采购管理办法

1、 杂项采购管理办法主控： 编号：批准：实施日期： 年 月 日替换文件：1 目的为规范采购流程，建立健全采购管理制度，降低采购成本，提高采购质量和效率，使采购工作正常化，流程化，规范化，特制定此制度。 2 适用范围本办法适用于公司项目工程部非生产类原材料的各种杂采购及非招投标的委外工程项目。3 定义 序号名称定义1供应商能向采购者提供货物、工程和服务的法人或其他组织。2合格供应商经过公司一定程序评审确定可以与公司长期合作的供应商。3采购需求1.各部门根据自身业务需求提出的货物、工程或服务的需求；2.采购需求能够合理、客观反映需求物料的主要特征以及要求供应商响应的条件，符合适用原则、能够切合市场实

2、际。4采购申请单是指将采购需求部门按要求填写并提交的单据，此单据须按照公司签批流程签批完整方可生效；5杂项采购物料非生产类材料、后勤保障物料及工程建筑材料等4 职责序号部门职责1需求部门1. 负责所需物料的申购、入库前验收会签、领用；2. 负责主导所需物料的验收标准或可行性分析报告的制定(需要时由项目工程部引入第三方协助制定)。2项目工程部1. 引入第三方协助需求部门制定验收标准或可行性分析报告。2. 协助需求部门确认水电等工程所需的材料清单(规格型号数量等)；3. 负责采购的实施和进度追踪，并根据实际情况回复需求单位物料交期。3行政部1. 负责公共类物资的申购、领用和验收工作； 2. 负责物

3、料收货、入库并通知需求部门验收、领料，办理出库，并在两个工作日内将相关单据提交给项目工程部。3. 负责主导公共类物料的验收标准或可行性分析报告的制定(需要时由项目工程部引入第三方协助制定)。 4资讯部1. 负责电子网络监控等设备及工程的采购申请；2. 电子资讯类固定资产由IT负责人确认资产型号、参数、库存等并进行资产评估。3. 对涉及电子网络监控等设备及工程等提供技术标准、技术评估及参与性能技术验收。5设备部1. 参与设备类采购及工程商家评估，及验收标准或可行性分析报告的制定2. 对设备类及工程等提供技术标准、技术评估及参与性能技术验收。6财务部负责参与验收，付款5 作业流程5.1 需求管理5

4、.1.1书面申购：由需求部门或使用部门提出需求，填写【申购单】或【联络单】(工程需求以联络单形式提出需求)，申购单应包括以下要素：5.1.1.1 申购部门及申请人；5.1.1.2 申购物品名称；5.1.1.3 申购物品单位及数量；5.1.1.4 申购物品规格型号、材质等；5.1.1.5 申购物品用途或原因；5.1.1.6 申购物品需求时间；5.1.1.7 申购物品是否安装；5.1.1.8 特殊要求必须备注清楚； 5.1.1.9 附申购物品样品或电子档、图纸、技术资料等；5.1.1.10 提供需求的物品、工程的验收标准或可行性分析报告（预算费在2000元以上需提供验收标准，预算费用在50000元

5、以上需提供可行性分析报告），验收标准须需求部门、专业部门（如资讯部、设备部等）签字确认后转交项目工程部；5.1.1.11 手工填写的【申购单】需会签至行政仓分管的主管(含)以上管理人员，以便核实申购物资是否有库存，并依公司审批权限完成审批；5.1.1.12 ERP系统申购的物料：ERP申购、入库权限仅限于行政部固定资产专员或行政部仓库管理员。各单位如有需ERP下单申购的资产，凭有效签核的【申购单】交由行政部固定资产专员或行政部仓库管理员统一下单申购(系统单据需一个工作日内完成，超过2个工作日未完成的行政部固定资产管理专员或行政部仓库管理员记警告一次，超过7个工作日未完成给予记小过一次。5.1.

6、2需求确认5.1.2.1 申购部门将审批完成的【申购单】转到项目工程部，未按要求提供的【申购单】，采购人员有权退单，直至需求明确；5.1.2.2 申购部门若对申购物品标准、可行性分析报告提供有困难，项目工程部可提供资源或引入第三方协助完成，验收标准/可行性分析报告必须由双方部门领导签字确认；5.1.2.3 采购接单人员接单时应先审核【申购单】，对于未按规定填写、签批申购单，采购人员有权退单，退单时采购人员必须详细告知退单原因；采购人员遵循以下接单原则：无计划不采购，填写要素不齐全或不按规定填写【申购单】不采购，签批不完整不采购，需求不明确不采购；5.1.2.4 签核后的【申购单】不允许私自更改

