SWQI702物资供应须知

1、中石化中海船舶燃料供应有限公司上海物资分公司物资供应须知文件编号：SWQI702版本/修改：I/0物资供应须知I陈申君戴曜/应志鸿2013年7月12日版本编写审核会签批准批准日期修 改 记 录版本号修改页次修改审核批准生效日期H/15/6、8/9鞠荣嫦戴曜应志鸿2010.6.28I/0全部陈申君戴曜应志鸿2013.7.151 目的本须知对船用物资从顾客需求评审、采购、入库、储存、出库、搬运、交付全过程作了规定，旨在确保物料供应服务的质量，使顾客满意。2 适用范围本须知适用于上海物资分公司物资供应的全过程控制。3 定义合同：指分公司与顾客达成的共识，并以某种形式规定的条文。包括传真、要料订单、口

2、头订单、普通物资贸易合同等。 库 存 料：分公司常备的库存物资，又称常备料。外 购 料：分公司非库存物资，需按顾客要求外购的物资，俗称船名料或专用料。职能部门：指分公司管理部门-综合办公室、技安科、人事科、财务科。经营部门：指物资供应部门-船舶供应一部、船舶供应二部、贸易部、备件经营部。采购部门：指物资采购部门-采购部、备件经营部。仓储部门：指从事分公司物资、润滑油等储存保管业务的部门-物流部。运输部门：指从事分公司运输提货、交付业务的部门-物流部。4 职责 4.1 经理负责组织制订分公司年度工作计划。4.2 职能部门负责分公司年度生产计划的安排。4.3 各部门负责制订和实施本部门工作计划。4

3、.4采购部负责润物料、备件的采购及润滑油送验。4.5 船舶供应一部负责中海集团上海地区润物料销售和外部市场润物料销售。4.6船舶供应二部负责中海集团上海地区以外润物料和外部市场润物料销售。4.7 贸易部负责普通物资的贸易业务。4.8 物流部负责出入库物资和储存物资的验收、发放、保管及物资的提送、运输、包装、交付与退料等。 5 工作程序5.1 过程策划5.1.1 各部门按各自分工保证物资供应的条件，保证过程质量的稳定，完成本部门质量目标。1) 确定本部门物资供应的业务流程图。2) 本部门机构人员控制图、岗位职责及适任条件。3) 本部门基础设施明细表。4) 本部门年度工作总结和下年度工作计划。5)

4、 针对物资供应确定过程，确保分公司有效文件的正确使用和管理。6) 确定本部门满足过程要求的质量记录。5.1.2业务流程图（见附录）5.2 业务员接单5.2.1分公司价格管理小组负责制定库存物资的销售价格，综合办公室信息中心负责ERP系统分公司库存物资价格目录的信息输入，各经营部门依据库存物资价格目录进行报价，并执行公司物资经营价格管理须知。5.2.2 经营部门业务员负责确定油品、物资购销的要求，包括：1) 顾客规定的要求。包括产品的质量要求及交付与交付后的要求，如交货期限、方式及地点，付款方式及交付后服务的提供等；2) 顾客未明确规定的要求，但预期或规定用途所必需的要求；3) 产品及适用的法律

5、法规要求；4) 公司和分公司附加的要求与对顾客的责任。5.2.3 经营合同来源于顾客的书面合同、订单、电话、传真、口头协议等等。口头合同或协议必须最终形成书面记录，必须得到顾客认可。5.3 合同的评审5.3.1 合同评审的内容和要求5.3.1.1 合同评审内容包括：顾客的要求是否明确；双方是否达成一致意见；与产品有关的法律要求；分公司是否有能力满足规定要求等。5.3.1.2 合同签订或成立之前应进行合同评审。5.3.1.3 顾客订单不明之处由业务员负责与顾客联系，直至顾客确认。5.3.1.4 经济合同执行公司的合同管理程序和合同评审须知。5.3.1.5 客户要料订单由业务员直接评审。业务员根据

