工作分析管理流程

1、工作分析管理流程 说起工作分析，从事人力资源工作的朋友都比较熟识，大家对于工作分析的了解主要集中在如何进行岗位说明书的编写以及如何基于岗位说明书进行岗位价值评估，加之这一成果相对人力资源管理的其他“两大件”考核、薪酬，在组织方面的应用不是那么直接，与员工的利益关系不是那么紧密，因此，普遍的反映是：工作分析只能在绩效考核与薪酬设计中发挥“基础性作用”，单纯就工作分析的成果而言，作用不大。还有人更直截了当地认为，岗位说明书编写完成之日，也就是它束之高阁之时。 工作分析真的只有“基础性作用”吗？工作分析的过程真的只是简洁的编写岗位说明书吗？是我们对于工作分析的方法和技术没有完全把握，还是工作分析本身

2、就不可能像考核、薪酬一样“实实在在”？带着这些问题，让我们一起来回顾和思索一下：什么是工作分析？ 工作分析思想最早起源于古希腊时期，闻名的思想家苏格拉底在对抱负社会的设想中指出：“社会的需求是多种多样的，每个人只有通过社会分工的方法从事自己力所能及的工作，才能为社会做出较大的贡献。”近一个世纪以来，国内外学者对于工作分析给出了多种定义，一个比较典型的定义是：“所谓工作分析，即分析者采用科学的手段与技术，对每个岗位的工作结构因素及其相互关系进行分解、比较与综合，确定岗位工作要素特点、性质与要求的过程。”从这一定义我们不难发觉，工作分析必需具备以下三个要素，一是分析者，二是科学的手段与技术，三是分

3、析的目标（即，岗位工作的结构因素、性质、相互关系与要求）。要使得工作分析良好地发挥作用，以上三个要素的整体都好是必需的。 系统的工作分析最早出现在19世纪末至20世纪初。作为一项管理工具，它是在美国工程师泰勒进行科学管理研究的基础上发展而来的。泰勒提出的科学管理原理主要是确定工作的标准化作业方法、选择标准化的作业工具、确定标准作业时间、制定单位时间标准工作量。在泰勒等人科学研究的基础上，工作分析与工作评价制度逐步建立，并首先在工商企业中得到推广和应用。早期的工作分析侧重于对岗位信息的定性描述，随着统计科学、心理测量理论等相关学科的发展，以及人们对工作分析结果要求的提高，结构化、定量化的工作分析

4、方法不断涌现，各种工作分析系统纷纷建立，工作分析方法趋于多样化、系统化，并在20世纪七八十年月逐步趋于成熟。 上述方法有一个共性的问题，就是“就岗位论岗位”，只是关注如何更客观、更精确地把目标岗位分析清晰、描述明白，并没有把这个岗位放到企业运营的大背景之下去考虑。换句话说，以上方法研究的主要是“点效率”，还没有上升到“线效率”的层面。而事实上，我们的岗位是由很多的“任务”组成的，每一个任务都是流经本岗位的线工作流的组成环节。 由此，我们不难得出结论，工作分析的对象日益复杂，而工作分析的方法本身还没有实现，基于流程的全面升级，这就必定导致“对象”与“方法”的脱节，结果是：尽管我们花了很大的精力、

5、根据经典的方法开展了工作分析，却不能对现实岗位的工作产生详细的指导作用，成果的可用性大大降低。因此，必需超越岗位的界限去研究工作分析问题，才能真正找到实现组织效率最优的途径，而“基于流程的三层面工作分析方法”，正是基于上述问题所提出的、以流程为基础的工作分析工具与方法的组合。 “基于流程的三层面工作分析方法”的基本思路是：承认组织存在公司层、部门层、岗位层三个层面，且各层面在组织中担当的使命不同，所对应的流程层面也不同，工作分析应从各层次所对应的流程入手，自上而下依次完成组织功能分析及架构设计、岗位职责分析及岗位设计、作业分析及作业标准设计。如此进行的工作分析既兼顾了流程的优化，又可形成层次分