7、，任何私自更改的【申购单】视为作废单据不予采购，由此产生的相关责任由需求部门承担；5.1.2.5 采购人员对于不符合规定或撤销申购的物料应在一天内通知需求部门；5.1.2.6 需求明确后采购人员，常规的杂项或有固定合同的物资采购一个工作日内回复交期；需重新找供应商比价议价的物资采购，采购人员在接单后应在三个工作日内回复预估的采购周期；周期较长的物资采购，采购人员应每2个工作日告知需求部门采购进度；5.2合格供应商选择标准5.2.1 具有良好的信用和优质的售前、售后服务能力和服务意识；5.2.2 具有自己的注册公司，拥有营业执照、税务登记证、开户行账号资料等相关正规证件，并能开据增值税发票/建安

8、发票；5.2.3 具有健全的商务管理流程和制度；5.2.4 具有良好的财务状况，至少可以给予我司七天以上或者月结的帐期；5.2.5 具有符合公司要求（知名品牌）的产品，拥有良好的供货渠道（如：本身是品牌代理商，区域总代理），以提供合理的价格和优质的售前售后服务。5.2.6 具有相对有利于我公司的供配货地理区位；5.2.7 具有积极的合作态度；5.2.8 供应商的资质水平直接关系到供货的质量、售后服务水平和重大产品问题的处理等储多问题。同时，重大品质、售后事件等处理态度、反应的及时性与供应商本身的资质、能力有关。因此必须严格地筛选、考核供应商。5.3 采购管理5.3.1询价5.3.1.1 采购经

9、办人员根据需求部门提供的采购需求进行询价，依据下列因素确定最有利的采购方式：物料使用状况、需求数量、需求频率、市场供需状况、经验、价格；5.3.1.2 采购员负责寻找供应商，专业部门或使用部门若有相关供货信息可给予资源共享协助；5.3.1.3 属于同类产品或属性近似产品应先整理、归类集中打包采购；5.3.1.4 紧急采购应优先处理；5.3.1.5 询价过程中如有发现成本较低且性能相近的替代品，应及时向需求部门推举；5.3.1.6 选择询价或采购的对象，应依照直接生产厂商、代理商、经销商的顺序选择；5.3.1.7 将所购物料的名称、规格、品牌等相关信息口头告知或传真供应商，并要求报价,并提供报价

10、单，报价单内容必须包含：物料品名、规格、材质、原材料品牌、特性。币别、付款方式、交货期、含税种类、报价单有效期。供应商名称、地址、联系方式，签名并加盖公章。5.3.1.8 询价时应统一各供应商报价方式、产品规格、采购条件等,以便接下来的议价、比价。5.3.2比价、议价5.3.2.1 根据各家供应商提供的报价进行议价、比价5.3.2.2 参考市场行情及过去采购记录或供应商提供的资料，对各供应商提供的报价、交期、付款方式、供应能力、资质、售后服务及其他价条件进行比较；5.3.2.3 参考各供应商的报价、采购预算，与各家厂商进行多次议价；5.3.2.4 比价议价结果应按照【报价对比单】汇总整理，呈报

11、批示；5.3.2.5 若比价、议价结果未通过公司领导审核应进行修改或重新处理。5.3.3招标(参考采购招标管理制度)5.3.4合同的签订5.3.4.1 报价对比单获得批准后，采购员即与供应商洽谈买卖合同。买卖合同采用供方标准合同或我司拟订合同格式，合同格式以公司法务规定为准；5.3.4.2 采购人员签合同时应注意，如果是与子公司/分公司签的合同，必须有母公司/总公司做担保。5.3.4.3 合同付款方式需由财务进行复核，复核时效不超过一天；5.3.4.4 合同相关风险条款需由法务负责人进行复核，复核时效不超过一天；5.3.4.5 形成书面合同后，逐级签批至总经理，最后由印章保管人盖章，盖章时效不

12、得超过一天。5.3.4.6 项目工程部跟进合同，随时跟踪交货情况，如出现问题，项目工程部应及时提出建议或补救措施，并及时通知申购部门。5.3.5验收及入库5.3.5.1 对于有分期付款合同或需调试及试用的固定资产和其他物料：参照固定资产管理办法到货验收：采购专员提前1天告知需求部门、行政部（固定资产管理员/行政仓管理员）及涉及的专业部门准时到现场清点数量、核对型号及参数，确认无误后，相关各部门在供应商出具的【送货单】上会签。签核权限：部门(经办专员级)主管及以上人员；中间验收签核权并在固定资产验收单会签以便分期付款；签核权限：部门经理级及以上，最后验收签核权，由使用单位主导，确认固定资产正常使

