物资采购部专项审计审计方案设计

1、物资采购部专项内部审计适用对象：内部审计、应付会计目录一、审计方案二、审计程序三、审计分工和日程安排四、审计所需资料清单通用采购专项审计方案一、审计目的:根据公司的采购管理制度，对采购部门现阶段的采购管理工作及内部控 制状况进行审计检查和内控评估，揭示其中存在的控制风险，并提出可行 的建议和改善措施。二、审计内容：1、采购管理制度是否有效和完善。2、采购计划、采购预算、实际采购是否得到良好的遵循。3、公司对采购主要业务环节（供应商资质的审核确认、标书制作、 招标、评标、询价、比价、议价、合同管理、验收、退货、款项支 付等）的管理、控制是否完善。4、对本年度审计问题进行后续追踪审计三、审计范围：

2、20XX年X月一20XX年X月期间的采购管理工作。四、审计人员：五、审计时间：六、审计程序（附后）审计程序底稿 索引执行 人复核 人时间 预算一、对公司米购制度完善性检查、评价审计准备-1、制度与流程：(1 )收集公司采购管理制度，评价相关的采购 管理控制措施是否完备，采购活动各阶段是否都 有相关的管理规范。(2)对供应商资质的审核确认、标书制作、招 标、评标、询价、比价、议价、合同管理、验收、 退货、款项支付等主要业务的管理制度进行分 析，判断其与公司政策疋否存在差异以及差异的 合理性，判别其对实际工作能否起到管理控制作 用。(3)用Visio等制图软件绘制采购流程图，判 断其制度方面是否存

3、在控制缺失或薄弱环节，同 时确认米购流程的效果与效率。现场审计-对准备阶段的问题、初步判断进行核实，并 与采购部门的员工充分沟通，对现有的采购制度 作出客观评价。【要求】通过以上检查，对采购管理制度体系的 完整性、预算管理体系的健全和有效性、业务流 程的清晰与否以及主要内部控制环节是否存在、 是否有实际控制力度等问题做出客观评价，提出 合理建议。二、采购管理主要业务工作的内控情况检查1、供应商管理阶段|审计准备-(1 )收集供应商管理制度。(2 )了解供应商管理系统。(3) 了解重要物资、固定资产价格收集系统及 系统内价格信息的来源。(4)获取人事组织架构图现场审计-(1)从供应商管理系统获取

4、本年度主要供应商 清单，新进、淘汰供应商清单，以100%的比率 查核新进、淘汰的供应商的引进、确认、淘汰是 否按制度执行，提供的资料是否支持其操作。以 此来确认供应商评价制度是否有效执行。(2 )是否存在米购参与供应商评价，供应商管 理系统口令密码简单易被猜测，员工被离职、调 岗权限未及时注销的情况。(2)从价格收集系统调取重要物资及固定资产 价格进行整年度或者几个年度的价格分析性复 核，或者借助第三方单位核实价格是否合理。对 于价格不合理的，则通过印制假名片或者虚构单 位，对材料价格进行单独询价，以确保米购价格 真实合理。(3)抽查10-20家公司主要供应商资质文件： 包含营业执照、税务登记

5、证、组织代码证、法人 代表身份证，从工商局的官方网站调查了解该法 人的真实合理性。通过将法人代表资料与人事入 职登记资料核对或者电话联系供应商， 确认法人 代表或者公司负责人是否为公司员工或家属。(4)价格管理部门是否充分利用了各种价格来 源渠道，建立起容量丰富的价格信息资料库；对 于获取的各种信息源，是否按照本公司的物资种 类进行了适当分类【要求】通过核对、分析性复核、电话访谈等方 式，确保供应商管理人员已经保证虚假供应商及 劣质供应商及时得到淘汰，入围供应商清单基本 符合公司要求。2、采购申请审批阶段审计准备-(1) 了解米购部门程招标方式、评标和中标标 准。(2 )收集非招投标采购制度(

6、3 )收集紧急采购管理制度现场审计-(1)从财务明细账抽查6-9笔(可分原材料、 固定资产和办公用品)需招投标的大金额采购， 检查招标过程资料的元整性、 主要控制环节的元 备性和合理性。对于重大物资或者固疋资产米购，对于参与报价 的供应商是否设置了供应商准入机制， 如设置年 营业额、公司规模等。米购业务招标书是否详细具体，涉及到所米购物 资的具体规格、数量、技术要求。对于参与招标的单位，邀标应该高于5家，如果 头际应标数低于3家，是否废标，未废标的是否 提报公司咼层审批。对于常规物资的采购的招投标检查是否为随机 从供应商系统内筛选，如为新进供应商是否按照 供应商管理制度进行了考核。参与报价的单

