管理办各项制度

1、管理处应建立的各项规章制度管理处职责一、 内部管理1 有关资料及档案的管理2 员工管理及培训3 打字、复印及用印管理4 物业管理各项业务标准执行情况检查和评价5 完成总经理交办的各项工作二、 物业管理服务1 建立完整的住户档案管理制度2 住户问题处理 (投诉处理、收费问题处理、住户建议处理等 )3 制定并有效执行公司物业管理费的收费标准4 组织物业管理费的收取5 社区活动的组织和开展6 小区重大活动的组织和开展管理处主任岗位职责1 熟悉国家、省、市有关物业、市容卫生、绿化、住宅等各项管理指标2 组织制定各项管理服务规章制度 ,并在实践中不断总结和完善各项规章制度3 建立并组织本部门的作业规程4

2、 协同各部门编制员工培训计划并组织实施新员工的前期培训工作5 负责组织物业管理费的收取6 组织处理住户投诉7 参与物业的验收和接收工作8 督促检查本部门员工的工作实施情况 ,及时听取管理员汇报的住户意见和要求 ,处理其中的问题 ,归纳整理住户的建议 ,不能解决的问题和需要研究的建议要及时汇报9 熟悉小区内的住户情况、收费情况 ,及时发现在管理服务过程中出现的各类问题 ,认真加以研究并采取有效措施解决问题10 负责重大活动的组织安排和落实11 认真完成总经理交付的其他工作管理员岗位职责1 要严格做好前台工作交接班制度 ,交班清楚 ,明确指明重点 ,做好电话记录 ,对已经订好时间的事情要按时处理2

3、 接到住户保修信息后要及时传递给工程部 ,要及时清理和督促维修工作的进程 ,对当天未完成的维修工作、住户的投诉、突发事件、住户建议等内容要做好记录 ,通知给相关部门及时研究处理3 热情接待来访住户 ,对来访住户咨询的事项给与主动、文明、详尽的答复和解释4 熟练掌握住户的楼号、电话、住宅位置 ,以及人员和电话的变动情况 ,并做好纪录5 及时了解掌握房屋的出售、出租状况 ,及时更新有关住户信息6 定期收集住户意见、建议和要求 ,并进行分类 ,及时同各部门协商 ,逐一解决7 对重大事件或超出管理员职责范围的事情,应写明原因及建议，呈报给主管领导8 管理员到住户家或外出之前,须通知其他管理人员自己的去

4、向及所需要的时间9 预先做好新楼入住的准备工作10 建立完整的住户档案制度,严禁丢失、损坏并做好保密工作11 做好住户钥匙的管理工作12 认真做好打字、复印工作 ,并严格遵守主管审批制度13 每月制作并分发收费通知单 ,并做好管理费收缴及催缴工作管家部职责1 负责园区内的保洁、绿化管理2 负责保洁人员的培训和管理3 负责编制材料使用计划 ,控制保洁成本4 负责重大节假日及活动的临时清洁工作5 完成总经理交办的临时工作管家部经理岗位职责1 主持管家部全面工作 ,对总经理负责2 负责监督检查和考评部门员工执行标准、操作程序等情况3 负责每月编制保洁材料使用计划 .4 负责制定材料消耗定额 ,努力降

5、低成本5 负责处理办公室转交的用户投诉6 负责协调本部门与其他部门的关系7 负责组织安排园区的重大节假日及活动的临时清洁工作8 完成总经理交办的任务会计岗位责任制1 认真遵守公司的各项管理规章制度2 严格执行国家有关的财务会计管理制度3 负责测算包括收费标准、支出标准、突发事件等的测算4 负责编制公司年度财务收支预算5 定期对公司的经济活动进行总结和分析 ,及时提出各类整改意见6 根据实际发生的经济业务 ,设置会计帐薄 ,记录会计凭证 ,登记各项明细帐及辅助登记帐7 认真做好会计月报、季报、年报的编制工作 ,对公司的经济活动状况进行综合分析和预测 ,为公司决策、管理提供依据8 及时收集有关的政

