高校档案信息管理与传播中的伦理困境探析

1、高校档案信息管理与传播中的伦理困境探析 摘要:在高校档案信息管理与传播中,存在着信息保密与开放利用、知情权保障与隐私权保护、档案信息数字化与知识产权保护等三大伦理困境。为突破这些伦理困境,高校档案管理部门应当着手制订档案信息的伦理规范守则,注意档案立法中的伦理融入以及提升档案管理者与利用者的伦理自律精神。 关键词:高校档案;信息伦理;伦理困境高校档案是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。1随着档案信息化建设的发展,档案管理和传播活动的网络化趋向日益明显,而新的时空环境和方式方法更加使档案工作凸显出了一

2、些伦理困境(EthicalDi-lemma)问题。分析高校伦理困境产生的原因及提出突破伦理困境的对策,对于做好高校档案信息管理与传播工作具有重要的理论与现实意义。 一、高校档案信息管理与传播中的三大伦理困境(一)高校档案信息保密要求与档案开放利用的伦理困境档案承载着大量的人类社会活动的原生信息,是一种宝贵的信息资源,它具有凭证价值与情报价值的二重性。档案价值的二重性,决定了它存在开放性与保密性之间的矛盾关系。凭证价值决定了档案形成者的资料与活动内容在一定的时限和范围具有不公开性,即具有保密性。而情报价值意味着档案需要适应社会利用档案的要求,有向全社会开放的义务与责任。 在现代民主政治时代,档案

3、开放已经成为必然。美国学者史蒂文·卢巴(Sreven Lubar)认为,“档案是一种权力”,他援引法国哲学家雅克·德里达(JacquesDerri-da)的话来加以证实:“失去对档案的控制就等于失去了政治权力,民主的有效性通常用下面的标准来衡量:对档案工作(包括档案的构成和阐释)的参与和对档案的利用。”2基于档案价值的二重性,中华人民共和国档案法规定,档案管理部门要向社会开放档案,以便广泛地、充分地发挥档案的作用;同时又规定了档案保密期限,涉及国家安全或者重大利益以及其它不宜开放的档案控制使用,违者要承担责任。普通高等学校档案管理办法也规定:凡持有合法证明的单位或个人,在说

4、明利用档案的目的和范围后,均可查阅利用属开放范围的档案,并可以摘录或复制;同时又规定了“涉及党和国家秘密的,涉及专利或技术秘密的,涉及个人隐私的,以及档案形成部门规定限制利用的”的馆藏档案要控制性开放。 由此可见,对于高校来说,一方面要求发挥档案室的职能作用,最大限度地开放档案,公开会议文件、会议记录、人事管理、基本建设、仪器设备、教学管理、科研管理、考务学籍等信息;另一方面又要根据具体的对象和内容对公开的程度和范围有所限制。这就使高校档案信息管理与传播在具体操作中出现了开放性与保密性相冲突的伦理困境:当公开某一信息会对他人或单位造成消极影响或名誉及经济损失时,是否能够不加限制地公开?当学校或

5、者师生的信息保护权与社会公众的知情权发生冲突时,应该基于什么伦理标准进行研判?等等。 (二)知情权保障与隐私权保护的伦理困境知情权是公民知悉、获取信息的自由与权利,它既有宪法、行政法等公法领域的内容,又有私法的因素。 早在1946年联合国大会通过的第59号决议中,就强调“查情报自由原为基本人权之一”。隐私权则是公民个人所享有的依法维护私人生活安宁和私人信息秘密不受干扰的一种独立的人格权。由于隐私权深入到人类社会生活和人们的内心世界来保护自然人的人格与精神状态,所以隐私权还是一种高层次的人格权。 现在高校档案部门,囿于传统做法影响,在档案开放范围和开放程度方面,主观封闭式的做法依然占主导地位,表

