《企业事业单位档案管理基础》教学提要

1、企业事业单位档案管理基础教学提要第一章 企业事业单位文件材料与档案概述一、企业事业单位文件材料的概念及含义： 企业事业单位文件材料企业事业单位文件材料是企业事业单位在各项工作和活动中直接产生和形成的反映生产经营、技术开发等各方面情况的各种信息记录材料。从企业事业单位文件材料的概念中不难看出其含义有四点：1、本质属性是信息记录材料；2、信息是原生信息；3、信息记录内容广泛；4、信息记录方式多样。二、企业事业单位文件档案的概念及含义：企业事业单位档案企业事业单位现行使用完毕或告一段落的具有保存价值的各种文件材料。含义有三点：1、从属性方面揭示了企事业事业单位档案与文件材料之间的本质联系；2、从存在

2、条件方面揭示企业事业单位档案是具有保存价值的文件材料；3、从形成过程方面揭示企业事业单位档案是现行使用完毕或告一段落的文件材料三、企业事业单位文件材料与档案的联系与区别：联系体现在：种类多样、专业性强、主体突出、价值明显。区别主要体现在：更改补充方面、制备数量方面、单位组合方面。四、企业事业单位文件材料与档案的基本类型：1、文字材料：以文字为主体，配合数字、图表等，用来记录和表达有关信息的文件材料。2、图样材料：按照有关制图标准或方法，用专门的线条、符号等绘制的图形。3、表式材料：以表格的形式，用线条、文字和数据编制而成的反映某种事物概况的简明文件材料。4、特种材料：以感光材料、磁性材料等特殊

3、材料为载体，以摄像、录音和刻录等到为记录手段，产生和形成的文件材料。五、企业事业单位文件材料的作用现行使用阶段的作用，即在文件材料的传递、运转、承办和使用过程中所发挥的作用，亦称为文件材料的现行作用。主要有四个方面的作用：依据作用、执行作用、推动作用、记实作用。六、企业事业单位档案的作用文件材料经过归档进入“保存阶段”后所发挥的作用。主要有三个方面的作用：资源作用、凭证作用、查考作用。第二章 企业事业单位文件材料的来源与构成一、综合管理性文件材料的来源与构成1、党群工作文件材料包括党务工作、组织纪检工作、宣传统战工作、和群众团体工作四个方面的文件材料。2、行政管理文件材料包括行政综合管理、安全

4、保卫工作、法纪监察工作、审计工作、人事劳资工作、教育培训工作、医疗卫生工作、后勤福利工作和外事工作等九个方面的文件材料。3、生产技术管理文件材料包括生产管理、质量管理、能源管理、环境保护、科技管理和基础管理等六个方面的文件材料。4、经营管理文件材料包括计划工作、统计工作、财务管理、物资管理、产品销售管理、对外经贸工作和管理现代化等七个方面的文件材料。二、企事业单位科技文件材料的来源与构成1、产品科技文件材料企业事业单位产品设计、工艺设计、工装设计、加工制造、产品检验、产品包装、商标注册、广告创意和产品评优等工作和活动中产生和形成的各种文件材料。2、科技研究科技文件材料企业事业单位科研项目立项、

5、研究准备、研究试验、总结鉴定、成果报奖、成果推广应用等工作和活动中形成的各种文件材料。3、基本建设工程项目科技文件材料在企业事业单位的基本建设工程勘探测绘、项目设计、项目施工、竣工验收、工程创优、工程维护、工程改造、工程管理等工作和活动中产生、形成的各种文件材料。4、设备仪器管理科技文件材料企业事业单位的设备购置、自制设备设计及制造、设备安装调试、设备运行使用、设备维护修理、设备管理等工作和活动中产生、形成的各种文件材料。三、其它文件材料的来源与构成1、企业事业单位会计文件材料企业事业单位财务预算、筹资管理、会计核算、成本管理、费用管理、资产管理（包括应运资产管理和长期资产管理）、资本经营和财

