采购管理制度

1、采购管理制度1. 总那么1.1 目的 为使本公司原物料的国内外采购作业有所遵循，及时 提供适 质，适量，适价的原物料，特制定本制度。1.2 范围 凡大宗原料、辅料、包装材料、微量药品、设备、零 件、器 材、办公用品等采购业务中， 有关询价、 议价、 采购等作业 ,均适用本制 度。1.3 采购部门及权限的划分1.3.1 公司原物料的采购方案、 价格、 策略等均由采购委员会 决议。1.3.2 临时的、 紧急的采购， 由使用部门提出申请， 采购部负 责 询价，呈总 经理签准。1.3.3 具体采购业务由采购部负责执行， 而特定仪器、 设备之 采购须由请购部门主管和技术人员参和技术、价格、质量等方面的审

2、定。1.4 采购工作根本原那么1.4.1 采购委员会是公司于原物料采购过程中的最高决策机 构1.4.2 公司的总经理是采购委员会会议决议的最高执行者。1.4.3 公司的财会部门必须对采购业务和采购委员会会议决 议 是否相符，予以充分的反映和监督。1.4.4 品管部门必须对购入生产用原料的质量予以全过程的 监 控。1.4.5 采购部门必须根据采购委员会的会议精神， 多途径， 少 环节，货比三家，适时，适质，适量，适价保证原物料的供应。1.4.6 采购委员会会议须定期和不定期召开。 例如，根据年、 季、 月销售和 生产目标应定期举行；根据原物料的采购特点及资金调度情 况 应不定期的举行。1.4.7

3、 采购部门必须定期作出市场， 供货，存货，采购等分析， 且及时提交采购委员会。 采购部应对供货市场， 供应商情况， 需购原物料质量、 价格、数量、运输、气象资料、进出口数据、原物料库存、 原 物料耗用情况等作出定期分析。货款和商务 处理等资料 .1.4.9 采购部应定期对采购人员进行业务培训和考核， 以提高 采购人员的业务能力和思想品德水平。1.4.10 原物料采购须遵循“货到付款的原那么， 严格控制原 物 料预付货款。2. 采购委员会及其会议制度2.1 目的 采购管理是任何壹个企业均视之为运营是否能步入轨 道的重 要根底之壹。特别于原物料本钱占据销售本钱 75? 85% 左右的行业，原物 料

4、 采购本钱和储存 本钱的合理性，会对运营利润产生很大的影响。 因此，有效 的采购委员会制度能够让我们得以：(1) 奠定稳定的采购管理工作根底；(2) 提高采购管理水平；(3) 降低采购本钱和储存费用，合理使用资金。2.2 采购委员会的组织及职责2.2.1 公司设立采购委员会， 由总经理，副总经理，采购部经 理， 生产部经 理，品管部经理，财会部经理组成。总经理担任采购委员会 主席，采购 部经理兼任会议秘书，做会议记录且负责 决议案的执行。2.2.2 采购委员会职责：(1) 拟定原物料的采购政策且确保政策的适当执行。(2) 依据本公司的质量标准，确保原物料的品质及合理的价 格。(3) 审核决定采

5、购的时机、价格及数量。(4) 协调、解决影响采购实施的重大问题。2.3 采购委员会组织的运行2.3.1 每月定期召开采购委员会会议 采购委员会会议是日常采购管理工作之壹，由会议讨论决定 采 购委员会召开会议的固定时间，且相应的要求有关部门定期提供分析 资 料，以供会议讨论和决策。2.3.2 不定期召开采购委员会会议 对采购管理过程中的特殊事项， 例如：原物料市场急剧变化 时。 经采购委员会成员的提议，应临时召开采购委员会会议。2.3.3 开会的法定人数为全体委员的三分之二， 采购委员会的 决议须半数以 上人员表决通过，方可执行。出席采购委员会会议的列席人 员无表决 权。2.3.4 采购委员会召