6、现为:档案开放的界限模糊、对象不清,在开放与不开放之间优先选择不开放,档案解密与开放时间经常被人为拖后,档案开放、利用程序比较烦琐,用户被拒绝开放时缺少司法救济制度等。这些问题的存在无疑影响了师生和社会公众的知情权的实现。而与此同时,隐私权保护在档案开放利用中也出现了保障不力的情况。高校档案信息作为历史的记录,含有大量的个人数据信息,许多涉及了个人隐私。由于高校档案部门对隐私认定缺乏统一、具体的评判标准,在保密制度执行中又缺乏有效的机制,致使隐私权遭侵犯的情况在高校屡次发生。 上述这些反映了高校在档案信息管理与传播中存在隐私权与知情权相冲突的伦理困境。尤其在网络环境下,档案信息收集、整理、贮存

7、、传递、利用的模式不断更新之时,隐私权与知情权的两相冲突成为人们不得不予以关注的伦理困境。 (三)加速档案信息数字化进程与加强知识产权保护的伦理困境档案作为智力劳动者在社会实践活动中产生的具有保存价值和利用价值的历史原始记录,从文件到档案都凝聚着形成者的智慧,许多更属于知识产权尤其是著作权保护的范畴。近年来,档案部门频频接受官员、学者及其他社会著名人士的档案捐赠;某些企事业单位或个人出于安全或保密考虑,也将本单位或个人活动中形成的档案文件委托给高校档案部门寄存或代管。档案来源的多样化导致了馆藏档案著作权状态的多元化、复杂化,档案部门在档案信息的管理、利用过程中极可能引发著作权益纠纷。如轰动一时

8、的1990年清朝末代皇帝溥仪的遗孀李淑贤状告末代皇帝的后半生作者涉嫌违法利用档案馆中的捐赠资料一案就曾引发了国内关于档案管理工作中著作权保护问题的探讨。3在当前档案信息数字化进程不断加快的情况下,知识产权的保护问题显得更为突出。 在知识经济时代,知识产权就代表着财富。而对档案信息资源的利用开发,就是对馆藏资料中既有的技术方案和技术成果进行再发明和再创新,使之成为专利法所保护的对象,并用专利技术为社会创造财富。所以,在高校档案信息的开发和利用中,难免出现一些见利忘义的人违背伦理道德,盗用技术资料,侵犯他人的知识产权。这就使高校档案信息管理与传播出现了档案资源共享与知识产权保护之间的伦理困境:如何

9、在档案信息数字化进程中妥善管理好档案资料,如何在加快档案信息数字化进程的同时,保护知识产权不受到侵犯?二、高校档案信息管理与传播中突破伦理困境的思考为深度开发与利用档案信息资源,加强档案资源及信息化建设,提高高校档案事业服务高等教育与经济社会发展的能力与水平,必须从思想和实践上解决上述三大伦理困境。我们应该认识到这些道德冲突境况并不是必舍其一的两难处境,而是采取有效措施就可以兼顾相融、妥善处理好的问题。笔者认为,当前高校档案部门可以采取以下三方面的措施来谋求伦理困境的突破:(一)制订档案信息的伦理规范与守则现在,国内各高校尤其是重点高校为做好档案工作,都制定了较为完善的一些档案管理的规章制度,

10、如武汉大学就制定了档案安全保密制度、档案借阅利用制度、档案库房管理制度、档案鉴定销毁制度、工作人员守则、档案馆内设机构工作职责、声像档案管理办法及名人档案保管利用办法等规章制度。但是国内高校基本上还都没有制定关于档案信息的伦理规范与守则。而档案信息不仅是一个技术问题,而且蕴涵着复杂的伦理问题。在存在伦理冲突的情况下,针对档案的网络化利用环境,提出档案信息管理与传播的伦理原则与具体的伦理规范,应当是高校档案部门的重要责任。因此,应该加强档案信息伦理规范的可操作性研究,提出和制定行之有效的伦理准则,为档案信息管理与传播构建合理的伦理空间。 例如,就保护和实现知情权而言,在高校现实的档案工作中,虽然

