益友Excel账务系统使用手册

1、 益友Excel账务处理系统使用手册 目 录系统介绍开始使用需知系统初始化一、账务处理1.1、凭证录入1.2、凭证查询1.3、凭证检查1.4、凭证汇总1.5、凭证翻阅打印1.6、结转损益1.7、期末结账1.8、凭证汇总表1.9、科目发生额及余额表1.10、试算平衡表1.11、现金银行日记账1.12、总账查看1.13、明细账查看1.14、自动转账凭证二、报表分析2.1、报表设定2.2、报表查看2.3、报表改名2.4、报表稽核2.5、多栏组合式明细账2.6、财务分析三、固定资产3.1、初始录入3.2、资产日常变动3.3、折旧计提3.4、计提减值准备3.5、变动资料查询3.6、变动资料返回修改四、系

2、统维护4.1、会计科目维护4.2、账套基本信息4.3、调色板4.4、数据检查五、首次启用流程六、日常使用流程七、其他说明附：常见操作问题处理系统介绍 首先感谢您对益友的支持和选用! 本系统在微软OFFICE-EXCEL的平台上开发而成，可用于中小企业的会计做账需求；运行本系统的电脑硬件要求较低，软件要有完整安装的微软OFFICE-EXCEL（最佳运行效果EXCEL2003版，其他版本OFFICE未经严格测试，可能会有部分功能受影响或不能使用）；系统应用EXCEL表格编辑，公式函数、控件、窗体和VBA技术等功能，灵活运用实现财务做账电算化的所需功能，具有界面简洁美观，操作方便快捷，功能完备实用，

3、紧跟做账流程的特点，可以让你轻松实现会计电算化的梦想。本系统在EXCEL平台上运行，但同时基本完整保留EXCEL本身的功能与操作特点，不会因使用此系统而影响其他EXCEL文件的操作。益友Excel账务系统功能特色：1、账套数据文件与账务处理文件互相独立，可建账套文件数量无限制，版本功能升级变得非常容易，只需替换账务处理文件即可；2、账套设置灵活方便，科目级次最大可六级，且每级位数自由设定，会计科目随时加减，可适应各种类型企业核算需要；3、完善的辅助核算功能，支持部门、数量、外币核算及相关功能齐全的各种账表查询，明细账、部门账、数量账、多栏账一应俱全；4、完善的会计报表功能，非常好用的益友报表取

4、值函数及独立的扩展报表文件，可随意灵活设计你的会计报表及财务分析表格；5、界面美观，操作简便，人性化设计，支持表账证一体化关联查询；6、功能齐全的各种数据检查工具，确保账务数据准确安全；7、所有功能都经反复测试，做到准确高效，运行速度快，出错机率低，支持数据量可达到3000个科目，65000行的凭证；8、设计独特的现金流量表编制方法，可以方便、快速、准确编制现金流量表。开始使用需知系统运行至少需要三个文件，一个是益友账务处理，另二个是益友操作员种账套数据文件，因此日常做账核算时是三个EXCEL文件配合使用。系统打开与登录：当使用益友系统时，先要将EXCEL的宏安全性设为“中”或以下。设宏安全等

5、级方法请看图示。打开EXCEL程序，点菜单“工具”工具下面选上宏->安全性运行时首先双击打开“益友账务处理”文件，出现以下登录界面：最新版本是V7.3操作员显示“Manager”，账套文件可点击按钮从下拉文件列表中选择或双击显示文件选择窗，点“新建”按钮可按系统提示建立一个带有一级科目的空白账套文件，附带空白模式账套文件初始密码六个“8”，新建账套密码也为六个“8”。 益友账务处理系统分为账务处理、报表分析、固定资产、系统维护四大功能模块。如图示： 账务处理：可完成凭证录入及修改，凭证检查，凭证汇总，凭证查询，打印，会计表格及账簿查看，损益结转及期末结账。 报表分析：用于财务报表格式与公