13、用后提交固定资产验收单给项目工程部、行政部、财务部及涉及的专业部门会签，固定资产验收应在2个工作日内完成。5.3.5.2 除以上范畴的物料或资产：行政仓管理员负责，采购专员提前1天告知行政部、申购单位到货时间， 相关人员须准时到现场清点数量、核对型号及确认资产质量，确认无误后，各部门与行政仓管理员会签【送货单】； 5.3.5.3 验收不合格的物料或资产由采购专员负责协商改善日期，如果无法改善由采购专员负责办理退换、索赔、拒付等事宜（含办理出厂手续）； 5.3.5.4 ERP系统设定专用的固定资产库位，所有固定资产采购后统一由行政部固定资产管理专员入到此库位, 做资产管理，入库应在1个工作日之内

14、完成，超过2个工作日对行政部固定资产管理专员记警告二次，超过7个工作日记小过一次。5.3.5.5 非固定资产由行政仓管理员统一入库至行政仓，入库应在1个工作日之内完成，超过2个工作日对行政仓管理员记警告二次，超过7个工作日记小过一次；5.3.5.6 物料及资产入库后行政仓管理员及固定资产管理员应1天内通知申购部门领料，超过1个工作日对行政仓管理员记警告二次，超过7个工作日记小过一次；5.3.5.7 申购部门在接到行政部固定资产管理员或行政仓管理员领料通知后1个工作日内开具领料单否则给予相关责任人警告或以上处罚，使用部门凭【领料单】到行政部办理资产或物料的领用手续； 5.3.5.8 接到申购部门

15、的领料单后，行政仓管理员及固定资产管理员2个工作日内将送货单、入库单，领料单交给采购人员，以便报账；从入库开始到将相关单据提供给采购人员总周期不得超过5天，超过5天给予部门负责人警告或以上处罚5.3.6紧急采购5.3.6.1 因需求紧急来不及开【申购单】的经需求部门经理同意，并用企业QQ讨论组（组内成员添加申购部门主管、经理、中心负责人、采购部门主管、经理）发相关申购信息给项目工程部采购（双方负责人均需在讨论组范围内了解需求信息）；5.3.6.2 紧急采购需求部门最迟于上述采购信息确认后的一个工作日之内补【申购单】给采购人员，【申购单】上应注明详细的紧急采购原因，超过2个工作日未提供【申购单】

16、，给与需求部门负责人记警告以上处罚。5.3.6.3 各部门应提前做好申购计划，若因无计划一月内出现超过两次的紧急采购，申购部门经理自行提报小过一次，并分析原因及改善对策签至中心负责人提交至采购部门；5.3.6.4 总经理或其它高管直接需求的急件由该急件物品的使用单位补开【申购单】，若无法明确使用单位的由行政部（或总经办）最迟于物品采购回来之后的一个工作日之内补齐，超过2个工作日未提供【申购单】，给与申购或需求部门负责人记警告以上处罚。5.3.6.5 紧急采购产生后，若采购人员获取书面报价单或签核比价单时间来不及的，应先向部门经理报备获取到的口头报价及建议采购厂商，经部门经理同意后先采购后补书面

17、比价单、采购单等。5.3.6.6 需求部门提供的紧急需求物品的需求时间应为合理的前提下提出可满足实际需求的时间，采购专员应于需求时间内将物品购回，如无法满足交期应逐级上报并与需求部门协商对策解决。5.3.6.7 维修类的若因其特殊性只能由指定或独家厂商维修的或需检查维修后方可报价的，项目工程部采购专员应先取得预估费用后报备最高主管同意后方可委外维修，待维修完成后采购专员仍需对报价进行市场调查并议价。5.3.7付款结算5.3.7.1 按合同付款结算5.3.7.2 按合同约定支付预付款的，须在付款申请单上准确注明：合同编号、合同总金额、申请预付款比率及金额等付款信息，同时应附【收款收据】或【发票】

18、、【申购单】、【报价单】、【比价表】、【采购合同】、（合同必须附有可以达到验收标准等文件，且合同原件，须在首次付款时附加）等凭证，按规定时间办理预付款签批及支付手续（详见财务部相关付款流程，下同）。5.3.7.3 到货验收后付款的，须在【付款申请单】上准确注明：合同编号、合同总金额、申请付款金额（有预付款的，注明已付款金额）、未结算金额和发票到收等付款信息，同时应附【送货单】（电子类资产，须附详细配置清单）、【入库单】或【验收单】和发票（供方是一般纳税人的，须提供增值税专用发票，特殊情况另外处理）等凭证，验收款请款金额必须30%，到货后一次性付款的，则须同时附5.3.7.2中涉及凭据。5.3.