7、位是单独报价，还是集体参与报 价，对于集体参与报价的，考虑是否存在绑标的 可能，应建议单独与竞标单位分别邀标报价。是否提供了样品，样品的质量是否符合公司要 求，是否由使用部门或者技术部门出具了相关的 报告、是否要求对方出具质量检验报告等。米购人员不得参与评标。评标过程记录是否完 整，技术标、商务标评疋方法是否合理，是否有 技术部提供技术指标。定标程序是否符合集团及公司制度要求，定标理 由(质量最优、价格最低、送货时间最短)是否 充足。(2)非招投标米购对于重复购置的物资，如价格明显高出前次购买 所确定标准的计划价，应将其作为重点审计对 象，审计是否存在问题。是否存在非米购人员米购，或者非米购人

8、员米购 后未由采购部门、使用部门主管追认审批的情 况。比价基础是否致，如物资的规格、型号、性能、采购是否有预算，非预算内的物资采购是否采购 量大于公司需求，采购的物资是否符合公司要 求。询价、议价、比价有书面记录，如为电话询价， 而对方未对报价做确认则此类询价认为不合宜。(3)定点或者指定米购是否定期做材料、物资、服务的质量评估。对于 质量出现严重问题的是否要求对方赔偿或者限 期整改。(4 )紧急采购是否定点米购或者协议公司，如指定的超市、五 金公司、文具用品，低于一定金额的采购，是否 有发票。是否以适当形式事先通知价格信息部门， 并于规 定时日内补齐办妥有关手续。(5)互惠易货采购对于互惠易

9、货米购是否真实合理，对方物资的公 允价值如何确认。要求：结合后面的合同履行、现场审计，实质性判断以上采购提交、审批的真实合理性。3、合同管理制定审计准备-(1) 了解公司合同管理(包括审批、存档、台 帐管理等)的制度、流程要求，实际操作管理模 式，判断其与集团制度规范是否 致，差异合理 性，内部控制环节是否健全。现场审计-(1)抽取固定资产、原材料、办公用品、服务 合同各3份，检查其起草、法务审核、管理层审 批、档案管理等工作流程是否符合公司要求。(2)检查所抽取合同内容的合理性：确认合同关键条款(数量、质量、颜色等)是否 与招标书内容 致。如存在差异，差异疋否合理。检查格式合同的版本、内容与

10、集团示范合同要求 是否相符。通过检查法务审核章或者法务审核记 录，检查非格式合同是否经法务人员审核，。检查合同主要条款是否存在约定不足、不详、条 款缺陷、不妥或不具操作性，能否在维护公司利 益的基础上力求公平、公正。合同内是否对供应商逾期交货造成的财务损失 和处理有规定。(3)检查合同的实际执行情况：根据业务实际进展情况，检查合同中关于采购、 付款、验收付款是否得到执行。检查合同中约定的奖罚条款是否得到执行。检查合同付款台帐是否清晰、及时，并做到与起 草部门、档案保管部门及时核对，有无超出合同 约定的款项支付，是否由未经法务人员审核的合 同。合同是否编号，档案保管室是否防火防水，适于 安全保管

11、。【要求】通过对以上检查，对公司合同签署、审批、履行等主要业务环节的内部控制情况做出客 观评价，总结经验，揭示风险，提出建议。4、验收入库|审计准备-了解公司仓库管理(验收入库、出库)的制度收集出入库单和台帐现场审计-(1 )是否采购人员参与验收(2)主要物资米购是否有技术部相关人员参与 验收。或者由对方出具(3)验收时，是否按照合同核对具体的数量， 重量，品相等，对于出现瑕疵的物品是否要求对 方退货，或者减免相应的应付款项，或者对供应 商进行处罚。(4 )出入库单是否为订本式，是否联号；对仓 库所有物资设置了台帐。(5)对于长期未使用的资产是否编制了闲置资 产清单(6)通过对使用部门的员工使