6、式设置与查看，财务数据分析，打印报表等日常工作；系统预设了资产负债表、利润表和现金流量表格式，用户可以修改资产负债表及利润表格式并自行设取数公式，取数公式设定方法可观看报表公式设定操作动画文件；另十五张空白报表自行按需要随意设置。 固定资产：此模块可完成固定资产的初始输入，每期自动计提折旧生成凭证，固定资产的日常变动（增加、减少或其他变动），固定资产资料的查询等，还可根据政策计提资产减值准备。系统维护：主要可完成账套信息设置（里面包括核算单位信息、凭证字、核算币种、会计部门人员、会计核算年度和期间及部门名称的设置）、会计科目设置、科目初始余额录入、数据检查，还附加一个界面颜色个性化选择的“调色

7、板”功能，还有系统使用说明。 通过此系统你可以从此抛弃繁琐的手工账，轻轻松松完成账务处理，感受会计工作的乐趣。各功能通过主界面的功能图标启动，随时调用的“益友菜单”及“账证表一体化查询”功能会让你操作起来非常轻松如意。益友菜单图示（绝大部分功能在此可进入操作）：益友菜单名称显示为“益友财务”，点击后有一系列功能菜单。系统初始化益友账务系统采用先进的多账套操作方式，启动时可以按提示新建账套或打开原有账套；成功启动账套后根据需要自行设好新账套启用前的所需信息，方法是进入账套信息填好各项目，包括单位名称，地址，会计机构，凭证字，科目类别及识别码，启用年度与期间，核算币别，部门名称等，然后就是设置会计

8、科目，方法是点系统维护“会计科目（图标）”，按窗口提示做科目增减或修改操作；会计科目增减窗口（点按钮做相应科目操作）： 设好科目后点“会计科目（文字）”进入科目一览表（KM表）：（注意：是点击红线框住的文字进入KM表）进入科目一览表填写科目初始余额（或从益友菜单->系统维护“初始余额”进入）图示（一个个填好科目借方或贷方余额）：填写科目余额时，一级或二级科目有下级科目的可以不填，只填最明细科目余额，填完后做初始余额检查，自动核对借贷平衡，科目需要核算数量或外币的在相应栏目填上其初始数。注意：如果账套启用不是从一期开始，那么填好余额后从一期开始做期末结账，一直结账到实际启用期间，这时账套初

9、始化工作完成，可开始录入凭证进行账务核算了。一、账务处理 账务处理模块主要用于处理会计凭证，也是会计日常最主要工作。此功能模块可完成凭证录入及修改，检查，汇总，查询，打印，损益结转及期末结账等工作，通过凭证汇总可生成各种会计表格、账簿，方便地了解并管理你的全盘账务。主界面中简要描绘了一个账务处理的流程，可以点击主界面相应图标进入所需功能。点主界面下的账表名称可查看到各种账表数据。1.1、凭证录入主界面点“凭证输入”进入，看到预设的凭证样式EXCEL表格，右上面是一排功能按钮。 输入时可以双击摘要单元格开窗选取摘要，双击科目单元格开窗选择会计科目，也可手工输入科目编码自动获取科目（CTRL+F也

10、可以打开摘要或科目选择窗）；有外币模式和非外币模式，凭证号自动检测最大号及日期自由调整，凭证字号也可自由调节；借贷方自动平衡检查，严格的数据输入检测保证数据质量，输入时可自由加行减行，输入完成点“确定”后，数据自动追加到“凭证分录一览表”；分录科目有数量单价时在下面录入核算数量单价；科目有核算部门时可选择取分录部门；双击金额栏可显示当前科目的最新余额，按右键金额借贷方跳转，方便录入多借多贷凭证，录入凭证非常方便快捷，很人性化。1.2、凭证检查 主界面点“凭证检查”，可对当月的凭证张数统计，每张凭证借贷是否平衡，凭证号是否连续进行检查，以便在录入凭证不慎出错的情况下能方便查出，保证凭证数据准确。

