DKJ-HR-Z003(会议管理办法)(版本号：B)20160617

1、会议管理办法文件编号DKJ-HR-Z003文件版本B/0页码第1页共4页文件类型管理制度文件1.目的：为提高会议的质量和效率，规范与会议有关事项的管理，特制定本制度。2.范围 ：适用于公司各类会议进行的管理。3.职责：3.1行政人事部:负责会议室使用安排、会议设施的提供、茶水、清洁等后勤工作。3.2各部门:负责按本管理制度执行会议工作。4.会议分类:4.1 本管理办法中会议分为“公司例行会议” 、“部门会议”及“其他会议”。4.2 公司例行会议：4.2.1 部门经理月例会：定于每月5日下午在会议室召开；4.2.2 公司经营分析会: 定于每月15日下午在会议室召开； 4.2.3 绩效考评会: 定

2、于每月18日下午在会议室召开； 4.2.4 生产、品质会议：待定4.3 部门会议： 4.3.1早会:原则上每天召开,具体召开时间由各部门经理自行安排。 4.3.2部门会议：根据部门的工作情况不定期召开。4.4其他会议 4.4.1协调会议:指部门间需协调沟通的工作不定时召开，时间以通知为准； 4.4.2临时会议：指在公司特殊紧急情况下临时召开，时间以通知为准；4.5会议安排:4.5.1各种会议安排表:会 议 名 称主持人记录人参加人员召开时期用时公司经营分析会议财务总监财务部文员各部门经理级以上人员每月15日2小时绩效考评会议人力资源总监行政人事文员各部门经理级以上人员每月18日1.5小时生产、

3、品质会议生产总监文员各部门主管级以上人员待定待定部门经理月例会总经理总经理助理各部门经理级以上人员每月5日2小时部门早会部门经理部门文员部门人员不定期15分钟部门会议部门经理部门文员部门人员不定期不定时协调会议专题责任人责任部门文员专题相关人员不定期不定时编制审核批准批准日期相关部门会签 会议管理办法文件编号DLJ-HR-Z003文件版本B/0页码第2页共4页文件类型管理制度文件4.5.2其他临时会议，由会议组织者通知相关人员会议的时间、地点、用时、议程及主持人等等。4.5.3外单位组织在本公司召开之会议,由行政人事部协助实施，相关客户组织之会议，则由销售部负责协助实施。4.6会议内容安排：公

4、司例行会议主要内容,下表仅作为参考,具体可依实际情况添加或删减。会 议 名 称会议主要内容公司经营分析会议1.由财务经理对经营分析报告作出汇报。2.由各部门负责人对部门问题点进行应答。3.主持人作总结。绩效考评会1.各项绩效指标的达成情况、工作中遇到的问题以及需要寻求的支持。2.主持人作总结。生产、品质会议1.各项生产、品质指标的达成情况、工作中遇到的问题以及需要寻求的支持。2. 主持人作总结。部门经理月例会1.汇报上月工作计划对未完成项分析；2.提出下月工作计划；3.月例会汇报表详见附件四：部门早会1.解决当前存在问题；2.分析问题、整改、提出处理步骤；3.跟进后期工作。部门会议根据本部门实

5、际工作问题展开讨论及总结。协调会议1.针对本部门无法解决的问题，需要相关部门协调解决；2.会议沟通事宜：对运营管理、招商工作、企划工作、行政管理工作、产、 供、销工作协调、账务数据统计管理及合约事宜等专项工作进行讨论；3.通过会议解决最后的瓶颈问题。5会议申请 各部门负责人应于每周五前对下周需要组织召开的会议填写会议登记表（一会一表）报行政人 事部登记备案。6.会议计划及报批 行政人事部对上报登记的各类会议进行汇总和统筹协调，制定每周会议计划，各会议不得相互冲突， 报人力资源总监审批，待通过后于每周六下发会议计划至各部门负责人，并由会议组织部门文员负 责通知相关参会人员。编制审核批准批准日期相

6、关部门会签 会议管理办法文件编号DLJ-HR-Z003文件版本B/0页码第3页共4页文件类型管理制度文件7.会议计划执行管理 7.1会议严格按计划进行，一般不得调整；未列入计划的会议，原则上不得召开，如需要紧急召开 要经过行政人事部经理审批。7.2会议通知、会议资料应至少提前一天进行发布；由于特殊原因未能如期召开会议的，也要提前 一天通知行政人事部进行取消。7.3会议组织部门应提前到达会议会场，按时清点人数，及时催请未到者。7.4会议由会议发起部门负责控制，尽量精简会议，突出主题，提高会议效率，缩短会议时间。7.5 若无法出席会议者须提前向会议主持人报备理由，并安排代理人出席会议。8.会议过程