6、务指标评价等工作和活动中产生和形成的各种文件材料。2、企业事业单位干部职工文件材料在企业事业单位劳动力管理（包括录用调配、培训教育、劳动定额、劳动竞赛）、工资管理、劳动保险和福利管理、劳动保护管理（安全教育、安全生产检查、事故处理、女工保护）、劳动计划和统计等工作和活动中产生、形成的各种文件材料。第三章 企业事业单位文件材料的管理一、文件材料管理遵循企业事业单位各项管理活动的规律和特点，有效地组织实施企业事业单位文件材料的运转、积累、整理和归档，充分发挥企业事业单位文件材料作用的一项工作。企业事业单位文件材料管理的基本要求：管理集中统一、运转有序高效、积累及时完整、保管安全可靠。企业事业单位文

7、件材料管理的有关规定包括：借阅登记、存放保管、保密、翻印和转发、现行科技文件材料管理、现行科技文件材料发放使用、科技文件材料对外提供、科技文件材料复制管理等方面的规定二、企业事业单位文件材料的运转1、综合管理性文件中收文的运转 收进阶段 阅办阶段批 办拟 办分文登记启封签收传 阅归 档注办催办承办整理 清 退销 毁 后处理阶段 承办阶段2、产品图样和工艺文件的运转 收进阶段 配套准备阶段归档保存整 理加盖印章晒制蓝图移交验收底图整理登记发放使用阶段更 改现场使用 旧图销毁旧图回收 回收处理阶段3、工程设计文件材料的运转 移交阶段 配套准备阶段 归档发送阶段归档保存整 理加盖印章晒制蓝图移交验收

8、底图整理对外发送包 装4、基本建设工程项目施工文件材料的运转收发阶段 发放使用阶段收进验收登记分发调剂使用现场收集变更汇总 材料移交竣工材料编制材料整理归档保存移交归档阶段 整理阶段 5、设备随机文件材料的运转接收阶段 使用阶段 整理归档阶段登 记材料整理归 档开箱验收材料收集发放使用复 制三、企业事业单位文件材料的积累1、文件材料积累的要求：坚持集中统一的原则、纳入专业工作程序、加强监督管理、保证文件材料的质量。2、文件材料积累范围的特点：规范性、包容性、可塑性。3、制订文件材料积累范围的要求：针对企业事业单位各项不同的工作和活动，专门制订文件材料的积累范围；遵循工作和活动程序及文件材料的产

9、生和形成规律，制订文件材料积累范围；充分发挥各职能部门的优势，参与制订文件材料的积累范围。4、文件材料的积累办法5、文件材料积累的重点时期四、企业事业单位文件材料的整理1、文件材料的组卷将已经办理完毕或告一段落，并具有保存价值的文件材料，按照一定的要求和方法组合成的相对独立的保管单位。组卷的基本要求是保持案卷内文件材料的有机联系、案卷质量符合有关标准和规范的要求。文件材料的组卷方法：（1）、综合管理性文件材料的组卷方法有：按问题组卷、按作者组卷、按名称组卷、按时间组卷、按地区组卷；（2）、科技文件材料的组卷方法有：按结构组卷、按子项组卷、按工序或阶段组卷、按专业组卷；2、案卷内文件材料的排列：

10、3、案卷的编目：4、案卷的装订：五、企业事业单位文件材料的归档1、文件材料的归档将企业事业单位内部各职能部门和所属单位在各项工作和活动中产生和形成的具有保存价值的文件材料，按照归档制度移交档案部门集中保存的过程。2、文件材料归档前检查工作主要包括以下内容：检查归档文件材料的质量是否符合要求、检查归档文件材料是否齐全完整、检查归档文件材料是否经过系统整理。3、企业事业单位归档制度的内容包括：归档范围、归档时间、归档份数、归档要求和归档手续。第四章 企业事业单位档案工作概述一、企业事业单位档案工作的内容、性质与基本原则1、企业事业单位档案工作的内容由业务管理工作和行政管理工作两部分组成。档案业务管

