万科会议管理制度试行

1、日万科物业编号：万科物业开展版本：A/0生效日期：会议治理制度试行编制日期审核日期批准日期修订记录修改日期申请单号修改人审核人批准人国万科物亚会议治理制度编号：VK-WY / TX05-版本：A/0贞他：第1页共4页1.目的标准会议治理,增进内部沟通和交流,提升会议治理效率.2 .范围适用于万科物业.3 .责任部门/岗位工作内容物业事业部负责会议治理要求的编制、维护、发布.负责集团级会议的组织及任务平台中各级会议的监督治理.总经理办公室负责监督与跟踪公司片区、部门、工程会议后各部门会议纪要、会议决议、 决策事项执行完成情况,并将具体实施完成情况纳入考核机制.职能部门负责公司专项业务会议的组织及

2、本部门责任内会议的组织,并形成会议纪要.业务部门负责本部门责任内会议的组织,并形成会议纪要.信息治理员负责本部门的会议治理、会议决议完成情况的跟进验证.4.方法和过程限制4.1会议的分类及要求4.1.1 物业事业部会议会议类型会议主要内容会议组织与会人员会议时间集团级会议月度会议重要信息沟通、专项工作决 策人力资源 部本部全体每月第四周周五季度会议总结上季度重点工作完成 情况,发布卜季度重点工 作.业务治理 部本部总监以上及 各公司第一负责 人下季度首月治理评审会议评估体系运行状况及经营 治理情况,根据评估结果进 行调整,部署卜阶段工作.业务治理 部治理者代表及各 公司品质治理部 经理8月财务

3、年会分析总结上一年度工作运 作情况,明确公司卜年度工 作目标、策略、行动重点.财务及运营治理部一线公司财务分 管领导及财务部 负责人下半年人力年会分析总结上一年度工作运 作情况,明确公司卜年度工 作目标、策略、行动重点.人力资源 部一线公司人力分 管领导及人力部 负责人上半年奥万科物业会议治理制度编P 版本 虫他VK-WY / TX05-A/0第2页共4页专项汇报决策会专项任务/工作决策会议汇报部门公司治理层及相 关人员不定期4.1.2 一线公司会议会议类型会议主要内容会议组织与会人员会议时间公司级会议总经理月度办 公会重要信息沟通、专项工作决 策总经理办公室公司治理层、职 能部门经理每月中旬

4、治理评审会评估公司体系运行状况及 经营治理情况,根据评估结 果进行调整,部署卜阶段工 作.品质治理 部经理助理以上、 职能部门主管2月、7月专项汇报决策 会专项任务/工作决策会议总经理办公室公司治理层及 相关人员不定期治理 中央/ 片区 会议月度例会总结上月重点工作,制定下 月工作重点,通报治理中央 综合情况,提出需协调事项治理中央事务助理分管领导、部门负责人、职能部门代表每月中旬专项汇报决策 会专项任务/工作决策会议汇报部门分管领导及相关人员不定期部门级会议部门周例会总结上周重点工作完成情 况,确定本周行动方案各部门各部门自行确 定每上午部门月度例会总结部门上月工作情况, 制 定下月工作重点

5、各部门各部门全体每月上旬备注：1、上述会议应形成会议纪要,如形成任务需通过平台发布、跟踪、验证;2、各公司可依据需求增加会议类别,但不可对上表内容删减,同时应形成接口文件.4.2会议筹备4.3 . 1集团级定期会议及一线公司重要会议如治理评审等,至少提前一周确定参加会议的人员名单、议题、时间、地点、要求及考前须知等.屐万科物业会议治理制度编P 版本 虫他VK-WY / TX05-A/0第3页共4页4.3 . 2其它会议组织者应至少提前一天确定参加会议的人员名单、议题、时间、地点、 要求及考前须知等,并通过预订系统及时通知到位紧急或临时会议除外.4.3 . 3会议组织者应在会前指定专人负责会议记

6、录,重要会议应根据情况安排速记或 录音,并在会后做好会议资料和会议纪要的整理.4.3 . 4在会议开始前15分钟,会议组织者需作好会议的相关准备工作会议需使用的 电脑、投影、视频等设备及有关文件、资料,必须在会议开始前15分钟调试或安排完毕.4.3 . 5会议召集部门应严格掌控会议时间, 会议主持人负责会议议程的执行和发言时间 的管控,严禁在报告中出现偏离主题、毫无意义的发言.4.3会议要求4.4 . 1与会人员应根据会议主题,提前准备好参会所需资料及物品,无特殊情况,与会 人员应着工装提前5分钟到达会议室签到,不得无故迟到、缺席.4.4 . 2有特殊情况需请假者,应于会前1个工作日向会议组织

7、者及直属上级请假并征得 同意.4.4 . 3与会人员应将 设置为振动状态, 尽量防止在会场接听 ,如因工作需要必 须接听,那么需轻声离开会场接听.4.4 . 4会议进行中,非休息时间,与会人员不得随时走动和无故中途离开,会议宣布结 束前方可离开.4.4 . 5与会人员应自觉维持会场纪律,做好会议记录,禁止做与会议无关事宜,禁止大 声喧哗.4.4 . 6重要会议,会议组织者应安排好会场保密工作,与会人员应做好信息保密,严禁 泄密.4.4 . 7内部办公人员参会时请自行携带水杯和会议记录本,内部会议不提供公用或一次性水杯.4.4. 8;与会人员应自觉保护会议室各项设施、设备、物资,不得随意损坏；自觉保持 会议室环境卫生,不随地抛弃废纸等垃圾.4.4 . 9假设违反上述要求,各公司/会议组织者有权视具体情况给予通报、考核等处理.4.4会后安排4.5. 1会议结束后,与会人员应收好会议资料,摆放好桌椅,会议组织者应将电脑中的会议治理制度编P 版本 虫他VK-WY / TX05-A/0第4页共4页资料及时另存后删除,并关闭和归还电脑、投影设备等,关闭照明及空调等设备设施, 将会议室恢复到初始状态.4.5 . 2会议纪要应在会议结束后两个工作日内提交至内网任务治理平台的“会议纪要 模块,并知会与会人员及相关部门.4.5 . 3会议产生的决