某乳制品连锁公司物流配送管理手册范本

1、太原亲情乳制品连锁有限公司太原亲情乳制品连锁有限公司物流配送管理手册二零零五年三月日流程管理细则一、 总则二、 采购流程1、 采购流程2、 商品组织表3、 采购文本资料4、 收费标准5、 定价流程6、 变价流程7、 新品分货流程8、 直入管理（同门店）9、 商品质量管理说明（同配送、门店）10、 市调管理11、 商品陈列管理（商品配置图）12、 反贿赂协议（同防损）13、 合同管理（供应商合作）（同财务）三、 配送中心流程1、 定货流程2、 收货流程3、 配送流程4、 退货流程5、 搭赠品管理（同财务）6、 转货管理流程（同门店）7、 商品质量管理说明（同采购）8、 报损流程管理（同财务）9、

2、 车辆管理（同行政）四、 门店销售管理1、 直入管理2、 缺货管理3、 补货流程4、 陈列管理（同采购）5、 收货管理流程6、 换货管理流程7、 转货管理流程8、 搭赠品管理（同财务）9、 促销折扣管理流程（同财务）10、 盘点流程管理（同财务）11、 商品质量管理说明（同采购）12、 市调管理（同采购）13、 客户投诉处理（同客服）14、 客户管理（同客服）15、 团购管理（同客服）16、 发票管理（同财务）五、 电脑信息六、 财务结算流程1、 财务结算流程2、 财务借款、报销制度3、 发票管理4、 盘点流程（同门店）5、 收费规定及说明（同采购）6、 搭赠品管理7、 耗材管理规定8、 营业

3、外收入管理规定（同采购）9、 报损流程管理10、 促销折扣管理流程11、 合同管理（租房、12、 合同管理（供应商合作）13、 出差管理（同人事）合同附件供应商商品价格单(附件二)供应商编号： 供应商名称： 发票类型： 条码品名规格/包装含量 单位税率价格产地最少订货数含税整箱价格填表人： （盖章）注：1、价格执行时间: ；2、单位指门店最小零售单位；供应商资料表部门： 序号供应商编号供应商名称（简称）联系人联系电话主要品项/品类定货办公12345填表人： （采购） 注：卖场按采购拟定的定货计划下定单/缺货单采购管理调价(促销)通知单部门： 变价/促销执行时间： 货号品名规格/包装含量单位进价

4、促销进价原售价促销价备注填写人: 日期: 商品部经理签字: 电脑部: 促销管理促销及促销员管理一、促销申请程序程序 执行人填写促销申请单 供应商协商 商品部 采购部/供应商签定入场促销协议 采购部/供应商 缴纳促销费用 财务部/供应商促销组登记备案 促销组/卖场卖场陈列 定货 采购部/业务(POP制作)促销组监督、考核（活动结束，促销活动分析）注：1、由供应商缴纳各费用，按促销协议进行操作（先交费后活动）；2、 任一促销由促销组统一管理，并接受防损及督导的检查及监督；3、 促销结果分析 促销申请单姓名： 部门： 日期： 促销类别促销天数促销时间事由 请假人： 采购主管财务部总经理注：本单一式二

5、份，供应商一联，采购一联二、促销员申请程序程序 执行人促销申请 供应商协商 采购部 采购部签定入场促销协议 采购部/供应商缴纳促销费用及保证金 财务部/供应商促销组登记备案（领工装） 促销组/综合办促销员岗前培训 促销组/促销员促销员考试合格方可上岗二、配送流程说明：1、 分店向配送中心要货，称补货2、 配送中心向分店配货，称配送3、 供应商向配送中心送货，称收货4、 配送中心向供应商要货，称下定单定货配送中心定货流程（上接采购流程、补货流程）配送中心（下定单） 下定单（一式二份，一份配送、一份供应商）配送中心 供应商送货配送中心（收货/凭配送中心定单联收货） 打印验收单/入库单 （一式三联，

