高效时间和会议管理培训技巧

1、高效时间和高效时间和会议管理技巧会议管理技巧制造部系列培训教材制造部系列培训教材20052005年年2 2月第一次编写月第一次编写1高效时间管理高效时间管理2时间的概念时间的概念 时间是一种延续，事件在其中由过去时间是一种延续，事件在其中由过去经过现在流向将来。经过现在流向将来。 3时间的特性时间的特性 供给毫无弹性供给毫无弹性无法蓄积无法蓄积无法替代无法替代无法失而复得无法失而复得 4时间的三大杀手时间的三大杀手 &缺乏时间管理的意识缺乏时间管理的意识&缺乏沟通缺乏沟通&弄不清楚优先顺序弄不清楚优先顺序 5谋杀日常时间的凶手谋杀日常时间的凶手 1没有日程计划没有日程计

2、划 2生活失去平衡生活失去平衡 3桌面杂乱（桌面杂乱（据调查每天有据调查每天有1.5个钟花在找个钟花在找东西或走神东西或走神) 4睡眠不足睡眠不足 5不吃午饭不吃午饭6生活失去平衡生活失去平衡我们的生活由七个不可或缺的部分构成：健康、我们的生活由七个不可或缺的部分构成：健康、家庭、金钱、知识、社交、事业、精神家庭、金钱、知识、社交、事业、精神我们不需要把每天的时间均分给它们，但要保证我们不需要把每天的时间均分给它们，但要保证每一项都得到充足的时间，维持生活的平衡每一项都得到充足的时间，维持生活的平衡如果长期忽视某个部分，不对它投入时间，生活如果长期忽视某个部分，不对它投入时间，生活就会失衡，其

3、他的各项将受干扰，致使我们无法就会失衡，其他的各项将受干扰，致使我们无法取得成功取得成功 7四个主要的时间生产率障碍四个主要的时间生产率障碍1人们并不尊重时间，他们不了解其重要性2人们视时间为不可竭尽的资源，并未了解其自然规律3人们不善于检查自己提高时间管理办法，不知道“重要”与“紧急”的区别4没有时间观念的人不知道怎样控制时间，他们不知怎样制定一个时间管理系统8时间管理测试时间管理测试9总结你的时间掌控总结你的时间掌控-时间管理测试答案时间管理测试答案10时间管理的陷阱时间管理的陷阱 猪八戒踩西瓜皮猪八戒踩西瓜皮滑到哪里是哪里滑到哪里是哪里不好意思拒绝别人不好意思拒绝别人“反正时间还早反正时

4、间还早”拖延拖延不速之客不速之客会议病会议病文件满桌病文件满桌病事必躬亲事必躬亲11如何跨越时间陷阱如何跨越时间陷阱 要事第一要事第一以最终的结果来开始行动以最终的结果来开始行动学会说学会说“NO！”今日事今日毕今日事今日毕学会对付不速之客学会对付不速之客减少冗长的会议减少冗长的会议办公桌上的办公桌上的“5S”运动运动 12时间管理的工具时间管理的工具 $月历月历$行事历与甘特表行事历与甘特表$效率手册效率手册$商务通与订房卡商务通与订房卡$闹钟闹钟$其它工具其它工具 返返 回回13时间管理时间管理4原则原则要事要事第一第一时间矩阵图时间矩阵图80/20原则原则有效计划有效计划14各时段工作状

5、态表注意力时间8 10 12 13 15 16 1815有效的时间管理有效的时间管理16忙忙 人人 的的 告告 白白17要事第一要事第一1880/20原则原则1980/20原则原则20如何进行有效的时间管如何进行有效的时间管理理危机危机紧急的问题紧急的问题有限期的任务、会议有限期的任务、会议准备事项准备事项准备事项准备事项预防工作预防工作价值观的澄清价值观的澄清计划计划关系的建立关系的建立真正的休闲充电真正的休闲充电授能自主管理授能自主管理干扰，一些电话干扰，一些电话一些信件、报告一些信件、报告许多紧急事件许多紧急事件许多凑热闹的活动许多凑热闹的活动受欢迎的活动受欢迎的活动不速之客不速之客细琐