6、开会议时， 采购委员会成员假设无法参加， 应 授权代理人员参会。2.3.5 会议主持人为采购委员会主席， 主席因故不能出席会议 时应委托副主席 或公司其他领导主持。采购部经理负责会议的召集。2.4 采购委员会会议的内容及程序2.4.1 采购部经理方案以下情况：(1) 上次会议决议事项的执行情况。(2) 原物料的库存量、于途量。(3) 原物料的市场行情预测动态，公司应采取的措施。(4) 月原物料采购方案及资金需求方案。(5) 采购部外欠货款情况。(6) 采购实施中需协调解决的问题。2.4.2 采购委员会对采购部方案内容进行讨论且做出决定。2.4.3 会议决议事项由采购部经理记录， 整理后呈采购委

7、员会 主席核准。,且负2.4.4 采购部经理将核准后的会议纪要分送委员会成员 责决议案的执 行。2.5 采购委员会控制要点2.5.1 对采购过程中发生的重大采购事项， 必须由采购委员会 讨论决定。2.5.2 原物料价格应于同地区，同行业中保持较低的水平。2.5.3 原物料质量必须于同地区，同行业中保持较高的水准。2.5.4 根据产销实际情况， 确定每月原物料的平安库存量， 确 定需阶段性 季节性 储藏原料的合理库存量。2.5.5 对有预付款的采购，必须事先提交采购委员会讨论通 过。2.5.6 采购部必须有完整的采购结算档案， 且建立有效的采购 分析档案。3. 供应商管理方法3.1 供应商的选定

8、及指导3.1.1 对于大宗或经常使用的原物料， 采购部门应建立相对稳 定 的供应商， 且设立“供应商资料卡作为日后询议价和供料的 参考。家之上的供 应商作为储藏或交互采购， 以稳定货源、 降低价格3.1.3 选定供应商时，应从其供货能力、信誉度、资金情况、 决纠纷能力 及对市场情况把握程度等方面综合考虑，且依此确 定是否发 展为长期 供应商。3.1.4 假设供应商为贸易商或代理商时， 采购人员应调查其信誉 及 技术效劳能力等，凭以作为判断是否为采购对象的依据。3.1.5 积极向供应商宣传公司原料品质标准， 且于品质及技术 服 务上给予必要的帮助， 使其交货及时、 品质稳定且符合公司的质量标准。

9、3.2 供应商的管理和分类3.2.1 每壹笔采购业务， 均要进行采购本钱分析， 交部门经理 审 阅后存档以充实供应商的资料卡。3.2.2 供应商的分类。 根据供应商的信誉情况、 货源稳定性 数 量、品质 、 资金情况、发运能力等方面进行分类。例如把供 应商分为 A 、 B、 C、D的厂商； B 类指信誉良好、资金充足及发运通畅但货源较不稳定 的 厂商； C类指信誉较好， 资金充足或发运较通畅、 货源不稳定的厂商 D 类指 资金较充足或发运较通畅、但信誉壹般或差、货源不稳定 的 厂商。3.2.3 对于时常出现交货品质不符合质量标准， 交货数量不 足， 延误交期， 售后效劳不良等情况的供应商， 应

10、立即通知其改善， 且按规 定扣款。如未能改善者，采购部应另行开发新的供应商。3.3 供应商的开发3.3.1 采购人员应积极调查原物料资讯， 收集原物料市场行 情， 积极开发新的供应商。3.3.2 开发原料新供应商时， 应取样经品管部或使用部门检验 分析，提出报 告，必要时应到现场调查确认其生产技术及品质 水准之后， 进行详细评估，决定是否列为供应商3.4 采购资料及档案管理3.4.1 采购内勤人员每月初或每周做好 “供应商资料卡 、“原 料及微量元素采购报表 月、“采购分析报表 周、月、“库 存报表月等汇总整理工作，且方案有关领导。3.4.2 市场行情及时了解分析，价格走势定期分析，供应商信誉

11、 等级定期评审，来电来函文件资料及时分类保存。3.4.3 公司有关人员如需借阅有关资料、 档案，必须经部门经理 同意后，由内勤人员登记，借阅人员签名前方可。3.4.4 有关采购委员会的资料，由部门经理归类存档保管，借阅 需经采购委员会主席同意，且登记后执行。4. 原物料采购管理方法4.1 方案4.1.1 原料采购方案 采购部根据行销部的下个月及下六个月销 售方案，品管部据 此做出的下 个月及下六个月用料方案，生产部提供的上期库存情况表， 编 制下个月及下六月的原料采购方案。4.1.2 包装物采购方案采购部根据销售部的销售方案、 品管部 畜禽部、 肉品加工 厂 做出的编织袋 包装箱 用量方案，编

