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文档简介

1、档案信息化建设的实践档案信息化建设是一个具有重大战略意义, 体现档案工作发展方 向和趋势的重要课题。 近年来笔者所在单位在档案的信息化建设方面 进行了探索和实践。本文就档案信息化建设谈一点认识。随着现代科学技术在档案管理工作中的广泛应用, 计算机已经成 为档案部门最为常见的工作工具和管理手段。 档案信息以它所独具的 最直接、 最真实、最原始的特点区别于其它信息, 从而在信息领域有 其特殊的地位。在全国档案信息化建设实施纲要的带动下, 今年 起各级档案部门开始把信息化建设作为档案基础业务建设的重点内 容。要实现档案信息化,其基础工作就是实现档案的计算机管理,充 分发挥计算机在档案管理工作中的重要

2、作用, 首先要改变在过去以手 工编写各种检索目录的传统模式, 尽快使手工检索向计算机检索的全 面过渡; 了解和掌握计算机的功能和作用; 应用计算机技术管理馆藏 档案;建立现代模式的档案数据库。计算机在档案管理工作中的应用1、档案计算机管理的发展是计算机等新技术的社会化发展大环 境中的一部分。 计算机应用的普及给档案管理的基础工作和管理方法 带来巨大影响。 我们已经体会到,计算机在档案管理中的应用, 不仅 带来了高效率和高质量,而且也改变了档案工作的传统方式。例如: 对著录标引的标准化要求,由于计算机文档一体化管理应用的普及, 对档案信息的著录标引项目提出了增加对电子文件和电子档案的生 成、运转

3、、鉴定等管理性信息的著录项目, 以确定其法律效力及保管 方式; 一些单位由于用计算机直接管理文件级档案, 产生了是否还需 保留案卷级管理的问题, 有些部门应用计算机管理档案中已经根据新 的归档文件整理规则改革了文件整理方式;档案电子化带来的某 些原件是否保留的问题等。 层出不穷的种种问题对档案管理的基本理 论、传统方法、 思想观念等带来了巨大的冲击。这些问题逼迫我们要 认真研究和分析, 求得正确的解决方法, 否则会带来很严重的不良后 果。2、电子计算机和网络技术的广泛应用,产生了大量的电子文件, 这标志着人类记录信息、传达信息、 留存信息的方式发生了革命,它 直接影响着档案工作的运作方式,基本

4、理论乃至思维观念。3、随着现代科学技术的不断提高,社会各界对各种信息的需求 量越来越大,质量要求越来越高,用户对信息的需求是准确、及时、 简捷、实用。用户希望提供的是经过加工后的综合信息, 甚至于包含 知识增值的产品。 档案通过计算机的管理, 对档案信息资源进行分类、 提取、分析、加工,从而满足社会各界的需求。4、实现手工检索向计算机检索的全面过渡。首先是完成三大目 录体系的过渡:革命历史档案、旧政权档案、 民国档案; 把过去的案 卷目录、全引目录、专题目录等等众多的目录,统一到用计算机编目 的方法上来;建立科学的机读档案目录检索体系。在实践中应用较好的软件经过考察和反复比较, 我们确定珠海泰

5、坦 DARMS2000 档案管理 系统为我单位档案管理系统平台。此软件主要有以下特点:1、能满足档案人员日常的计算机管理要求,又能满足社会各届人员网上利用的需求;2、符合 Internet/Intranet 发展潮流的档案资料管理系统。它是一 个可塑管理平台,使用者,可自行发展,自我完善,而对档案资料的 获取方式完全不受时间和地域的限制;3、档案资料信息在管理上各司其责,利用上资源共享;4、提供完善而科学的安全机制,使其在高度安全的前提下具有 最大的开放性;5、提供全文浏览和下载重复利用功能;6、提供给用户强大的检索、查询、排序功能,用户可按档案的 任意字段模糊查询。目前,我们内蒙古通辽市档案

6、馆已实现了馆藏档案的计算机管 理,录入档案文件级检索目录 26 余万条, 档案全文存储扫描 5000余 件。通过 DARMS 档案管理系统实现档案在计算机上检索利用, 全文 浏览,归档立卷以及借阅管理和开放档案的管理。 同时建立了局域网, 并在政府网上建立了网页, 开展网上档案宣传工作。 我们在下一步的 工作中, 还将偿试在互联网上建立自己的档案馆工作网站, 设置多种 栏目,以丰富生动的内容,准确翔实的档案信息资料,宣传档案工作 和提供利用档案信息资料。档案信息化建设的基本过程 档案信息化建设,要以档案信息资源为核心, 以网络化管理为基 础,依托各地政务信息网,加快网络建设,加大文档一体化、馆