6、财务、供应商、配送） 配送中心（供应商、配送中心收货人三联签字盖章）配送中心 财务 供应商记库存帐 配送中心库存帐/记往来帐 财务 对帐/开发票财务结算 付款配送中心 盘点进入配送流程（财务对配送中心考核）配送中心定货流程一、 流程程序（上图）二、 注意事项：1 库存（最少存货量）2 销量（一段时间销量，排除特殊销量）；3 送货周期（一段时间，以周或以日为计算单位）；4 商品季节性,特价、特卖、供应价格折扣期限；5 商品结构要求（定位要求）；6 高毛利产品及促销品区别；三、 计算方式订货数=(一段时间销量+最少存货量-结存数)*系数（排除特殊原因，一段时间销量-指供应商送货周期，最少存货量-指

7、最少排面数）四、说明与规定：1、 配送中心提供订单建议数量，由采购人员按实际库存及销量下最终订单。2、 电脑部统一打印的机制订单，定单一式二份，第一联给供应商、第二联收货部。3、 订货单以供应商单位为准，每次按同一供应商、一定周期一次性订货，避免重复订货或不规则订货。4、 订货单上的订货单位为本门店最小零售单位。5、 订货单须由采购经理签字，方可生效,定货组见有效订单订货。6、 订货单有时效性，过有效期供应商未送货者，订单自动失效。7、 订货单每日 之前汇总至采购部定货组，由采购部定货组统一发订单，超时提交者由各柜组负责。8、 订货单为配送中心向供应商发出的要货通知单，供应商凭订单所列品项及数

8、量送货，多于订单数量可视为供应商免费赠送的商品或有权拒收。9、 订单在每次收货结束时由收货部人员加盖作废章，并统一交回财务部。10、 定单价格按合同协商价格或最低进价为准，若有改动须由采购（商品部）同意的商品变价通知单。五、定单 定单 TO: (供应商) 送货日期： From: 订货日期： 货号品名规格/含量单位价格订货数实收数量件数备注/搭赠数填写人： 门店； 注：1、此订单有效期 天，过期作废；2、商品保质期不得低于1/3。六、定货说明与技巧1、 要货周期按供应商结算期要求掌握，但尽量选择勤进货（勤结算）；2、 建立理想库存（商品库存及进价没有绝对值）；3、 高周转率是零售的利润来源之一，

9、同时取得供应商资信支持的有效方式之一；配送管理配送中心收货流程一、 单据流程初次订单（采购） 续订单（卖场）（建议订单） 订单一式两份、一份供应商一份收货部 订货组（发订单） 供应商 送货 配送中心 收货部 收货 收 电脑部工作站 货 打印进货单 单 （一式二份） 对 配送中心 收货部 确认盖章 帐 收货记录） 付 一份 一份 支票） 核算 供应商 款 会 核 计 算 核算收回进货单 通知开发票、开付款申请单 付款申请单供应商付款申请单 财务经理 总经理批阅 财务部（出纳）二、 收货总则1、 诚实原则：收货的数据必须是真实的，不是虚假的；收货的人员必须是诚实的，不得接受供应商的任何馈赠和索要任

10、何物品、钱财等。2、 正确原则：收货的数据必须是正确的，与实际的送货相一致，错误的单据必须进行即使的纠正。3、 优先原则：退货优先原则，即先办理退货后，再进行收货程序；紧急优先原则，卖场已经缺货并等待销售的商品，可以考虑优先收货。4、 区域原则：收货执行严格的区域原则，即未收货、正收货、已收货区域。各个流程中的商品必须在正确的区域内，如未进行收货的商品或不符合收货标准的商品必须在未收货区域内存放或处理，正在进行收货的商品只能在正收货区域内，已经完成收货程序的商品才能进入已收货区域。5、 安全原则：收货部的整个区域执行严格的安全原则，包括叉车的运作、周转仓的商品存放、收货商品的码放与运输等，都必

11、须遵守安全原则。6、 当日原则：收货部执行当日原则，即当日的收货、退货必须当天完成确认的工作，不能推迟录入和确认。三、 收货部收货前准备工作（有效定单）1、 取定单（由采购部主管签字确认的定单）。2、 整理收货平台。3、 后仓整理有足够空间。4、 检查订单，了解当日送货供应商及商品。5、 及早准备退、换货的商品。6、 安排备用货栈，保持通路顺畅。四、 收货要点1、 商品与外包装必须符合标准，不符合标准的在未收货区进行处理。2、 单品的送货数量低于订单数量的60%-100%之间，送货品种低于订单品种的60%，可以拒收。3、 正在验货、点数的物品，必须在正在收货的区域。4、 收货员必须亲自进行点数

