岗位说明书的编写技巧

1、2.0 岗位分析概述 工作分析（又称岗位分析或职位分析）工作分析（又称岗位分析或职位分析）是指获取与职位有关的详细信息的过程. 即了解一种职位并以一种格式把这种信息描述出来，从而使其他人能了解这种职位的过程。 职位分析主要回答两大问题：职位分析主要回答两大问题： 第一，第一，“某一职位上的人应该做什么？某一职位上的人应该做什么？” 第二，第二，“什么样的人来做最适合？什么样的人来做最适合？”2.0 岗位分析概述岗岗 位位 分分 析析 岗岗 位位 说说 明明 书书 过程结 果 u 分析岗位而不是分析具体个人u 澄清任职者与其主管的不同角色u 防止分析对象夸大自己工作的重要性u 任职者的参与双方同

2、意u 工作分析过程中不要使用非法手段获取信息u 工作分析内容应避免任何歧视性条款岗位分析的注意事项2.0 岗位分析概述3.0 工作分析的信息3.1 3.1 需收集的信息需收集的信息 5W1H 5W1Hn WhatWhat：该岗位具体做些什么：该岗位具体做些什么n WhyWhy：该岗位的意义何在：该岗位的意义何在n WhereWhere：工作发生的地点或环境：工作发生的地点或环境n WhenWhen：工作时间的特性：工作时间的特性n WhoWho：什么样资格的人才能承担该工作：什么样资格的人才能承担该工作n HowHow：他是如何履行该职责的：他是如何履行该职责的3.0 所需的信息及收集方式3.

3、1 3.1 需收集的信息需收集的信息u工作内容是什么？u责任者是谁？u工作职务及其工作环境条件等u工作时间规定u怎样操作及操作工具是什么？u工作有哪些权限？u为什么要这样做？u任职资格要求，如教育、专业、技能要求是什么？ 与相关职务工作人员的关系是什么？目 录体系与定位岗位分析概述所需信息及收集方式岗位分析步骤岗位说明书编写技巧岗位说明书的运用5.0 岗位说明书的编写技巧先将部门职能按预先设计的岗位进行分解，形成各先将部门职能按预先设计的岗位进行分解，形成各岗位的职责模块岗位的职责模块5.1 说明书及条目的整体规划：按职能分解及工作流程编写说明书及条目的整体规划：按职能分解及工作流程编写在职责

4、模块下列出所有具体的工作，每一工作可以在职责模块下列出所有具体的工作，每一工作可以遵循遵循P P、D D、C C、A A的思路来编写的思路来编写编写时注意动词的使用，如拟订不要写成制定、协编写时注意动词的使用，如拟订不要写成制定、协助不要写成负责助不要写成负责 （详见后页）（详见后页）5.0 岗位说明书的编写技巧5.1 说明书及条目的整体规划：按说明书及条目的整体规划：按PDCA循环循环在职培训在职培训协助部门经理制定培训计划协助部门经理制定培训计划月度在职培训计划月度在职培训计划组织相关人员编写培训课程、教材组织相关人员编写培训课程、教材相关培训教材相关培训教材组织安排培训并跟进培训的实施组

5、织安排培训并跟进培训的实施评估培训效果评估培训效果培训效果评估表培训效果评估表建立公司内部培训讲师的档案建立公司内部培训讲师的档案内部培训师档案内部培训师档案职责模块职责模块职职 责责 细细 则则见证表单见证表单/文档文档例：例：5.0 岗位说明书的编写技巧5.1 说明书及条目的整体规划：按说明书及条目的整体规划：按PDCA循环循环职责模块职责模块职职 责责 细细 则则见证表单见证表单/文档文档生产计划生产计划编制编制根据销售计划和生产能力制定根据销售计划和生产能力制定3个月滚动生产计划个月滚动生产计划生产计划表生产计划表根据公司外协规定，生产能力及品质要求等制定外协根据公司外协规定，生产能力

6、及品质要求等制定外协加工计划加工计划外协加工计划表外协加工计划表分析物料需求量，并编制物料需求表分析物料需求量，并编制物料需求表物料需求表物料需求表计划跟进计划跟进跟进采购进度，确认采购的交货期跟进采购进度，确认采购的交货期进度跟踪表进度跟踪表跟进外协加工进度，确认外协加工交货期跟进外协加工进度，确认外协加工交货期进度跟踪表进度跟踪表检查生产进度，分析和预测生产计划的完成情况，并检查生产进度，分析和预测生产计划的完成情况，并及时向部门经理汇报及时向部门经理汇报进度跟踪表进度跟踪表计划调整计划调整召开生产协调会，检讨生产计划，制订应对方案召开生产协调会，检讨生产计划，制订应对方案生产协调会议记录

