档案本质的信息化阐释

1、档案本质的信息化阐释 档案本质的信息化阐释 摘 要 档案是人们用言语或其他形式来表达人类历史活动、思想感情、思维过程与结果而保持下来的具有原始性、历史性、价值性的各种原始记录。其本质可以从语言学方面得以阐释，通过对档案本质的多元化探讨，有利于进一步更好地开展档案工作。 关键词 档案；本质；信息论 档案是什么，这是档案工作的元论问题，深刻理解档案的本质，将有助于我们更好的解决档案理论和实践工作中遇到的种种问题。笔者认为档案的本质可以从信息论的角度得以阐释。 一、现代信息论 信息论是由美国数学家香农创立的，它是用概率论和数理统计方法，从量的方面来研究系统的信息如何获取、加工、处理、传输和控制的一门

2、科学。现代信息论信息论认为，系统正是通过获取、传递、加工与处理以及反应信息而实现其有目的的运动的过程。 二、档案与信息论 现代信息论为我们认识档案本质提供了科学的思维方法，按照现代信息论观念，以文字、语言、图象等抽象概念符号把客观物质运动和主观思维运动的状态表达出来就成了信息。由定义我们可知：信息不是物质，也不是能量，信息既是客观存在的，又受主观影响。既然是客观的，我们就能够感知、探测、识别。既然是主观的，我们对信息的理解、运用等都要受到个人观念、气质、性格、动机、兴趣的影响。 “档案与信息有没有联系呢？答复显然是肯定的。档案作为信息的一种存在形式，是重要的原生信息源。档案是在社会实践活动中直

3、接形成的人类认识世界与改造世界的历史记录，是珍贵的历史文化财富，它聚集了浩瀚的知识和丰富的信息，是社会信息资源的重要组成局部，是取之不尽，用之不竭的信息源。档案收集过程即信息积累过程，加工处理那么是信息同化过程，提供利用那么是信息外化过程，对实际效果和预期目的进行评估那么是信息反应。 三、档案信息化 笔者认为，档案工作的整个过程即：信息积累信息同化信息外化信息反应。整个过程即是一个信息化过程。 1、信息积累 信息积累就是专职档案工作者，通过专业手段感知外部世界的信息，对他们进行收集，以备整理。档案工作者收集档案的过程即信息的收集过程，在浩瀚的信息材料中，档案工作者需要从那些明显具有原始性、真实

4、性、权威性纸质档案中，将这些信息积累起来，通过通过自己的专业知识来进一步确认能转化为档案的材料。对于目前我国档案信息实际情况来看，除了传统的档案以为，新兴的档案信息领域也不断丰富，包括各种声像资料、网络资料等，因此对于现代的档案工作者的收集工作更是进一步要求做到门类齐全、结构合理，为开展档案信息积累工作提供资源保障。正是因为档案工作者的积累过程才有了转化为信息的可能性，所以信息客观地存在于物质世界，但对档案来说还只是“可能性的信息，要成为现实性的信息，中间还必须少不了档案工作者实践这个中介环节，只有通过档案工作者辛苦劳作，那些客观存在的物质信息才能转化为现实性的信息，所以信息积累就是要把潜在档

5、案信息转化为现实档案信息。 2、信息同化 信息同化讲的是档案工作者传递、加工、处理、编码、存储信息的过程，通过收集获取现实的档案信息，充分发挥档案工作者的主观能动性使那些原始记录、原始材料、历史记录、信息材料、文献材料等有利用价值的信息得以保持，变“废为“保同化成为有价值的信息。在信息同化这一过程中，饱含着档案工作者的辛勤劳作，这一过程也即是对那些有价值的档案信息进一步处理，使理论上存在有利用价值的档案形成依附在一定的载体上而成为现实能产生经济价值的现实档案，为进一步为提高档案信息利用提供了现实的可能性。 3、信息外化 信息外化那么指的是档案利用工作，档案工作的最终目的在于利用，档案利用工作是

6、开展档案信息化的重要目标与意义，也是发挥档案价值的有效途径。随着信息时代的到来、信息需求的日益膨胀、现代通讯技术的广泛利用、生活节奏的加快，人们不仅对档案信息内容的精度与广度提出更高的要求，对提供利用效劳方式的便捷与多样性也要求更高要求，因此追求档案利用的多元化也势在必行。另外档案利用者的范围必须扩展到社会的各个阶层、各个领域。一方面，将档案馆收集、归档的资料扩大到社会各层面，包括普通社会公众的素材，为普通公众提供平等的效劳；另一方面，随着人们对信息需求量的日益扩大，任何一个群众都可能由于各方面原因而期待利用档案、查找相关资料。因此档案信息的外化同样要求扩大利用领域和利用的多元化，只有在档案等

7、到多元化更多领域的利用，档案信息的这一外化活动才得以完成，档案信息化的价值才得到表达。所以要不断地有效地开发档案信息资源，变档案潜在价值为现实价值，实现社会共同享受，最大地效劳于社会。 4、信息反应 信息反应，是指档案提供利用后，将其利用结果作为信息收集回来的过程，档案信息输出后，是否到达原先预定的“有目的性的运动，换句话说，如果我们把档案利用看成是一个系统的话，那么系统的运行效果是否实现，系统本身并不能对其作一个标准的评价，实际效果和预期目的之间存在一定偏差，其内在的纠正机制就是信息反应。包括外部信息反应和外部信息反应。外部信息反应主要是指档案利用者的信息反应，如对档案提供利用方式的评价，利

8、用档案取得的经济效益和社会效益等。内部信息反应主要是指档案部门内部人员的信息反应，如档案提供利用工作存在的问题和不合理之处，档案利用数据统计等，不管是外部信息反应还是外部信息反应，都会促进档案工作者冷静地反省自己的信息积累、信息同化、信息外化的历程，从而改良下一次的档案工作。因此档案利用工作不仅包括档案部门的提供利用和档案利用者的利用档案，而且还包括在这不同行为主体的信息反应。在档案利用这一活动中档案工作者和档案利用者将发现的问题和情况、提出的要求、意见、评价和效益等， 以信息的方式反过来传输给档案部门， 档案部门据此来调节档案工作诸环节， 使其逐步趋于完善， 在满足利用者需求的过程中不断提高档案管理的水平。 参考文献 【1】瞿瑶.档案的本质属性研究J.兰台世界，2007. 【2】韩宝华.论档案定义与档案本质属性J.山西档案，1995. 【3】查启森.当子档子档案J.北京档案，1996. 【4】陈秀珍.档案的定义及含义J.天中学刊，1995. 【5】张仕君.论档案之美J.川东学刊，1994. 【6】沈涛.美学理论与档案工作J.档案学通讯，2000