7、管理8.1会议签到：各参会人员必须提前5-10分钟到会议室签到，由会议组织部门派专人提前到会场负 责监督签到情况，并收集整理会议签到表。8.2会议议程8.2.1按本制度会议内容安排执行。8.2.2阐述上次会议决议的执行情况及需落实的工作情况。8.2.3为会议需要解决、完成的各项任务展开讨论。8.2.4总结本次会议的主要内容并落实工作安排。8.3会议主持8.3.1按规定准时召开会议，把控会议时间及议程，控制好会议主题和目的；8.3.2会议召开时间及议程变更的事前协调；8.3.3会议纪律的监督执行；对会议违规行为的处理； 8.4会议规定8.4.1 禁止在会议过程中开小会，同一时间只有一人发言，且时

8、间控制在10-15分钟内。8.4.2与会者不得迟到、早退或缺席，确因急事须提前请假并征得会议主持人同意，同时指定代理人为履行职责。违者每次10元进行负激励。8.4.3会议过程须把手机调为静音、震动或关机，接听紧急电话时须离座且不得大声讲话，违者每次负激励10元。8.4.5 紧紧围绕会议议程开展会议，不进行与会议议程无关的讨论。8.4.6 主持人在会议的最后作总结，会议记录人为所需落实的工作制定明确的工作安排表。8.4.8所有的负激励由会议主持人开具奖惩通知单交行政人事部存档在当月工资中体现。编制审核批准批准日期相关部门会签 会议管理办法文件编号DLJ-HR-Z003文件版本B/0页码第4页共4

9、页文件类型管理制度文件8.5会议纪要 8.5.1所有会议须有会议纪要，会议记录人在会议结束后1个工作日内整理完成会议记录、决议， 给参会人员签名确认。违规者每次10元进行负激励。 8.5.2参会人员按会议决议规定，落实会议决议。逾期未完成会议决议事项且无正当理由的，每逾 期一个工作日负激励10元。9会议室使用规定 9.1 会议室统一由行政人事部负责管理及安排。 9.2 会议室使用人员应爱护所有设施，会议结束后要主动擦干净使用过的白板，摆放好会议椅， 做到人离关窗、关灯、关空调、关闭投影设备等，违者将视情节轻重对会议组织者进行20-50 元/次的负激励。10相关表单10.1会议登记表10.2会议

10、签到表10.3会议记录表10.4月例会汇报表11.本制度由行政人事部负责编制、解释及修订；自总经理签准盖章之日起开始实施。编制审核批准批准日期相关部门会签附件一：会议登记表申请部门： 登记日期： 年 月 日序号会议名称起止时间会议地点会议主持人会议要求参会人员编制： 审核： 审批：附件二：会 议 签 到 表 NO: 2016XXXXX会议主题会议地点会议时间会议主持序号与会人姓名部门职务签到时间备注123456789101112131415161718缺席名单：缺席原因：附件三： 会议纪要 NO： 会议名称会议时间会议主持记录人与会人员1.上次会议决议的执行情况及需落实的工作情况汇报。1.11

11、.22.2.12.2一、本次会议需落实的工作安排表：序号会议决议事项/要求完成时间责任人跟进人结果确认说明：凡有会议则必须有会议记录，否则记录人最轻问责是小过/次。奖励或问责记录：附件四： 月例会汇报表 汇报人：（技术部） 日期： 年 月 日一、本部门工作小结及数据分析：1、产品开发进度提报-分品项汇报进度系列品项价格规划承诺日期目前进度2、开发工艺问题遇到何障碍 3、新品/系列提报系列品项价格规划预估交期备注（单价确认时间）需增援：事项未完成原因负责人承诺日期备注二、上月未完成事宜汇报 三、本月工作计划事项相关部门承诺日期备注四、资源协助或建议：事项相关部门承诺日期备注附件四： 月例会汇报表

12、 汇报人：（品牌部） 日期： 年 月 日一、 本部门工作小结及数据分析：序号项目状况1月营业状况分析2店面管理状况分析3出差巡店督导情况4培训情况汇报二、上月未完成事宜汇报：事项未完成原因负责人承诺日期备注三、本月工作计划：计划事项负责人承诺日期备注四、资源协助或建议：事项相关部门承诺日期备注附件四： 月例会汇报表 汇报人：（企划部） 日期： 年 月 日一、本部门工作小结及数据分析：1、工程组未完成装修项目、进度汇报（含老店返新） 进度装修项目（店）计划开业时间平面图审批确认全套施工图纸配送物料规划物料配送装修验收 2、平面/室内设计尚未完成工作汇报客户名称设计品类申请设计部门完成设计/招牌承