12、，不允许供应商点数与报数。5、 验货的内容：商品保质期、外箱、合格证、配件、单品的包装等，进口商品是否贴有商检标签和中文说明等。6、 验货采取的方式是开箱验货，对于非标准箱须全部开箱、对于标准箱按比率抽验，开箱比率10%-20%。7、 检查供应商是否按订单提供相同数量的商品。8、 检查合同质量要求提供的产品。9、 允许保质期在短的少数商品可以换货，其他商品一律执行退货程序。五、 收货验收步骤（先退货后收货，凭定单收货）：1、 收货部确认（供货合同）及订单，凭订单收货。2、 安排供应商送货到指定平台位置堆放。3、 检查单据与订货数是否吻合（交货量=订货量）。4、 与供应商人员一起查数（送货数=单

13、据数），在订单实收数量栏填写实收商品数量；5、 检查质量（保质期不低于1/3），及对无国际码商品预贴条码。6、 供应商退货（按合同办理，原则上先退货后收货）。7、 验收合格，收货、供应商双方签字，签发货品收讫单。8、 电脑工作站按定单及供应商送货联，录数打印进货单。9、 配送中心收货组、供应商在收货单上签字盖章，一份给供应商，一份给配送收货部。10、 主管人员检查单据，复核收货情况，单据数据若有改动，须有双方签字。11、 填写收/存货进出记录表（一式二份）。12、 品项不在订单上，一律退返供应商，或按赠品办理；13、 第一次送货，须提供产品的相关证件。六、 收货之后仓储（理想库存）1、 以库房

14、管理的原则。2、 货品及时入库房并一定要遵循先进先出原则3、 量大商品及时堆放整理，后仓商品一定是整箱包装商品；4、 注意安全、防火、防潮、防鼠咬，注意后仓通路及防火安全（严禁吸烟）。配送商品管理收/退货单部门/店号： 供应商名称： 日期： 序号货号商品名称规格单位单价数量金额备注12345678910合计收货人： 送货人： （店铺盖章）（备注：1、一式四份，一份财务、一份电脑、一份店留存、一份供应商；2、搭赠品按进价为“零”计算；3、单位最小零售单位）配送商品管理收货记录表部门： 日期： 序号定单号供应商编号供应商名称收货单号页数送货人收货人12345填表人： 收货组长： （一式二份，一份财

15、务、一份留存）商品管理 商品坏货管理一、原因：坏货因破损不能售卖之商品。如：变质、超过保质期限、顶期、破包破损、外包装褪色、变形、顾客投诉的商品、鼠咬商品等，其不包含人为因素产生的坏货；坏货如因人为因素产生的，由当事责任人承担，不予报损。收货部人为因素造成的坏货，由收货部人员承担。二、注意事项：1、 坏货退还供应商，以供应商送货周期为限，最多不可超出二次；2、 店内坏货，验收合格确准后，以周为计算单位每周退换一次；3、坏货也作为商品，各成员仍须认真保管。盘点时须计入库存；3、 各成员若利用坏货作弊，按员工内盗行为处理；4、 坏货商品其中有很多原因是员工工作责任心造成的（货品陈列非先进先出、查顶

16、期商品、收货时不认真、不按要求收货（低于1/3保质期）、不开箱检查或开箱率不足、商品陈列搬运时不轻拿轻放、等），须加强员工责任心教育与管理。三、坏货处理一-供应商退换货1、退货流程 供应商坏货 收货部 供应商 收货部 电脑部（打单） 收货部（同收货流程）财务部五、坏货处理二-报损流程（无法退还供应商及二次销售的商品，报损统一在配送中心处理） 配送中心坏货 配送部 采购部 电脑部（打单） 收货部 财务部六、坏货处理三-折价售卖处理1、 折价售卖处理品要求（1）、不能退换于供应商；（2）、产品外形或外包装有问题，能食用或使用，无质量问题；（3）、商品顶期（4）、促销活动2、 折价售卖处理方式（1）

