公文写作培训讲义

1、公文写作培训讲义处理培训讲义一、公文的概念公文是国家行政机关在行政管理的过程中形成的具有法定效力和规范体式 的文书，是依法行政和进行公务活动的严重工具。企业在自身的建设和经营管理活动中也得使用这个工具 .企业领导，科室负 责人和文秘，内勤人员，档案管理人员等，都必须了解公文处理知识，熟识公 文和运作程序。二、多见文种写作（一）决定决定使用于对严重事项或者巨大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变 更或者撤销下级机关不合适的决定事项。决定属于下行文。决定和决议的区别：决定大凡只涉及某一 “严重事项 ”或某一问题，内容较 单一、明确、详尽。决议是对一系列原则性问题的决断。（二）公告适用于向国内外宣布

2、严重事项或者法定事项。（三）通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。- 1 -（四）通知通知是所有公文中应用最广博的一种，通知适用于批转下级机关的公文， 转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位 周知或者执行的事项，任免人员。（五）通报适用于表彰优秀，批评错误，传达严重精神或者情况。（六）意见意见适用于对严重问题提出见解和处理办法。意见属于多向性公文。（七）请示请示适用于向上级机关请求指示、批准相关事项。属于上行文。请示应当一文一事、一事一请，大凡只写一个主送机关。请示不能有两项 或两项以上请示项目，为避免推诿扯皮，只能有一个主送机关（不能写给领导 个人

3、），若需要同时送其他机关，应当用抄送的形式。即使受双重领导的机 关，其请示也只能标写直接处理请示事项的一个上级机关，同时抄送另一上级 领导机关。大凡情况下，请示不得越级行文（越级请示），如分外情况或紧张 事项，需要越级行文时，应将请示同时抄送越过的上级机关。同时，请示也不 得同时抄送下级机关。请示的写作：正文部分要写明请示缘由、事项，最后是请示的结语，如： “以上请示，请批复 ”、“妥否，请批复 ”、“当否，请批示 ”。（八）报告报告适用于向上级机关工作，反映情况，答复上级机关询问，报告属于上 行文。报告主要有：工作报告、情况报告和答复报告。报告由标题、主送机关、正文、发文机关和成文日期组成，

4、大凡情况报告 不需要版记部分。大凡来说，报告要有主送机关，即发文机关的直属上级机 关，有些报告没有主送机关。请示和报告都是上行文，报告不得夹带请示事项，主要是反映情况，答复 询问等，上级机关不一定作批示，即有报告不一定答；而请示必须要有请示事 项，上级机关必须批复，即有请示必答。九）批复批复用于答复下级机关的请示事项。批复与请示是相对应的一种公文，属 于下行文。若把 “批复”同“请示”一起发送给呈送 “请示”的下级机关，这样的行文叫做复 体行文，不能把请示当成附件。批复只有一个主送机关，即发 “请示 ”的机关。 批复的开头大凡要写明批复依据，应先标引请示的标题，接着用括号注明来文 的发文字号，

5、并写明 “收悉”二字，然后用 “现批复如下 ”等语言过渡。（十）会议记录开会时由会议指定的专职记录人员当场如实记写会议基本情况、内容和决 议事项的事务文书。会议记录是一种严重的档案材料，是传达和执行会议决 定、贯彻会议精神的依据，是分析、研究、总结和检查工作的凭证，是撰写报 告、简报、会议纪要、等文书的最可信的资料（十一）会议纪要“会议纪要 ”的“纪”就是“记”，就是记录、记载的意思， “要”就是要点的意 思。会议纪要大凡不需要加盖公章。用于记载、传达会议情况和议定事项的公 文。形成于会议后期或会议结束之后。所记载、传达的议定事项，具有行政约 束力。（十二）计划计划是对一段时间内的工作或要实现

6、的目标预先做出打算和安排的事务性 文书（规划、安排、要点、方案、设想）。（十三）总结总结是对某一时期或某项工作的成败进行回顾、归纳、分析，从中引出经 验和教训，用以指导今后工作的事务文书。（十四）新闻报道是一种用简短晦涩的文字，迅速、及时地反映现实生活中新鲜而严重的事 件的报道文体。三、主要行文规则一定要有必要的才制发公文，必须保证公文的权威性，要注重效用。上级 党委可以向政府、群团、党委行文；政府机关不得对党组织行文作指示、交任务，只能报告。大凡不能越级行文。部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。联合行文的前提是同 级，并且要协商一致意见（会签）才能行文。四、文种使用多见错误（一）混

7、淆文种1.请示与报告。 “请示”和“报告 ”都是上行文，是行政机关公文使用频率较高 且简易混淆的文种。多见的问题主要有：将 “请示”文种用 “报告”文种呈送上级机 关，请求上级机关批复（答复），这样就简易贻误工作。因此，在撰写“请示 ”和“报告”时，要特别注意二者之间八个方面的区别。一是作用例外。 “请示”是向上级机关请求指示、批准； “报告 ”是向上级机关 汇报工作，反映情况，提出意见和建议，答复上级讯问，报送文件、物品等。二是内容例外。 “请示 ”是本单位无力无权解决或按规定须上级批准之后才 能实施的事项； “报告 ”是本单位职责范围内比较巨大的工作或向上级机关建 议，须上级机关知道的事项

8、。三是容量例外。 “请示 ”应一文一事； “报告 ”可多事一报，但不得夹带请示的 事项。四是时间例外。 “请示 ”应事前行文； “报告 ”可在事前、事中、事后行文。五是范围例外。 “请示 ”大凡只主送一个上级机关，不得多头主送或越级主 送； “报告”可以主送几个相关的上级机关，其他上级机关也可以抄送。六是处理例外。上级机关收到下级的请示后，应及时批准、批复（答 复），是办理件，下级应在收到上级批复（答复）后才能实施；上级机关收到 下级的报告后，主要是了解情况，可以不答复，下级不用等待上级答复。七是 篇幅例外。 “请示”的篇幅比较短，大凡不超过 1500 字；“报告”的篇幅相对较 长，但大凡不超

9、过 3000 字。八是结束语例外。 “请示”在结束时用 “妥否，请批示 ”、“请审示 ”等； “报告 用“专此报告”、“特此报告 ”。2请示与函。 “函 ”是不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求 批准和答复审批事项的公文。 “函 ”可分为商函、询答函、请批函（请求批准 函、审批函）。 “函”在公文往来中使用比较广博。3报告与总结。如前所述， “报告 ”是上行文，其主要作用是向上级机关汇 报工作，反映情况，答复上级机关的询问等。 “总结 ”不是公文文种。就是向上 级机关汇报工作，可直接使用 “报告 ”文种，主送上级机关（可多头主送），抄 送有关机关。（二）生造文种依据国家行政机关公文处

10、理办法，行政机关的公文种类主要有13 种，除此以外均为非法定文种，在正式行文中不应使用非法定文种。我们在制发公文过程中经多见到关于 X的解释、关 于X的补充说明X实施办法X局XX年工作要点、X局精神文明创 建工作实施方案等文件标题，这均是错误的用法。正确的用法应是加用法定 文种，下发的如X局关于印发XX年工作要点的通知，上报的如X局关于 报送XX年工作总结的报告等。（三）混用文种把多种文种使用在一起。如关于 X的请示报告关于X的请示函关于 的公示公告等，还有的在报告夹带请示事项，均是不正确的用法。五、其他常识大凡情况下公文的页面设置为（A4型），上：3.7厘米；下：3.5 厘米；左： 2.8 厘米；右： 2