EHS-PD-11记录管理程序

1、*y2j2 F艮司ENVIRONMENT HEALTH SAFETY MANUAL文件编号：EHS PD 11汨次自理程序Record Management Procedure发行日期：2007.07.23页数：1 of 1封面姓名/职位签名日期负责人：*/HR&Admin Supervisor2008-6-17起案：*7HR&Admin Supervisor2008-6-17审核：*/EHS Supervisor2008-6-17批准：*7Plant Manager2008-6-17发行目录序号发放范围1.工厂厂长2.工程经理3.技术经理4.人事行政经理5.物流经理6.EHS

2、经理7.生产经理8.*y2j2 F艮司ENVIRONMENT HEALTH SAFETY MANUAL文件编号：EHS PD 11汨次自理程序Record Management Procedure发行日期：2007.07.23页数：1 of 1修订编号：修改记录日期：000原版发行2007. 07. 23ENVIRONMENT HEALTH SAFETY MANUAL文件编号：EHS PD 11汨次自理程序Record Management Procedure发行日期：2007.07.23页数:1 of 11目的为了保证公司各种EHS记录的有效性和可追溯性，便于查阅和检查，以达到检验体系运行的

3、目的，对EHS记录的编写、使用、保管及废除进行规定和管理。2 适用范围本程序适用于公司EHS记录的管理。3 职责各部门按照本程序的规定对本部门产生的EHS记录进行管理。4定义5W2H： who 谁，活动的主体；when一什么时间；where 一什么地点why 一什么原因what 一做什么how 怎么做how much -费用多少本程序中使用的其他术语定义依据OSHMS试行标准、IS014001标准。5 记录的准备5.1 目标及管理方案5.2 适用的相关法律法规及其它要求的清单；5.3 培训计划及记录；5.4 EHS因素及重大EHS因素清单；5.5 投诉和抱怨及相关方抱怨记录；5.6 相关方合同

4、或协议；5.7 应急预案和事故事件等的应急响应措施的记录；5.8 监控及不符合情况的纠正记录；*2127 限 司ENVIRONMENT HEALTH SAFETY MANUAL文件编号：EHS PD 11记录管理桂序发行日期：2007.07.23页数：Record Management Procedure1 of 15. 9测量记录；5. 10内部、外部审核记录；5.11管理评审记录；5. 12运行控制结果记录；5.13文件管理记录；6 记录的原则6.1 真实，杜绝假造记录；6.2 完整,参考“5W2H”的要求；6.3 准确，不含糊其辞；6.4 明白易懂，便于他人理解：6.5 字迹清楚，便于他

5、人或今后辨识；6.6 标识明确、便于查阅。7 记录的普遍性要求7.1 1记录的名称；7.2 所属部门名称；7.3 日期；7.4 参加人员签字或盖章（不得代人签字或盖章）；7.5 必要时进行编号；7.6 记录人员签字或者盖章；7.7 负责人确认并盖章或签字；7.8 应采用打印形式或钢笔、圆珠笔进行记录（蓝色或黑色），杜绝用铅笔进行记 录；7.9 记录的有效复印件应盖红色印章进行确认；7. 10记录的改正采用划单横线或双横线（如：ABC、ABG）并加盖确认印章的形 式，严禁涂抹遮盖。ENVIRONMENT HEALTH SAFETY MANUAL记录管理程序Record Management Pr

6、ocedure文件编号：EHS PD 11发行日期：2007.07.231 of 18 记录的保存对于不同的EHS记录，由各有关部门采取相应措施保存在适宜的环境和场所中， 防止损伤、变质或丢失，并按规定期限保存，具体保管按以下形式进行：8.1 存放EHS记录的地方应该有明显的标识，以便于获取；8.2 存放EHS记录的地方应该有相应的防护措施，以防止丢失；8.3 存放EHS记录的地方应该有防水、防鼠、防蛀措施，以防止变质或损坏；8.4 EHS记录应分类保管，以便检索及查找；8.5 记录在归类管理时应按日期排序，并编制相应的目录；8.6 6各部门的EHS管理记录由本部门的EHS联络员管理；8.7

7、使用热敏纸的资料（如传真纸等），会随时间推移褪色，所以不能作为正式的 EHS记录保存，须复印后保存；8.8 记录应按年度存档，在每个工作年末对本部门本年度产生的记录进行整理，集 中存档；8.9 EHS内外审资料、管理评审资料、事故事件处理资料、监测记录等EHS记录的 保存期限为六年，其它记录保存期限为三年。9记录的废弃EHS记录保存到期后，由各部门负责人确认后，在每页上加盖“作废”章作废弃 处理10相关的体系和标准组织应建立和保持程序，用来标识、保存和处置职业安全卫生记录以及审核和评 审结果。职业安全卫生记录应字迹清楚、标识明确，并可追溯相关的活动。保存管理的职 业安全卫生记录应便于查阅、避免损坏、变质或遗失。应规定其保存期限并予以 记录。组织应保存记录，在适宜时用来证明符合本标准的要求。记录*2127 限司ENVIRONMENT HEALTH SAFETY MANUAL记录管理程序Record Management Procedure文件编号：EHS PD 11发行日期：2007.07.231 of 1组织应建立并保持程序，用来标识、保存与处置环境记录。环境记录中应包括培 训记录和审核与评审结果。环境记录应字迹清楚，标