17、、统一汇总，做处理价售卖；（2）、门店申请商品折扣价 ，经公司财务、采购同意，公司采购统一下折扣单，按折扣价销售、填写折扣单。（3）、单据按商品折扣单处理，财务按折扣金额作财务处理。商品管理附件商品报损单部门/店号： 日期： 货号品名规格单位价格数量金额备注经手人： 财务部经理： 电脑部： （一式三份，财务、电脑各一，部门一份留存）商品折扣单店号： 日期： 货号品名规格单位原价折扣价数量折扣后金额差价差额备注填表人： 经理签字： 注：本单一式三份，财务、电脑、门店各一份；折扣商品为无法退回供应商的产品、促销品。配送商品管理配送中心退/换货流程与说明1、 同收货流程，由配送中心负责实施。2、 坏

18、货不能售卖之商品，如：变质、超过保质期限、顶期、破包破损、外包装褪色、变形、顾客投诉的商品等，其不包含人为因素产生的坏货。3、 坏货退还供应商是公司配送中心把坏货及滞销品退还供应商的单据凭证，是供应商货款结算凭证之一。4、 收完货之后，配送中心收货员把整理之坏货或滞销品退还供应商。5、 供应商收到坏货后（同收货程序），电脑部打印退货单。6、 供应商收回坏货，防损部在单上注明并签字，供应商方可把坏货带离收货区。7、 坏货退还供应商，以供应商送货周期为限，最多不可超出二次。8、 坏货也作为商品，各部门须认真保管。盘点时须计入库存。 坏货退还供应商供应商编号： 供应商名称： 日期： 货号品 名 规格

19、单位进价数量金额原 因供应商签字： 日期： 退货人签字： （盖章） 门店配送流程（上接配送中心收货流程/采购流程）分店补货单 配送中心 打印配送单（根据补货需求补货）（一式三份，财务、分店、配送中心）配送员 （验收合格，在三联单据上签字） 配送中心（库房） 配送员二份（财务、分店）分店（店长验收，签字盖章） 配送员配送部（财务联） 分店留存 由配送员交配送部经理，并签字交财务 财务部（记门店库存帐） 盘点核对 财务部（核对盘点）配送中心单据流程（中心配送） 分店 缺货单定货组 配送中心送货/退货配送中心/调拨收货 电脑部打印调拨单（一式二份）配送中心 分店（验收确认） 配送中心 财务 调拨（一

20、式三份）分店 记库存商品帐（配送减库存、分店加库存注意事项：2、 配送商品主要以外地供应商或直接同生产商采购的商品；3、 配送商品以配送中心为中心，统一采购、统一配送。4、 配送中心有独立的库存帐，进行单独财务考核。5、 配送中心与分店之间是按调拨处理。配送商品管理配送单店号： 区域： 日期： 序号货号商品名称规格单位单价数量金额备注12345678910合计（门店）收货人： （店铺盖章送货人： （备注：1、一式四份，一份财务、一份电脑、一份配送留存、一份门店；2、搭赠品按进价为“零”计算；3、单位最小零售单位）配送商品管理配送单店号： 区域： 日期： 序号货号商品名称规格单位单价数量金额备注

21、12345678910合计（门店）收货人： 送货人： （店铺盖章）（备注：1、一式四份，一份财务、一份电脑、一份配送留存、一份门店；2、搭赠品按进价为“零”计算；3、单位最小零售单位）门店补货流程-门店补货分直入商品及配送商品门店配送商品流程分店1。分店N下缺（补）货单配送中心（客服中心）汇总补货单/补货数量（采购部）下定单供应商（送货）（下接配送中心采购流程）一、门店（建议定单） 配送中心（下接配送中心定货流程、配送流程） 二、注意事项：1、 库存（最少存货量2、 销量（一段时间销量，以天销售数量为定货单位，排除特殊销量）；3、 送货周期（一段时间，以周或以日为计算单位）；4、 替代品及同一