12、制采购方案。4.1.3 劳保用品、办公用品采购方案 采购部根据行政部报来的 经总经理核准的每季劳保用品、办 公用品请购 方案，编制采购方案。来的零配件及药品月需求量， 编制采购计 划。4.2 信息收集和分析4.2.1 采购部应掌握主要原料的产地分布， 当年收成、 加工期、交易渠道、运输方式、 质量、库存及国家产业政策、 市场供求关系等资讯， 填 写“原料行情周报表和“原料采购分析报表 周、月 供采购委员 会参考以便确定最正确采购时机。4.2.2 采购部须以 、 等多种方式， 随时向供应商询价，以了解原料市场行情变化情况。4.2.3 采购部于实施原料采购中， 须坚持货比三家之原那么， 根据供应商

13、历次供 货的信誉、交货期、价格、应变能力等因素，选择理想的供 应商及合理的采购价格。4.2.4 对包装物、劳保用品、 办公用品、药品、零配件、器材 等， 采购部应根 据公司的要求、标准，采取供应商报价，深入厂家 了解产品 质量等方法， 广泛收集信息、然后选定三家之上供 应商进行议价。等资料汇总后，提供采购委员会讨论、 决策 ,每种原物料的可选择供应商不得 少 于俩家 .4.3 核准4.3.1 采购委员会根据采购部提供的资料及其它方面的资讯， 做 出采购决策。4.3.2 采购部根据采购委员会的决定， 向供应商订货， 开“原 料 采购申请单签订采购合同，实施采购作业。4.3.3 采购部须随时注意市

14、场行情变化， 如遇价格上涨， 那么可 考虑多进货，如遇价格下跌， 那么适时要求供应商降价， 且及时掌握最新价格。4.4 合同4.4.1 所有原料采购均必须签订合同， 合同壹式三份 壹份采 购 部自存，壹份交供应商，壹份交财会部 。信件和数据电文能够作为合同附 件， 应注意互相之间时间和内容的壹致性。4.4.2 如市场行情发生变化， 合同需更改， 须由采购部经理报送总经理核准后 才可变更，必要时，可临时召集采购委员会讨 论决定。4.4.3 采购合同内容由当事人约定， 应将以下内容明确、 清楚、 具体写出，不得模糊其辞：标的； (2)数量； (3)质量； (4)价格； (5)包装； (6) 交货期

15、 限；(7) 验收地点及方法； (8) 交货方式及地点； (9)付款条件及付 款 方式；(10)保险； (11) 运输损耗的承担； (12) 违约责任。4.4.4 所有合同经采购部经理签字后， 报送总经理审定签字， 加 盖公司合同专 用章后生效。合同签订后假设有异议，应按?合同 法?有关规 定处理。4.5 交货期控制4.5.1 合同签定后，采购部必须追踪，催促交货进度。4.5.2 采购部根据原料客户发货情况， 提前填写 “原料到货预 报表送生产部、品管部，以便做好接货准备。每月填报“原料采购进度 月 报表。情况、“采 采本钱进行分析评判， 登记入供应商资料卡内， 作为以后 选择供应商 之依据。

16、4.5.4 包装材料、 劳保用品、 办公用品等选定供应商后， 采购 部 根据库存情况通知供应商安排交货日期和数量。4.6 异常情况处理4.6.1 如遇供应商送来的原物料品质、 数量等和合同规定的不 相符，应及时书面通知供应商处理。4.6.2 如临时需采购原物料， 那么须按以下程序办理： 使用部门申请-总经理核准T采购部询价、比价T总经理核准-采购部采购一品管部或使用部门验收。4.6.3 因品质不合格而退货、 换货导致逾期入厂， 应以逾期交 货处理。4.7 货款结算4.7.1 采购部根据所订原料的到货期及付款条件， 测算资金的 使用时间，填报“原料采购用款方案报财会部筹款，每周应提报“付款计 划