11、理工作有八项主要内容：收集、整理、保管、鉴定、检索、编研、利用、统计。档案行政管理工作五项主要内容：统筹规划、统一制度、组织协调、实施监督、业务指导。2、企业事业单位档案工作的性质：管理性、专业性、服务性、保密性。3、企业事业单位档案工作的基本原则：统一领导、分级管理；维护档案的完整与安全；便于企业事业单位和社会对档案的利用。二、企业事业单位档案工作管理体制企业事业单位档案综合管理按照企业事业单位档案集中统一管理的原则，将企业事业单位形成的各种门类、各种形式的档案由专门设立的综合档案工作机构进行统一归档保存、分类整理和开发利用。三、企业事业单位档案工作机构与人员企业事业单位档案工作机构的设置应

12、坚持：自主原则、配套原则、效能原则、效益原则。四、企业事业单位档案工作规章制度1、企业事业单位档案工作规章制度的性质：是企业事业单位管理制度的重要组成部分、是企业事业单位基础性和专业性的管理制度、是国家档案工作法规的具体化。2、企业事业单位档案工作规章制度的作用：贯彻落实国家档案工作法规、确立企业事业单位档案工作的运行机制、规范企业事业单位档案业务建设。第五章 企业事业单位档案收集工作一、企业事业单位档案收集工作的一般理论企业事业单位档案收集工作企业事业单位档案部门按照有关制度的规定，接收内部各部门应归档的文件材料、各所属单位应移交的档案和征集散存在社会上的对本单位有用的文献资料的一项工作。收

13、集工作的内容：接收各部门移交归档的文件材料、接收所属单位的档案、接收撤销单位的档案、征集与单位有关的零散文件。二、企业事业单位档案收集工作的量化控制量化控制主要是通过控制文件材料的归档率、档案的完整率和准确率三、资产与产权变动中企业事业单位档案的移交接收1、档案与资产的关系2、资产与产权变动中档案移交接收的原则3、资产与产权变动中档案移交接收的具体方法第六章 企业事业单位档案整理工作一、企业事业单位档案整理工作的一般理论1、档案整理工作：将企业事业单位零散的需要进一步系统化的档案，进行基本的分类、组合、排列和编目，组成有序体系的过程。2、档案整理工作的作用：可以检验收集工作的质量、可以为其他业

14、务环节的工作创造条件、可以结合整理工作开展档案鉴定工作。3、档案整理工作的内容：案卷的系统整理、零散文件材料的整理。4、档案整理工作的原则：充分利用原有的基础，保持文件材料之间的有机联系，便于保管和利用。二、企业事业单位档案的分类1、企业事业单位档案分类：根据企业事业单位档案的内容性质、形成规律及相互联系，遵循统一的原则和要求，采用科学、适用的方法，对企业事业单位档案进行分门别类，从而使企业事业单位的全部档案成为一个条理货摊具有一定从属关系和平行关系的库藏系统。2、档案分类的原则：以全部档案为对象，依据企业事业单位管理职能，结合档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于科学管理和开发利

15、用。三、企业事业单位档案的编号1、企业事业单位档案编号：企业事业单位档案部门用来反映档案分类层次和档案排列顺序的一组符号，它起着固定档案整理成果、反映档案分类和排列顺序，指引查找档案的作用。2、档号编制的要求：唯一性、合理性、稳定性。四、企业事业单位档案案卷目录编制与档案排架1、档案案卷目录的编制：案卷整理结束后，依据案卷排列顺序对案卷系统登记的过程。通过编制案卷目录可以固定案卷之间的排列顺序，便于档案保管统计和查找利用。2、案卷目录的编制包括案卷总目录、案卷分类目录、底图目录、非纸质载体档案目录四种基本目录的编制。3、企业事业单位档案排架：按照一定的方法和次序将库藏全部档案排列上架的一项工作

