物业管理制度规程全集

1、实现过程的筹划程序1 目的对特定产品、 工程或合同规定专门的质量措施、 资源和活动顺序， 以确保满足规定要求。2 适用范围适用于与特定产品、工程及合同有关的质量筹划的控制及相应的 质量方案的编制、实施和控制。实现过程的筹划程序是致力于指定质量目标并规定必要的运行过 程和相关3 职责31 管理者代表负责批准有关部门编制的质量方案。32 物业部负责对各部门质量筹划的实施情况进行监督检查。33 各部门负责人负责本部门相关的质量筹划及编制、实施相应 的质量方案。4 程序41对特定的工程和合同应进行质量筹划。筹划的结果应以适于 组织运作的方式形成文件，?物业管理方案?。42 进行质量筹划的时机公司在以下

2、情况下应进行质量筹划：a对承接新的住宅小区或物业管理工程；b现有体系文件未能涵盖的特殊事项;c对刚承接的物业管理工程的实施过程进行筹划43 物业管理方案的内容1目的和范围；2物业概况和特点； 3管理方式； 4组织和资源； 5 物业管理的总体目标及分工程标； 6管理文件； 7效劳承诺和质量措施； 8法规要求； 9开 办费用预算； 10管理费预算； 11效益预测； 12进度安排； 13物业管理方案的编制、审核、 批准、发放和更改。44 在编制物业管理方案时应根据以下要求 a针对特定工程或合同确定的质量目标；b针对特定工程或合同所需建立的过程和子过程， 应识别关键的 过程和活动；对过程或涉及的活动规

3、定途径，并对这些途径进行评审和形成文件；c识别并提供上述过程所需的资源配置、运作阶段的划分、人员 的职责权限和相互关系；d确定过程涉及的验证和确认活动及验收准那么；对过程和产品的 重要或关键特性，应安排测量和监控活动；对其中某些特殊过程的输出应按输入的要求进 行验证并确认；e确定为过程和产品的符合性提供证据的质量记录。45 编制原那么为：a应参照质量手册的有关内容，应符合质量方针、目标，并与质 量体系文件中的内容协调一致；b可引用已有的质量文件中的相关内容，并根据特殊的要求编制 新的内容；c物业管理方案可以作为独立的文件，也可以根据需要作为其他 文件如工程方案等的一局部d编制的文件或物业管理方

4、案应具有可操作性、适宜性。45 物业管理方案的编制、审批和发放45 1 物业管理方案由物业部负责人组织编制，经管理者代表 审核，总经理批准后，由物业部以受控文件形式发放到使用和相关部门顾客有要求时， 可发放给顾客，同时做好文件发放登记。46 物业管理方案的实施、监督和修改461 各部门在执行中应按照物业管理方案的规定要求进行控 制，并将物业管理方案的执行情况及时反应到物业部。462 物业部负责监督各部门物业管理方案的实施，根据要求 协调相应部门之间的接口和资源配置，填写?质量筹划实施情况检查表?以进行总体控制， 并及时报告总经理。463 物业管理方案的修改当物业管理方案需要修改时，由修改部门填

5、写?文件更改申请?， 经总经理批准后进行修改，按?文件控制程序?执行。47 物业管理方案完成后，物业管理方案有关文件由物业部负责 存档保存。5 相关文件?文件控制程序?、?物业管理方案?。6 质量记录61?质量筹划实施情况检查表?。62?文件更改申请?。文件控制程序1 目的 对与公司质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用文件为有效版本。2 范围 适用于与质量管理体系有关的文件控制。3 职责31 总经理负责批准发布质量手册和程序文件。32 副总经理负责综合部质量手册和程序文件的贯彻落实。33 管理者代表负责审核质量手册和程序文件。34 物业部是文件的主责部门并负责组织对现有体系文件的

6、定期评审及修改和资源提供。35 各部门负责相关文件的编制、使用和保管。36 各部门资料员负责本部门与质量管理体系有关的文件的收集、整理和归档等。4 程序41 文件分类及保管411 质量手册和程序文件由综合部备案保存。412 第三级文件可分为两类：a部门岗位职责，由各相关部门自行保存并报综合部备案存档; b其他质量文件：可以是针对特定产品、工程或合同编制的质量方案其他标准、标准等， 文件的组成应适合于其特有的活动方式。由各相应的业务部门保存、使用。413 公司级管理性文件，如各种行政管理制度、局部外来的管理性文件，包括与质量 管理体系有关的政策，法规文件等及管理标准部门管理制度等部门质量记录文件

7、等， 由综合部保存。414 技术标准国家标准、行业标准、企业标准及作业指导书、检验标准等，由工 程科保存。42 文件的编号421 质量管理体系文件的编号a质量手册：质量手册缩写代号：ZLSC 版次，手册中各章以章节号区分。例如：ZLSC一 2001A表示公司质量手册2001年第A版。b程序文件缩写代号：CX 一版次，程序中各章以章节号区分。例如：CX41 2001A表示公司第四章第一个程序文件 2001年第A版。c质量记录：主要使用部门代码一质量手册中的文件章节号一记录编号例如：BG 5. 6 一 01,表示物业部在程序文件中第 5. 6章?管理评审控制程序?中的第 1 个质量记录文件。c各部

