16.法律事务管理办法

1、关于印发xx股份有限公司 法律事务管理办法的通知总公司各部门、各分支机构：根据公司内部控制政策、合规政策的管理要求，为适 应市场经济制度的法制要求， 规范公司法律事务工作， 保证公司 运营行为合法、有序进行，维护公司的合法权益，现将制定的XX 股份有限公司法律事务管理办法印发给你们，请遵照执行。2020年 月 日-17 -附件xx股份有限公司法律事务管理办法第一章总则第一条 根据公司内部控制政策、合规政策的管理要 求，为适应市场经济制度的法制要求，规范公司法律事务工作， 保证公司运营行为合法、有序进行，维护公司的合法权益， 特制订本办法。第二条 本办法适用于总公司各部门、各分支机构。第三条 本

2、办法所称的法律事务工作是指公司依据国家法律 法规、监管规定、公司章程以及规章制度，开展经营管理中活动中所涉及的合同、保险条款等法律性文件签署； 诉讼及行政处罚 案件应对与管理；律师事务所及其他中介机构聘用；关联交易及法人授权经营管理；咨询、普法教育及其他相关事务等工作。第四条 法律事务工作以依法合规、防范法律风险、维护公 司合法权益为基本原则。第五条 各级机构应当根据本办法以及法人授权经营管理等 相关制度的规定，配备机构以及人员开展法律事务工作。上级机 构对下级机构的法律事务工作进行指导、协调、监督和检查。第六条各级机构及职能部门应当对其主办或承办经营管理事项的合法性、合规性负责。法律职能部门

3、负责提供相关法律支第二章法律事务工作范围及管理机构第七条 履行法律事务管理工作的部门为法律职能部门，法 律职能部门根据公司确定的工作职责为法律事务工作提供支持、 服务或进行管理。总公司设合规与风险管理部（以下简称“合规部”），牵头对 公司相关法律事务进行管理。公司根据需要在合规部设法律事务 岗或法律合规岗，为公司专职的法律事务工作岗位。省级分公司及以下机构的法律事务相关工作与岗位设置参见分支机构内控合规与风险管理工作规范。第八条 本办法所指的法律事务工作包括以下内容：（一）合同管理。包括对公司合同、协议、重大项目文件及其它法律性文件的审核和管理，重大合同的谈判和起草工作， 制定并完善合同工作标

4、准、流程和管理制度等。（二）保险条款法律事务管理。包括保险产品合法性论证， 保险条款、保险业务相关制度、单证、宣传资料的法律审核。（三）关联交易事务管理。 协助关联交易管理牵头部门对关 联交易的甄别、法律审核、报告等管理以及关联方信息的管理。（四）诉讼事务及案件管理。包括民事诉讼、仲裁以及行政处罚案件的承办、统计、分析及管理，诉讼案件管理系统的更新与维护（五）外聘律师和常年法律顾问管理。 包括律师库的管理与 更新，外聘律师和常年法律顾问管理，律师服务费付费管理。（六）法人授权经营管理。（七）法律咨询。（八）普法宣传教育和承办国家法律法规制订过程中的有关 意见征询工作。（九）收集整理包括电子由版

5、物在内的各类法律性资料和信 息。（十）其他公司经营管理所涉及的或者公司领导交办的法律 事务。第九条各级牵头承担法律事务的职能部门职责（一）对公司经营管理、决策中的法律事务工作提供法律支 持与服务，可根据需要参与公司的经营或其他重大事项的决策或 谈判。（二）根据工作需要，按公司规定查阅公司有关文件、资料或了解有关情况。（三）对损害公司合法权益和违反法律法规的行为，提生意见和建议。（四）为公司规章制度的制订和完善提供合理化建议。（五）制订和完善法律事务工作制度。（六）审查或协助审查公司职能部门相关法律文件。（七）处理或协助处理公司日常法律事务。（八）处理或委托、协助律师处理已经发生的诉讼或非诉讼