6、客户规定的产品型号、规格、数量、价格、 完成的期限、交接地点等具体要求，确保任何与船方要求不相一致的事宜在配料单形成前均已得到解决，方可直接在客户订单上签字，并注明评审日期，以示评审结束。5.3.1.6 如遇顾客有其它要求的特殊订单，由经营部门负责人会同各有关部门进行评审。5.3.1.7对于顾客的口头订单，业务员必须认真记录有关内容或填写电话、口头订单记录并按5.3.1条款的内容和要求进行评审。5.3.1.8 客户订单评审完毕，业务员应形成配料单。仓库配料结束后由业务员开据船舶签收单，签收单必须经顾客签字确认，方可向顾客收款。物资供应服务过程中产生的单据执行分公司专用料操作管理规程和ERP系统

7、单据操作流程及管理规定。5.3.1.9 各经营部门必须加强对外港供应商提供产品和服务的能力进行监督和控制，对外港供应过程的控制，并不免除其满足所有顾客要求和法律法规的责任。5.3.1.10 业务员必须关注经营业务的全过程，及时解决或处理过程中发生的问题。5.4 合同变更5.4.1 贸易合同的更改应符合有关法定条件或合同约定的更改条件，还必须按原程序进行审批。5.4.2 客户提出的变更要求，业务员应重新进行评审，并将其更改信息及时传递各相关部门或各操作岗位。5.4.3 分公司提出的更改，由业务员及时与顾客联系，取得顾客同意后及时进行更改，同时，将其更改信息及时传递各相关部门或各操作岗位。5.4.

8、4 客户要料订单的修订、变更须得到双方认可，双方意见一致，才能执行修改后的订单，仓库配料单应配数量的变更须经业务员签字确认。5.5 合同信息的传递及协调5.5.1 正式签订后的经济合同，各相关部门应及时将合同上报综合办公室备案。并按公司物资经营合同管理须知 和普通物资贸易管理须知执行。5.5.2 综合办公室负责督促和检查经济合同的日常执行情况，并采取有效措施保证经济合同的有效执行。5.5.3 船舶或客户要料清单修改后的有关信息必须传送到各实施部门和有关执行者。5.6 合同保管5.6.1 经济合同正本由各有关部门送交综合办公室保管和归档，经济合同复印件由各有关单位负责控制和保管。5.6.2 船舶

9、或客户要料清单评审记录由各经营部门自行控制和保管。5.6.3 合同管理执行公司物资经营合同管理须知 。5.7 采购5.7.1制定采购订单5.7.1.1库存料采购订单 1) 采购员综合需求信息、库存储备状况，确定合理采购量，编制库存料采购入库单，经部门经理审批后下达仓库实施。 2) 采购员要随时注意库存动态，及时补充库存物资，确保物资供应。5.7.1.2 外购料采购订单外购料采购订单由业务员将顾客要求输入电脑，形成外购料采购通知单交采购员执行。在采购员作采购确认后，由采购员形成外购料采购入库单下达仓库实施。具体执行分公司专用料操作管理规程和ERP系统单据操作流程及管理规定。5.7.1.3 采购订

10、单的内容和要求采购订单包括材料编号、物资名称、型号规格、计量单位、采购数量和其它特殊要求等内容。各项内容应正确无误。5.7.1.4 订货与采购1）采购员在接到采购订单后，应按分公司物资采购与验收标准优先在合格供方中选择采购单位。2） 贸易业务采购合同由经办人员将合同审批会签表及合同传真（复印）一份报物资部登记备案，并分别交分公司财务科、综合办公室各一份存档。具体按公司商务风险管理程序、物经营合同管理须知 、客商信用评价管理须知和普通物资贸易管理须知执行。3） 采购员应严格按采购计划执行，若有与采购计划不符的项目应征得部门经理签字同意后执行。4） 外购料采购也应优先在合格供方名录中选择采购单位。