8、门其他质量文件：部门代码-文件顺序号-年号例如：GC- 05-2001，表示工程科于2001年发放的第5号文件。4. 2. 2 各部门代号规定如下： 物业部：BG工程科：GC效劳中心：FW43 文件的编写、审核、批准、发放 文件发布前应得到批准，以确保文件是适宜的和充分的：质量手册由物业部负责组织编写，由管理者代表审核，上报总经理批准发布，由综合部负 责登记、发放；程序文件由各部门负责组织编写，由管理者代表审核，上报总经理批准发布，由综合部负 责登记、发放；各部门岗位质量职责由各部门经理组织编写、汇总，由管理者代表审核，报总经理批准， 综合部负责登记、发放；应确保文件使用的各场所都得到相应文件

9、的适用版本。文件的发放、回收要填写?文件发 放、回收记录?。44 文件的受控状况文件分为受控和“非受拄两大类，凡与质量体系运行紧密相关的文件应为受控文件， 由各主管部门按规定执行。所有受控文件必须在该文件封面右上角加盖说明其受控状态的 印章，并注明分发号。45 文件的更改a质量手册由物业部组织更改，填写?文件更改申请?，经管理者代表审核，上报总经理 批准后更改，由综合部发放。物业部应保存文件更改内容的记录；b其他文件的更改由各相应主管部门填写?文件更改申请单?，经原审批部门审批，再由 各相应部门指定人员进行更改、发放、处理。如果指定其他部门审批时，该部门应获得审 批所需依据的有关背景资料；c所

10、有被更改的原文件必须由相应主管部门收回，以确保有效文件的唯一性。d应能识别所有文件的修订状态，如采用控制清单、修订一览表及标识的方式等。46 文件的领用a文件使用者应填写?文件发放、回收记录?，经相应主管部门负责人审批方可领用。b因破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件；因丧失而补发的文件， 应给予新的分发号， 并注明已丧失的文件的分发号失效； 发放部门作好相应发放签收记录。47 文件的保存、作废与销毁471 文件的保存a与质量管理体系相关的文件都必须易于识别、清晰可辩、分类存放在枯燥通风，平安的 地方；b各部门文件由本部门资料员保管。综合部每季度对各部门文件保管情况进行检查。c

11、对受控文件，各部门资料员应及时填写本部门使用文件的?部门受控文件清单?。每三 个月应将清单副本报综合部备案，如内容没有变化，应通知物业部；d任何人不得在受控文件上乱涂画改， 不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索。472 文件的作废与销毁a 所有失效或作废文件由相关部门资料员及时从所有发放或使用场所撤出，并标注“作废 字样，确保防止作废文件的非预期使用；b为某种原因需保存的任何已作废的文件，都应进行适当的标识；c对要销毁的作废文件，由相关部门填写?文件销毁申请?，经管理者代表批准后，由物 业部授权相关部门销毁。473 文件的复制复制与质量管理体系有关的文件， 由相关部门负责人按规定权限审

12、批后向资料管理人复制。 复制的受控文件必须由资料管理人登记编号。48 外来文件的控制481 收到外来文件的部门，需识别其适用性，并控制分发以确保其有效。482 工程科负责收集相关国家、行业、国际标准的最新版本，统一编号、加盖受空印 章，分发到相关部门使用，并把旧标准收回。483 各部门要把上述标准及其他与质量管理体系有关的外来文件填入“部门受控文件 清单，并报物业部备案。49 每年半年由物业部组织对现有质量管理体系文件进行定期评审， 各部门结合平时使用 情况进行适时评审，必要时予以修改，执行 45 条款规定。410 对承载媒体不是纸张的文件的控制，也应参照上述规定执行。411 作为质量记录的文

13、件应执行?质量记录控制程序?。5 相关文件51?质量记录控制程序?。6 质量记录61?文件发放、回收记录?。62?部门受控文件清单?。63?文件更改申请?。64?文件销毁申请?。仓库管理标准作业程序一、目的标准仓库管理工作，确保对仓库物品进行平安、高效、有序的管理。二、适用范围使用于物业部下属各处的仓库管理工作。三、职责1、公司采购员负责物品的采购工作。2、仓库管理员负责物品验收、入仓、领用手续的办理库存物品的保管。3、公司/ 各处财务会计负责物品的核算。4、公司财务部主管负责仓库管理工作的监督。四、程序要点1、库存物品的限额标准(1) 日常消耗物料的库存限额： 一般为每月平均消耗量的两倍；

14、特殊情况另行处理。(2) 常备的零件物品的库存限额： 一般为每月平均消耗量的 3 倍； 特殊情况另行处理。40%以(3) 各处库存物品的总额，应控制在该处管理费用收入加其他各项经营收入的总和的 下。2、物品采购的申请(1) 仓库管理员原那么上应在每月 25 日前根据仓库实际库存量，编制下月物品采购方案(2) 当仓库物品低于规定的库存限额时，应及时填制所需物品的采购方案(3) 仓库中无储存的零星、应急物品由使用部门负责人填制采购方案。(4) 仓库管理员应在每月 28 日前将采购方案交公司财务部主管审核。(5) 公司财务部主管依据以下内容 仓库实际库存量； 当月实际消耗量； 库存物品的限额标准；

