格的列边界线上， 当鼠标指针变成调整列宽指针时，按住鼠标左键，此时出现一条上下垂直的虚线。拖动鼠标到所需的新位置，放开左键即可。如果想看到当前的列宽数据，那么只要在 拖动鼠标时按住【Alt】键，水平标尺上就 会显示列宽的数据。表格编辑

29、与修饰LP制作（2）用菜单命令改变列宽精确调整行高和列宽的尺寸用【表格】菜单中的【表格属性】命令可以设置包括行高或列宽在内的许多表格的属性。表格编辑与修饰LP制作（3）用菜单命令改变行高的方法： 可参考菜单命令改变列宽。 选定要修改行高的一行或数行单击【表格】 【表格属性】。 “表格属性”对话框的“行”选项卡，“指定行高”前 的复选框并键入行高、选定单位（否则行高默认为自动设置）。 “确定”。表格编辑与修饰LP制作4表格、文字对齐方式 操作步骤:单击要设置文本对齐方式的单元格。在“表格和边框”工具栏上选择所需的水平对齐或 垂直对齐选项，例如“中部居中”。表格编辑与修饰LP制作5插入和删除行列插

30、入或删除行或列的方法两种方法。 （1）用工具栏按钮插入行或列）用工具栏按钮插入行或列通过使用常用工具栏的插入行按钮或插入列按钮，将空行插入到选定行的上方，行数与选定行数相同，空列插入在所选定的列左边，列数与选定的列数相同。（2）用菜单命令插入行或列用【表格】菜单中的【插入】命令插入行或列，可以将空行/列插入到行的上方或下方，将空列插入到选定列的左侧或右侧。说明： 如果想删除表格中的某些行或列，那么只要选定要删除的行或列，单击【表格】菜单【删除】命令“行”（或“列”）命令即可。表格编辑与修饰LP制作6合并拆分单元格 （1）合并单元格选定要合并的单元格【表格】【合并单元格】（2）单元格拆分成几个小

31、的单元格）单元格拆分成几个小的单元格选定这些要拆分的单元格【表格】【拆分单元格】在“列数”框中，键入要拆分的列数，也可以单击其右端的按钮来增加或减少列数，其默认值为2，在“行数”框中键入行数，单击“确定”按钮。表格编辑与修饰LP制作7表格的拆分要拆分一个表格，先将插入点置于拆分后成为新表格第一行的任意单元格中，单击【表格】菜单中的 【拆分表格】命令，在插入点所在行的上方插入 一空白段，把表格拆分成两张表格。8表格标题行的重复选定第一页表格中的一行或多行标题行单击【表格】菜单【标题行重复】命令，Word2003会在因分页而拆开的续表中重复表格的标题行。表格编辑与修饰LP制作9表格格式设置 （1）

32、利用）利用【表格表格】菜单菜单【表格自动套用格式表格自动套用格式】命令对命令对表格进行排版。选择预定义表格的格式、字体、边框、表格进行排版。选择预定义表格的格式、字体、边框、底纹、颜色供选择，使表格的排版变得轻松、容易，起底纹、颜色供选择，使表格的排版变得轻松、容易，起到增强表格的效果。到增强表格的效果。表格编辑与修饰LP制作（2）使用）使用“表格和边框表格和边框”工具栏可以对表格的边框线的线工具栏可以对表格的边框线的线型、粗细和颜色、底纹颜色、单元格中文本的对齐方式型、粗细和颜色、底纹颜色、单元格中文本的对齐方式等进行个性化的设置。等进行个性化的设置。（3）设置表格在页面中的对齐方式和文字是

33、否环绕表格。）设置表格在页面中的对齐方式和文字是否环绕表格。（4）进行诸如字体、字号、字形、颜色和左、中、右对齐）进行诸如字体、字号、字形、颜色和左、中、右对齐方式等可以用文档文本排版的方法对表格中文字设置方式等可以用文档文本排版的方法对表格中文字设置表格编辑与修饰LP制作10表格的边框底纹表格的边框底纹（1）用格式工具栏给文本添加下划线、边框和底纹）用格式工具栏给文本添加下划线、边框和底纹 操作步骤：操作步骤： 选定要设置格式的文本选定要设置格式的文本格式工具格式工具栏中的栏中的“下划线下划线”、“字符边框字符边框”和和“字符底纹字符底纹”按钮。按钮。（2）用）用【格式格式】菜单菜单“边框和