11、若需在供方名录外选择采购单位的，应经过部门经理同意后执行，再按分公司供方须知要求申报评审。外购料物资进库后，采购员及时将采购信息输入电脑交财务核算。5） 采购人员必须对采购全过程进行跟踪，发现产品数、质量有问题的产品，应与供方协商，按不合格品控制程序处理，执行公司供方控制程序和物资采购供方控制须知。5.7.2 采购物资的验证5.7.2.1 必要时采购员到供方进行验证。检查其产品是否符合采购要求和具备有关证书。5.7.2.2 如顾客要求到分公司或供方验证采购物资质量，采购员应及时安排，满足顾客要求。5.7.3 采购订单的修订5.7.3.1 库存料采购订单的修改、调整，经部门领导同意后，由采购员负

12、责将其信息传达到仓库。具体执行分公司ERP系统单据操作流程及管理规定。5.7.3.2 外购料采购订单的修改、调整，经经营部门业务员同意后，由采购员负责将其信息传达到仓库。具体执行分公司ERP系统单据操作流程及管理规定和专用料操作管理规程。5.8进库5.8.1 采购物资进库，负责验收人员必须在现场。进库物资应先放在仓库“待验区”内，做好标识。一般情况下当场交接验收，如为大批物资进库，必须在两个工作日内验收完毕，验收无误后在供方送货凭证和采购入库单上签收。5.8.2 因特殊情况,物资未经仓库而直接供应给顾客，业务员应将仓库配料单、采购入库单和供方送货单一并交仓库保管员，仓库保管员应在单据上做好直供

13、标识。经营部门业务员负责直供物资的数量、质量控制，全部单据的流转执行分公司ERP系统单据操作流程及管理规定。5.8.3 进库验收程序5.8.3.1 数量检验1) 计重物资按净重计算。国产金属材料以理论换算交货的，按理论换算验收，采购合同另有约定的，按合同执行。2) 金属材料原则上按过磅计重，采购合同另有约定的，按合同执行。3) 其他计重物资应按商检确认的检验方法复检。4) 定尺和按件标明重量的产品，抽查比例为520，如发现数量、重量短少或质量有问题的，加大抽查比例直至全检。5) 不能换算或抽查的产品，过磅计重，逐磅填写磅码单。6) 计件物资，按数量检验。7) 其它物资如木材、胶带、玻璃等按规定

14、的计量方法抽查。8) 及时将检验结果反馈采购部门。5.8.3.2 质量检验1) 根据采购入库单核对产品的品名、型号、材质、规格尺寸、等级等。2) 检查物资的包装及外观质量是否符合要求。3) 检查设备是否成套设备，零部件是否合适、齐全。4) 检查产品质量证明书、产品合格证、质量证书或一等品、合格品标记等质量证明书是否齐全并与物资质地相符，物资标识是否清楚，是否有过期产品，并核对发货明细表、磅码单、装箱单及铁路运单、运输途中残损记录等证件及资料。验收产品时应注意保持物资的原貌并做好标识，以便发生问题后可追溯。5) 消防、安全用品等A 类船用物资产品，应检查是否具有中国船级社认可的“CCS”、或“Z

15、C”标志和“船检证书”，或与之等同效力的打在产品本体上的船检标志。6) 根据物资类别按规定检查产品的性能，必要时委托专业单位检测。7) 常用产品和加工用品，应根据需要要求供应商提供产品样品作验收依据。对具有样品产品，验收人员按样板和采购合同规定验收。8) 外观质量检验应认真察看物资是否破损、变形、生锈；包装是否潮湿、破损、渗漏，铅封是否有脱落、撞击痕迹，木制产品外观有无虫蛀、爆裂、变形；橡胶制品触摸手感是否光滑、平整、有坚韧度；金属制品表面需无生锈、有光洁度。9) 及时将检验结果反馈采购部门。5.8.3.3 物资验收完毕应在供方送货单上做好完整的记录，验收记录必须包括：1）物资的名称、规格、型

16、号、数量等；2）入库时件数和包装情况；3）到库日期与检验日期；4）质量情况：合格或不合格；如有质量问题，填写进货检验不合格品记录单；5）抽查的数量和编号，抽查结果，填写物资抽查记录表；6）处理意见；7）验收人签字或盖章。5.8.3.4 进库发生问题时的处理1) 若物资必要的证件不齐、证书编号与产品的编号不一致，验收人员可对物资作一般查验、隔离，做好标识，经仓库主管领导核实后报告采购人员，由采购部门向供方追索；若系危险品或贵重物资则必须先行验收，待证件齐全后补办手续。2) 若产品质量低于其提供的质量证件标准，或产品已过有效期，应予以拒收。3) 产品包装和实物有破损或撞击痕迹等不合格情况，应将不合