15、下月预计消耗量； 下月资金预算。(6) 财务部经理 采购方案不合理的，应及时予以调整申购方案； 采购方案合理的，财务部主管应在财务审核栏内签署姓名、日期。(7) 采购方案在每月 30 日前报公司总经理审批。(8) 总经理审核同意后，交采购员按照?采购管理标准作业程序?中的相关规定进行采购。3、物品的入仓程序(1) 物品的入仓程序： 采购员原那么上应在物品采购回来的当日，将物品送交仓库验收，特殊情况不能在当日入仓的，应报经营部经理批准后另行处理； 如采购员通知物品供给商送货上门，采购员应陪同供给商一起到仓库验货; 仓库管理员应对符合购置方案的物品按照?物品验收标准作业程序?中的相关规定进行 验收

16、； 经验收合格的物品，仓库管理员应开具?物品入库单?，并将物品分类存放； 仓库管理员应根据当天的物品验收单，及时登记物品明细帐； 仓库管理员应在每日下班前，将?物品入库单?汇总后，交管理处财务会计根据?会计 核算标准作业程序?中的相关规定进行账务处理。(2) 退回物品的入仓程序： 相关人员将未使用完的物品送到仓库； 仓库管理员应根据核查结果，按照?物品验收标准作业程序?中的相关规定进行验收：合格品，填写?物品入库单?，在备注栏内填写“退回物品入库字样，存入合格品 存放区内；不合格品，填写?不合格品处理表?(详见?物品验证标准作业程序?)后存放在不 合格品区等待处理。 仓库管理员应在每日下班前，

17、根据退回的?物品入库单?，登记仓库物品明细账，并将 ?物品入库单?汇总后交管理处财务会计按照?会计核算标准作业程序?中的相关规定进行相关的账务处理。(3) 设备工具的入仓程序： 新采购的工具按物品的入仓程序执行； 以旧换新的设备工具入仓程序：经办人应凭其所在各部经理签名确认的?工具领用单?到仓库办理旧工具入仓手续；仓库管理员经检查无误后予以办理入仓手续，同时在使用?工具登记卡?上由经办人签名确认； 退还的设备工具入仓程序：仓库管理员根据使用人的?工具登记卡?上的工程，逐项清点退还工具；仓库管理员按照 ?物品验证标准作业程序? 中的相关规定对退回的设备工具进行验收；仓库管理员应在?工具登记卡?上

18、登记，并由使用人所在部门负责人签名确认后存档。 借用工具入仓程序：工具借用人在工具送还仓库前必须把工具清理干净；仓库管理员在根据设备工具的领用记录，按照?物品验收标准作业程序?中的相关规定进行验收；仓库管理员应及时在?工具领用登记卡?上登记。4、仓库物品的存放管理(1) 物品存放仓库的自然条件： 有通风设备； 光线充足； 面积宽敞。(2) 仓库物品的存放分类： 易燃、易爆与挥发性强的物品； 吸水性强、容易发潮、发霉和生锈的物品； 常用工具、材料和配件等; 易碎、易损物品; 食品类。(3) 物品存放仓库的区域划分： 合格物品存放区; 不合格物品存放区; 待检物品存放区。(4) 仓库区域划分的方法

19、： 在货架上标识并隔离; 划线挂标牌。5、仓库物品的存放要求： 易燃、易爆与挥发性强的物品应单独设置仓库存放，存放时应注意: 周围无明火、远离热源;摆放在地下;配备灭火器;保持包装完好;库房结构巩固，门窗封闭牢固;库房门内开。 吸水性强、容易发潮发霉和生锈的物品存放时：用经过防火处理的货架处置;放在枯燥的地上或货架上； 配备防潮通风设施。 常用工具、材料和配件等：不规那么物品，用盒或袋装好后摆放；规那么的物品整齐的摆放在货架或地上； 易碎易损的物品：体积较小或瓶装物品，放置货架的底层、整齐的摆放在地上；体积较大的，应靠墙立放，放置上方不悬挂物品；放置位置有胶垫。 食品：放置在经过防水处理的货架

20、上；配备通风、防潮设施。5、仓库物品的领用管理(1) 物品的领用程序： 物品领用人应凭其所在各部经理签字确认的?领料单?到仓库办理材料领用手续； 仓库管理员根据?领料单?上所列品种，逐一发放； 仓库管理员根据?领料单?内容登记仓库物料发放明细登记； 仓库管理员应于每日下班前，将?领料单?汇总后交管理处财务会计核对，并根据?会 计核算标准作业程序?中的相关规定进行相关的账务处理。(2) 工具的领用管理： 工具使用人应凭其所在各部经理签名确认的?领料单?到仓库领用工具； 仓库管理员应根据使用人?工具领用卡?的记录，核对原卡上的领用工具是否有重复现 象：如经核对，已有领用记录，但没有报废或其他处理记