6、案件事宜。（九）法律事务档案的建立、整理和管理工作。（十）国家法律、法规和监管政策的解读与分析。（十一）公司各类业务经营活动的法律风险提示。（十二）牵头或配合有关部门开展法律宣传教育和培训工作。（十三）依法履行法律法规、 监管规章和公司制度规定应当 履行的其他职责，公司领导交办的其他法律性事务。第十条 各级机构及职能部门（为方便表述，以下简称职能部门）应当对法律职能部门的工作予以支持和协作，保障具有必要的权限、资源和时间以有效开展工作。第三章法律文件审查第十一条 法律文件审查指法律职能部门对公司各职能部门送审的公司相关业务文书的合法合规性进行审查，分析其中可能存在的法律风险，并提由相应审查意见

7、的行为。法律文件审查只针对审查范围内文件所涉及的法律方面问题进行审查。具体包括审查文件内容、形式的合法性；要素的完备性；条款文字的准确性和规范性以及可能存在的法律风险等方 面。第十二条 法律文件审查以公司各职能部门主动提交审查中 请和法律职能部门接受公司领导指示或根据公司的有关规定主 动审查相结合的方式进行。公司对外签订、由具和公司内外部使用的涉及权利义务和法 律责任的文书均为法律文件，包括对公司治理结构所涉法律性文 件及公司各职能部门规章制度、日常业务合同、协议、单证、宣 传材料及保险产品合同条款等，此类法律文件必须经法律职能部 门审查。公司保险业务产品条款的法律文件应当提供保险产品合同条款

8、以及相关的文件， 法律职能部门需按照法律、 法规的规定和 保险监督管理部门的要求审核， 并及时由具书面意见。 报送保险 监督管理部门的保险产品合同条款应当按照保险监督管理部门 的要求由公司法律责任人由具法律责任人声明书，具体操作流程参照公司产品管理相关制度和合规审核管理的制度。公司审核公司与平等主体之间设立、变更、终止民事权利义务关系的合同、备忘录、意向书等，适用公司合同管理办法。公司各职能部门根据公司经营管理实际情况拟订的规章制 度，应提按照公司制度管理办法执行。第十三条法律文件审查应遵循以下原则：（一）合法原则。法律文件审查严格以国家法律法规以及公 司规章制度为依据进行，并以此为基础维护公

9、司利益。（二）指导为主原则。除根据公司规定属合规部直接办理的 工作项目外，对公司各职能部门送审的文件，法律职能部门只对本办法规定的审查内容进行审查，并以提供法律性建议为主， 不得代办包办。（三）及时原则。法律文件审查应在规定时间内完成。如有特殊情况需要延后的， 需向送审部门说明情况， 并报办公室负责 人同意。（四）保守秘密原则。保守在法律文件审查过程中所获知的 公司秘密。第十四条法律文件审查流程（一）审查申请。送审部门可应用书面形式向法律职能部门 提交法律文件审查申请，同时一并提交送审文件的草本的电子稿 件及由送审部门负责人签字的申请材料。（二）审查申请受理。法律职能部门对送审材料进行接收审

10、查。如所需材料不足时，可要求送审部门另行补充提供。对不能 提供所需材料的，可不受理该审查申请。（三）法律文件审查。公司法律职能部门依据国家法律法规、 公司管理制度及保险业务产品条款等相关规定，对送审材料进行法律审查、提由审查意见。法律职能部门认为有必要时，可将送 审文件送交外部法律顾问进行法律文件审查。（四）送审文件修改。 对于送审文件无修改意见的， 送审经 办人继续送审文件报签的下一流程。否则，送审经办人应根据法律文件审查意见的内容对送审文件草本进行相应修改。送审经办人对法律文件审查意见有异议的，应向其部门负责人汇报，由该负责人决定是否采纳相应的法律文件审查意见。同时应当说明原因并进行签字确