34、底纹边框和底纹”命令；命令；LP制作3.4.3 数据的排序和计算 Word2003提供了对表格数据进行排序的功能，利用这个功能可以对表格中的数据进行依据列和数字、笔划和拼音类别进行排序，关键字最多可以有三项，排序方向可分别设为递增、递减。 1排序 【例例】以对学生考试成绩表排序为例介绍具体以对学生考试成绩表排序为例介绍具体 排序操作。如果要按数学成绩进行递减排序，排序操作。如果要按数学成绩进行递减排序， 当两个学生的数学成绩相同时，再按英语成绩当两个学生的数学成绩相同时，再按英语成绩 递减排序。递减排序。LP制作操作步骤：选择表格选择表格 【表格表格】【排序排序】，出现，出现“排序排序”对话对

35、话框，选择框，选择“排序依据排序依据”列表框中选定相关项及列表框中选定相关项及“递减递减”单选框，然后依据单选框，然后依据”列表框中选定列表框中选定“英语英语”项，项，“类型类型”列表框中选定列表框中选定“数字数字”，选择，选择“递减递减”单选框单选框单击单击“有标题行有标题行”单选框单选框单击单击“确定确定”按钮。按钮。LP制作2公式计算 对表格数据求和、求差、求平均值等，Word2003提供了一些常用的统计计算功能，利用这些计算功能可以对表格中的数据进行计算，具体操作步骤如下：选定存放计算数据的单元格。单击【表格】菜单【公式】命令出现“公式”对话框公式框中修改为“=SUM（ABOVE）”，

36、公式名也可以在“粘贴函数”列表框中选定。在“数字格式”列表框中选定“0.00”格式，表示保留到小数点后两位。单击“确定”按钮，得计算结果。LP制作3.4.4 表格文字转换 可以使用【表格】中的【转换】子菜单， 把“文字”与“表格”互相方便地转换。1表格转换成文字 选定行或表格，【表格】【转换】 【表格转换成文字】，出现“文字分隔符”对话框，选定作为替代列边框分隔符的所需字符，单击“确定”按纽。2文字转换成表格 选中要转换成表格的文字， 【表格】【转换】【文字转换成表格】 出现“将文字转换成表格”对话框。 选择“文字分隔位置”可选项（本例选逗号），填入需要列数在“列数”文本框。 单击“确定”按钮

37、。LP制作3.5 Word2003图文混排 图文混排可以实现在文档中插入由其他软件制作的图片，也可以直接用Word2003提供的绘图工具绘制图形，图片的插入和图片格式的设置、图形的绘制和文本框的应用使一篇文章达到图文并茂。 在Word2003文档中插入图形必须要切换到页面视图。LP制作3.5 Word2003图文混排 3.5.1 插入图片 3.5.2 绘制图形 3.5.3 文本框 3.5.4 多窗口编辑 LP制作3.5.1 插入图片1插入图片、剪贴画选定要插入剪贴画或图片的位置。单击【插入】【图片】【剪贴画】。出现“插入剪贴画”对话框，选择“图片”选项卡。选择图片“类别”后选定图片，在选定的图

38、片右侧边弹出工具栏。单击工具栏中的“插入剪辑”按钮。完成图片插入。使用完“剪辑库”之后，单击“关闭”按钮。LP制作2图片格式设置 对图片进行格式应选定图片，图片周围出现对图片进行格式应选定图片，图片周围出现8个个 黑色（或空心）的小方块，打开黑色（或空心）的小方块，打开“图片图片”工具栏。工具栏。利用图片工具栏可以完成以下操作：（1）改变图片的大小和位置（2）图片的裁剪（3）文字的环绕（4）给图片添加边框（5）图片的复制和删除（6）重设图片LP制作3.5.2 绘制图形 Word2003的绘图功能设计制作精美的图形能体会其绘图工具的易用性和强大性。1工具栏使用单击【视图】菜单【工具栏】命令选择“