7、室一 体化管理的推进力度,加速完成各级综合档案馆文件级目录数据库的 建设任务,为档案信息化产业创造良好的基础和条件。 档案信息化建 设应从基础做起,以实际需要进行档案信息化建设。首先是收集档案的过程。要扩大档案收集对象,既要向法定的档 案形成部门进行收集,还要向非法定的信息收藏部门与研究部门进行 收集,同时还要向个人进行收集;要扩大档案收集范围,不仅收集文书档案,还要收集其它门类的档案。档案的收集应注重收集好地方特 色档案信息资源,特别是现行信息资源的收集,以弥补馆藏档案信息 资源的不足,确保馆藏结构上的不断优化和调整, 以及馆藏信息资源 的进一步丰富和补充。这是一项长期而艰巨的工作,它为档案

8、高质量 的档案信息服务提供坚实的数据基础。 这样才能实现档案馆服务社会 的多样性、及时性和灵活性的功能,才可以拓宽档案工作服务渠道。其次是管理档案的过程。决定档案信息系统是否有效,是否有实 用价值,能否生存下去的关键,在于我们是否能够积累起足够多的数 字化档案信息。如果没有形成一定规模的数字化档案数据库, 没有大 量的、不断增加着的信息数据一一数字化档案,就无法发挥档案信息 系统的作用。所以说建立全文存储的档案数据库系统是重点中的重 点。通过信息技术管理档案,实现计算机联网,在网上实现档案目录 检索,在一定的权限内进行档案全文浏览,满足社会各阶层的需求。 档案馆通过信息技术,介绍馆藏、编写各类

9、档案信息,达到档案资源 共享第三是利用档案的过程。 档案信息化建设的最终目的是为社会提 供有价值的信息资源, 因此,对档案信息资源不能仅限于收集、 保管, 更重要的是利用好这些档案信息资源, 对档案信息资源进行分类、 提 取、分析、加工、管理,对档案的科学分类、排列、索引和编研等基 础工作, 利用档案信息资源为社会服务, 从而达到档案信息资源的有 效利用。第四是档案管理软件的开发。针对现代办公条件下, 电子文件大 量产生的现状, 制定前端控制战略和文件、 档案一体化管理模型,建 立新型档案安全保障系统。档案信息化建设中应注意的几个问题1、档案信息化建设的发展,由地方经济、科技和社会发展水平 所

10、决定,各级档案部门在档案信息化建设过程中一定要建立在现实需 求基础上, 要先试点、 后推广。切忌在没有进行科学的可行性、 必要 性论证之前,盲目购置设备。信息化建设工作可以先从基础工作做起。2、保障重点,分级建设。档案信息化建设首先集中力量对重要 的档案资料进行数字化加工, 将一部分信息化处理后的档案先行对外 提供利用。 中有这样才能在最短的时间内, 以最快的速度实现档案信 息化的实际应用; 在突出重点的同时, 对各类档案的信息化进行分级 建设。要有一个发展的先后顺序。一般的情况下, 应该优先建立对文 书档案的管理系统,以满足机关对档案中最多、最普遍部分的需求, 而后根据条件, 再建立其它门类

11、的档案管理系统。 这样能够保证档案 部门在资金、人力等条件有限的情况下, 加快实现档案信息化的进程。3、切实重视人才培养。档案信息化建设需要用现代信息技术的 观念、技术、设备、方法对档案管理业务流程、管理模式等进行重新 整合和定位。需要有一定的档案和计算机专业知识的人员从事档案信 息化工作, 这就要求各级档案行政管理部门要采取非常手段, 一方面 要花大力气培养人才, 如定期培训, 送骨干到高校或国外深造, 鼓励 相关人员参加信息技术水平等级考试等; 另一方面, 要采取某种措施 把本地区、本部门的人才集中起来, 形成团体优势,解决本地区档案 信息化建设中存在的共性、难点问题。4、在网络环境中,档案信息的安全问题。防治计算机病毒是档 案在网络上的保密性、 完整性和可用性的根本保证。 为确保档案在网 络中的安全,必需安装知名杀毒软件并及时升级, 经常进行数据备份, 不要盲目相信一种杀毒软件, 应备有多种杀毒软件同时采用防火墙技 术。5、关于电子文件的保存、归档、管理问题。电子文件归档时, 把属于一般性的电子文件,转换成各种平台都能使用的文本文件格 式,以不变应万变,消除由于技术演变所带来的影响。对于特殊格式 的电子文件, 应在存储载体中同时存有相应的浏览软件; 对归档后的 电子文件要建立定期检查制度, 一旦发现

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