21、录，仓库管理员应拒绝发放； 如经核对没有该工具的领用记录，将工具发放给领用人后，并在工具领用卡?上登记 仓库管理员应在每日下班前将工具?领料单?，汇总后交管理处财务会计核对，财务部会计根据?会计核算标准作业规程?中的相关规定进行相关的账务处理。(3) 借用工具的领用程序： 凡因工作需要借用工具的人员，应凭其所在各部经理签名确认的?工具借领单?，到仓 库办理工具借用手续； 维修人员也可凭有效的维修单借用工具； 仓库管理员根据?工具借领单?，与仓库建立的借用工具登记卡核对无误后发放； 仓库管理员对借用的工具应根据规定的归还期限催促借用人按时归还。6、仓库物品报废的管理(1) 报废的标准： 物品到有

22、效期； 客观原因造成物品工具已无使用价值的； 按其他有关规定需报废。(2) 物品报废的程序： 报废物品经办人凭其所在各部经理签名确认的 ?物品报废单? 到仓库办理物品报废手续； 仓库库存的物品报废，由仓库管理员负责填写?物品报废单?； 仓库管理员准备好报废物品的关有原始资料：入库时间；物品性能介绍；使用时间；使用说明；其他有关资料。 公司财务部主管或管理处会计，应组织相关人员验证，并填写?物品验证记录?； 报废物品单位价值在 1000元以上的，由仓库管理员填写?不合格品处理表?附?物品验 证记录?报公司总经理审批； 报废物品单位价值在 1000元以内的，由仓库管理员填写?不合格品处理表?附?物

23、品验 证记录?交管理处经理审批； 仓库管理员根据审批意见，将报废物品的相关财务资料交管理处财务会计按照?会计核 算标准作业程序?中的相关规定进行相关的账务处理。7、仓库物品的清点(1) 每月 25 日前，仓库管理员应对仓库内物品进行逐一清点。(2) 根据清点结果，填写?库存物品盘点表?。(3) 仓库管理员应将库存物品明细账的余额和盘点表上的实物作额进行核对： 经核对无误的，仓库管理员应根据当月发生的入库单及出库单，编制?库存物品进、耗、 存表?，同时编制下月采购方案； 如经核对有误：实物多于账面余额的，应报管理处财务会计根据?会计核算标准作业程序?中的相关 规定进行账务处理；如实物少于账面余额

24、的，原那么上视具体情况依据公司相关程序处理。(4) 仓库管理员应在 28日前将当月?物品盘点表?、?物品进、耗、存表?、?物品申购 方案表?报送公司财务部主管审核。(5) 公司财务部会计应于每月 2531日对仓库物品进行抽样或全部核对，并在当月 31 日前 将核对结果报财务部主管。8、仓库物品管理资料的保管(1) 管理处财务会计应在每月末将仓库物品的财务原始单据编制记账凭证、 登记账簿， 并根 据?会计核算标准作业程序?中的相关规定进行账务处理。(2) 仓库物品管理的财务资料交财务部经理审核无误后，加密在管理处财务部长期保存。9、仓库物品的管理情况，作为财务部相关人员绩效考评的依据之一。五、记

25、录1、?物品入库单?2、?领料单?3、?工具借领单?4、?工具登记卡?5、?物品盘点表?6、?仓库物品进、耗、存报表?六、相关支持性文件1、?采购管理标准作业程序?2、?物品验收标准作业程序?3、?行政处分标准作业程序?档案管理标准作业程序一、目的 标准档案的编号、分类、整理、保管及借阅工作。二、适用范围 适用于物业部各类档案的管理。三、职责1、总经理审批档案的借阅申请及清单。2、行政部经理监督档案管理的实施工作。3、档案管理员负责档案的日常管理工作。四、程序要点1、档案的编号(1) 公司、物业部编号： 物业部 编号为：W- 丫(英文缩写)。(2) 部门编号： 行政人事部编号为：X Z;财务部

26、编号为勺：C- W效劳处编号为勺：F W机电处编号为勺：J D;平安处编号为勺：A - Q;年份编号：引用年份序号一2000、2001、2002。(4) 档案顺序号：采用阿拉伯数字取 3位有效数字 001、 002、 003(5) 档案编号举例： 物业部编号：档案序号类别编号 部门编号物业部编号 物业部编号：档案序号类别编号部门编号物业部编号2、档案的分类(1) 区分全宗，按物业管理的组织机构划分，全宗可分为以下几类： 行政、人事类； 财务类； 公共事务类； 保洁类； 园林绿化类； 机电维修类； 经营类； 品质类。(2) 全宗档案的分类：要从档案形成的特点和规律出发，符合档案形成的实际情况，保

27、持档 案之间的历史联系，它应具有思想性、科学性、排它性和缩缩性。根据物业管理的物性， 我们采用组织机构问题分类法，如：收文类发文类合同类 行政人事部员工人事档案类 图纸类后勤类收文类发文类报表类 财务部帐册类凭证类合同类工程图纸类合同类收文类发文类业主档案类 公共事务部 员工档案类维修类投诉类回访类有偿效劳与多种经营类 方案总结类3、立卷与编制目录1立卷：就是按照单份文件相互之间的联系和价值大小组合成案卷。 档案管理员按以上分 类方法，用档案盒或文件夹将档案分别立卷： 根据档案或文件夹的规格准备相应的档案标准贴纸； 在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称，其格式一般是由组织机构、名