22、价格带的商品品种数量；5、 商品属性：主力商品及陪衬商品（8：2规则）；6、 高毛利产品及促销品区别；7、 计算方式订货数=(一段时间销量+最少存货量-结存数)*系数（排除特殊原因，一段时间销量-指供应商送货周期，最少存货量-指最少排面数）8、 分店以手工补货单为主，电话向配送中心或客服部下“定单”。9、 缺货单以门店单位为准。10、 缺货单上的订货单位为门店规定最小零售单位。11、 门店提供订单建议数量，由专门定货人员按实际库存及销量下最终订单。12、 缺货单有时效性，过有效期，补货单自动失效。13、 缺货单每日 之前汇总至采购部定货组。14、 缺货单为门店向配送中心发出的要货通知单。15、

23、 要货周期按供应商结算期要求掌握，但尽量选择勤进货（勤结算）；16、 建立理想库存（商品库存及进价没有绝对值）；17、 高周转率是零售的利润来源之一，同时取得供应商资信支持的有效方式之一；商品管理订单说明（统一配送商品）为规范管理，加强门店定货，对统一配送商品的定货施行如下规定：1、 门店提供缺货单（电话订单），即建议订单。2、 门店按采购部出具的商品资料表所列供应商的商品进行每日定货。3、 每日下午5点30分之前，由门店店长签字后统一报采购部采购助理，并做好要货记录。4、 建议订单由门店店长签字、或由店长指派人员签字或认可方可生效。5、 订单数据要书写端正、清晰，如遇有退换货，须提前在缺货单

24、上注明。6、 订单数量以店内最小零售单位为记算单位，不准含糊其词。7、 建议订单由采购部填写价格后，统一交电脑部，由电脑部录入打印机制定单。8、 电脑部根据建议定单核对好机指定单后，两单一并交采购部。9、 采购部收到机指定单及建议（原始）定单后，再次核对，确实无误后，电话或传真给供应商，即下定单。（原则机指定单一式两份，一份供应商，一份配送中心）10、 每日下班前，配送中心到采购部取隔日送货的定单，并做好定单交接记录。11、 配送中心根据定单，提前准备收货的准备工作，包括退换的商品。12、 配送中心凭定单收货，多于订单的商品，如供应商按免费提供，可以收货，否则一律拒收。13、 收货时原则按“先

25、退后收”的程序进行收货验收工作，具体参照收货说明执行。14、 定单及供应商送货单及发票，是公司结算凭证，任一单据如有更改，需有双方签字，方可视为有效，否则可视为废单。15、 收货部按定单收取供应商的货品（或退货给供应商）后，经供应商在定单上确认签字后，由收货人员交电脑部打印收货单。16、 电脑部凭收货、供应商签字的定单，打印收货单，经核对后，交回收货人员。17、 收货人员再次核对定单与收货单有无错误，经核对无误后，在收货单签字盖章，并由供应商签字。收货单原则一式三份，一份收货、一份财务、一份供应商。（收货单供应商联是结算凭证）18、 收货人员把收货单财务联及定单别在一起，并作收货进出记录表的登

26、记，每日下班前，汇总好财务联交财务部，并做好交接记录。（现款经销商品除外，及时交财务做对帐、记帐、结算工作）19、 收货单配送中心联交配送中心记帐员作备案记帐。20、 定单是店内要货的主要方法，也是收货的依据，是财务结算的凭证，要保证定单的严肃性，任何人员不得随意丢弃定单。21、 以上规定及流程，由财务部、配送中心、业务部负责监督执行，由即日起执行，任一违反此规定者三、缺/补货单（门店） 缺货单店号： 日期：货号品名规格/含量单位价格补货数实收数量件数备注/搭赠数填写人： 配送商品管理配送单店号： 区域： 日期： 序号货号商品名称规格单位单价数量金额备注12345678910合计（门店）收货人