13、诺日期超期未能完成原因3、配送物品安全检查（需下单模组块）物品名称计划备货数量生产周期发货日期备注4、直营/加盟店装修标准修订建议建议事项相关部门承诺日期备注事项未完成原因负责人承诺日期备注二、上月未完成事宜汇报 三、本月工作计划事项相关部门承诺日期备注四、资源协助或建议：事项相关部门承诺日期备注附件四： 月 例会汇报表 汇报人：（加盟业务部） 日期： 年 月 日一、本部门工作小结及数据分析： 1、业绩提报业绩本月预估业绩元达成业绩值得推广的方法： 本月累计达成业绩元达成率%新加盟客户（家）旧店翻新客户（家） 2、本月上市新品提报上市新品出仓日期出仓数量上市新品销售情况反馈畅销产品：反应差产品

14、： 3、交期延误产品提报产品名称预估交期延误后交期处理意见 4、客诉提报客诉事项处理情况预防措施备注 5、本月需宣导、培训、执行的新政策/方案序号内容责任人事项未完成原因负责人承诺日期备注 二、上月未完成事宜汇报：三、本月工作计划：计划事项负责人承诺日期备注 四、资源协助或建议事项相关部门承诺日期备注附件四： 月 例会汇报表 汇报人：（销售部） 日期： 年 月 日一、本部门工作小结及数据分析： 1、业绩提报业绩本月预估业绩元达成业绩值得推广的方法： 本月累计达成业绩元达成率%未达成业绩原因分析及改进计划新开拓客户（家） 2、展会/推广会汇报分享 二、上月未完成计划汇报：事项未完成原因负责人承诺

15、日期备注三、本月工作计划：计划事项负责人承诺日期备注 四、资源协助或建议事项相关部门承诺日期备注附件四： 月例会汇报表 汇报人：（包装部） 日期： 年 月 日一、本部门工作小结及数据分析：序号项目状况1生产排期情况已排至何时2生产工艺情况遇何种障碍3在线产品提报总量或分类略述4交期延误提报何产品何原因延误何时5质量事故/客诉情况责任人损失金额责任分析处理结果二、上月未完成事宜汇报：事项未完成原因负责人承诺日期备注三、本月工作计划：计划事项负责人承诺日期备注四、资源协助或建议：事项相关部门承诺日期备注附件四： 月例会汇报表 汇报人：（储运部） 日期： 年 月 日一、本部门工作小结及数据分析：序号

16、项目状况1库存准确率2先进先出作业3近期将出现断货产品提报产品名称周期备注4客户退货跟踪退货客户退货到仓日期目前处理进度结果二、上月未完成事宜汇报：事项未完成原因负责人承诺日期备注三、本月工作计划：计划事项负责人承诺日期备注四、资源协助或建议：事项相关部门承诺日期备注附件四： 月例会汇报表汇报人：（ 行政人事部 ） 日期： 年 月 日一、 本部门工作小结及数据分析：序号项目状况1人员流失率，流失原因分析2人员招聘率，未达标分析3培训计划达成率4行政费用分析5饭堂满意度（季度）二、上月未完成事宜汇报：事项未完成原因负责人承诺日期备注三、本月工作计划：计划事项负责人承诺日期备注四、资源协助或建议：

17、事项相关部门承诺日期备注附件四：月例会汇报表 汇报人：（财务部） 日期： 年 月 日1、 本部门工作小结及数据分析：序号项目状况1各部门预算达标情况：2费用汇报3仓库盘点情况：4临期产品提报5出货/回款提报：含上月出货额、回款额、异常提报二、上月未完成事宜汇报：事项未完成原因负责人承诺日期备注三、本月工作计划：计划事项负责人承诺日期备注四、资源协助或建议：事项相关部门承诺日期备注附件四： 月 例会汇报表 汇报人：（电商部） 日期： 年 月 日一、本部门工作小结及数据分析： 1、业绩提报业绩本月预估业绩元达成业绩值得推广的方法： 本月累计达成业绩元达成率%未达成业绩原因分析及改进计划新开拓客户（家） 2、本月上市新品提报上市新品出仓日期出仓数量上市新品销售情况反馈畅销产品：反映差产品： 3、交期延误产品提报产品名称预估交期延误后交期处理意见 4、客诉提报客诉事项处理情况预防措施备注 5、本月需宣导、培