28、称组成，如：物业行政部、人事部收文：一 X Z收文；物业财务部报表：一 cV报表；物业部效劳处业主档案：探一一FV业主档案。 将制作好的档案标贴纸贴在档案盒或文件夹左侧立面距顶部3CM位置处，并排列在档案柜中； 将需归档的资料按其所属类别及入档时间先后顺序存放于相应档案盒或文件夹内。2编制目录： 档案管理员在档案盒内首页位置准备活页?档案目录?； 每一份档案在归档时，均需将该份档案登记在?档案目录?内容包括：序号、文件编 号、文件标题、页数、发文单位、发文日期、接收日期、归档编号、备注等工程中，以 便查阅。4、档案的保管期限1档案的保管期限分为永久保存、定期保存两种。(2) 各部门负责人应依据

29、部门工作情况及其部门有关标准作业程序， 对档案的保存价值进行 鉴定及标注。5、档案的保管(1) 档案保管的工作任务是： 便于查阅； 保证档案的平安； 防止档案的损坏； 采取修复技术，延长档案寿命。(2) 档案保管的责任部门： 财务部保管财务档案； 行政部、人事部保管公司对内、对外文件、合同、员工人事档案、图纸、后勤资料及公 司其他部门所需保管的资料； 品质部保管IS09000质量体系文件、资料、质量记录和员工绩效考评档案； 经营部保管分供方评审、物业租凭和多种经营资料； 物业部效劳处保管管理处工程图纸、合同、收发文、业主档案、员工档案、维修、投诉 资料、回访记录、有偿效劳多种经营记录及方案、总

30、结及物业部各职能部门需要保管的其 他档案； 各职能部门除经常使用的局部资料外，原那么上不保管档案。(3) 档案的保管程序： 各职能部门将需保管的资料经文书处理程序后，移交给档案管理员； 档案管理员将该管理资料登记在?档案目录?中，归入相应案卷并统一编号; 档案管理员定期将?档案目录?输入电脑，以便查询； 档案原那么上保管原那么件。6、档案的密级(1) 档案的密级分为三级：绝密、机密、普通； 绝密档案包括：员工人事档案、合同、业主档案、公司重大经营、管理、决策、形成的 档案、财务类档案、其他属绝密的档案； 机密档案包括：IS09000质量体系文件、重要的会议记录(纪要)、公司收发文(通知、 通告

31、除外)、工程图纸、维修、回访记录、方案总结和其他属机密的档案； 普通档案包括：公司的通知、通告等普通性文件。7、档案的查阅权限(1) 总经理可查阅公司所有档案。(2) 副总经理(总经理助理)可查阅分管工作的档案。(3) 部门负责人可查阅该部门所有档案。(4) 其他人员根据审批查阅有关档案。8、档案的查阅 /借阅/ 复制(1) 查阅/ 借阅/ 复制人到档案室在?文件查阅 /借阅/ 复制登记表?中登记。(2) 档案管理员审核其查(借)阅资格：权限内(经授权/审批)的按正常手续办理； 权限外的，档案管理员开具?档案查阅/借阅/复制审批单?给查阅人办理审批手续: 属部门(财务类除外)的档案，由部门负责

32、人审批；属管理处的档案，由管理处经理审 批；属公司的档案，由总经理审批；财务类的档案也应由总经理审批。9、在档案归还日期前，档案管理员应催促借阅人将档案完好交还档案室。10、须复制档案的，绝密档案报总经理审批；机密档案由人事部负责人审批；普通档案由 部门负责人审批。11、档案的销毁(1) 超过保管期限的档案，由档案管理员依据档案的保管期限(详见各部门标准作业规程) 每年编制销毁方案及清单位，报行政部、人事部经理审核。(2) 行政部、人事部经理审核无误后报总经理审批。(3) 总经理审批同意后由行政部、 人事部经理指定 3名监销人员(档案管理员、人事部文员、 行政部文员)将超过保存期限的档案销毁。

33、(4) 监销人员确认销毁文件无误签字后，选择平安地点销毁档案。五、记录1、?档案目录?2、?档案查阅 /借阅/ 复制审批表?3、?档案查阅 /借阅/ 复制登记表?4、?档案销毁清单?六、相关支持文件1、?文书管理标准作业程序? 2、各部门有关?标准作业程序?合同管理标准作业程序一、目的标准合同的评审、签署、履约跟进、归档管理工作程序，确保公司利益、信誉得到保障。二、适用范围适用于物业部所有合同的管理工作。三、职责1、总经理负责公司所有合同的签署及重要合同的评审。2、行政部负责公司所有合同的审核、监管及归档员工劳动合同除外。3、人事部负责公司员工劳动合同的审核、监管及归档。四、程序要点1、合同管

34、理的范围：包括对外提供效劳的合同和对外委托效劳的合同。1对外提供效劳的合同，包括以下几类：开发/ 建设单位或业主委员会委托进行物业管理的合同；投标书； 对外租赁合同； 公司承诺提供的常规效劳和管理； 顾客业主、住户或其他委托方委托公司进行采购、安装、修缮、装修、贮存、检修、保养、清洁、搬运及其他有偿效劳的合同； 公司车库、车棚、车位使用或泊车合同; 其他对外提供效劳的合同(2) 对外委托效劳的合同，包括以下几类：采购合同；招标合同； 劳动合同； 公司委托顾客(供给商或其他受委托单位)进行采购、安装、修缮、装修、贮存、检修、保养、清洁、搬运等合同； 其他须进行对外委托效劳的合同。2、合同的形式包