17、格情况做好记录同时按有关要求填写好不合格品处置单，经仓库主管领导核实后报告采购人员，由采购人员与供方协调解决。4) 计重产品如重量不符，但在损溢磅差以内，可按实际验收数量验收，如超过规定磅差，应做好验收记录，经仓库主管领导核实后报告采购人员，由采购人员与供方交涉。如交涉结果供方同意以我方检验数量为准，由采购员补开采购入库单重新验收入库。5) 计件产品数量不符，应做好验收记录、标识，将该批物资封存，经仓库主管领导核实后报告采购人员，由采购人员与供方交涉。如交涉结果供方同意以我方检验数量为准，由采购员补开采购入库单重新验收入库。6) 产品在到库前已有残损短缺情况，可查对其是否符合商务记录或运输部门

18、的记录，填写物资报废、货损、货差、盈亏情况报告经仓库主管领导核实后报告采购人员，由采购人员与供方或运输部门协调解决。7) 若产品有错送、混送等情况，则应妥善保管并做好标识，经仓库主管领导核实后报告采购人员，由采购人员与供方或运输部门协调解决。 8) 如属供方质量问题，验收部门应填写进货检验不合格品记录单一式三份，每季度汇总一次，一份留底、一份交采购部门作为实施供方控制的记录，一份交综合办公室备案；如属于严重质量问题，则在一个工作日内报采购部门，采购部门需在接报后二个工作日内按供方控制程序相关供方控制条款处理完毕。9）如验收人员对产品质量有质疑,而采购部门又要求入库, 采购人员需在物资入库清单和

19、供方送货单上签名并注明原因。5.9 储存5.9.1 物资产品分类保管应遵循的原则1) 产品性质互有影响和相互抵触的不能同库保管；2) 产品要求温湿度不同的不能存放一起保管；3) 灭火方法不同的产品分开保管；4) 烟火信号、易燃易爆物资必须存放于单独的空间内，并严防阳光直射。5.9.2 仓库保管条件应满足产品的要求，并按消防要求留有足够的消防通道。库房不漏雨，货场无积水，库房温湿度和通风条件得当，产品堆码坚固、合理；货垛苫垫严密，堆垛摆放便于产品在保管期间的检查、清点和提高作业效率，保持库房、货场清洁卫生。5.9.3 仓库保管员以每日上下班前后的日常检查；雨季前、暑热季节、寒冬到来前、节假日放假

20、前应定期巡查；仓库主管领导按照质量体系要求进行的随机抽查等不同的方式，检查储存产品有否锈蚀、发霉、干裂、结巴、虫蛀、鼠咬等现象，监控储存产品数量、质量的变化情况，发现异常情况及时采取补救和防范措施。并执行公司不合格品控制程序。5.9.4 根据产品性能和实际情况，并结合库存环境和生产情况制定保养计划，对库存物资产品进行定期或不定期保养。1) 产品质量不受环境影响的按不定期保养；2) 产品质量受环境影响的按每季度一次定期保养。保养的方法主要有：清洁、除尘、除锈、涂油、油漆、补包装等。5.10 发放5.10.1 物资出库必须实行“先进先出”、“发陈储新”的原则，避免物资因长期储存而过期。5.10.2

21、 发放人员应根据手续完备的有效凭证发料，并依据发料凭证的内容逐项核对、配齐无误。做到质量不符不发；规格不对不发；配件不齐不发；未经验收记卡不发。5.10.3 发放人员按照发料单内容配料，在发料单上正确填写实发料，并做好付卡登记工作。5.10.4 发料时，将配齐的物资产品按船名或客户集中堆放，以便复验。5.10.5 发放零星小件产品应采用纸箱等包装物，以便于搬运和清点。5.10.6 发放出库工作应一次完成，以防出错。节假日、双休日应急发料，仓库保管员凭业务员开具的临时发料单发放，上班后换回有效发料单据。5.10.7 做好复核查对工作。核对发放产品是否与单据相符，数量是否准确无误。5.11 交付5