39、绘图”按钮，在状态栏上方出现一条绘图工具栏。2自选图形绘制使用“绘图”工具栏中相应的按钮可以组合出复杂的图形。LP制作3.5.2 绘制图形3图形中添加文字 选择要添加文字的图形，右击弹出式菜单菜单中的选择要添加文字的图形，右击弹出式菜单菜单中的“编辑文字编辑文字”命令，此时插入点会自动移到图形内部。命令，此时插入点会自动移到图形内部。 在插入点之后键入文字即可。在插入点之后键入文字即可。4图形的颜色、线条、三维效果利用绘图工具栏中的利用绘图工具栏中的“剪贴画剪贴画”、“填充色填充色”、“线条线条颜色颜色”、“字体颜色字体颜色”、“线型线型”、“箭头式样箭头式样”、“阴影阴影”和和“三维效果三维

40、效果”等按钮，可以在封闭图形中填等按钮，可以在封闭图形中填充颜色，给图形的线条设置线型和颜色，给图形添加阴充颜色，给图形的线条设置线型和颜色，给图形添加阴影或产生立体效果影或产生立体效果 LP制作3.5.2 绘制图形5图形的叠放 当两个或多个图形对象重叠在一起时，利用当两个或多个图形对象重叠在一起时，利用“叠叠放次序放次序”命令可以确定图形与文字之间的叠放次序关命令可以确定图形与文字之间的叠放次序关系。图形可以覆盖文字，也可以在文字下面。可以调系。图形可以覆盖文字，也可以在文字下面。可以调整各图形之间的叠放次序，最新绘制的图形总是覆盖整各图形之间的叠放次序，最新绘制的图形总是覆盖其他的图形。其

41、他的图形。 6图形的组合 利用利用Word2003提供的图形组合可以将许多简单提供的图形组合可以将许多简单图形组合成一整体复杂的图形对象，以便于图形的移图形组合成一整体复杂的图形对象，以便于图形的移动、变形和旋转等操作。动、变形和旋转等操作。LP制作3.5.3 文本框 文本框作为一个独立的对象，框中的文字和图片可随文本框移动,用文本框文档编排更为方便.1插入文本框（）【插入】【文本框】【横排】，鼠标指针移到所选定的文本中且指针形状变成“ ”字箭头形时，拖动鼠标可以设定文本框的位置、大小。（2）单击“绘图”工具栏上的“文本框”按钮，在 文档中需要插入文本框的位置单击鼠标或进行拖动。LP制作2改变

42、文本框的位置、大小 图片周围出现八个控制点，沿鼠标指针所指方向拖动控制点，可改变其大小、位置。3文本框格式设置 选定要设置的文本框【格式】菜单【文本框】命令，出现“设置文本框格式”对话框，依次设置“颜色和线条”标签和“填充”选项组的“颜色”列表框选定颜色及其“线型”列表框中选定边线线型，单击“确定”按钮。LP制作3.5.4 多窗口编辑1窗口拆分操作方法：（1）【窗口窗口】 【拆分拆分】。（2）使用鼠标拆分）使用鼠标拆分2多窗口重排和编辑操作方法：【窗口窗口】 【全部重排全部重排】LP制作第四章Excel 2003 简介 Microsoft Excel 2003 是一种电子报表系统。所谓电子报表

43、，是指能在计算机上提供数据管理和运算的应用程序，使用者可以在这个应用程序中输入数据和公式，并迅速产生计算结果。利用电子表格中的数据，还可以进一步产生各种统计、分析的报表和统计图形。LP制作4.1Excel 2003的界面简介名称框工 作 表 编辑区工 作 表 选择栏编辑栏LP制作4.1.2 Excel 中的工作表和工作簿 工作簿：Excel文件就是工作簿，一个工作簿一般由几张工作表组成，在工作表选项栏中有3个标签Sheet1、Sheet2、Sheet3，就是Excel 2003的3张默认工作表。LP制作4.1.2 工作簿基本操作 创建新工作簿 打开已有工作簿 保存和退出工作簿 备份工作簿LP制

44、作4.1.3 工作表基本操作 选择工作表 添加和删除工作表 重命名工作表 移动和复制工作表LP制作4.1.4选择工作表 单击电子表格编辑区底部左侧的Sheet1、Sheet2等标签，即可在工作簿中选择不同的工作表。LP制作4.1.5添加和删除工作表（1）添加添加 方法一（一张）：单击工作表标签，确定要插入工作表的位置；执行插入|工作表命令，Excel2003即自动在所选工作表标签之前插入一张工作表。 方法二（多张）：单击工作表标签，按住Shift键，单击工作表标签，选种和插入数目相同数量的现有工作表；执行插入|工作表命令，即可完成多张工作表的插入。 方法三：单击工作表标签，确定要插入工作表的位