11、1.3、凭证查询点“凭证查询”按钮进入“凭证分录一览表”，日常录入的所有凭证全部放在此表，可用于查询，修改，删除等基本凭证管理操作，点表格左上角“整理”按钮，对凭证信息数据进行整理（自动排序设好格式），还有其他的一系列功能按可方便进行凭证的维护，如“修改”，“新增”，“删除”，“复制”，“导出”等等，“过滤”功能可用来做凭证分析，还可用EXCEL自带的自动筛选及查找功能（此表数据一般不修改，确实要修改需慎重，不要破坏借贷数据的平衡，如修改了科目编码和金额后要返回到修改的期间结账，后再按期间顺序向后逐个期间结账一次）“更新科目名称”可让改了名称的科目自动更新“凭证分录一览表”左边按钮：“凭证分录

12、一览表”右边按钮：1.4、凭证汇总 点击主界面点“凭证汇总过账”，开始汇总录入的当月凭证，汇总的条件是录入的科目编码，对凭证中相同科目发生数据汇总成表，并能汇总明细科目逐级到上级科目，汇总后“凭证汇总表”、“科目发生额及余额表”、“试算平衡表”的数据会更新到当前期最新状况；可点击主界面下的相应表名查看汇总结果。凭证汇总过账窗口：部分凭证汇总过账过滤窗口：1.5、凭证翻阅打印 主界面点“凭证翻阅打印”进入，此功能可按传统凭证格式查阅打印凭证。点“打印”可输入起止号(按"字"类别)开始打印。打印纸张为A4纸纵向1/2大小。凭证上方有二个选择框，可选所需凭证月份和凭证字。“查找”

13、按钮是用于快速定位查找指定的凭证，右上左右六个按钮用于换张及换页等，可直接到末张或到回首张，上下按钮用于换页。每次进入默认是当前核算月份的收款一号（也可进入“账套信息”修改凭证字号顺序）。凭证翻阅打印相关图示： 1.6、结转损益 每期账务处理完了，要将损益类科目余额结转到本年利润，点“结转损益”可自动生成损益结转凭证，收入类结转到本年利润贷方，成本费用类结转到借方，可以正确算出每期经营收益或亏损（贷方正数盈利，负数亏损）。注意：损益类科目编码首位数字一般为5或6或自定义，会计科目一定要有“本年利润”。损益结转操作窗口：1.7、期末结账 每期账务处理完了点“期末结账”进行结账。月末结账功能主要完

14、成：第一、检查业务处理的完整性，提示进行账套文件备份；第二、计算期末科目发生额、累计发生额及余额；第三、保存科目发生额、余额到科目（KM）表相应栏，结完账后自动跳转进入下一个期间核算。如到了12期会进行年终结账，在12期结账后，再点一次“期末结账”，按提示完成年结后系统自动形成一个空白账套开始下年账务，同时会备份一个已完成年度的账套数据文件（备份到原账套文件同一目录下)，空白账套保留了账套科目列表，新年度的的科目年初数。年结完后操作的账套文件即是新年度账套文件，一切按正常做账操作模式即可。1.8、凭证汇总表“凭证汇总表”在主界面下方点击进入，此表是汇总完凭证后生成的一级科目当期发生数。1.9、

15、科目发生额及余额表“科目发生额及余额表”在主界面下方，此表是一个包括所有科目的期初数、本月发生、本年累计及期末数的科目试算平衡表。此表可查看每个科目的各月余额及发生情况。右上还有“余额表选项”按钮，用于设置查看的表格数据及格式样式，方便阅读,选不同期间可为生成季报数据之用；（启用账证表一体化查询功能）双击任一行科目数据可查看对应明细账。此表的所有数据由程序生成，用户只需按月查询、核对、分析汇总结果即可，财务报表可从此表取数。每一会计期间做了凭证汇总或结账后相应月份才会有数据。设定丰富，功能强大的余额表选项，还可以快速查看季度报表数据。1.10、试算平衡表 “试算平衡表”在主界面下方，此表是所有