6、明、对不同层面均有较强适用性和操作性的管理文件体系，从而对企业的管理工作起到直接的指导作用。以下简要介绍该方法的操作内容。 第一，公司层面的工作分析。 公司层面的工作分析，即站在公司整体考虑，如何进行功能与组织架构设计。对企业来说，解决的是有什么功能、设什么部门、定什么职责的问题。 实际操作中，公司层面工作分析的依据有三个，一个是企业战略，一个是业务模式，一个是标杆借鉴，而上述依据最终都会落实到：如何使得公司层面的流程最优化运作。 在公司层面的工作分析中，我们所研究的流程即企业的价值链。对一个企业来说，主价值链就是企业最核心的业务流程，例如：一家汽车企业的价值链为“产品研发选购制造物流营销售后

7、服务”，这个链条就是企业的基本业务流程（详细到一家企业，由于存在多种业务模式，可能有若干个业务流程）；同时，价值链的支持环节代表了企业为保证业务流程正常运营所必需的支持与保障功能，如：财务、人力资源，等等。 公司层面的工作分析方法，首先是对各项业务流程进行梳理，找到最合理的业务部门的架构方式。在此基础上，基于企业战略、考虑运营特点、参考标杆企业，梳理企业的职能模块，探讨最佳的模块组合方式，由此设计职能部门的组织架构，并进一步进行部门职责与权限的设计。 第二，部门层面的工作分析。 部门层面的工作分析，即在组织架构既定的基础上进一步研究：应当设哪些岗位，岗位的基本职责是什么，岗位所需要的能力是什么

8、？ 部门工作分析是我们应用最多的层面，我们的基本理念是：把“岗位”放到组织的大环境中去研究和考虑。针对详细岗位而言，从横一直看，要在流经它的每一个流程中发挥作用；从纵一直看，对上，它要承接上级组织赋予的使命；对下，要对所管理的下属行使管理责任，如此“十字对标”就可以把岗位的责任与能力要求全面、精确地反映出来。 详细到横向的流程，我们首先搭建企业的流程框架，在此基础上，针对一级流程绽开，完成全部二级流程的梳理和描绘，并通过工作坊、流程优化软件等方式对流程进行评估和优化。需要特殊留意的是，在部门层面的工作分析中，我们主要研究的是跨部门的流程。在流程优化的基础上，把各流程中针对某岗位的“任务”整合起

9、来，作为该岗位的职责，也作为是否设置该岗位的判定依据。有些研究者也采用聚焦表、职责安排表等进行工作分析，这些工具的本质都是流程的另类表述方式。 部门层面基于流程工作分析的成果包括流程手册和岗位说明书，对于企业运作管理层面的指导意义较强，是运作管理的基础性文件。 第三，岗位层面的工作分析。 岗位层面的工作分析，即站在岗位的角度考虑：要圆满履行职责，需要完成哪些详细任务，完成各项任务的程序、标准是什么？任务的工作量有多少？需要设置多少编制？ 起源于科学管理理论的工作分析方法，原本在这一层面的研究是很细致和深入的，但从目前我国企业应用的状况来看，这个层面的研究比较薄弱，这也是工作分析成果“深不下去”

10、的原因之一。 岗位层面的工作分析，首先依据的是岗位层面的流程体系，也就是企业的三级流程体系。所谓三级流程，是指针对岗位详细工作任务的、部门范围内的操作性流程，部分企业的作业规范、操作表等就属于这类流程。我们从岗位说明书中所观看到的职责，是相对概括和抽象的，如“负责办公室印鉴管理”，但如何进行印鉴管理，对不同类型的文件如何用印，如何登记，如何对印鉴进行保管，如何刻制、废止印鉴，如何授权使用印鉴，如何管理下属企业的印鉴这一系列问题不可能、也无法在岗位说明书中阐述。正因如此，我们也无法判定这项工作需要占用多少时间，需要几个人来完成。因此，岗位层面工作分析的基础是三级流程的完善、梳理和优化，基于三级流程，我们才可以详细描述某一项工作的过程和标准，使得新来的人员一看便知。岗位层面的工作分析，常常采用的方法是跟班写实法、观看法等，只有通过这些方法，才能精确地把握岗位工作任务的操作流程、操作频率和掌握要点，而这些正是工作分析最基本和最重要的方法，当然，所需要的资源和