22、.11.1 交付要求5.11.1.1产品在库房内的交付：仓库发放人员与提运员（或用户）当面点交。双方分别在发料单上签全名确认，产品点交后，仓库发放人员有责任协助提运员（或用户）做好产品标识、包装等工作。5.11.1.2 产品与船方的交付：提送员将物资产品送船后，应与船方有关验收人员当面点交，所供物资产品核对无误后，要求船方在送船清单上签名并加盖船上公章，如有需要退回的物资产品，执行分公司顾客（船舶）新料退库管理办法。散装润滑油的交付由船队交付人员与顾客依据送油凭证当面交接，由顾客签字认可。交付前应恳请船舶或顾客确认流量表上的读数，以尽量避免和减少计量纠纷。对委托油槽车送油的业务,调度必须安排提

23、送员跟随完成交付。必要时业务员也应到交付现场。5.11.1.5提送员在交付时，如遇船方申请差错等原因需调换、退回的物资，必须与业务人员联系，经业务员同意后按分公司顾客（船舶）新料退库管理办法执行。5.11.1.6 交付过程中或交付后如发现不合格品，按不合格品控制程序执行。5.11.2 交付步骤 5.11.2.1 业务员将配料单 送至调度。对现配现送的物料，业务员应将完成单据确认的时间告知调度员，由调度员下达仓库保管员完成配料和确认时间。5.11.2.2 保管员根据配料凭证进行配料，并按调度指令，在业务员规定的时间内完成配料和确认工作，并将物料送至打包组，与打包人员直接交接。5.11.2.3 保

24、管员配料完毕，由调度员将配料单返回业务员。5.11.2.4 业务员收到配料单确认信息后，形成顾客签收单，根据船舶或顾客交付要求，在陆上运输委托单中详细明示（包括单据张数）交物流部调度。5.11.2.5 调度员在接到业务员陆上运输委托单后，根据业务员要求安排送货。5.11.2.6提送员交付完毕后，将船舶或顾客签收单交给调度。由调度返回业务员。5.12 做账5.12.1 保管员配料完毕，应按业务员要求的时间内完成确认工作，如无时间要求的，则需在当日完成实际发料信息的确认工作。5.12.2提送员送货结束将船方签字、盖章的物料签收单，市内运输（外地返沪后）二天内送回调度，调度员在提送员回单签收薄上做好

25、记录。并交业务员结账。5.12.3若提送员未在规定时间内返还单据或回单不齐由调度员负责催收。5.12.4业务员将调度返还的船舶或顾客签收单核对无误后，交财务核算员销账，待财务核算员审核无误后开票结算。6 服务质量的监视和测量6.1 发生产品数、质量争议，顾客投诉的，按公司物资经营管理程序的相关规定和流程处理。6.2 综合办公室对分公司各部门执行产品监测和测量控制程序情况进行督促检查，各经营部门、采购部门及仓储运输部门的负责人对本部门执行产品监测和测量控制程序情况进行不定期检查。6.3 各部门质量目标执行情况，每月8日前上报综合办公室。6.4 顾客财产一律按寄存料方式入库与管理，具体执行分公司顾

26、客寄存物资管理办法。6.5 普通物资贸易按公司普通物资贸易管理须知、物资采购供方控制须知、物资经营合同管理须知和分公司供方须知执行。7 记录与保存1)电话、口头订单记录(SWQR702-01) 由经营部门保管，保存期限3年。2)外购物料采购通知单 (SWQR702-02) 由采购部门保管，保存期限5年。3)上海物供采购入库单(SWQR702-03) 由采购部门保管，保存期限5年。4)上海物资分公司配料清单(SWQR702-04) 由经营部门、物流部保管，保存期限3年。5)上海物资分公司供料结算单(SWQR702-05) 由经营部门保管，保存期限5年。6)进货检验不合格记录单(SW0QR702-