7、生产协调会议记录根据调度指示修订生产排期根据调度指示修订生产排期生产排期表生产排期表跟进、检查有关生产排期决议的执行情况跟进、检查有关生产排期决议的执行情况例：例：5.0 岗位说明书的编写技巧5.1 说明书及条目的整体规划：按工作流程（如果有）说明书及条目的整体规划：按工作流程（如果有）职责模块职责模块职职 责责 细细 则则见证表单见证表单/文档文档入职培训编写新员工入职培训教材相关培训教材组织新员工的入职培训培训签到表跟进、调查入职培训效果，制定改善方案培训评估表劳动合同管理协助部门经理制定、修订劳动合同管理标准劳动合同管理制度按照劳动合同管理标准办理员工劳动合同的签定、条款变更、续签、终止

8、、解除手续劳动合同资料的存档管理劳动合同台帐计算员工劳动合同补偿金例：例：5.0 岗位说明书的编写技巧5.2 职责条目表达及方法技巧职责条目表达及方法技巧活动活动输入输入输出输出过程方法过程方法岗位说明书中的岗位说明书中的“见证表单见证表单/文档文档”过程方法过程方法主语主语谓语谓语宾语宾语主语隐含，在职责描述主语隐含，在职责描述中一般省略中一般省略5.0 岗位说明书的编写技巧5.2 职责条目表达及方法技巧职责条目表达及方法技巧如职责：编写项目如职责：编写项目/ /课课题计划书（任务书）题计划书（任务书） 除一般省略主语外，有时除一般省略主语外，有时也加上也加上“依据、按照、根依据、按照、根据

9、据”等词语表示等词语表示“输入输入”如职责：根据财务部如职责：根据财务部的报废通知销帐的报废通知销帐 （主）谓宾表达方式（主）谓宾表达方式动词动词 5.0 岗位说明书的编写技巧5.3 动词的使用动词的使用5.0 岗位说明书的编写技巧负责 制定 批准 审阅 准备 提出 建议 检查 开发 指导 评估 编制 实施 审定 监督 审批 指导 接待 走访 收集 确保 审核 制定 编写 承担 拟订 办理 草拟 计算 统计 督促 起草 购买 检测 决定 建议 分析 设计 回答 汇总 报告 安排 研究 建立 参与 核对 抄写 传送 确认 提供 确定 考查 总结 协助 布置 调查 完成 巡查 预测 修改 保持 汇

10、报 发放 验收 整理 保管 登记 签订常见动词常见动词 5.3 动词的使用动词的使用权限角度权限角度 拟订拟订制定制定审核审核修订修订核对核对审批审批批准批准发布发布颁发颁发下达下达转发转发5.0 岗位说明书的编写技巧5.3 动词的使用动词的使用承承办办不加不加组组织织协协助助参参与与配配合合加加加加加加加加5.0 岗位说明书的编写技巧参与程度角度参与程度角度 5.3 动词的使用动词的使用组织组织指挥指挥执行执行实施实施落实落实5.0 岗位说明书的编写技巧P P和和D D的角度的角度 指导指导编制编制建立建立计算计算草拟草拟接待接待收集收集5.3 动词的使用动词的使用检检查查监监控控监监督督督

11、督导导5.0 岗位说明书的编写技巧C C的角度的角度 检检测测5.3 动词的使用动词的使用解决解决纠正纠正改进改进改良改良改善改善5.0 岗位说明书的编写技巧A A的角度的角度 5.3 动词的使用动词的使用5.0 岗位说明书的编写技巧其它角度的动词其它角度的动词 n思考行为：研究、分析、评估、发展、建议、倡议、参与、推荐、计划n直接行动：组织、实行、执行、指导、带领、控制、监管、采用、生产、 参加、阐明、解释、提供、协助n上级行为：许可、批准、定义、确定、指导、确立、规划、监督、决定n管理行为：达到、评估、控制、协调、确保、鉴定、保持、监督n专家行为：分析、协助、促使、联络、建议、推荐、支持、

