文件控制程序介绍(6页)

1、序号1版本1.0修订日期文条款全文件修订编写修订内容修订者核准：审核：编写：1. 目的：确保质量体系及环境体系的有效运作，各部门都能持有最新发行的受控文件执行各项作业。2. 范围：适用于质量体系及环境体系内受控文件的管理。3. 定义：3.1. 质量手册及环境手册：系第一层文件，将质量管理和环境管理与质量保证体系和环境体系整合，说明作了哪些工作来确保质量和环境。3.2. 程序：系第二层文件，详述如何进行及完成质量手册及环境体系内所表达的方针及目标。3.3. 指导书、规定、规范、基准、标准：系第三层文件，为支援各项质量管理或环境管理办法在执行阶段时重要的依据或指导文件、标准。3.4. 表单、记录：

2、系第四层文件，为验证质量体系及环境体系有效运作，而对各个事项持续不断加以记录。4. 流程：流程责任单位相关说明表单文件制（修）订N文件审查或会审YN文件核准Y文件发行登记文件分发文件使用保管维护文件实施前培训N文件变更申请文件作废各部门责任人员各部门1. 文件技术性的审核栏或责任人员审核 文件会签单 2. 审核或会审单位责任人签名各部门1. 文件授权性的核准栏责任人员审核2. 核准者签名企管办编号、版本、发行 受控文件总览文控中心日期、盖 受控文表 件发行章 企管办 文件发放总览文控中心表 各受控文件持有人各部门责任依实际需要实施人员或文件培训制订人各部门在文件 修订栏 文件制（修）责任人员注

3、明变更内容订申请表文控中心旧版或过时无效 文件作废一览文件保管人文件盖 作废章 表 5. 内容：5.1. 文件制（修）订：各部门责任人员根据业务需要及组织任务，指定专人或由业务主要人员制、修订文件。5.2. 文件审核、核准文件审核、核准权限文件类别审查核准()管理代表总经理()部门经理总（副）经理各级主管部门经理附随于 () 或被审核、核准文件审核（1） 文件的制（修）订后，由其制（修）订单位主管审查。（2） 各文件审核人须对各文件进行技术性的审核，并须在 审核栏 上签名。文件会审（1） 文件的审核权限非制作单位主管可核准者或尚须其他单位联合修改相关文件时，则文件应送相关单位会审。（2） 各文

4、件会审人须对文件进行技术性审核，并在 文件会签单 上签注会审意见。文件核准（1） 文件审核或会审后，依审核、核准权限送交核准。（2） 文件核准人对文件进行授权性的审核，并须在 核准栏 上签名。5.3. 文件发行、分发文件核准后，企管办文控中心在首页上盖 文件受控章 ，该文件由文控中心使用。并将相应记录登记在 受控文件总览表 。文件核准后，由文控中心在文件的电子版本上添加“ T ”水印并将文档保护以防止打印及修改。公司内一级、二级文件的发放全部利用公司局域网在网上规定目录公布，不作书面发放。该规定目录为只读目录。文件编号、版次的规定(1) 质量手册-对应 16949 及 14001 标准章节号：

5、质量手册；：环境手册(2) 程序文件.对应标准章节内 , 程序文件连续编号对应 16949 及 14001 标准章节号：16949 程序文件：14001 程序文件(3) 作业指导书WI- -.对应标准章节内 , 作业指导书连续编号对应 16949 及 14001 标准章节号(4) 质量记录- - -流水号（ 0199）0：对应二级文件； 19：对应于三级文件；W：来源于三级文件； P：来源于二级文件；对应 16949 及 14001 标准章节号；5.4. 文件使用保管维护受控文件持有人负责更新每次文件变更。受控文件持有人应将文件存放在安全地方，防止文件遗失及污损。受控文件持有人未经核准，不得擅

6、自复印、涂改持有文件。受控文件的使用 , 适用于该文件适用范围。任何作业必须遵守受控文件的规定。作废与参考文件不得作为实施作业管理的依据。作参考用的文件和资料须盖 参考资料 章，如变更时不作另行通知。5.5. 文件实施前培训：各部门主管或文件制定人根据实际需要，可在文件分发前针对文件实施要点向相关作业人员讲解说明，并留下相关培训记录，或者将文件传阅相关部门人员。5.6. 文件变更申请文件变更申请人在 文件修订申请表 上填好资料，附上修订提议参考资料，向原文件制订部门提出申请。文件修订应将修改内容记录在 修订栏 内（如修订页）：（ 1）文件修改除依本程序 5.25.5 项 的规定办理，并作版次修

7、改。（ 2）版本编号.第几次修订如 :0 、1、2、3、4、5。版本号如： 1、2、35.7. 文件变更的审核、核准：如没有特别指定，文件变更的审核、核准须由原始审核与核准的部门执行。5.8. 文件作废5.8.1.变更及过时的文件应填写 文件销毁申请表 经核准后，由文控中心销毁，避免新旧版本的混用。5.8.2.作废的文件仍有参考价值可以保存，但应盖 作废章 以识别。5.8.3.作废的文件须由文控中心登记在 文件作废一览表 。5.9. 外来文件按外来文件控制办法 （ 4.1-001 ）进行管理；图纸的控制按图面控制办法（4.1-002 ）进行管理。5.10. 网络（电脑）及相应电子文档等的管理详见电子文件控制办法（4.1-003 ）和计算机使用制度（ 4.1-004 ）。6. 相关附件 :6.1. 受控文件总览表 （4.1001 ）。6.2. 文件制订 / 修订 / 会签 / 销毁申请表 （4.1002 ）。6.3. 文件作废一览表 （ 4.1003 ）。6.4. 文件发放总览