11、认。（五）复审、确认。法律职能部门对已修改的送审文件文本 与原审查意见进行文本对照，确认该文本已经根据相应法律文件 审查意见进行完整修改， 对需进行修改而未修改或未完全修改的， 合规部有权拒绝签字确认。（六）档案管理。法律职能部门应完整保留审查作业中有关 底稿，包括申请材料、审查意见、送审文件终稿等重要文件进行 归档管理。实行一案一档原则，具体操作按公司档案管理办法的 相关规定执行。第四章 诉讼及行政处罚案件管理第十五条 本办法所称诉讼指公司与外部的自然人、法人或 其他组织之间发生的，通过诉讼、仲裁方式诉诸法律程序解决的 民事、行政、刑事纠纷。第十六条公司案件的处理遵循有效维护公司合法权益和充

12、 分协调必要关系相统一的原则。第十七条 案件起因人、相关人及其所在部门负责人负有配 合、协助合规部处理案件中的相关问题和收集、提供案件的原始证据及相关依据的责任。第十八条 各级机构承担行政管理职能的部门为诉讼案件先 关材料的接收、等级、转办的处理部门，其他各职能部门或个人 收到相关机构转来的涉及诉讼案件的文件应立即向承担行政管 理职能的部门转交，由承担行政管理职能的部门按照公司公文管 理程序转法律职能部门办理。第十九条 诉讼案件的启动公司作为被告的案件， 法律职能部门收到法院、 仲裁机构的 传票或相关相关文件后，应当立即通知诉讼争议发生部门和其他 相关部门，了解相关情况，收集证据，对于需要其他

13、部门配合或 需要相关部门承担费用的， 需通知各相关部门， 对于案情复杂的 应组织开展研讨，依据法律法规要求和研讨结果拟定，案件办理意见，并向上一级法律职能部门报告，同时向本级负责人报告。第二十条诉争案件金额权限分级（一）对于诉争金额在5万元以内的，由分公司法律职能部 门负责人报请总部法律职能部门负责人同意后， 按照拟办意见处 理。（二）对于超过5万元至10万元或总公司的案件金额在 10 万元以内的，含10万元的，由总公司法律职能部门会同相关部 门研究后拟定办理意见，报请分管法律职能部门领导后处理。（三）对于超过 10万元至50万元以内（含50万元）的案 件，需要总公司法律职能部门会同相关部门研

14、究后， 拟定办理意 见，逐级报分管法律职能部门领导、 涉及案件发生条线的分管领导、公司总经理审批。（四）对于超过 50万元的案件，为重大诉讼案件，需要总 公司法律职能部门会同相关部门研究后，拟定办案意见，逐级报分管法律职能部门领导、 涉及案件发生条线的分管领导、公司总经理、董事长审批。（五）法律职能部门根据本条前四款的相关审批结果，组织相关职能部门或人员履行办理办理职能。（六）公司作为原告的，法律职能部门依据公司的请求和证 据，拟写诉状。诉状应提由明确的诉讼请求，并阐明起诉的事实和理由。第二十一条开庭各级机构应当以自己的名义参加诉讼（仲裁），对于无能力参加的可向上级机构求援， 上级机构安排合适

15、的人员代表发生诉 争案件的机构参加案件处理。法律职能部门应在诉讼案件开庭前做好相应准备。在接到开庭通知书后应按时由庭，如因故不能由庭，应及时与法院联系， 申请延期开庭。公司由庭人员应遵守法庭规则和法庭秩序，听从法庭指挥。第二十二条重大诉讼事项的报批在诉讼案件处理过程中，发生的有关变更、放弃、承认诉讼请求、和解、调解、撤诉、申诉、提起反诉和上诉等重大诉讼事 项，法律职能部门应按照本办法第二十条固定程序进行审批。第二十三条执行有生效判决或调解书确定需要对方履行义务的，争议发生的职能部门应当及时跟踪对方的履行情况，如对方未在规定时限内完成履行义务的，争议发生职能部门应当立即通知法律职能部门， 法律职