6、策文件、资料 ,不断完善会计制度出纳员岗位责任制1 认真遵守公司的各项管理规章制度2 严格执行国家有关的财务会计制度3 对收付的各类费用款额当面点清 ,防止出现差错4 认真保管好库存现金 ,确保安全和正确无误5 根据银行存款收付记帐凭证办理银行存款支付事宜 ,收入的支票要及时存入银行6 正确使用和妥善保管财务用章、 转帐支票的管理手册、 空白转帐与现金支票等7 及时办理银行存款、取款 .8 保管好与本职业务有关的资料 ,定期进行管理 ,装订成册 ,全数归档,防止丢失9 协助管理员做好管理费收缴工作文件管理规定1 公司所有发文须交总经理审批2 办公室负责文件格式及内容审核、用印管理3 办公室负责

7、文件收发及归档4 所有文件需按不同分类进行登记 ,不许出现帐外文件5 各部门传阅文件应严格遵守签字制度6 次年 2 月底前将当年的文件进行归类、存档并建立文件目录和索引7 管理文件要编目有序 ,保证领导及有关部门随时查阅8 机要文件要做好保密工作打字、复印管理规定1 正确使用相关设备 ,节约纸张 ,降低成本2 打字、复印须严格遵守办公室审批制度3 禁止私自打印、复印与工作无关的文件及资料4 对数量较大的打字、复印要有记录5 打印的文稿须经发稿人进行校对 ,文件上须注明校对人6 打字员不能随意外传所打印及复印的内容库房管理规定1 库存物品全部登记在册 ,帐物相符2 库存物品归类存放 ,码放整齐

8、.3 对所购入物品 ,发现质量、数量不符的 ,库管员要拒绝入库并向主管部门汇报4 支领单须由支领人所在部门领导签字生效5 办公用品每月初由各部门根据需要支领6 员工离职或调动应与库房办理个人保管物品的移交手续7 每月 30 日前将库存物品情况汇总报主管部门 ,并与会计对帐8 库管员要随时观察库房是否有漏、潮等现象 ,发现问题及时向主管领导反映 ,避免库存物品损失9 库房钥匙由库管员保存 ,未经领导同意 ,不得转交他人 ,否则后果自负住户投诉及建议的管理办法1 当用户或业主用电话或亲自来投诉时,管理员在任何情况下都必须以礼相待 ,认真记录 ,应尽心尽力诚恳地接待投诉者.2 处理业主或用户任何投诉

9、时 ,必须耐心和礼貌 ,诚心予以合作，运用正确的方法去处理每一项投诉 ,并向对方解释处理的方法和过程3 建立用户投诉及建议卡制度4 由办公室制定有关部门对投诉进行处理5 住户投诉问题要当时予以答复 ,1 天内或住户要求期限内解决 ,不能达到的 ,要向住户说明 ,协商解决时间 ,并于 2 日内将处理情况反馈到办公室 .6 用户投诉问题比较重大的 ,应立即报告主管领导 ,由办公室在 1 日内向总经理汇报 ,协同各部门解决 .7 住户建议由办公室归类 ,传达到有关部门8 各部门对所有住户建议的处理情况要反馈到办公室9 办公室根据建议采纳情况 ,对有关住户要及时表示谢意收费管理办法1 物业管理费从业主

10、入伙之日起计收.每季度收取一次 ,一次性交纳的 ,最长不能超过一年 .商业用房屋的租金按租赁合同有关规定执行2 管理员需在月初用电话通知住户到办公室交费,不能亲自交费的 ,要事前约定时间 ,登门收费 .3 管理员需向住户开据一式三联的收据.4 管理员每月30 日前 ,将应收及实收物业管理费的情况汇总报办公室 .5 管理员对欠交物业管理费的用户要及时催收,并下发催缴通知单 ,避免出现漏户、长期积压、数额较大、收取困难的现象.6 有偿服务及特殊服务收费、按有关收费标准或与住户事先约定标准收取 .7 上门维修住户自用设施收费参照有关标准 ,住户验收合格签单后即收费 .低值易耗品的管理办法1 管理员负

