文件、档案的分类整理与归档流程.docx

1、文件、档案的分类整理与归档流程一、文件、档案归档的基本定义（一）归档文件定义“单位在职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档 保存的各种纸质文件材料。”（二）归档文件的整理“将需要归档文件，以件为单位进行装订、分类、排列、 编号、编目、装盒，使之有序化的一个过程。”（三）“事由”“一件具体的事、一个具体问题，或一段较紧密的工作 过程等。如职务任免、晋升检察官等级或召开一次会议。”（四）“件”“件”是指归档文件的整理单位，一般以每份文件为一“件”。一般来说，文件正本与定稿为一件。正文与附件为一件。转发文与被转发文为一件；来文与复文为一件，本单位复文与外单位来文为一件，本单位去文与外单位复文各为一

2、件。文件处理单有实质内容的有批示或办理情况的与文件为一件；原件与复制件为一件； 报表、名册、图册等每册为一件。会议记录一份为一件，可以装订成册来保存。二、文件、档案的整理原则文件、档案的整理，要遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，以便于保管利用。三、文件、档案的整理要求需要归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均 应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的 文件应予复制。归档的文件所使用的书写材料、纸张、装订 材料等应符合档案保护的相关要求。四、文件、档案的整理方法（一）文件、档案的装订需要归档的文件材料，要去除金属物，按件采用专用缝 纫机装订或专用包角粘连

3、装订。专用缝纫机装订位置在左 侧，装订专用包角粘连装订位置在每份文件材料的左上角。 文件材料过厚可采用“三孔一线”左侧装订方法进行装订。一般来说，装订时正本在前、定稿在后；正文在前，附 件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在 后；复文在前，来文在后；文件处理单在前，文件在后。此 外，对重要文件历次修改稿都需要留存的，定稿在前，历次 修改稿按时间顺序依次在后。（二）文件、档案的分类、排列归档文件一般采用“年度一保管期限”方法分类，即每 个年度的文件按照其价值不同划分永久、定期两种，定期一 股分为30年、10年。在分类方案的最低一级类目保管期限内，根据机关文件材料归档范围，按文件性质

4、、事由、办结 时间先后顺序排列。会议文件、统计报表等成套文件可集中 排列。永久:顺序名称1会议记录；2年度工作计划、总结；3工作报告、生活会材料；4办法、规定、制度；重要文件材料；5大事记、组织机构沿革、院志；6合同、协议；7会议、活动等形成的主要文件材料；上级领导视察本院工作的材料等；8机构设置、机构改革、人员编制等方面文件材料；9人员干部任免、表彰、奖惩等方面文件材料；10干部年报、干部名册等；11业务统计全年汇总表；定期:顺序名称1半年工作总结；本院各部门全年工作总结；2关于般性问题的请示与上级机关的批复、批不；3一般性事务管理、一般性业务文件材料；4编制的检察信息等材料；本院传真发文；

5、5召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；6人事管理工作形成的一般性文件材料；7上级机关制发的一般性文件材料；上级机关和同级机关制发的非本院主 管业务但要贯彻执行的文件材料；同级机关关于一般性业务问题的来函 与本院的复函等文件材料；8业务统计月报表；（三）文件、档案的编号归档文件要根据分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章 （见图1）,并在指定位置填写相关内容。（全宗号）（年度）（室编件号）（问题）（保管期限）（馆编件号）（图1 “归档章”式样）“归档章”需设置全宗号、年度、保管期限、件号等等必 备项，并设置了问题选择项目（档案不进馆的单位，全宗号可 暂不填写；不按问

6、题分类的无须设置。）（1）、全宗号：档案馆给进馆单位编制的代号。（2）、年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注 公元纪年，如2013。（3）、保管期限：归档文件保管期限分为： 永久、30年、10年。（4）、问题：问题的名称或规范化简称。（5）、件号：文件的排列顺序号，只填室编件号，馆 编件号不填。在分类方案的最低一级类目保管期限内，按文 件排列顺序从“1”开始标注。（四）文件、档案的编目归档文件应该逐件编目，归档文件目录（见图2）设置件号、责任者、文号、日期、页数、盒号、备注等等项目。归档文件目录年度：问题:件号责任者文号题名日期页数盒号备注保管期限:(图2 "归档文件目录”式样)

7、(1)、件号:填写室件号。(2)、任者:制文件的或个人，即文件的文机关或署 名者。合文的任者以文写号的位主要任者，力口“等”。 任者文字必要写全称。(3)、文号:文件的文字号。(4)、名：文件。如果档案或文件没有或不范的，可 自，外加符号“ ”；正文与附件，文与被文，如果正文、文 不能反映附件、被文内容，附件、被文名要抄，附在名后，并加符号“()”； 任免、配等人事方面的文件材料，涉及本位人，其人名称照抄，附在名后，并加符号“()”。(5)、日期:文件的形成，以八位阿拉伯数字 注年月日， 如。(6)、数:每一份档文件的数。文件中有文的面定(7)、盒号:档案盒的排列序号，在档案移交 按 要求 制

8、。一般不需填写。(8)、注:需要充明的情况，如果内容太多，在注加注 “*”，具体的内容填在盒内考表里面。档文件的目用幅面尺寸采用国 准A4 ( X 297mm X 210mm)型，并区分保管期限装成册。（五）文件、档案的装盒（1）、将归档文件按件号顺序装入盒中，并及时填写 盒脊及备考表项目。需要注意的是：不同形成年度的归档文 件不可以放入同一档案盒；不同保管期限的归档文件不可以 放入同一档案盒；不同问题类目的归档文件不可以放入同一 档案盒。（2）、档案盒封面要标明全宗名称，档案盒的外形尺寸 为310毫米X 220毫米（长X宽），盒脊厚度为40毫米。（3）、盒脊设置全宗号、年度、问题、保管期限、起止 件号、盒号等项目（见图3）。其中起止件号填写盒内第一件文 件和最后一件文件的件号，中间用“一”号链接，填写件号要 准确无误，做到盒脊起止件号与盒内归档文件件号完全一致。全宗号 一 年度一 保管期限 问题 起止件号一一 盒号 （图3盒脊式样）（4）、备考表采用国际标准A4型纸张，置于盒内文件之 后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期 （见图4）。盒内文件情况说明:整理人：检查人：年 月 日（图5