12、用评价，了解采 购的质量是否真实合理。(7)计量器具是否经过国家法定检验机构的检 验并出具了书面证明；内部计量部门是否定期检 查和校对计量器具；计量器具的操作是否正确合 规；抽杳计量记录并核对实物数量，验证计量的 准确性(8 )审查米购物资途中损耗。包括：是否制订 了合理的路耗标准；实际损耗是否控制在标准范 围之内；损耗的处理是否合理。(9)物资是否按分区及编号有序排放；物资包 装、标示是否符合规范；易燃、易爆、剧毒等危 险物资是否隔离存放；库房防火、防盗、防潮等 措施是否到位。(10)通过员工访谈等方式，锁定需要抽验质量 的物资，审计部和质检部门对物品进行再次审计 抽查，以确保采购物资的质量

13、(11 )对供应商提供生产该产品的材料成本、 人 工成本、制造成本、管理成本、运费、毛利率等 数据进行复核(这个一般企业很少，制造企业也 很少，备查。)【要求】通过对以上检查，对公司物资验收入库 做出客观评价，揭示风险，提出建议。1(五)财务支付款阶段I审计准备-了解公司财务支付款制度应付、预付款的明细账现场审计-(1 )是否按合冋要求支付款，是否存在提前付 款的情况(2 )是否存在对方无法提供银行开户账户，而 是由他人代付，这种情况要考虑是否存在舞弊。(3)是否存在预付款长期挂账的情况，而相应 的服务和商品并未获得。(4)检查现有的支付款方式是否充分享受了 “融 资 的好处，是否要对支付款方

14、式进仃调整。【要求】通过对以上检查，对公司支付款做出客 观评价，揭示风险，提出建议。三、后续追踪审计审计准备-将本年审计报告涉及米购部门的问题， 按照对公 司造成的损失的严重性进行分类归总。所需资料-审计报告、审计回复、疋点供货目录、价格申报 审批单、采购计划和物资质量标准现场审计-对严重和非常严重的审计进行复核(1)现场逐项落实每类、每个问题的改进情况。(2 )对问题改进情况进行客观评价，尤其区分 舞弊问题和业务操作不规范问题，对属于舞弊类 型的问题需彻底杳核并另行抽杳 3-5笔以验证 其整改效果。(3)提出管理建议书。(4)根据管理建议书，通过审计宣导等方式，对 各分子企业提出风险控制要求

15、。审计工作分工与计划【审计分工】XXX :负责采购管理制度的评价、需招投标的物资的标书制作、招标、评 标、合同管理、验收、财务支付等审计XXX :负责供应商资质、不需招投标物资及紧急采购物资的议价、比价、 合同管理、验收、财务支付款工作的审计。XXXX :负责本期问题的汇总并编制审计报告以及问题追踪审计【审计计划】审计准备工作：1、收集、分析、评价采购管理制度。2、财务系统内导出截至查核日的采购费用明细账。3、了解公司本年采购预算、实际采购情况以及两者的差异。4、了解公司的招投标管理现状，包括：招投标方式、评标方式。5、了解非招投标物资采购的现状：询价、议价、比价。6、查阅前期审计报告得出前期

16、已经存在的审计问题，汇总本期审计发现，分析、判断审计对象目前比较突出和急需解决的问题。成果要求1、工作过程需编制底稿记录。2、完成审计准备分析报告，确定审计抽样的具体对象和现场审计重点现场审计工作：根据审计分工和审计程序要求完成现场审计工作1、审计抽样内容：2、基本时间预算：（1）首次进场会议 （2 ）制度评估-（3）采购、合同管理、验收、付款审计测试 （4）现场沟通会议(5 )审计问题的改善后续追踪审计-(6)出具本年度审计管理建议书-成果要求1、工作过程需编制底稿记录，关键证据需复印2、完成审计报告。采购审计所需资料清单一、前期资料1、物资采购目标和计划；2、前期物资采购审计工作底稿；3、公司资料，例如公司结构图和工作说明、政策和程序手册以及重大 的公司系统变化等；4、财务会计资料；5、相关制度规定，例如采购政策、采购程序制度、授权审批制度、供货 商管理制度、财产接触制度、合同或协议签定制度、凭证管理制度和 定价策略等；6、外部信息资料，例如同行业相关资料、物价水平和变化幅度、技术 变化程度和供货商资料等；7、法律性文件。二、采购申请和审批阶段：1、采购政策2、采购计划3、储备定额补库计划4、销售计划5、产品产量计划6、技术措施计划7、生产作业计划8、在制品期初存