无纸化办公管理办法(共4页)

1、无纸化办公管理办法为适应企业信息化推进进程，节约成本，提高工作效率，便于各项目、部门之间工作的及时有效沟通，特制订本办法。一、无纸化办公适用范围上报、下发的红头文件、日常文件、各类工作报表、业务报表、工作方案、内部通知、会议纪要、工作计划、流程审批等。以上文件类如需存档方可用文件纸打印存档。二、无纸化办公平台1QQ；2.电子邮箱；3.微信；4.钉钉。三、具体实施办法1.电子文档：公司及项目下发和上传的文档，要使用格式模板进行规范编辑，内容要求按照行文管理规定内容要求执行，统一用office 办公软件进行文字的处理与编辑。2.电子文档加盖公章：由行政人事部在公文上加盖电子公章（签字图章）。公章为

2、图片格式，公章位置在文件落款文字下方，签字图章根据实际情况设置大小，要求美观、大方。3.电子文档时限的规定：电子文档紧急程度为一般、重要、紧急三个等级，紧急程度为“一般”的要求从发文之时起24小时内办理签审，紧急程度为“重要”的要求从发文之时起12小时内办理签审，紧急程度为“紧急”的要求从发文之时起6小时内办理签审。4.各项目、各部门要落实推进无纸化办公，使用网络进行文件、资料传输与审批，行政人事部要督促无纸化办公的推广应用工作。5.以上规定范围内的文件在无需存档的情况下，一律通过以上无纸化办公平台运行。四、机密、重要文档处理各项目、部门在无纸化办公平台提交文件、资料、报表时，涉及到公司秘密的

3、内容可事先在文档资料中设置访问密码再进行上传。五、“钉钉”软件平台1.使用原则1.1公司及项目员工需申请“钉钉”账号，申请成功后此账号将仅做工作使用。1.2公司及项目员工工作采用“钉钉”软件的审批功能，执行无纸化办公的工作流程。1.3着重使用“钉钉”软件管理平台的“签到”、“审批”、“考勤”、“电话会议”的功能，目的在于管理层及时了解员工上班的工作状态和动态，特别是加强对外出的人员的工作管理，同时简化内部日常工作的管理流程。2.签到要求2.1员工在正常上班时间内有外出办事时，需在到达和离开办事目的地的时候在钉钉上各签到一次。2.2签到时确认：1）“签到时间”，手机系统默认；2）“签到地点”需微

4、调准确位置；3）“签到内容”填写文字说明或现场拍照为准。2.3行政人事部及时做好签到统计信息报送给总经理助理及总经理。3.审批要求3.1公司车辆方面的审批，涉及车辆的使用、维修保养、油费等相关事项申请，执行“钉钉”审批流程，流程通过审批后方可执行。对于项目车辆的管理，由项目负责人自行负责管理，车辆所产生的费用，纳入项目成本控制范畴，可不执行“钉钉”审批程序。3.2关于“工作请示”、“部门协作”等办公方面的审批，需利用“钉钉”审批平台，便于工作安排、指令的保存及可追查性，对未经审批的工作指令或事项，当事人已执行的，对造成经济损失或负面影响由当事人承担。3.3物资的采购、领用、借用、维修、报废等，

5、需通过“钉钉”平台提请审批，审批流程结束后方可进行物资的办理。3.4财务方面的审批，涉及财务的借款、报销等，执行“钉钉”审批流程，便于财务数据的保存和可追查性。3.5对于人事方面的审批，诸如招聘、奖惩等，同样执行“钉钉”审批流程，知会相关人员，流程通过后方才生效。3.6公司人员在遇到请假、外出、出差等考勤情况，需通过“钉钉”审批平台执行审批流程知会相关人员，具体权限按考勤管理制度执行，对员工未经审批的考勤事项按旷工处理。4.使用注意事项4.1公司及项目员工“钉钉”账号务必使用本人真实姓名，而且是本人持有使用；4.2对于不在同一点办公的三位及以上的员工，可以使用电话会议形式沟通具体事务。4.3公司及项目员工务必保持网络信号的畅通，保障“钉钉”通讯办公软件的正常使用。4.4信息的及时答复1）在收到工作指令等信息后，可在手上工作完成后，再进行回复“收到”。2）非即可完成的工作指令，需在规定期限内进行答复。3）以通知、抄送形式发布的信息，无需回复。4）流程审批时限参照电子文档时限的规定执行。六、其他事项1.无纸化办公管理办法的规定，需要大家共同遵守，很好的执行、互相监督，才能共同营造一个好的无纸化办公环境。2.办