16、能部门在法律规定的期间内及时向法院申请执行。有生效判决或调解书确定公司对外承担民事责任的案件，争议发生职能部门应当按照法律文书的要求及时全面履行，承担案件应负债务，避免法院的强制执行。第二十四条上诉或申诉生效判决确定公司对外承担民事责任的，法律职能部门应认真组织相关职能部门分析论证， 认为确有上诉或申诉理由的， 通 过法律程序进行；如无充分理由，应由争议发生职能部门依照生 效法律文书自觉履行。第二十五条结案管理各级法律职能应建立案卷管理档案，保存并管理所属案件的 档案文件。案卷管理应当客观、真实、完整，能够反映纠纷案件 处理的全貌，具体档案规则参照公司相关档案制度执行。第二十六条所有案情知情人

17、应遵循保密原则，不得泄露案 件的信息内容及案件处理过程中所接触的公司秘密。第二十七条 行政处罚案件的管理遵循当事公司负责、分级 管理和上级机构对下级机构督导的原则。第二十八条 各级机构应当以自己的名义接受行政处罚，应当避免将上级机构作为当事人。第二十九条 各级机构应当积极配合国家行政机关根据法律、 法规并遵循法定程序的行政执法活动，对行政机关认定的有关事 实、适用法律、处罚轻重有异议的 ，要积极陈述和申辩。第三十条接受行政处罚的，在行政处罚决定生效后，受处罚 机构应当按照要求予以履行并保留好相应文书和票据。对于处罚程序违法、认定事实错误、缺乏法律依据或处罚内容违法的行政 处罚决定，应当根据实际

18、情况申请行政复议或提起行政诉讼。第三十一条 行政处罚发生后，受处罚机构应当按规定将有 关情况向上一级机构直至总公司报送。受处罚机构及其上一级机构应当对经营管理中的违法行为认真整改，查找并堵塞可能存在的管理漏洞，及时报送专题整改报告。第三十二条分支机构的发生案件相关事项，应在接到相关 案件材料及处理结果之日起 2日内向总公司法律职能部门报告， 总公司法律职能部门对于一般案件的应在3日内给予指导和回复，对于复杂或重大案件的应在 5日内给予指导。如外部相关机 构有限定时间要求办理的， 必须在限定时间内办理， 不得耽搁应 诉、起诉、申诉、证据提交等时间。第三十三条公司实行案件年终统计分析。省级分公司应

19、当 按照总公司要求对全年的诉讼（仲裁）案件进行汇总统计，并写 由分析报告上报总公司。案件统计期间为每年的1月1日至12月31日。各省级分公司上报总公司案件统计表和分析报告的时间为每一上报年度下一年的1月31日前。第五章法律事务咨询第三十四条 法律职能部门通过对公司各职能部门及其经营 管理人员的法律性事务咨询进行及时答复的方式，处理公司各职能部门涉及的法律事务， 使公司的经营管理活动符合法律法规的 规定。第三十五条法律事务咨询流程对简单、常规性法律事务的咨询， 法律职能部门可以选择以 电话、电子邮件或书面等形式直接予以答复。对复杂、重大性法律事务的咨询个案或法律职能部门认为有必要的，法律事务答复

20、工作统一按以下流程进行：（一）提交咨询申请。 咨询人填写法律事务咨询单，可以电子邮件或书面形式提交给法律职能部门，同时一并提交相应材料。（二）咨询申请受理。法律职能部门对申请材料进行接收审 查。如所需材料不足时，可要求咨询人另行补充提供。对不能完全提供所需材料的，可不受理该咨询申请。（三）提由答询意见。由法律职能部门对咨询项目提由答询 意见并填写法律事务咨询单相应内容。对涉及或可能涉及诉讼的，则按案件管理流程处理。法律职能部门在咨询中发现典型或者重大问题，法律职能部门不能依据现行的法律法规、监管规定或公司制度等情况作由正确判断，应及时向分管法律职能部门的领导请示， 如分管领导也 不能作由处理意