11、责低值易耗品的验收入库工作2 采购人员将管理员开出的入库单及购货发票备齐 ,由主管领导签字后 ,办理报销手续 .3 闲置或暂停使用的低值易耗品由库房进行统一管理 ,库存使用前由相关人员进行检查、保养后 ,方可投入使用 ,4 低值易耗品的支取参照房屋管理规定5 低值易耗品报废需由使用人填写 (物品报废单 ),经其主管领导签字并交会计审核后 ,报总经理审批 .如属人为因素报废 ,汇同相关部门查明原因 ,予以处罚 .丽景琴园小区业主会所招商方案测算（草稿）方案一：一层按原设计 ,将 400 平方米用于幼儿园 ,按租金 100 元/年测算，年收入 40000 元，按该行业的有关规定，现有面积可招收 8

12、0 位学生，由于前期投入较大，学生数量少，规模效益差，招商有一定困难。其余面积用于物业公司客户服务中心。二层主要用于提供园区的整体配套设施，不以盈利为目的，总体持平即可。安排台球室，每天营业6 小时，小时收费 5元，全年收入 10800 元。乒乓球室，每天营业4 小时，小时收费 5元，预计全年收入 7200 元。 健身房，每天营业5 小时，小时收费10 元，预计全年收入 18000 元。医务室，预计全年租金收入 10000元。棋牌室，免费为住户提供服务，不收费。其余面积用于物业公司办公室。以上各项合计全年收入：86000 元。方案二：彻底打破原设计， 引进目前唐山市较成功的特色教育幼儿园：小哈

13、佛双语幼儿园， 在与其初步接触后，有在园区建立分院的意向，但必须提供可招收 4 个班学生的场所， 大约需要 900 平方米，并提供约 400 平方米的户外活动场所 可考虑在园区的休闲广场内设置儿童活动设施，基本可以解决该问题 。基于以上考虑， 可在原有设计的基础上， 将二层大部分面积供幼儿园使用，只保留原设计中的棋牌室和乒乓球室，这样，大约有 850 平方米的面积可供幼儿园使用，按方案一的租金标准测算，幼儿园租金全年收入 85000 元，加上乒乓球室全年营业收入 7200 元，全年可收入： 92200 元。 引进幼儿园项目，比较稳定，租期长，便于管理。下一步相关工作：1 调查唐山市特色幼儿教育

14、的情况，学生人数及收费情况， 租金情况。2 考虑是否有其他更适合的项目3 项目的大致方向应尽快确定 .2002 年3月8 日丽景琴园客户档案资料(一 )从 200 组成交客户档案整理 :1 年龄特征 :3050 岁,30 岁以下占 10%,50 岁以上占 10%2 职业特征 :私营企业主占 48%,国营企事业人员占 27%,政府机关占 20%,三资企业占 2%.3 购房用途 自主 85%，为子女购买占 6%，为老人购买占 3%购房动机：改善居住环境82%，投资占 6%4 拥有车辆：有一辆车（含公车）占 70%，无车的占 21%，有 23车的占 8%5 兴趣爱好：旅游 44%，购物 35%，健身 32%，散步 28%，保龄27%，游泳 26%6 购房注重要素：物业管理，地理位置，配套户型占100%，其次，亲友聚堆 40%，开发信誉 36%。7 其他：愿意把丽景琴园介绍给朋友的占82%，不愿意的占 5%，已有朋友在丽景购房的占39%。客户资料（二）1 唐山市内为主力消费区域， 极少部分为周围县区客户， 并有所成交2 付款方式为贷款，