总结会前准备

1、总结会前准备 总结会前准备 “市文化宫年度总结表彰大会工作流程 一、会前材料 1、年终总结稿。提前三个月准备。2、总结主持稿。提前一周。 3、总结会序。各类资料每个主任人手一份。4、表彰先进集体、先进个人、优秀服务员工的决定。5、先进的奖状。办公室负责。 6、与各科长签订的责任状每个科室两个。办公室负责7、奖励先进的现金、红包由财会负责。二、会场布置1、会议时间： 2、会议地点：多功能厅。 3、横额内容“xx市文化宫201*年度总结表彰大会。尺寸及制作由宣扬科负责。横额比正常红布尺寸缩小一些用粘贴的字。横额布最好事先用熨斗熨平。 4、主席台会议桌3个，摆鲜花。2个麦克。4个领导在主席台就坐。再

2、摆一个会议桌，斜放，签目标责任状用。 主席台喷绘背景，大会标题，背景是国旗、文化宫活动照片5、姓名牌，粉纸、黑字、华文新魏。排放顺序：4213。6、依据参会人数，分两组排放听众座位。一排桌子、一排椅子。先进在前排就坐。 7、音响剧场负责。发奖音乐、签责任状时的背景音乐等，会前至少试播一遍。 8、礼仪服务，剧场安排2名服务员。一人捧奖状，一人捧现金。准备两个大托盘，用红绸子铺上，用来装奖状和先进。跟随领导，把奖状递到领导手里。9、在桌上给每人放一瓶水。10、先进个人胸前佩戴的大红花。 11、会前在接待室，领导接见先进个人，并合影。 三、其他事宜 1、提前通知在总结会上发言的先进代表xxx、职工代

3、表xx准备发言稿。 2、安排录像、摄影，宣扬科负责。至少按两个小时准备录像带和电池。 3、准备签订责任状用的水性笔。办公室负责 4、装先进个人等奖励现金的信封，尽量大。可用红纸糊。5、会后聚餐的饭店安排好。事先分好桌。 6、喷绘要至少提前一天制作。宽10米，8米内做画面；高4.3米，3.5米内做画面。 扩大阅读：会议前准备工作 公司内部资料：年中会文件 201*年年中会议准备工作 一、 会议前准备工作 1、会前所需准备的文件：会议通知、会务组负责工作内容清单、主持稿、参会人员表、会议议程、各组名单分派到各组长手上，负责会议和活动前的点名、座次表、餐卷、会议横幅、会议背景ppt、房间号码表、会务

4、资料领取表、会议资料。各文件具体形式如附件2、会前准备工作流程2.1、会议的计划： 1确定会议的目的，试图达到的效果，会议预期取得的成果等。 2确定会议的名称，初步拟订出席对象、主持人、规模、规格、召开时间、需用时间、地点、议程等。 3决定会议的工作人员和服务人员会务组，必要时成立筹备组。2.2、确定会议日程。编排会议日程表，并与会前发给各参会人员。1议程表： 将会议议题按照内在联系、主次和先后排列次序，编排议程，印成文字，即议程表，会前发给与会人员。2日程表与作息时间表。 按两天时间订出日程表和作息时间表。2.3、会议成本预算： 会议的成本场地租借费+文件资料费+交通费+食宿旨+活动费。2.

5、4、准备会议资料。 1开幕词、工作报告、发言稿等 2会议所用的技术性、程序性文书材料，如：会议通知、会议议程表、日程表、作息时间表、与会人员名单、通讯录、分组名单、住房安排表、工作人员名单、车辆调度表等。 2.5、发送会议通知及接受回执。 1会议通知：本单位的小型会议，可采纳口头、 、书面通知等方式通知。2回执：为准确统计与会人数，做好相应准备，通知时应提前7天以上并附回执。 第1页；共3页公司内部资料：年中会文件 2.6、会场布置，会场依据与会人数选择适当场所，具体要求如下： 1会场要整洁、宁静、明亮、通风、安全，按地区、系统、单位等分组，事先划分席位，摆放好桌签。2主席台席位。 第一排的正

6、中为首席，其次是左位，再次为右位-先左后右，左高右低，前排为主、后排为次，其他的依次类推。在席位前放置姓名桌签，便于按位入座。3会场设施。 会场的所有设施必须在开会前准备齐全、如扩音、录音、放音、唱片、录像、摄影、投影仪、放映机、灯光照明、记录纸、文具、茶具等等。仪器、设备等应事先反复检查、调试，以免临时发生故障或出现差错。2.7、其他准备 会期较长的会议应准备与会人员的就餐、住宿。会议要通过新闻媒介传播的应准备宣扬提纲。二、 会议期间工作 1、会议期间需准备的文件：签到表、会务发放表、考勤表。2、会议期间的工作流程 2.1、在机场、码头、车站等处，派专人、专车分批分时段按要求接站。2.2、做

7、好来客接待工作，确认和分发房间，确认重要与会人员用房及整理记录有关信息。协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作。确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。2.3、会场桌椅摆设确认：2.4、会议现场 2.5、专人负责会场的协调事务工作包括投影仪的准备、饮水的准备、礼金的发放以及会场温度控制等。 2.6、确认并保证会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作。 2.7、协助会议期间的交通工具的安排。 2.8、会议接待人员应全程跟踪会议，以便及时和与会者坚持联系，出现突发 第2页；共3页公司内部资料：年中会文件 事件能以最短的时间解决。三、 会议后续工作 1、会议后需准备的文件：参会人员通讯录、简报、会议总结、会议证实、 会议纪要、新闻稿、返程票登记表。2、会议后的工作流程 2.1、在与会和未与会的人中间传阅会议记录。会议记录应准确。会议中所形成的决策要特别承当行动的责任人姓名、时间及标准。2.2、会议的总结、评估、会议代表的看法反馈及处理工作。 2.3、会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的汇总、总结工作及印刷发