45、置后，直接右击，在弹出的快捷菜单中执行插入命令即可。LP制作4.1.6添加和删除工作表（2） 删除删除方法一：选中要删除的工作表标签，执行编辑|删除工作表命令，将弹出一个警告提示。如果确定删除，单击删除按钮。方法二：选中要删除的工作表标签，右击鼠标，选择删除命令，执行即可。LP制作4.1.7重命名工作表 双击工作表标签，此时标签名变为黑色背景；直接输入新表名；按Enter键或单击标签外任何位置，即完成重命名工作表。LP制作4.1.8移动和复制工作表 方法一：使用鼠标。单击要移动的工作表标签并拖动。若要复制，则在移动过程中按下Ctrl键。 方法二：使用菜单。选定要移动的工作表；执行编辑|移动或复

46、制工作表命令，将弹出移动或复制工作表对话框，在下列选定工作表之前文本框内选定一个位置；单击确定按钮即可。如果想复制工作表，在移动或复制工作表对话框中将建立副本复选框选中即可。LP制作4.2选择编辑区 选择单元格 选择区域 选择整行或者整列 选择整张工作表LP制作4.2.1选择单元格 方法一：直接单击该单元格。 方法二：执行编辑|定位命令，弹出定位对话框；在引用位置文本框内输入要选择的单元格；单击确定即可。 方法三：在表格左上方的名称框内直接输入单元格的名称，按Enter键。LP制作4.2.2选择区域 方法一：使用鼠标选中一个单元格后拖动，即可选择一片单元区域。 方法二：打开定位对话框；在引用位

47、置文本框内输入区域始末单元格的名称，两个单元格名称之间使用冒号“：”；单击确定。 方法三：在表格左上方的名称框内直接输入区域始末单元格的名称，中间以冒号隔开，按Enter键。LP制作4.2.3选择整行或者整列 用鼠标在行标题或者列标题上单击，该整行或者整列即被选中，同时行标题或者列标题呈黑色选中状态。LP制作4.2.4选择整张工作表 每张工作表的左上角，行标题和列标题的交叉处，有一个全选按钮。单击该按钮即可选择整张工作表。LP制作4.3数据输入 手工输入 记忆输入 自动填充LP制作4.3.1记忆输入 当输入已经输入的单词或词组时，只需要输入单词的开头，Excel 2003将自动补齐该单词。按E

48、nter键默认补齐，按Delete即删去自动补齐部分。LP制作4.3.2自动填充 对于有规律的数据，Excel 2003提供了一种自动填充数据的功能。 规律一：相同的数据(文本和数字) 规律二：等差数列 具体操作： Step1：在单元格输入一至两个有规律的数据，并选中该单元格。 Step2：将鼠标至于该黑框的右下角的黑点处，鼠标指针成十字，向行方向或列方向拖动鼠标，然后释放鼠标左键即可。LP制作4.4编辑工作表 调整单元格的大小 插入与删除数据 移动和复制数据LP制作4.4.1调整单元格的大小 方法一：将鼠标至于列标题的右边界，鼠标变成一个双箭头，拖动鼠标即可改变列的宽度。 方法二：选中标准列

49、；单击常用工具栏上的复制按钮；选中要改变列宽的列，右击，确定在弹出的快捷菜单中选择选择性粘贴命令，弹出一个选择性粘贴对话框；选择列宽按钮，单击确定即可。 方法三：执行格式|列|列宽命令，弹出的列宽；在列宽文本框中输入新的列宽数值；单击确定。 方法四：选中要合并的单元格，单击格式工具栏上的合并及居中按钮，即可完成单元格的合并。LP制作4.4.2插入与删除数据（1） 插入单元格Step1：单击要插入单元格的位置，也就是一个单元格，使其成选中状态。Step2：执行插入|单元格命令，打开插入对话框。Step3：在插入对话框中确定一种单元格插入方式，各种插入方式和Word 2003中表格单元格插入方式类