6、、忙碌的工作细琐、忙碌的工作一些电话一些电话浪费时间的事浪费时间的事“逃避性逃避性”活动活动无关紧要的信件无关紧要的信件看太多的电视看太多的电视紧急紧急不紧急不紧急重重要要不不重重要要ABCD1 1、时间管理矩阵图、时间管理矩阵图21虚假的必要的危机有限期的任务项目计划准备建立关系真正的创新领导的干扰一些会议一些报告浪费的逃避的活动22DO IT NOWDO IT LATERDELEGATEDONT DO IT稍后做稍后做授权授权不做不做立即做立即做23普通人的时间安排普通人的时间安排25-30%15%50-60%2-3%20-25%65-80%15%1%成功人士的时间安排成功人士的时间安排2

7、4如何进行有效的时间管理如何进行有效的时间管理2 2、时间价值分析法、时间价值分析法时间价值表：时间价值表：年收入（万元）年工作时间（天）且工作时间（小时）每天价值（元）每小时价值（元）每分钟价值（元）2254878.749.840.1642548157.4819.680.3362548236.2229.520.4882548314.9639.360.66102548393.7049.200.8025你的时间价值分析表你的时间价值分析表年收入（万元）年工作时间（天）日工作时间（小时 ）每天价值（元）每小时价值（元）每分钟价值（元）去 年目 标签名签名（ ），日期：（，日期：（ ）26如何进行有

8、效的时间管理如何进行有效的时间管理3、成功成功= =价值价值 速度速度2 2（S=VS=V C C2 2）法法v E=MCE=MC2 2（能量能量= =质量质量 速度速度2 2）；）；v 做最有价值的事（提升你做事的价值）；做最有价值的事（提升你做事的价值）；v 在单位时间内做最多的事（提升做事的效率）。在单位时间内做最多的事（提升做事的效率）。27如何进行有效的时间管理如何进行有效的时间管理4、生理节奏生理节奏法法v 注意研究你精力最充沛、脑子最清楚的时段，注意研究你精力最充沛、脑子最清楚的时段，在此时段做最有价值的事；在此时段做最有价值的事；v 注意研究你注意力集中的时间有多长，在此时注意

9、研究你注意力集中的时间有多长，在此时间内解决问题；间内解决问题；v 该休息时一定要休息，在你感到疲倦之前就休该休息时一定要休息，在你感到疲倦之前就休息，你每天清醒的时间，就多增加了息，你每天清醒的时间，就多增加了1 1小时。小时。28如何进行有效的时间管如何进行有效的时间管理理5、杜拉克时间管理杜拉克时间管理法法v 现代管理之父杜拉克认为，有效的管理者不是现代管理之父杜拉克认为，有效的管理者不是从他们的任务开始，而是从他们时间开始。从他们的任务开始，而是从他们时间开始。记录时间（分析时间浪费在什么地方）记录时间（分析时间浪费在什么地方）管理时间（减少用于非生产性需求的时间）管理时间（减少用于非

10、生产性需求的时间）集中时间（在整段时间内的工作效率大于集中时间（在整段时间内的工作效率大于在分散时段的工作效率之和在分散时段的工作效率之和29如何进行有效的时间管理如何进行有效的时间管理6、艾维艾维利时间管理法利时间管理法v 写下你明天要做的写下你明天要做的6 6件最重要的事；件最重要的事；v 用数字标明每件事的重要性次序；用数字标明每件事的重要性次序；v 明天早上第一件事是做第一项，直至完成或达到要求；明天早上第一件事是做第一项，直至完成或达到要求；v 然后再开始完成第二项、第三项然后再开始完成第二项、第三项；v 每天都要这样做，养成习惯；每天都要这样做，养成习惯；v 案例：值案例：值2.5