16、一级科目的汇总，数据来源于明细科目表，因此与明细科目表数据总额是一致的。表中没有公式，全部数据由程序自动生成。数据主要用于查询及会计报表取数，双击任一行科目数据可查看对应明细账。1.11、现金银行日记账 点“现金银行日记账”，此表用来核对或分析现金和银行存款的发生情况，左上有个现金银行账户选择框，双击对应名称开始生成账页，账户选择框旁边有个月份选择框，可选择所需月份。右上有结余方式选择，可选择按日结余或按每一笔结余方式计算结余数。双击数据行也可查对应凭证。最后一列双击可出现或取消核对标记。1.12、总账查看 点“总分类账”，表格界面左上有个科目选择框，选中所需科目生成对应明细账用于查询。开始是

17、显示所有业务明细，点“总账格式”筛选后就是总账格式，“打印”按钮设置打印账页，可打印出来装订成册备查。双击数据行可查看对应凭证。科目选择图示： 1.13、明细账查看点“明细分类账”，系统按科目自动生成明细账格式，左上有个科目选择框，选中所需科目生成对应明细账用于查询，双击科目选择窗可以弹出分类科目选择窗口。数据来源于凭证，凭证没有明细账也没有数据。“打印”按钮设置连续打印账页，可打印出来装订成册备查，按此按钮还可以自动设置页脚信息，选择“打印到账簿文件”时可以快速批量导出明细账页到EXCEL文件中。双击数据行可查看对应凭证。“打印”按钮设置连续打印账页，“外币”按钮可以显示或隐藏外币栏。此外还

18、有“数量单价明细账”、“多栏组合式明细账”和“部门金额明细账”提供另外不同格式的账页查询。1.14、自动转账凭证自动转账凭证设置功能，可从科目余额表取值生成常用的转账凭证，具体设定方法如下：（启动：益友菜单>账务处理>自动转账凭证）a.设置科目互转自动转账凭证从一个或多个科目的发生额或余额中按比例转出，然后转入到另一个或多个科目的相反方向，生成记账凭证，如转制造费用到生成本b.按公式取数后自动转账凭证先从一个或多个科目的发生额或余额中按比例计算出凭证金额，然后记到设好的二个或多个科目的借贷方，生成记账凭证，如按销售及采购额的一定比例计提印花税c.常数型自动转账凭证设二个或多个科目组

19、成记账凭证，每项分录的金额是输入的固定数值，如每期固定要计提的一些费用，类似于模式凭证d.设置自动转账凭证分录时，一定要遵循有借有贷，借贷必等原则e.设好后在转账凭证名有相应名称，选择后点“生成”即可在凭证列表中看到自动生成的凭证。二、报表分析 此功能模块用于管理财务会计报表，设计报表格式，设置报表公式，报表改名及做些简单的财务数据分析等。（CTRL+A随时可显示报表窗口）2.1、报表设定 点击“报表定义”图标打开管理小窗口，打开预设的报表可按自己要求重新设计，报表取数公式设定，有十个总账取值函数，分别是：Jfye（借方余额），Dfye（贷方余额），Jffs（借方发生），Dffs，（贷方发生）

20、，Jflj（借方累计），Dflj（贷方累计），Ncjf（年初借方），Ncdf（年初贷方），上期借方，上期贷方，取数公式格式“=函数名(科目编码)”，比如要取银行存款的借方余额，在需取数单元格公式设定“=Jfye(1002)”；点管理小窗口的“编辑”打开下面表格标签，用于设置财务报表的另一种取数方式，方法就象EXCEL公式编辑一样（报表某一单元格等于要取数的另一表单元格，并可加减乘除等），取数一般从“明细科目汇总表”或“总账科目汇总表”或“KM表”中获取，也可报表之间互取。点击“隐藏”下面表格标签消失。特别说明：Jfye，Dfye，Jffs，Dffs，Jflj，Dflj这六个函数格式为“=函数名