12、评估、评价n下级行为：检查、核对、收集、获得、提交、制作5.3 动词的使用动词的使用5.0 岗位说明书的编写技巧5.2 职责条目表达及方法技巧职责条目表达及方法技巧5.2.3 5.2.3 动词的使用动词的使用 其它角度其它角度 u 针对制度、方案、计划等文件：编制、制订、拟定、起草、审定、审核、审查、转呈、转交、提交、呈报、下达、备案、存档、提出意见u 针对信息、资料：调查、研究、整理、分析、归纳、总结、提供、汇报、反馈、转达、通知、发布、维护管理u 关于某项工作（上级）：主持、组织、指导、安排、协调、指示、监督、管理、分配、控制、牵头负责、审批、审定、签发、批准、评估5.0 岗位说明书的编写

13、技巧管理人员与非管理人员管理人员与非管理人员u 对于管理人员，多用概括性词汇，如组织、领导、进行、审核、考察、决定、指挥、指导、建立、批准等；u 对于非管理人员，多为具体动作词汇，如：操作、倾倒、开动、填制、计算、发放、检查、运送等。u 最后一项可统一表达为“完成上级领导交办的其它任务”。5.3 动词的使用动词的使用u使用的词语必须非常清晰使用的词语必须非常清晰，以保证使用该职位说明的人能正确理解所说以保证使用该职位说明的人能正确理解所说明的内容。明的内容。 模糊不清或有各种理解的词语应避免使用。例如“进行”、“开展”、“做好”、“处理”等动词没有具体指出工作的具体内容。对于“尽可能多的、典型

14、的、复杂的、困难的”一类的形容词，不同的人会有不同的理解。如以下的概括性描述就很难体现出具体的工作事项：5.0 岗位说明书的编写技巧5.4 编写注意事项编写注意事项 用语要清晰用语要清晰 抓好企业文化建设，营造积极向上、团结奋进的氛围，增强企业的凝聚力和竞争力。 反映青年的要求和呼声，维护青年的合法权益 做好安全保卫工作 尽可能多地收集市场信息 n尽量避免使用尽量避免使用“负责负责+ +动词动词”的表述方法的表述方法 例如，“负责组织”，“负责编制”、“负责提出”一 类的表述就不规范，应当直接表述为“负责”、“编 制 ”、“提出”。如：如：组织公司年度经营管理会议 组织质量管理体系ISO900

15、1的内部审核工作 5.0 岗位说明书的编写技巧避免使用避免使用“负责负责+ +动词动词”5.4 编写注意事项编写注意事项 n以下动词可以和其他动词搭配使用以下动词可以和其他动词搭配使用 组织、协助、配合、参与， 例如，“组织制定”、“配合制定”、“参与制定”。“负责”一词要慎用。5.0 岗位说明书的编写技巧动词的搭配使用动词的搭配使用 组织对现场情况的调查，协助解决生产过程存在的问题 参与制定年度综合计划 参与评审供应商5.4 编写注意事项编写注意事项 5.0 岗位说明书的编写技巧尽量以动词开头尽量以动词开头 原表述原表述修改后的表述修改后的表述对分公司提交的需求计划表进行审核审核分公司提交的

16、需求计划表客户分类标准的制定制定客户分类标准将各制造部退回的余料入库将各制造部退回的余料入库 保留原表述（非及物动词一般不以动保留原表述（非及物动词一般不以动词开头）词开头）5.4 编写注意事项编写注意事项 5.0 岗位说明书的编写技巧用语要简洁用语要简洁 原表述原表述修改后的表述修改后的表述实施积压库存的处理处理积压库存同销售公司财务部指定人员一起定期盘点库存，确保“帐物卡一致性”。并出具盘点表配合财务人员盘点库存，并出具盘点表 每半年主持一次生产系统管理制度的修订、将新修订的管理制度下发定期组织生产系统管理制度的修订、并下发制作生产计划表，并将生产计划表交计划部制作生产计划表，并交计划部接