11、2.5万美元的时间管理秘诀万美元的时间管理秘诀。303132进行有效时间管理的进行有效时间管理的5个步骤个步骤 明确你的价值观 确定你的目标 对你的目标按优先级排序 明确你的任务 对任务按优先级进行排序33当我们做当我们做重要重要的事情时，就不会被琐碎的事情所牵制。的事情时，就不会被琐碎的事情所牵制。34忙碌的人的共同愿望忙碌的人的共同愿望:时间多一点时间多一点事情少一点事情少一点35方法方法:1、想做和要做的事情无限，所以切记要优先选、想做和要做的事情无限，所以切记要优先选择最重要的事情择最重要的事情2、不要在意几点几分，而是要、不要在意几点几分，而是要“现在做现在做”3、用、用“成就式语言

12、成就式语言”记录该做的事情记录该做的事情4、不做无收益的事情、不做无收益的事情36节省时间节省时间20法法1. 对目标、任务、会议等事件分别按优先级进行排序对目标、任务、会议等事件分别按优先级进行排序2. 从优先级最高的事物着手从优先级最高的事物着手3. 和拖延做斗争，如果事情重要，从现在开始做和拖延做斗争，如果事情重要，从现在开始做4. 把大的、艰难的任务细分为小的、容易的部分把大的、艰难的任务细分为小的、容易的部分5. 为自己创造一小时的宁静，哪怕这需要很强的意志为自己创造一小时的宁静，哪怕这需要很强的意志力，或者有时不起作用力，或者有时不起作用6. 找到一个隐蔽的地方，如图书馆或空闲的办

13、公室找到一个隐蔽的地方，如图书馆或空闲的办公室377. 当你有重要的事情要处理时，学会对别人说当你有重要的事情要处理时，学会对别人说不不 8. 学会委派别人做事学会委派别人做事9. 归纳相似的事情，把它们放在一起处理归纳相似的事情，把它们放在一起处理减少例行事务：它们不值得花费过多时间；缩短低价减少例行事务：它们不值得花费过多时间；缩短低价值的事件；抛开没有价值的信件和文书工作；委派别值的事件；抛开没有价值的信件和文书工作；委派别人完成、减少或推迟优先级很低的任务人完成、减少或推迟优先级很低的任务 11. 避免完美主义。记住避免完美主义。记住80/20 定律定律节省时间节省时间20法法3812

14、. 避免作出过多许诺。对你在有限时间内能完成的避免作出过多许诺。对你在有限时间内能完成的工作持现实态度工作持现实态度13. 不要把时间表排得满满的，为自己留下一定机动不要把时间表排得满满的，为自己留下一定机动时间应付突发事件时间应付突发事件14. 设置时间限制。例如，做某些决定时，不应超过设置时间限制。例如，做某些决定时，不应超过3 分钟分钟15. 聚精会神地做手头的事情聚精会神地做手头的事情16. 处理重要事情时，使用大块的时间处理重要事情时，使用大块的时间节省时间节省时间20法法3917. 迅速处理困难的事情，等待和拖延不会使它们变迅速处理困难的事情，等待和拖延不会使它们变容易容易18.

15、文书工作争取只处理一次文书工作争取只处理一次19. 在行动以前，彻底地思索整件工作在行动以前，彻底地思索整件工作20. 第一次就做好第一次就做好节省时间节省时间20法法40高效会议管理高效会议管理41一、会议通则一、会议通则42企业现状企业现状 /大多数的企业在会议里决定其基本走向大多数的企业在会议里决定其基本走向/企业花在开会上的时间越来越多企业花在开会上的时间越来越多/开会的频率越来越高开会的频率越来越高 43定义会议定义会议 1会议是指三个或三个以上的人会议是指三个或三个以上的人(其中一个其中一个为主持人为主持人)，为发挥特定功能而进行的一，为发挥特定功能而进行的一种面对面的多向沟通种面