17、报财会 部和总经理。4.7.2 壹批原物料验收完毕， 采购部应及时整理各种单据， 打 印“付款申请单壹且送财会部做为付款凭证。4.7.3 原料的付款凭证有： 采购申请单、 合同、原料收货方案、 发票；物料的付款凭证有：采购申请单、合同、验收单、发票。4.7.4 采购部应于每批原料收货后壹周内及每月底和供应商 核 对帐务，防止出现过失。4.8 带款提货及预付货款管理本款提货人不得是新进员工4.8.1 于局部原物料紧张处于卖方市场时， 供应商坚持要求先 款后货，因而需 要带款提货，其所需货款须由采购部、财会部和总经理严格 审 查批准方能办理。4.8.2 带款提货必须确保采购资金的平安， 须待货物发

18、出且拿 到有效凭证 铁 路领货凭证 前方可办理付款。钱货俩清，资金 不能受损失。经理审核，呈报 总经理批准，由财会部授权办理。4.8.4 如发生付款后进货量缺乏等情况造成公司多付款或供 应 商欠款，采购部要责成具体经办人员尽快追回， 必要时应采用法律手段追回。4.8.5 必要的原物料预付货款应遵循以下几点：(1) 必须是信用良好的固定供应商， 对贸易公司性质的供应商 不 得采用预付货款的结算形式。(2) 信用良好的第三方为供应商提供担保， 是采购工作者必须 努 力的工作任务之壹。(3) 必须事先派专人，如派采购、 品管人员壹起去实地调查供 应 商的实物 供应，质量保证情况和目前的经济状态等情况

19、，且将 调查方 案提交采购委员会。(4) 必须有完整的正式合同， 重要合同须经国家认可的公证机 关 予以公证。于合同中必须有明确的交货地点， 交货期限， 质量标准， 和 于需方所于地的法院管辖范围内履约。(5) 预付款的额度控制，须由采购委员会会议决定，对每壹项 预 付款均应 于会议上专题研究，予以额度上的限制，以及作出既要保证 生产的需要，又要保证货款平安的相应对策。6原物料预付货款支付以后， 采购部和财会部必须同时明确 专 人负责该 项原物料和货款的追踪记录，且根据实际情况按天或 周，或 旬将记录提交给采购委员会，直至该合同履行完毕。5 原物料接收和退货管理方法5.1 车站码头 的接货作业

20、5.1.1 采购人员应及时和供应商约定原物料到达公司的日期， 且 发出“原料到 货预报表， 内容包括到货时间、 车皮号 船号 、 件数及总 量等，通 知储运员、地磅房、生产部和品管部，储运员应及早和运输 单 位和车站码头取得联系，作好接收准备。5.1.2 货物到站港后，储运人员应对每个车皮货船的 卸 火车船 ， 装汽车，全过程严格监督，对每壹辆货运汽车 签发货物短途 运输证明 且认真填报“车站码头接货原始记录表 。记录通知 单，迅速通知发货单位，且向保险公司索赔；船运出现的短件、 被盗、被淋湿等应及时向承运部门索赔。5.1.4 从车站码头转运原料到公司的过程中， 应加盖蓬布， 防止原料被雨 淋

21、湿或被盗。假设发生雨淋、丧失、应负责向承运人索赔。5.1.5 储运人员负责对车站 码头费用及代办单位带垫费用 进行审核，且编制“车站码头费用月统计表 ，连同原始单据交采购内勤 结算。5.2 进厂原料收货作业5.2.1 送货车辆到达公司，由门卫按公司的要求安排停车地 点， 通知采购部核实为公司所订货物后，填写“原料取样卡上的 日期、供货单位、原料名称、车辆号码，且通知品管部进行 30% 抽样。5.2.2 品管员到门卫取“原料取样卡 ,对相应车辆进行 30% 抽 样，且将样品 带回品管部按照集团品质要求进行品质检验。5.2.3 品管部填写“原料取样卡上已检验的水分结果、 30% 取 样人、化验人