17、收分公司的物资申请表 审核分公司的物资申请表 同分公司相关人员沟通，了解分公司的确切需求 5.4 编写注意事项编写注意事项 5.0 岗位说明书的编写技巧5.4基本信息撰写技巧基本信息撰写技巧 职位名称：明确、具体，不能使用含糊、通称之名称 以下哪些名称是职位名称： 经理、库存控制员、文员、市场专员、培 训主管、秘书、工程师 岗位代号：（HRM非计算机化可免） 5.0 岗位说明书的编写技巧5.5任职资格撰写技巧任职资格撰写技巧q任职资格任职资格/ /工作规范工作规范/ /应职要求应职要求/ /雇佣标准：雇佣标准：岗位对人的要求岗位对人的要求q作用：职位价值评估、人员招募、培训开发的重要依据作用：

18、职位价值评估、人员招募、培训开发的重要依据q基本界定方法：专家判断法基本界定方法：专家判断法/ /统计方法统计方法/ /能力模型能力模型q有的国家有国家标准和职位能力常模有的国家有国家标准和职位能力常模q是对任职者的要求，不是针对现有人员的要求是对任职者的要求，不是针对现有人员的要求q发展阶段发展阶段/ /地域地域/ /行业行业/ /战略等不同的企业，对于同一类职位的任职资格条件战略等不同的企业，对于同一类职位的任职资格条件要求相去甚远，实事求是最为重要要求相去甚远，实事求是最为重要q存在雇佣的最低标准存在雇佣的最低标准/ /出色胜任的任职资格标准两种标准，可采取出色胜任的任职资格标准两种标准

19、，可采取适度偏高适度偏高原则原则q职位说明书中的任职资格条件具有职位说明书中的任职资格条件具有牵引和导向功能牵引和导向功能，学习型组织，学习型组织5.0 岗位说明书的编写技巧5.5任职资格撰写技巧任职资格撰写技巧工作经验工作经验u同行业工作经验同行业工作经验 如：物业管理行业工作2年以上u同职位工作经验：同职位工作经验： 如：从事财务经理岗位工作2年以上u 其它特定公司的工作经验其它特定公司的工作经验 如： 2年以上上市公司工作经验、1年以上外资企业工作经验等u专业技能所必需的工作磨练专业技能所必需的工作磨练如： 2年以上财务或证券工作经验更多为以上的结合:具有2年以上物业管理行业财务经理工作

20、经验5.0岗位说明书的编写技巧5.5任职资格撰写技巧任职资格撰写技巧培训经历主要指脱产培训或专门培训“党的基本知识、基本理论学习1个月以上。”“企业管理知识培训2周以上。” 财务管理培训物业管理知识培训5.0 岗位说明书的编写技巧5.5任职资格撰写技巧任职资格撰写技巧知识、技能、能力明确的证书要求如会计证、律师证、锅炉工上岗证、计算机等级证书等。如果没有这方面要求，则略去，不用写“无证书要求”。基本知识、素质方面的要求“应具备企业管理专业背景”、“应具备较强文字表达能力”、“要求具有高等数学知识”、“要熟练掌握MS-Office系列软件的使用”、“具备较强的外语水平”等能力方面“应具备较强的协

21、调能力、处理人际关系的能力”、“应具备倾听敏感性，能捕捉到谈话对象的内心变化” 5.0 岗位说明书的编写技巧5.5任职资格撰写技巧任职资格撰写技巧身体条件/体能要求无特殊要求久站久坐强壮视力身高1.75M以上精力高度集中“要求身体健康”其实就是“无特殊要求”。 明确的证书要求如会计证、律师证、锅炉工上岗证、计算机等级证书等。如果没有这方面要求，则略去，不用写“无证书要求”。5.0 岗位说明书的编写技巧5.6其它注意事项其它注意事项从事同一种职位的多个人可共用同一份职位说明书，而不用一人一份。从事同一种职位的多个人可共用同一份职位说明书，而不用一人一份。每个职位只需撰写一份职位说明书，如果工作职责每个职位只需撰写一份职位说明书，如果工作职责70%以上发生重叠且没有以上发生重叠且没有10%以上的显著不同，则可视为同一种职位；以上的显著不同，则可视为同一种职位；工作列举必须具体明确，不要夸大或缩小；工作列举必须具体明确，不要夸大或缩小； 在职位说明书中应当使用客观的描述性词汇，最好不要用过多的体现规范性要求在职位说明书中应当使用客观的描述性词汇，最好不要用过多的体现规范性要求的形容词。的形容词。最终的职位说明书所描述的内容是该职位最终的职位说明书所描述的内容是该职位应当承担的责任应当承担的责任，而不是某个人当前实