16、对面的多向沟通1商业会议由若干人参加，他们聚到一起商业会议由若干人参加，他们聚到一起是为了解决问题或作出决定是为了解决问题或作出决定 44会议的常见作用(提价信息(汇集信息(解决问题(宣传政策(培育训练45开会的常见原因开会的常见原因 b资讯传达与监督员工资讯传达与监督员工b达成决议与解决问题达成决议与解决问题b开发创意开发创意b激励士气激励士气b巩固主管地位巩固主管地位 46不正当会议理由种种不正当会议理由种种 为满足无聊的愿望而开会有些会议是因“不妨找个时间大家聚一聚，不拘形式地谈一谈与大家有关的问题”而召开 为符合惯例或传统作风而开会有些会议是因“历来都利用星期三下午那段时间开会”而召开

17、。这就是一般所谓的“例会” 47不正当会议理由种种不正当会议理由种种 为攀比而开会有些会议是因“人家财务部每星期都举行一次会议，咱们人力资源又岂能落后”而召开 为表功而开会有些会议是因“若不多开会，则上级领导会以为咱们偷懒”而召开 48不正当会议理由种种不正当会议理由种种 为推却责任而开会有些会议是因“没有理由让我单独承担全部的责任”而召开 为逃避个别接触所可能产生的难堪局面而开会有些会议是因“我不想让少数人太难堪”而召开 49消除不正当会议的措消除不正当会议的措施施 为偶而取消一两次会议，以检验这类会议需要程度 将预定会议延期举行，或并入下次会议 局部或全部取消例会 获得上级的批准才能召开

18、考虑或积极采用其他交流方式50考虑其他交流方式考虑其他交流方式 视频会议视频会议：视频会议的优点是能显示视频会议的优点是能显示身体语言和面部表情，这常常是有效身体语言和面部表情，这常常是有效沟通的关键因素。沟通的关键因素。电子邮件电子邮件：电子邮件可使你以很快的电子邮件可使你以很快的速度与频率通过因特网发送和接收书速度与频率通过因特网发送和接收书面信息而不会遇到真实会议中的麻烦面信息而不会遇到真实会议中的麻烦和花费和花费 其他其他 51会议的价值会议的价值 从量上来看，会议的支出会增加企业的营从量上来看，会议的支出会增加企业的营运成本运成本从质上来看，有效率的会议可以为企业节从质上来看，有效率

19、的会议可以为企业节省更多的时间、金钱，以及增加效率省更多的时间、金钱，以及增加效率评估会议的价值，要同时兼顾评估会议的价值，要同时兼顾“会议是否会议是否有效有效”及及“会议开支是否控制在最低程度会议开支是否控制在最低程度” 52例：某高科技公司之会议开销例：某高科技公司之会议开销 各阶层的职员人数各阶层的职员人数每 周每 周时数时数每小时的每小时的负担比率负担比率估计估计会议时间所耗的会议时间所耗的成本成本高层主管（高层主管（500500）中层主管（中层主管（200200）低层主管（低层主管（70007000）每周会议开销每周会议开销每年会议开销每年会议开销（￥（￥53250004853250

20、0048周）周）有效会议开销之估计有效会议开销之估计（占每年的（占每年的50%50%）无效率会议的成本损失无效率会议的成本损失121210.510.58.48.4￥100100￥8585￥5050￥600,000600,000￥1785,0001785,000￥2,940,0002,940,000￥5,325,0005,325,000￥255,600,000255,600,000￥127,800,000127,800,000￥127,800,000127,800,000会议时数与负担比率资料，是根据摩司魏克会议时数与负担比率资料，是根据摩司魏克19951995年针对年针对500500家高科家高

21、科技公司的研究报告。技公司的研究报告。53如何确定会议是否有效 为会议所设定的目标是否有实现为会议所设定的目标是否有实现的价值的价值 目标能否在最短时间内是否被实目标能否在最短时间内是否被实现现 与会者对会议结果是否满意与会者对会议结果是否满意54不切实效的会议有何危害 会议目标无法实现会议目标无法实现 会议所承担的机会成本大大增长会议所承担的机会成本大大增长,相当可观相当可观 与会者对会议感到不满与会者对会议感到不满55导致会议没有实效的原因 欠缺目标或目标不明确欠缺目标或目标不明确 欠缺会议议程欠缺会议议程 会议时间不当或通知的时间不当会议时间不当或通知的时间不当 通知的内容欠周详通知的内