50、似。Step4：单击确定即可。 插入行或列Step1：选中一列，以确定要插入列的位置。也可以直接选中一个单元格。Step2：执行插入|列命令，则在该列（或单元格）的左上方插入一个新列。LP制作4.4.3插入与删除数据（2） 删除单元格Step1：单击要删除的单元格。Step2：执行编辑|删除命令，打开删除对话框。Step3：在删除对话框中选定一种单元格的删除方式。Step4：单击确定按钮即可完成单元格的删除。 删除行或者列Step1：选中一列。Step2：执行编辑|删除命令，该列即被删除，右边的列自动左移补齐。LP制作4.4.4移动和复制数据 选中要移动（或复制）的单元格或者区域。 在常用工具

51、栏中单击剪切按钮（或复制按钮），此时单元格或者区域周围为一虚线框。 选中目标位置的单元格。若要移动（或复制）的是区域，则该单元格代表松开鼠标后，所移动（或复制）区域的左上角的单元格的位置。 在常用工具栏中单击粘贴按钮，移动（或复制）单元格或者区域即可完成。注：用复制按钮复制单元格，会复制整个单元格，包括公式和它们产生的结果、批注和单元格格式。LP制作4.5 美化工作表 设置文字格式 设置单元格数字格式 设置工作表格式LP制作4.5.1设置文字格式LP制作4.5.2设置单元格数字格式货币样式 百分比样式 千位分隔样式增加小数位数 较少小数位数LP制作4.5.3设置工作表格式 页面设置：执行文件|

52、页面设置命令，进入页面设置对话框。 区域设置：选定进行设置的区域，右击，在弹出的快捷菜单中执行设置单元格格式命令，进入单元格格式对话框。 条件格式：Step1：选中数据所在区域。Step2：执行格式|条件格式命令，打开条件格式对话框。Step3：在对话框中设置条件。Step4：单击格式按钮，进入单元格格式对话框。Step5：为满足条件的单元格选择一种特殊格式，以区别于其他单元格。Step6：单击确定按钮即可。LP制作4.6数据查找、排序和筛选 查找与替换数据 对数据进行排序 筛选数据 分类汇总数据 使用记录单LP制作4.6.1对数据进行排序（1）简单排序简单排序 在工作表中选定要排序的区域。

53、按Tab键，将光标移至要排序的某一列。单击常用工具栏中的升序排序按钮 或降序排序按钮 ，则按照选定的列来给选定内容重新排序。LP制作4.6.2对数据进行排序（2）按照关键字排序按照关键字排序 选定要排序的区域。 按简单排序的方法按照选定的列来给选定内容重新排序。 执行数据|排序命令，弹出排序对话框。 单击主要关键字下拉表，在其下拉列表中选择能供排序的关键字，并通过选中单选按钮来设定排序方式。 单击次要关键字下拉表，在其下拉列表中选择能供排序的关键字，并通过选中单选按钮来设定排序方式。 单击选项按钮，将弹出一个排序选项对话框，可以更加详细地设定排序的方式，单击确定按钮，回到排序对话框。 单击确定

54、按钮，完成二级排序。LP制作4.6.3筛选数据（1）自动筛选自动筛选 选定要进行筛选的区域。 执行数据|筛选|自动筛选命令，每列数据记录列旁出现一个下拉按钮。 单击工作表中某列标题处下拉安钮，其下拉列表中包含了该列所有的值，选择某值，则Excel只显示等于该值的记录。 在下拉列表中选中自定义命令，将弹出自定义自动筛选方式对话框。利用对话框，可以设定该列数据的筛选条件。 设定完成后，单击确定按钮即可。LP制作4.6.4筛选数据（2）高级筛选高级筛选 设定条件区域。 执行数据|筛选|高级筛选命令，打开高级筛选对话框。 选择筛选结果的显示方式。 单击压缩对话框按钮 ，在工作表中选定列表区域，按Ent