22、的签名及备注栏注明收货、退货，将“原料取样 卡第壹联自存，第 二、三联转送采购部，对合格原料即随车作 100% 抽样准备。5.2.4 采购部接到 “原料取样卡 后，对质量合格者， 打印 “原 料收货报 告，且将“原料取样卡 第二联留采购部查存， 第三联及 “原 料收货方案由客户作进厂凭证。5.2.5 门卫根据“原料收货方案办理进厂登记手续， 且对车 辆 进行检查，指挥监督客户实施过磅程序。5.2.6 客户持“原料收货方案及“原料取样卡第三联到地 磅房进行重车 过磅，地磅房打印“原料收货方案进厂栏，且 将“原料收 货方案 及“原料取样卡第三联返回客户，指 引客户实施卸货程序。5.2.7 客户持“

23、原料收货方案及“原料取样卡第三联到原 料库，由原料 库仓管员接收俩单，安排卸车且计件；仓管员打 印“原料收 货方案工 厂仓库栏。然后将“原料收货方案返回客户，指引客户实 施 空车过磅程序。“原料取样卡第三联于品管员实施完 100% 抽样后， 随 样品带回品管部。5.2.8 客户持“原料收货方案 进行空车过磅， 地磅员收回 “原 料收货报告，打印出厂栏， 且签字；同时将“原料收货方案客户联 和 已盖地磅确认章的出门联交予客户，指引客户出门。5.2.9 门卫凭地磅盖章后的 “原料收货方案 的出门联对车辆 进行检查后， 方可办理出门手续，放车出门。客户联由客户留存，作为售货凭证和结 算依据，出门联由

24、门卫收回，且于第二日早上将出 门联送交 财会部核对。5.2.10 地磅房应及时将“原料收货方案所剩四联整理后送 品管部。5.2.11 品管部根据 100% 抽样的检验结果，打印“原料收货 方 案化验室栏且签字。“原料收货方案填写完毕后，由品管部送给采购部。5.2.12 采购部于收到品管部送来“原料收货方案后， 及时 将 品质扣减等内 容打印入“原料收货方案采购栏，且将“原料 收货方案 分送有关 部门，同时，将此批货的有关单据整理后送交财会部核算和 付5.3 原料退货作业5.3.1 对于汽车运输的原料，经 30% 抽样不合格，由品管部 于 “原料取样卡 的备注栏注明拒收理由送采购部，由采购部负责

25、处理。5.3.2 对于以铁路运输到站的原料，经 30% 抽样不合格，由 品 管部于“原料取 样卡的备注栏注明拒收理由送采购部，由采购部负责联系 客 户洽谈处 理意见，对货物存放，采购部和客户针对具体情况商 定。5.3.3 对于经 30% 抽样合格已进厂的不合格原料的退货，应 按 以下程序进行：(1) 对于公路汽运到厂的货物， 于厂内卸车过程 100% 抽样中， 假设有局部不合格( 30% 以下) ，由品管部于“原料收货方案备注栏中 注 明退 货数量，及时和采购部联系，交采购部处理，挑选出来的 不 合格原料随车退货。(2) 对于公路汽运到厂的货物， 于厂内卸车过程 100% 抽样中， 假设不合格

26、原料到达 30% 之上，由品管部于“原料收货方案备注栏中注 明 退货原 因，及时和采购部联系，交采购部处理，办理退货。假设有局部不 合格，由品管部于“原料收货方案备注栏中注明 退货数量， 及时和 采购部联系，生产部原料库负责退货原料 的保管，由采购部 负责通知 客户作出处理。(4) 退货原料应专区放置，且挂牌标示，以防误用。5.3.4 到厂的不合格原料的退货，具体操作如下：(1) 根据品管部意见，由采购部通知客户，具体退货数量、退 货 原因、于 客户确定无异的情况下，由采购部负责协调处理。(2) 铁运到厂的原料， 由采购部根据品管意见， 填写 "进厂原 料 退货单 中的“进厂情况项的内容，且于采购部栏签字。(3) 采购部将填好上述工程的“进厂原料退货单交品管部， 核 实确定无 异议后由品管部签字且交采购部。采购部将此单交原 料库， 同时安排储运空车过磅。(4) 原料库按该“进厂原料退货单办理装车退货。(5) 司机将退货原料过磅， 由地磅员填写“过磅单且将“过 磅 单第二联交司机送