35、括以下几种形式(1) 书面的和非书面的。(2) 协议或其他法规性文件的规定和要求。(3) 标准合同和格式合同。(4) 口头承诺。(5) 招、投标书。3、合同的制定(1) 一般情况下由合同的执行部门负责制定，其内容包括以下条款：标的；数量和质量(或工作内容)； 价款或酬金； 履约期限、地点方式及其他履约条件； 合同终止条件； 违约责任； 专用合同约定的其他必要条款。(2) 各种合同假设有合同范本，可依照全同范本填写或修改各项条款。4、合同的评审(1) 评审权限： 标的在 10万元以下的合同， 由总经理委托分管副总经理组织合同执行部门及及行政部经 理进行评审； 标的在 1050万元的合同，由总经理

36、组织有关人员进行评审； 标的 50 万元以上的合同，由董事会进行评审。(2) 评审内容：对外提供效劳合同的评审内容：公司的履约能力；顾客提供的价格；合同的风险；合同的条款是否明确；合同是否合法；合同的社会效益；其他需要评审的内容 对外委托效劳合同的评审内容：分供方的履约能力；分供方提供的价格；分供方的信誉；分供方提供效劳的售后效劳；合同的条款是否明确；合同是否违法；合同的风险；合同履约监控能力；其他需要评审的内容。5、合同的签署与生效(1) 合同经评审合格，由总经理签署。非书面的合同除外。(2) 经总经理签署的合同按?印章管理标准作业程序?办理盖章审批手续。(3) 所有书面合同均须加盖公司印章

37、，合同页数一页以上的必须加盖骑缝章。(4) 经签署并加盖公司印章的合同正式生效，需公证的合同，经公证后生效。(5) 公司承诺提供常规效劳和管理的合同签署与盖章形式不受以上条块的限制。(6) 生效的合同原那么上一式肆份，公司与顾客各两份，需进行公证的报公证机关一份备案6、合同的编号与归档(1) 书面合同统一进行编号，编号的方法按?档案管理标准作业程序?办理(2) 一般情况下书面合同由公司行政部统一归档 (经总经理审批同意， 由其他部门保管的除 外)，归档方法按?档案管理标准作业程序?办理。(3) 行政部归档合同原件，合同履行完毕或需分阶段付款的，报财务部存档一份，部门需按 合同条款监督顾客履约的

38、，按?档案管理标准作业程序?办理复印审批程序后，由部门负 责人保管一份复印件。合同执行完毕后，须将合同反还行政部归档。(4) 合同条款涉及保密事项的，有关部门均承当保密责任。7、合同的履约(1) 对外提供效劳的合同， 由提供合同效劳的部门负责履约， 重要的合同由总经理或行政部 监督履约。(2) 对外委托效劳的合同， 由合同执行部门监督分供方履约， 重要的合同由总经理或行政部 监督履约。(3) 合同执行部门需将合同履约阶段性情况向总经理汇报，重要合同须以书面形式汇报。(4) 行政部监控所有书面合同(员工劳动合同除外)的履约进度，对违反合同进度的及时向 总经理汇报。(5) 合同履约完毕，对重要合同

39、的执行效果再次进行评审。8、合同的变更与废止合同双方不能履约或不能完全履约或合同中需变更废止情况出现需进行合同条款变更或废 止时，由合同执行部门向行政部提出合同变更申请，行政部按合同评审程序跟进评审变更 条款或废止合同，重要合同由总经理直接组织变更条款或废止合同。9、合同的续约合同期满且需办理续约的，由合同执行部门按合同要求提前通知行政部，由行政部经理按 合同评审程序跟进评审，重要合同由总经理直接组织合同评审。10、合同的统计每年 12月 31日前，由行政部对书面合同进行清查统计，写出专题报告。专题报告内容包 括：合同清单，履约完成情况，存在或需跟进的问题等报总经理审阅。总经理给出批示意 见，

40、由行政部按总经理批示意见办理。11、记录：书面合同必须有书面的评审记录，与合同一起归档保管。五、记录1、?合同评审记录?2、?合同更改通知单?六、相关支持文件1、?档案管理标准作业程序?2、?对外委托效劳标准作业程序?3、?有偿便民效劳标准作业程序?4、?对外投资管理标准作业程序?工作记录管理标准作业程序一、目的标准各类工作记录的管理工作，确保工作记录的有效性。二、适用范围适用于物业部管理效劳工作中各种规定记录的管理工作。、职责1、公司品质部负责对各类记录的编制、编码、使用、保存进行审核和实施检查、监督。2、各部门和记录的填写人员应遵守本规程关于记录控制的规定和要求。四、程序要点1、记录的作用

41、(1) 证据的作用：为体系、过程、活动是否符合规定提供证据。(2) 分析的作用：为分析过程虽否在受控状态提供分析的信息、数据和资料。(3) 追溯的作用：为追溯过程的实施和结果提供追溯。2、记录的形式和来源(1) 公司形成记录的形式有，但不限于：A、质量体系文件规定、设计并要求填写的格式记录；B、凡需填写、编制、绘制的凭证、单据、台账、清单、签收单、方案、登记表、措施卡、 卡片、证件、图表、报告等规定格式形成的记录。(2) 分供方提供的记录3、记录形成的要求(1) 应使用规定的记录格式。(2) 应由规定的人填制。(3) 填写应及时、准确、完整、清晰。(4) 记录有要求时应按规定履行编制、审核、批