27、： （店铺盖章送货人： （备注：1、一式四份，一份财务、一份电脑、一份配送留存、一份门店；2、搭赠品按进价为“零”计算；3、单位最小零售单位）门店商品管理商品点存表店号： 日期：名称周一开始数进出数点存数销量定货数周二开始数进出数点存数销量定货数周三开始数进出数点存数销量定货数周四开始数进出数点存数销量定货数周五开始数进出数点存数销量定货数周六开始数进出数点存数销量定货数周日开始数进出数点存数销量定货数合计销量备注说明：第二天的开始数是第一天的点存数；进出数指收货数量或退货数量；销量指“开始数”+/“收货数”或“退货数”减“点存数”。定货数一般等于进货数。门店物流管理直入流程一 分店订单（电话

28、、手工订单）分店订货组（仅限本地供应商及日配商） 供应商 送货门店配送中心（收货、打印收货单（一式二份）配送中心（一份） 供应商（一份）分店财务记帐 财务结算（一份） 财务（附供应商原始送货联） 记帐（门店库存帐） 对帐结算 （供应商往来帐）注意事项：1、 直入商品仅限达成协议的供应商.2、 直入供应商须提供一式二份的送货联，门店签字盖章(电脑部方可打印收货单，并电脑录入员在单上签字)3、 供应商结算时须提供分店店长签字盖章的收货单；4、 退货商品同程序.5、 收货结束门店立即填写货品进出记录表，作为门店与财务交接的汇总表。6、 门店按收货单的进货金额记库存商品帐（分店会计是公司财务部的人员，

29、业务上对财务部负责，同时对分店负责）。流程管理直入流程二（上接采购流程）采购部商品信息财务 门店 供应商 下定单（电话定单/传真定单）供应商送货门店 收货（负责人签字）做收货单（一式三份，财务、门店、供应商，负责人签字、盖章）分单门店联 财务联（附供应商送货单） 供应商联门店留存 财务部 供应商门店库存帐 供应商往来帐（建库存帐） 对帐/开发票/结算销售明细/银行存款/盘点/进销存管理下接销售流程门店物流管理新品及直入商品管理为规范管理，加强门店直入商品的管理，有效提高销售额，对直入商品作如下规定：1、 直入商品仅限采购部确认的供应商的商品。2、 所有新品须由采购部提供的商品信息。3、 新品收

30、货须由供应商出示采购部提供的盖章的新品分货单，门店方可收货。4、 直入商品门店可直接向供应商定货，定货数量按采购部提供的商品信息资料为标准执行。5、 定货数量由门店根据各自门店的销售量，参考供应商送货周期制定合理的定货数量（详细参照定货说明）。6、 直入商品及分货商品，门店在收到货后，须及时做收货单，并签字盖门店章。7、 在供应商离开后及时做收货进出记录表，以备查验。（收货单详细参照收货说明）。8、 本规定由业务部、采购部互相执行，财务部监督。9、 违反本规定者按违反员工守则工作失职处罚。例：新品分货单 供应商：XXXG供应商 执行日期：2003。12。10货号品名规格包装含量单位价格分货数量

31、001。030010099XXX果味奶225ML1*12袋120120。96采购部：YYY（签名） （盖章） 门店商品管理（直入商品）收/退货单店号： 供应商名称： 日期： 序号货号商品名称规格单位单价数量金额备注12345678910合计收货人： 送货人： （店铺盖章）（备注：1、一式四份，一份财务、一份电脑、一份店留存、一份供应商；2、搭赠品按进价为“零”计算；3、单位最小零售单位）门店物流管理（进出商品）收货记录单店号： 区域： 月份： 序号日期供应商名称送货单号成本金额销价金额收货人12345678910负责人： （一式二份，一份财务、一份留存）商品管理（搭）赠品管理一、 赠品方式：1、 赠品A：有明确标记是“非卖品”或“赠品”的，此类商品赠品一般不经过“赠品发放处”分发，而是与商品一同包装销售。此类赠品不执行收货程序。2、 赠品B：能明确识别是非商场的商品，如“万宝路”的手表等，此类商品一般由员工或促销员分发，不通过“赠品发放处”派发。3、 赠品C：“买几搭几”的商品，赠品与商品捆在一起，且赠品无条码或条码在本商场系统中无效，此类赠品不执行收货程序。4、 赠品D：“买几搭几”的商品，赠品与商品捆在一起，且赠品无条码或条码在本商