21、(科目码,期间)”，期间有三种写法：0：本期，1-12：指定期，-1到-12：本期前n期；还有六个辅助核算取值函数：部门发生额取数函数2个： =BMJF(科目码,“部门名”,期间),=BMDF(科目码,“部门名”,期间)， 部门科目数量函数2个：=BSLJ(科目码,“部门名”,期间),=BSLD(科目码,“部门名”,期间)， 科目数量函数2个：=SLJF(科目码,期间),=SLDF(科目码,期间)，期间有四种写法：0：本期，1-12：指定期，-1到-12：本期前n期，13：所有期；外币函数2个：=WBJF(科目码,开始期间,结束期间),=WBDF(科目码,开始期间,结束期间)；期间有二种写法：

22、0：本期，1-12：指定期2.2、报表查看 主界面预放了三个会计主表，资产负债表、损益表和现金流量表，点击可进到相应报表，点击“报表定义”图标打开管理小窗口后按提示可查看到所有的会计报表。资产负债表、损益表取值公式须自设。报表定义的窗口有个“读入”按钮，点击可读入预设好的报表打印基本格式；打开按钮是打开独立报表拓展文件，关于独立报表拓展文件功能请参阅其对应说明。2.3、报表改名点击“报表定义”图标打开管理小窗口，右旁边有一个改名按钮，点击可对左边方框选中的报表改名。报表改名图示：2.4、报表稽核 点“报表定义”进入报表管理窗口，点“编辑”打开工作表标签，关闭管理窗口。点“报表稽核”，打开“报表

23、稽核表”，设置报表间的勾稽关系，勾稽关系是指报表与报表之间存在相等关系的项目，应该相等的报表项预先设好自动检查，方便发现报表数据错误。2.5、多栏组合式明细账多栏账格式要自行设置，功能强大，科目任意组合，主要用于凭证数据分析。进入此功能会出现多栏账格式设计窗口，通过预设所需多栏账组合项目，会自动生成多栏账格式报表，分析科目发生额及月份汇总，相当灵活方便，具体操作在窗口提示下很快会熟悉理解。2.6、财务分析 数据计算来源于报表，计算列出一些常用财务指标。目的用于一些简单的财务指标分析。三、固定资产3.1、初始录入 点击资产变动，显示固定资产录入卡片，选增加固定资产，初始使用时变动方式会显示“*初

24、始录入”（结束初始后不显示），按卡片内容一项项录入即可。3.2、资产日常变动 在固定资产完成初始后，进入日常使用变动，也是点资产变动打开卡片，在卡片上端选择变动类别，按卡片内容一项项录入即可。3.3、折旧计提 点击折旧计提图标，显示折旧计提操作窗口，按窗口提示操作，可自动计算折旧并生成相应记账凭证。3.4、计提减值准备 点击计提减值准备图标，显示计提操作窗口，按窗口提示操作，可自动计算折旧并生成相应记账凭证。3.5、变动查询点击计提变动查询图标，显示操作窗口，按窗口提示操作，可查询设定条件的变动记录。3.6、固定资产返回修改（反结账） 设到要反结账的会计期间，先对总账系统反结（点摘星图），然后

25、到固定资产模块，点计提减值准备，将比例设到88，按确定之后反结固定资产，可回到当期固定资产期初状态。注意：固定资产反结不对其他变动不涉及价值（如使用部门变动）的反结，不对计提减值准备反结（如要返回可以计提负数相反比例）。四、系统维护 此功能模块用于系统设置及维护。4.1、会计科目维护点击“会计科目（图标）”会弹出一个科目显示窗口，旁边有按钮用于科目的增加、修改或删除。科目维护后，三个有科目的表同步更新。窗口右边是设定科目的核算选项，可以根据自己核算需要设定。科目增减会有一系列限制检查，确保科目正确完整。在做科目维护时出现的各种提示会让你明白的。注意：输入凭证科目一般都是末级明细，因此账套科目的