55、er键，选定区域。 用同样的方法选定步骤1中设置的条件区域。若选择将筛选结果复制到其它位置单选按钮，则还要选定粘贴区域。 单击确定按钮即可。LP制作4.6.5分类汇总数据 将数据按某列排序，然后选中数据表中需要汇总列中的任一单元格。 执行数据|分类汇总命令，弹出分类汇总对话框。 在分类字段下拉列表中选择对数据进行分类的标准。在汇总方式下拉列表中选择各种数据汇总方式。在选定汇总项列表中选择汇总项目。完成设定的分类汇总对话框。 单击确定按钮即可。LP制作4.6.6使用记录单 选中数据表内的任意单元格。 执行数据|记录单命令，将弹出记录单对话框。 在记录单上可以使用上一条、下一条按钮，或者使用中间的

56、滚动条可以查看全部数据。单击删除按钮，可以将当前显示的记录删除。单击新建按钮，可以在数据表的末端添加一条记录。单击条件按钮，然后在左侧文本框中输入要查看的条件，即可查看满足条件的记录。LP制作4.7共享数据 共享工作簿 导入文本文件的数据LP制作4.7.1共享工作簿 打开要共享的工作簿，执行工具|共享工作簿命令，打开共享工作簿对话框。 在编辑选项卡中选中允许多用户同时编辑，同时允许工作簿合并复选框。 单击高级选项卡进入，在修订、更新以及用户间的修订冲突选项组中设定用户对共享的要求。 单击确定按钮，工作簿共享即实现了。 若要取消共享，重新进入共享工作簿对话框，将编辑选项卡下的允许多用户同时编辑，

57、同时允许工作簿合并复选框取消选中状态，单击确定即可。LP制作4.7.2导入文本文件的数据（1） 将Word 2003中的表格转化成文本。 将这部分文本复制到记事本中，将其保存为一个纯文本文件。 在Excel 2003中，执行数据|导入外部数据|导入数据命令，打开导入文本文件对话框。 选中文本文件，单击导入按钮，弹出选择文件类型对话框。 在该对话框中设定要导入的原始数据。 设定完毕后单击下一步按钮，弹出选择分隔符对话框。 单击下一步按钮，弹出数据类型对话框。在该对话框中，需要选定数据类型。 单击完成按钮，弹出导入数据对话框，提示设置数据的位置。 位置设置完成后，单击确定按钮，系统开始自动导入数据

58、。LP制作4.7.3导入文本文件的数据（2） 利用文件|另存为命令，将Excel 2003活动工作表另存为文本文件。LP制作4.8认识公式和函数 公式和函数的含义 公式 函数LP制作4.8.1公式和函数的含义 “公式”是在单元格中执行某些计算的方程式，如A=B+C，其表示A单元格的值等于B单元格的值加上C单元格的值。 “函数”是Excel 2003提供的一些特殊的公式，它用一些符号代替了计算式，如求和公式A1=SUM（B1，C1），表示A1的值等于B1 与C1值之和。LP制作4.8.2公式（1） Excel2003公式中有4种运算符：1.算术运算符：加（+）、减（-）、乘（*）、除（/）、幂（

59、）、百分比（%）等。2.比较运算符：大于（）、小于（）、等于（=）、不等于（）、 大于等于（）、小于等于（）；比较运算的结果只有两个：True和False。3.文本运算符号：&，用来连接两个或多个文本字符串，以生成一个文本字符串。如“Bei”&“jing”。4.引用运算符：用来生成一个引用，完成单元格的合并运算。（1）冒号（：）：区域运算符。产生两个单元格之间的所有单元格的引用。（2）逗号（，）：联合运算符。将多个引用合并成一个引用。（3）空格（ ）：交叉运算符。产生对两个区域共有部分的引用。LP制作4.8.3公式（2） 引用：就是表示工作表上的单元格或者区域，以指明公式或者函数中所使用数据的

60、位置。 几种引用的写法：(1) D15:F20以D15，F20为对角点的矩形区域。(2) 5:10第5行到第10行之间的全部区域。(3) F:G第F列到第G列之间的全部区域。(4) 5:5第5行的全部区域。(5) G:G第G列的全部区域。LP制作4.8.4公式（3） 通过链接引用同一工作簿中不同工作表上的数据。语法为：“工作表名称！单元格名称”，如“Sheet1!B21”。 运算符的级别： 区域运算符（:）级别最高，联合运算符（,）和交叉运算符（）级别较低。如“Sheet2！B21:B25,D21:D25”表示Sheet2表上B21到B25间的区域加上当前工作表上D21到D25间的区域。LP制