19、7.4 办理最后一笔付款或者返还质保金时，须在【付款申请单】上准确注明：合同编号、合同总金额、已付款金额、申请付款金额、采购合同是否全部结清和发票到收情况等付款信息。同时应附上【验收单】复印件，验收单上使用部门应再次确认从验收到付尾款期间设备的使用情况。对返还质保金的付款申请，还须标注具体的返款期限，及与使用部门确认的设备运行情况。5.3.7.5 正常情况下，采购人员依合同的约定付款条款付款，付款时采购人员必须确保质检合格；5.3.7.6 遇特殊情况延期付款或扣款，应以书面形式上报至中心领导审核通过方可执行；5.3.7.7 付款所需单据或填写格式按照财务规定；5.3.7.8 财务在接到签批完整

20、的付款指令3天内付款，以免影响合同的执行。5.3.7.9 无签订合同物料付款结算5.3.7.10 日常杂项采购物料付款，采购人员按要求填写【付款申请单】，同时附上【收款收据】或【发票】、【领料单】、【送货单】、【入库单】、【申购单】报账。5.3.7.11 如供方供货无异常，采购人员应按时付款，不能积压款项，影响公司对外形象，若因未及时付款而造成供方投诉，给与采购人员警告以上处罚。6.物品分类及周期6.1分类6.1.1 维度一：固定资产类，非固定资产类，固定资产采购参考固定资产管理办法执行，固定资产管理办法未涉及部份按照本制度执行；6.1.2 维度二：饮酒饮料、食品、广告、电器、表单、五金、厨房

21、用品、日用品、服装、办公用品、IT产品、办公家具、消防器材、其他、装修材料、工程、维修保养；具体分类及采购形式如下：6.2关于采购周期的规定6.2.1 申购物资采购部门已有固定/长期合作且签订定期合同的供应商，采购周期以同供应商签订的供货时间为准，此时采购人员下单时间不得超过2天；6.2.2 采购周期从需求明确开始算起，需求确认时间不计入采购周期；6.2.3 其他物料各环节的周期如下：序号项目分类方案/及时确定周期/天(仅限工作日)备注1签订固定合同直接采购比价议价价格审批招标合同签订交期2单笔<=1000依照需求方签核后的方案为准依合同规定的交期供货3天以与供方商定交期为准申购部门应按

22、各项物料采购周期做好申购计划31000<单笔<=100003天2天2天42000<单笔<=500002天2天5单笔>500004天3天2天7.采购自律原则7.1 廉洁自律，严守工作纪律，不接受供应商任何贿赂，如礼金、礼品和宴请；7.2 严格遵守采购规范流程，按流程办事，及时按质按量地采购所需物品；7.3 严格选择、评价、甑选供应商，以保证供应商供货质量；7.4 加强采购的事前管理，建立完善的物资价格信息档案、供应商档案，以降低采购成本并保证采购质量，提高性价比；7.5 科学、客观、认真地进行收货质量检查；7.6 处理好与供应商的关系，帮助供应商解决一定的问题；7.

23、7 认真分析采购工作，改进流程、规范采购标准，提出改善公司和供应商关系的建议，以此争取供应商更多的让步；7.8 做好采购相关资料的存档、备份，在满足公司需求的基础上最大限度降低采购成本；7.9 所有采购必须事前获得批准，未计划并报审核批准不得采购（紧急购除外）；7.10 急购需在申请单上注明“急购”，并由总经理补批，原则上每个部门每月不得出现超过两次急购；7.11 凡具有共同特性的物品或日常使用、价值较小的零散物品，需求单位应提前规划，集中申购。项目工程部核定该类物品项目，通知各请购部门依计划提出请购，然后集中办理采购；7.12 采购申请人在采购过程提出撤消采购申请时，采购经办人员要及时转入撤

24、消程序，即中止本次采购作业，并在相关单据上签字备注；7.13 采购物品在条件相同的前提下，应与正在发生业务或已确认的供应商处购买，不得随意变更供应商。8.奖惩责任部门责任事项责任落实备注申购部门需求无计划，一个月超过两次急单申购部门经理自行提报小过一次，并分析原因及改善对策签至中心负责人提交至采购部门；应急物资采购后，应在物资采购到位1个工作日内提供申购单超过2个工作日未提供申购单，给与申购或需求部门负责人记警告以上处罚。未按要求填写申购单，需求不明确退回重写，明确需求未按要求提供验收标准、可行性分析报告待提供后，采购人员方能执行采购申购单未按要求签批退回补签若采购人员按申购部门提交的规格型号数量采购到位后，未能满足其使用申购人小过一次，若涉及金额较大，由中心负责人直接落实其责任未在规定时间内参与验收超过规定时间1小时，申购部门责任人警告二次，并附原因分析及改善对策接到领料通知后，未在规定的时间内领料（1天）给予相关责任人警告或以上处罚行政部走系统物资，收到申购单后超过1个工作日下ERP申购单超过1个工作日对行政部固定资产管理专员或行政仓管理员记警告一次，超过7个工作日记小过一次。未在规定时间内验收物资让供应商等待时间超过1小时