22、容欠周详 会议地点不当或会议设备欠佳会议地点不当或会议设备欠佳 与会者无准备而来与会者无准备而来 会议不能准时召开会议不能准时召开会议前：会议前：56与会者从事交谊活动或有外界干扰与会者从事交谊活动或有外界干扰与会者发言离题或者分心与会者发言离题或者分心与会者交头接耳或发生争论与会者交头接耳或发生争论少数人垄断会议少数人垄断会议与会者拒绝参与与会者拒绝参与主持人离题主持人离题会议中：会议中：57欠缺会议记录欠缺会议记录未对决议事项进行跟进未对决议事项进行跟进不能对会议成败得失进行检讨不能对会议成败得失进行检讨不能及时解散已实现任务的临时委员不能及时解散已实现任务的临时委员会或工作小组会或工作小

23、组与会者对会议感到不满与会者对会议感到不满会议后：会议后：58会议形式会议形式 O 咨商式会议咨商式会议O 决议提报式会议决议提报式会议O 责任完全交付式会议责任完全交付式会议 59会议规模会议规模 通常的会议有通常的会议有5至至9人参加，这样的人参加，这样的规模既不太大，比较容易控制；也不规模既不太大，比较容易控制；也不太小，可以激起讨论。太小，可以激起讨论。 60主持人角色主持人角色 会议主题的组织者或倡导者信息的提供者政策的宣贯者和解说者培训会议中的传道、授业、解惑者问题的陈述者和汇报者会议进程的控制者现场气氛的营造者61主持人素质主持人素质 思考清晰明锐善于言词表达具有良好的分析能力能

24、抱有对事不对人的态度公正和有耐性能灵活地应付“挑剔”人物沉着并能自我约束具有幽默感62主持人职责主持人职责 O营造和谐气氛O照议程进行O正确总结讨论内容O引导发言者解释令人困惑的发言O帮助与会者厘清不假思索的想法O尊重少数人的意见，避免会中意见一面倒的情况O减少与议题无关的争辩与讨论O保持中立态度 63与会者责任与会者责任 N发言内容要有组织发言内容要有组织N适时发言适时发言N一次只讨论一个重点一次只讨论一个重点N口齿清晰，陈述有力口齿清晰，陈述有力N一针见血一针见血N音量适当音量适当N解释方式让人易懂解释方式让人易懂N口吻要自信口吻要自信N在要点处可稍加大音量在要点处可稍加大音量 64会议准

25、备会议准备 65一般性会议的会议准备内容会议目标的设定会议目标的设定与会者的选择与会者的选择议程的拟定议程的拟定会议时间、地点、场地的选择会议时间、地点、场地的选择会议所需仪器设备的准备会议所需仪器设备的准备会议通知的派发会议通知的派发开会前议题的最后审查开会前议题的最后审查66编排会议议程的两个原则按照议案的轻重缓急编排处理的先后次序，这即是说越紧要的事项越应排在议程的前端处理，越不紧要的事项则越应排在议程的后端处理 每一个议案应预估所需的处理时间并明白地标示出来。假如能这样做，则主持人可让某些人只参与与他们有关的某些特定议案的讨论 67例：委员会会议议程例：委员会会议议程 7月6日上午11

26、点 格林德雷戈饭店1、（11：00）任命一个会议主席2、（11：10）为缺席致歉3、（11：15）批准上次会议备忘录4、（11：30）上次会议提出的事项5、（11：45）讨论联络事宜 （12：00）会间休息6、（12：15）其他事宜7、（12：45）下次会议细节68场地布置的注意事项场地布置的注意事项 应先决定准不准在会场吸烟应先决定准不准在会场吸烟 是否需要提供茶点是否需要提供茶点照明、通风和空调等的检查照明、通风和空调等的检查座位安排座位安排会议用品的准备会议用品的准备69安排座位安排座位 70一对一会议一对一会议 （3）（1）（2）71大型会议大型会议 （3）（2）（1）72准备会议用品准备会议用品 组织会议场所组织会议场所选择视听设备选择视听设备提供书写工具提