26、设置最好初始化时设计好科目结构，非最末级科目使用后还可向下拓展。 科目维护图示：4.2、账套基本信息 用于设置核算单位的基本信息，包括单位信息、会计机构人员、核算年度月份、凭证字、币别。其中单位信息和会计机构人员按单位情况照实填写，核算年度、启始月份、当前期间也按实填写。凭证字可任意设六类“记账”、“收款”、“付款”、“转账”、“银收”、“银付”、“现收”、“现付”等。常用摘要在凭证录入时显示摘要的窗口内按实际情况自由设置。币别是为核算外币时备查用，有外币核算时在输入凭证时将币别、币种、汇率录入到相应位置。部门列表信息自由按实际情况设定。4.3、调色板进入调色板，用户可根据自己喜好调整主界面色

27、彩搭配；一共提供六种精选颜色用于备选。4.4、数据检查 会计科目编码是系统关键字段，数据检查功能确保科目及凭证科目编码数据正确，以便数据汇总准确无误，具体功能内容点开功能图标时有详细过程说明。在KM表还有一个科目表整理功能，可以自动排好科目格式，同时还有自动科目表对齐功能。记住常做数据检查，全部OK后可对账套数据安全有一定保障。五、首次启用流程 首次流程：打开“益友账务处理”文件，启用宏->新建账套->操作员密码：8888->账套路径：点右边的“-”选择->系统维护->设好账套基本信息->设好会计科目->录入科目初始余额->核对平衡->启用

28、账套。工作表保护密码全部为32856。六、日常使用流程 日常流程：录入凭证->汇总凭证->核对科目汇总数->全部凭证录入修改完毕->结转损益->汇总凭证->查看会计报表->报表核对OK->结账->备份账套->进入下一会计期间七、其他说明账表导出：须先打开、生成需要导出的账表，点EXCEL表格任务栏右边上的“益友菜单”“表格账簿”“导出表格账簿”，打开表格导出对话框，选择要导出的账表导出。 期间状态查看：“益友菜单”“系统维护”“期间状态”，打开查看月份期间是否启用、结账。 账套密码设定：“益友菜单”“系统维护”“账套密码”，按步骤输入

29、自己的密码。一定要牢记自己的密码。 备份账套文件：“益友菜单”“系统维护”“备份账套文件”，可备份账套文件。 数据保存：每次操作完成，点“益友菜单”“数据保存”，保存工作成果。也可点击常用工具栏的保存快捷键保存。 操作员管理：“益友菜单”“系统维护”“操作员管理”，可添加、删除操作员。科目码升位：“益友菜单”“系统维护”“ 科目码升位”，当设定的二级或三级科目位数不够时，可用此功能进行升位。 反结账：结完账后，如果需要返回上期修改，先点系统维护界面的“账套信息”，把核算期间设为上期期间，然后点系统维护界面右边的“星星图”取消当期的结账标记。取消后修改当期的凭证，改完后再结账一次，如果返回不止一个月，那么每期都要按次序取消结账，改完后再按期间顺序结账一次。 现金流量表：本系统的现金流量表生成原理是：先录入完凭证，然后找出有现金或银行存款及其他现金等价物科目的分录，一行行加上“现金代号”。现金代号是现金流量表上的行次号，每笔现金类分录根据业务内容加上现金代号。如：一笔银行收款属于销售商品、提供劳务收到的现金，那么在现金栏填上"2" 即可，然后汇总过账，进现金表点“计算”。 快捷键：CTRL+Q（随时返回到首页主控台）；CTR