42、准手续。4、记录的标识 (1) 记录由记录的名称和记录的编号及版本与标识予以识别。 记录的编码和版本号执行 ?质 量体系文件编码管理标准作业程序?的相关规定。(2) 具有追溯作用的记录应编录应编制记录的编号( No)。5、记录的收集(1) 记录应按以下要求进行收集：A、记录填写、编制部门收集；B、记录接收部门收集；C、记录归口管理部门收集。(2) 记录收集时间：A、连续收集；B、按月、季、年集中收集。6、记录的编目品质部负责编制公司及各部门使用的?工作记录清单?，按受控文件下发各部门，作为使用、形成质量记录的依据。?工作记录清单?应随记录的增删，表格的更改而更改，以保 持其与实际的一致性。编目

43、更改的实施执行?文件和资料管理标准作业程序?的相应规定。7、记录的查阅(1) 记录应按规定的路线和时间进行传递，以发挥记录的使用价值。(2) 合格要求在商定期内的工作记录可提供给接收效劳或管理的住户或其代表查阅， 具体实 施执行?质量体系文件和资料管理标准作业程序?的相应规定并予以记录。8、记录归档(1) 以下性质的记录应予归档：A、有关物业接管验收的记录；B、有关委托物业管理合同的记录；C、有关质量筹划一一方案的记录；D有关质量体系文件发放审批，更改审批的记录；E、有关组织机构设置，调整和职责权限规定的记录；F、有关重大平安责任事故的记录；G有关火灾、重大治安事件的记录；H、有关管理评审内部

44、质量审核的记录；I 、有关不合格评审、纠正、预防措施的记录；J、有关工作检查、评比的记录；K有关员工绩效考评的记录；L、有关工作状态、设备档案的记录；M其他有必要作为原始凭证的记录。(2) 记录的形成、保管部门应按规定将应予归档的文件交档， 详见?档案管理标准作业程序?(3) 归档文件应妥善保存。9、记录的贮存。记录的贮存环境应有利于防止丧失、损坏、污染、虫食，确保记录的完整 性、可使用性。10、记录的保管 (1) 记录由形成人或形成部门负责保管。 应予归档的记录在未归档前由规定的交归部门或人 员负责保管。(2) 记录的保管人或部门，不得对所保管的记录作非授权的更改、复制、转借。11、记录的处

45、置(1) 保管和归档超期的记录按?档案管理标准作业程序?的相应规定进行位置。(2) 记录的保管部门和保存期限由提出记录要求的文件予以规定。五、记录?质量记录清单?六、相关支持文件1、?质量体系文件编码管理标准作业程序?2、?质量体系文件和资料管理标准作业程序?3、?档案管理标准作业程序?一、目的标准值班管理，确保值班质量。二、适用范围适用于物业部机电处值班工作。三、职责1、机电处主管负责对值班工作的监控2、机电处班组长负责值班工作的具体安排和检查。3、机电处值班人员负责按此规程进行值班工作。四、程序要点1、交接班操作(1) 交班人员提前 20 分钟做好交班准备： 检查设备并确保运行正常； 搞好

46、值班室和设备房卫生工作。(2) 接班人员提前 15 分钟到达值班岗位。(3) 接班人员首先认真仔细地检查各设备的运行情况： 开展异常情况应立即采取有效措施，并通知交班人处理，接班人协助； 确认无异常情况再因到值班室进行交接班程序。(4) 交班人员主动、简要地向接班人介绍值班和设备运行情况，重点讲明操作考前须知；接 班人应认真聆听，如有疑问可向交班人提问，直至双方清楚。(5) 接班人查看上班的?机电运行值班记录?，检查仪器、工具等物品是否齐全完好。(6) 交接双方认为无误后共同在?机电运行交接班记录?上签名确认。(7) 交接完毕后所发生的问题由接班人负责。(8) 以下情况之一不能交接班： 上一班

47、运行情况未交代清楚，记录不标准，配电室、值班室、操作间不清洁； 接班人未到岗，交班人不准下班; 接班人醉酒或其他情况而未找到接班人； 在倒闸操作和事故处理过程中； 假设交接班过程中发生故障，应停止交接，由交班人负责处理事故，接班人协助。2、值班操作要点(1) 值班人应提前 15 分钟到达值班岗位，按交接班程序进行交接班。(2) 坚守岗位，不得串岗。(3) 按有关运行管理标准作业程序对空调设备、 电梯设备、供水、供电设备进行巡查、 保养、 维修。(4) 如遇特殊事件，应按突发事件处理程序进行处理。(5) 值班人员因特殊情况需要调班时， 必须事前填写调班表， 并经机电处主管同意并签字方 可调班。3