11、国家档案法和普通高等学校档案管理办法里都要求档案部门要为师生和社会公民提供开放服务,但实际情况却往往是档案部门以保护隐私、保密等各种借口推迟甚至拒绝对外开放和提供利用,从而人为地将大量档案束之高阁,使师生和社会公众的知情权难以实现。这就需要制订针对性的、详细的伦理规则,对档案信息安全、知识产权、版权及隐私权等权益保护的必要性作出专门的说明、制定明确的道德规范,以找出一个合理的尺度来进行权利义务的配置,在保护隐私权的前提下使知情权能得到最大程度的实现,促使冲突的最佳解决。 (二)档案立法中的伦理精神融入档案信息立法是一种硬性的法律手段,它借助于国家强制力的威慑,不仅可以有效地打击档案信息领域的各

12、种违法犯罪行为,而且可以为档案信息伦理的实施创造一个良好的外部环境。在档案信息法规建设过程中要注意以下两个问题:一是应当充分考虑网络环境下档案信息管理与传播的特点、规律,结合网络技术,给出相应的法律概念,对于无法确定的问题,应尽可能的给出上位概念,并在宏观上加以规范;二是档案法规应具有充分的可操作性,与现有的法律法规体系保持很好的兼容性,应从维护网络档案信息资源正常传播与合理使用的角度,维护档案信息所有者、保管者与利用者的正当权益。 虽然现在档案法规的形式化和国家化特征日益突出,但并未改变其伦理存在的性质,伦理道德仍然为人们的档案行为活动提供着基本的价值理念和准则。因此档案立法必须以基本的伦理

13、标准作为基础才能不失其存在的社会根基。如果档案立法原则不能体现、反映高尚的伦理价值取向和道德规范要求,就不能成为良法,也就不能获得社会的普遍认同,更不能变为档案活动中起作用的实际准则。所以在进行现实档案立法的过程中,应该考虑到道德精神的融入,只有蕴含在立法原则中的价值理性才是档案立法者创制法律的根本追求和终极理念,这在我们制定出符合共同需要的档案法律过程中应起着极其重要的导向作用。 同时,高校应该通过正确的舆论导向,使人们形成义务与责任相互作用和交融的道德感,在学校和社会上形成一股贯穿档案信息活动始终的良好道德风尚,为档案信息法律的制定奠定广泛而坚实的社会心理、道德习俗等方面的基础,同时为档案

14、信息法律的实施提供社会公众在道义上、舆论上的支持。 (三)提升档案信息管理者和利用者的伦理自律精神道德层面的规范是靠行为者自身的自觉信念来维持的,是其自身的一种自我约束与调节。因而,高等院校应该利用其学科门类齐全与人才众多的优势,展开档案制度与档案伦理的普及教育以及档案工作者的专门职业道德培训,增强档案信息管理者和利用者的道德观念,使其能够自觉认识和正确履行自己在档案活动中的责任与义务。 1.要通过加强职业道德建设,提高档案工作者自身的职业道德修养。职业道德建设是高校档案信息伦理建设的主要内容。高校档案工作职业道德建设的基本任务,就是要通过教育培训等手段,使档案工作者形成“爱岗敬业、忠于职守;遵纪守法,严守机密;博学求进、公正服务”的良好职业道德品质,以良好的服务意识、服务态度、专业精神作为其档案管理模式的价值取向,使档案职业道德的原则和规范内化为档案工作者的内心情感和信念,并付诸于档案管理实践。 2.要加强档案信息道德教育,提升高校档案管理者与使用者的道德自律精神。进行档案信息道德的原则、规范、精神的教育,形成内在的约束机制,能够使档案信息伦理规范尽可能得到广泛的社会认同,并成为所有工作人员的基本行为准则。通过信息道德教育,高校可以有目的、有计划、有组织地对档案管理者与使用者施加系统性的思想道德影响,使档案职业道德要求内化为自身的行为准则和价值目标,培育档案