27、06) 由物流部保管，保存期1年。7)物资入库抽查记录表(SWQR702-07) 由物流部保管，保存期1年。8)上海物资分公司材料付卡(SWQR702-09) 由物流部保管，保存期3年。9)仓储物资抽查表(SWQR702-10) 由物流部保管一，保存期1年。10)顾客退料单(SWQR702-11) 由物流部保管，保存期3年。11)新料退库单(SWQR702-12) 由经营部门保管，保存期3年。12)陆上运输委托单(SWQR702-13) 由经营部门、物流部保管，保存期3年。13)提送员回单登记薄(SWQR702-14) 由物流部保管，保存期3年。14)顾客寄存单(SWQR702-15) 由物流

28、部保管，保存期3年。15)物资报废、货损、货差、盈亏情况报告(SWQR702-16) 由综合办公室、物流部保管，保存期3年。16)不合格品处置单(SWQR702-17) 由相关部门保存，保存期1年。17）临时发料单（SWQR702-18）8 附件1、单据格式2、主营业务流程图_生效日期：2013年7月15日 第 15 页 共27 页 SWQR702-01 电话、口头订单记录 流水号：顾客通知日期交付日期/地点订货内容品名规格单 位数 量备 注 业务员 评审日期： 年 月 日SWQR702-02 外购物料采购通知单船舶名称_ 船舶部门_ 请购单号_销售部门 ： 业务员： 采购员： 序号仓库编码名

29、称规格 单位需购数量实购数量 SWQR702-03 上海物供采购入库单单号： 供应商： 仓库： 保管员：订单号： 销售顾客： 部门： 采购员：序号货位新编码上海码存货名称规格型号单位应收数量实收数量含税单价价税合计本页小计：本单合计：制单： 仓管员： 检验员： 主管签字：SWQR702-04上海物资分公司配料清单 船舶名称_船舶部门_部门_业务员_配料单号： 配料仓库： 仓管员： 打印日期：序号材料编号名称规格型号单位应配数量 实配数量 新编码配料员： 提货员： 配料日期： SWQR702-05上海物资分公司供料结算单 地址：大连路277号 邮编：200082 船名： 分类： 销售部门： 船舶

30、部门： 销售类别： 业务员：序号编码 名称规格型号单位数量 单价金额出库单据 本页小计： 本单合计：打印日期： 送料员： 船舶签收（盖章） 签收日期： 总第 页/共 页 SWQR702-06 进货检验不合格记录单 （ 2007年 月至 月）仓库名称：序号进货日期编号品名规格单位进货数量不合格数量不合格原因供方名称保管员数量不符质量不符证书不符供方不符主管领导： 填表人： 上报日期：SWQR702-07 物资抽查记录表仓库名称： 保管员：序号进货日期编号品名规格单位进货数量 抽查数量质量情况供方名称SWQR702-09上海物资分公司材料付卡 公司编号 _上海物供编码 _ 名 称 _ 规 格 _

31、单位 _ 单价_ 日期摘 要收发存SWQR702-10仓 储 物资抽查表 单位： 200 年 月 日序号材料编号品名规格数 量质 量备注账卡物合格品不合格品库容库貌好较好一般差抽查类别在库物资抽查 打包抽查年中、终抽查 其它抽查备注 抽查人：SWQR702-11 顾 客 退 料 单送料单据号：顾客名称（船名）： 顾客签名（盖章）：序号编号品名规格 计量单位数量退料原因结算单编号 送料日期 送料人退料日期人 退料人：仓库验收： 检验员签名：备注注：本表一式三份，由提送员填写。一份物流部调度留存 一份仓库留存 一份业务员留存。SWQR702-12 新 料 退 库 单结算单编号 ：退料单位： 顾客退料单号：序号材料编号 品名规格型号计量单位数量 业务员核实退料原因常备料入库业务部门负责人签名： 日期：报废外购料入库报废退供方供方收料人签名： 日 期：备注业务员： 仓库： 财务：注：本表一式四份，业务员须分物料储存的仓库填写。业务员一份 仓库一份 财务一份 采购员一份。SWQR702-13 陆 上 运 输 委 托 单