48、、停送电操作要领(1) 正常情况下的倒闸操作： 机电处主管提前两天书面通知运行组停、送电范围(包括变压器报停、启用)； 运行组接到通知后，一天内完成以下工作：立即通知供配电专业人员即到现场，根据负荷分布情况实地考察其可行性；假设不可行应立即汇报情况，并说明原因；假设可行，那么应明确停、送电时间、范围，填好操作票后，由经理审批，同时将停、送 电情况书面通知效劳处。 效劳处接到通知后，提前一天贴出停电通知以告之住户; 倒闸操作前，运行人员要做好相应的准备工作，电梯降至首层，如有必要可将发电机操 作开关置于停机位置； 在确定时间，在监护人的监护下，操作人员按操作票进行倒闸操作：停电：先停负荷开关，后

49、停隔离开关；送电：先送隔离开关，后送负荷开关。 倒闸操作完成后，运行人员要检查电梯的运行情况，发电机操作开关置于自动位置； 做好各项相关记录。(2) 紧急状态下的倒闸操作： 发现配电房冒烟、短路等异常情况或发生火警等重大事故时，运行人员应当立即进行全 部或局部负荷停电操作：根据情况立即断开低压配电柜上电源开关，或断开高压柜高压开 关； 停电后立即通知机电处主管，主管到现场后立即检查事故原因，在查出确定的原因前方 可恢复局部或全部供电。对损坏局部应尽快修复，以恢复正常供电； 做好各种记录，重大事故应立即报告物业部经理。4、值班房、设备房卫生管理制度(1) 各值班人员负责该班次值班室的卫生清洁工作

50、，并保持值班室卫生。(2) 各专业值班人员负责各自专业设备房的卫生清洁工作： 水电工负责配电房、水泵房卫生清洁工作； 空调工负责空调机房卫生清洁工作； 电梯工负责电梯房卫生清洁工作。(3) 接班人负责检查上一班的清洁工作，对不合格卫生清洁工作可要求返工，直至合格(4) 各专业早班值班人员为该专业设备房平安卫生责任人。(5) 机电处主管负责本部卫生清洁工作的日常检查的督导。五、记录?值班记录表?六、相关支持文件?机电处员工绩效考评实施标准作业程序?* 物业管理公司规章制度一、 目的： 标准全体员工行为，加强本公司员工队伍的建设，提高员工的根本素质。二、 适用范围：新天美地花园物业管理公司所有工作

51、人员。三、职责：3.1* 物业管理公司的所有员工有义务严守规章制度、为公司利益而做出奉献3.2 各部门负责人要对员工进行规章制度教育，并全面贯彻下去。四、关于服装、装束4.1 进公司必须穿好工作服；4.2 工作服要干净；4.3 进公司须戴工作证；4.4 严禁工作证借给别人或借别人工作证入公司；4.5 凡遗失工作证、工作服应尽快申请补领；4.6 不得擅自涂改工作证，假设要更改一定要经人事部办理；4.7 公司发放的平安鞋仅限在厂内使用；4.8 公司发放的作业服、平安鞋、围裙等妥善保管使用。五、关于上班时间5.1 时间为上午 8：3012 ：00 下午 2：0018 ：005.2 不得无故迟到、早退

52、、外出；5.3 雇员请假须提前一天通知部门主管批准前方可请假特殊情况例外 ；5.4 严禁无故旷工；5.5 上、下班必须签到；5.6 不许代别人签到；5.7 不得涂改签到表。六、关于厂内设备和备件6.1 设备、备件要小心使用，应保持设备整洁美观；6.2 注意整理整顿；6.3 道路要保持畅通，不许摆放东西；6.4 严禁对花园内的设备乱涂、张贴；6.5 节约用水，用电，不得浪费；6.6 凡成心破坏设备、设施，从严处理；6.7 凡盗窃本公司财物，从严处理；6.8 设备引起故障时必须要及时报告相关领导，不得擅动机器。七、其它7.1 服从上司的命令；7.2 发生事情必须立即上报、联络；7.3 严禁在花园内

53、吐痰或丢垃圾；7.4 严禁在花园内吸烟；7.5 不准喧哗、赌博；7.6 不准盗窃他人或公司内的东西；* 物业管理公司规章制度1、工作时间不准睡觉或做出睡觉姿势；2、离开作业现场岗位时一定要跟直接主管打招呼前方可离开；3、严禁在办公室私用 ；4、除急事外不许接听私人 ；5、未经许可不准在公司内演说集会示威；6、不许用任何方式威胁、恐吓同事；7、不许在公司内打架；凡有打架者，无论何原因，一律做无条件开除处理； 8、凡在被本公司开除的雇员， 一律不准再招入公司， 一经发现， 即时开除并扣除所有工资； 违反以上规章制度将严肃处理，重者将严惩警告及罚款或送公安机关 望各位雇员严格遵守。关于上班时间1、无故早退或迟到，罚款 5 元，2、无故旷工一天扣除 2 天工资；3、旷工连续 3 天，按自动离职处理；4、忘记签到或签错日期同样罚款 5 元；5、发现代人签到，一律罚款 20 元；6、擅自涂改签到表，一律罚款 20 元。 所罚款项存用于公司活动基金 关于花园内设备和备件1、弄脏设备和备件或粗鲁使用物品情节较为严重者，那么警告并罚款5 元；2、屡次不搞整理、整顿、清扫、清洁的部门全体人员给予罚款10元/ 人；3、凡盗