16、。4、档案排架的要求：要与档案实体分类方案一致，要方便库房管理和提供利用，要突出重要档案。第七章 企业事业单位档案保管、统计和鉴定工作一、企业事业单位档案保管工作1、保管工作的任务：主要是防止档案损毁、延长档案寿命、维护档案安全。2、档案保管的基本原则：以保护为宗旨，以利用为目的；以防为主，防治结合；保护重点，兼顾一般；采取新技术和新方法，提高保管技术水平。3、档案保管工作的物质条件：库房、装具、保护设备、包装材料。4、不同制作材料档案的保管二、企业事业单位档案统计工作企业事业单位档案统计：用定量的方法对企业事业单位档案及档案工作进行量的抽象，从质、量的对数量进行观察、分析和研究，以表册、指标

17、、数字等形式提示档案和档案工作中诸现象的发展过程、现状及其一般规律性。1、档案统计的基本要求：准确性、及时性、科学性2、档案统计工作包括统计调查、统计整理和统计分析三个基本步骤。3、档案登记包括档案数量和状况的登记及档案提供利用的登记两个方面。三、企业事业单位档案鉴定工作企业事业单位档案鉴定工作：根据一定的原则和方法鉴别企业事业单位档案历史的和现实的价值，划定档案的保管期限，剔除没有或失去保存价值的档案的一项工作。1、档案鉴定工作的意义：有利于保存有价值的档案、有利于保证档案的库藏质量、有利于提高档案工作的效益、有利于缓和库房与设备的紧张状况。鉴定工作的内容：首次鉴定、定期鉴定。2、档案鉴定工

18、作的原则：档案鉴定工作必须坚持整体性、全面性、历史性、发展性四个方面的原则。档案鉴定工作的要求：要认真执行国家档案行政管理部门制定和有关企业事业单位档案鉴定工作的规定、标准；档案鉴定要有严格的组织领导；要严格执行档案作废、销毁的审批手续。3、档案鉴定的基本方法：直接鉴定法；档案鉴定工作的程序分为鉴定准备工作、价值鉴定工作和善后处理工作三个阶段。4、档案保管期限表：是用表册的形式列举档案的来源、内容和形式并指明其保管期限的一种指导性、标准性文件。第八章 企业事业单位档案利用工作一、企业事业单位档案利用工作的一般理论企业事业单位档案利用工作通过一定的方式、方法和途径，直接提供档案信息为用户服务的一

19、项工作。档案利用工作的意义：档案利用工作是企业事业单位档案工作的中心任务、是衡量事业单位档案工作水平的评分标志、对推动整个企业事业单位档案工作有检查和推动作用。档案利用工作包括：编制档案检索工具、开展多种形式的利用服务、开展档案编研工作。档案利用工作的要求：明确服务方向，坚定服务思想；熟悉档案，了解需要；研究利用工作的特点和规律，了解利用效果；正确处理利用与保密的关系；正确处理利用工作与基础工作的关系。二、企业事业单位档案检索企业事业单位档案检索：通过对档案材料的内容和形式特征的著录，进行档案信息的加工，并存贮到检索工具之中，企业事业单位档案部门根据人们在实际工作中利用档案的需要，借助编制的各

20、种档案检索工具，及时查找到有关档案，提供利用者使用的全过程。档案检索工作的意义：档案检索工作是档案利用的准备、是提高档案工作水平的重要手段、有利于档案信息的交流。档案检索工具的编制要求：信息存贮丰富、检索迅速准确、方便实用。三、企业事业单位档案利用的方式：档案阅览、档案外借、电话查档、网络查询、档案复制供应、档案陈列展览、档案咨询服务。四、企业事业单位档案利用信息反馈与效益评价第九章 企业事业单位档案编研工作 一、企业事业单位档案编研工作的一般理论企业事业单位档案编研工作：以满足企业事业单位生产经营、技术开发等各项工作和活动利用档案需要为目的，以库藏档案为基础，以汇编档案文件汇集和编写档案参考资料为成果形式的一项专门工作。企业事业单位档案编研工作的特点： 编研工作的意义：有利于档案工作部门工作质量的提高、有利于档案人员业务水平的提高、有利于档案的保护、有利于编史修志工作的开展。二、企业事业单位档案编研工作的一般程序选题选材加工编辑总纂审核选题就是选择编研材料的题目，它是档案编研工作的首要环节，选题影响到档案编研工