21、见的应提请召开风险管理执行委员会，进行集中决策。（四）档案管理。法律职能部门对法律事务咨询过程中的咨 询意见单等重要性文件进行归档管理。实行一案一档原则，具体操作按公司档案管理办法进行。第六章外聘律师及法律顾问管理第三十六条 外聘律师及法律顾问的具体事务由法律职能部门承办。本办法所称外聘律师，是指各级机构针对特定案件或专项法律事务而临时聘请的律师（或律师事务所）。本办法所称法律顾问，是指与各级机构签订法律顾问合同，在较长期限内持续为公司提供法律咨询、合同等法律文件审核等日常法律事务的律 师（或律师事务所），或因特定事项专门聘请的律师（或律师事 务所）。长期为公司提供相关法律事务服务的为常年法律

22、顾问。因特定事项专门聘请的律师（或律师事务所）为专项法律顾 问。第三十七条常年法律顾问是指公司从律师事务所聘请的为 公司提供一年及以上合同范围内法律服务的执业律师。常年法律顾问针对公司的一般性事务，如日常业务的口头及书面咨询、合同的起草审核等提供法律意见、政策法规研究、法律调查等，并经公司授权对公司的诉讼案件进行处理。法律职能部门选定律师事务所建立常年法律顾问关系的应签订常年法律顾问服务合同。第三十八条专项法律顾问是指公司从律师事务所聘请的为公司处理特定法律事项的执业律师。针对公司专业性较强、 复杂程度高、风险较大的业务类型， 法律职能部门可选择有专业或专 项特长的律师事务所建立专项法律顾问合

23、作关系，并与之签订专项法律顾问服务合同。第三十九条 公司日常事务中对外聘律师的使用，应当符合聘用合同约定的内容， 并按照公司诉讼案件有关规定使用。 公司 各部门在经营管理中，如需要外聘律师协助处理相关事务的， 应 向法律职能部门提由申请，由法律职能部门根据需求内容、 内部 法务资源以及外聘律师服务费用预算等进行评估后， 决定是否需 要聘用外聘律师。第四十条 外聘律师及法律顾问，应当根据公平、公开、公 正、竞价的原则，择优聘用。需集中采购的，应当遵照公司关于 集中采购的有关规定履行相应程序。外聘法律顾问，应当经本级机构总经理室集体讨论决定，并报上级机构法律职能部门备案。第四十一条 分支机构需要外

24、聘律师及法律顾问的向法律职 能部门报送外聘律师及法律顾问方案，并同时报送下列材料：（一）拟聘律师事务所的基本情况、由任律师的履历和主要工作业绩。（二）代理或聘请协议。外聘法律顾问的备案材料比照本条第一款办理。第四十二条 诉讼、仲裁的外聘律师费用参照当地司法部门 规定的律师办案收费标准，根据案件标的大小、 复杂程度等协商确定。实行风险代理的，律师费由基本代理费与风险代理费两部分 组成，以风险代理费为主。 法律顾问费应当参照当地司法部门规 定的收费标准，结合拟聘律师的业务水平、法律事务工作量等情 况协商确定。其他非诉讼法律事务的外聘律师费应当根据该项事 务的标的大小、难易程度、拟聘律师业务水平等情

25、况协商确定合 理的费用方案。第四十三条 外聘律师及法律顾问的服务的费用预算由法律 职能申请及管理，实际的支由计入法律职能部门每年度的外聘律 师服务费用的预算中。法律职能部门根据签订的外聘律师及法律 顾问的聘用合同负责办理外聘律师费用的核算、结算及申请支付等手续。如公司财务部门有特殊的预算、核算等相关规定，按照财务部门规定执行。下级机构处理超过权限的事务时，未按公司规定报经上级机 构批准，不得列支外聘律师费、法律顾问费及其他有关费用。第四十四条 确定外聘律师或法律顾问后，当事机构应当与 律师事务所签订代理或聘请协议，明确外聘律师或法律顾问的义务与责任。第四十五条 外聘律师及法律顾问应当依据聘用合同的内容履行以下职责：（一）解答公司提由的有关法律问题，为