公文写作格式

1、 1SHAANXI PROVINCIAL NATURAL GAS CO.,LTD.公文写作与处理公文写作与处理 2SHAANXI PROVINCIAL NATURAL GAS CO.,LTD.目目 录录第一部分第一部分 公文概述公文概述第二部分第二部分 公文格式规范公文格式规范 3SHAANXI PROVINCIAL NATURAL GAS CO.,LTD.公文概述公文概述 公文是党政机关在实施领导、履行职能、处理公务的过程中拟制的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。 公文的基本概念

2、公文的基本概念 4SHAANXI PROVINCIAL NATURAL GAS CO.,LTD.公文概述公文概述1.完全保密：是对公文信息和实体的要求。信息是对公文信息和实体的要求。信息 安全要不就不能泄密，实体安全要安全要不就不能泄密，实体安全要 求不能丢失求不能丢失。 2.实事求是：是公文的生命力，是对公文内容的是公文的生命力，是对公文内容的 要求。要求。 3.准确规范：是对公文的体式和运转的要求。是对公文的体式和运转的要求。 4.精简高效：是对公文的数量和流转的要求。是对公文的数量和流转的要求。 公文的处理原则公文的处理原则 5SHAANXI PROVINCIAL NATURAL GAS

3、 CO.,LTD. 决议：决议：适用于会议讨论通过的重大决策事项。决定：适用于重要事项决策和部署、奖惩、变更 或撤销下级机关不适当的决定。命令：适用于公布行政法规和规章、宣布施行重 大强制性措施、批准授予和晋升衔级、 嘉奖。公文概述公文概述 公文的种类公文的种类 6SHAANXI PROVINCIAL NATURAL GAS CO.,LTD.公文概述公文概述公报：适用于公布重要决定或者重大事项。公告：适用于向国内外宣布重要事项或者 法定事项。 通告：适用于在一定范围内公布应当遵守 或者周知的事项。 7SHAANXI PROVINCIAL NATURAL GAS CO.,LTD.公文概述公文概述

4、意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。 （唯一一个可以上行、平行和下行的文种）通知：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关 单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神 和告知重要情况。 8SHAANXI PROVINCIAL NATURAL GAS CO.,LTD.公文概述公文概述报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况， 回复上级机关的询问。请示：适用于向上级机关请求指示、批准。批复：适用于答复下级机关请示事项。 9SHAANXI PROVINCIAL NATURAL GAS CO.,LTD.公文概述公文概述议案：适用于各级人民政府按照法律程序向

5、同级人民代表 大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。 函 ：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问 题、请求批准和答复审批事项。 纪要：适用于记载会议主要情况和议定事项。 （不同于记录，是由记录提炼形成的正式文本，具 有高度的概括性，和完整性，在有些情况下，与记 录内容还会有差异 ） 10SHAANXI PROVINCIAL NATURAL GAS CO.,LTD.公文概述公文概述 公司常用的公文文种：公司常用的公文文种： 请示请示 报告报告 函函 通知通知 纪要纪要 11SHAANXI PROVINCIAL NATURAL GAS CO.,LTD.公司常用几种公文公司常用几种公文

6、1.请示请示 用途：适用于向上级机关请求指示、批准。用途：适用于向上级机关请求指示、批准。 分类：请求指示类请示；请求批准类指示；分类：请求指示类请示；请求批准类指示； 请求批转类指示。请求批转类指示。 特点：行文的条件性；行文的超前性；特点：行文的条件性；行文的超前性； 内容的单纯性；结果的期复性。内容的单纯性；结果的期复性。 注意事项：请示通常以注意事项：请示通常以“以上妥否，请批示以上妥否，请批示”等惯用语结束；等惯用语结束； 请示类公文必须注明联系人和联系方式。请示类公文必须注明联系人和联系方式。 12SHAANXI PROVINCIAL NATURAL GAS CO.,LTD.公司常

7、用几种公文公司常用几种公文2.报告报告 用途：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回用途：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回 复上级机关的询问。复上级机关的询问。 分类：综合报告；分类：综合报告； 专题报告：工作报告、总结报告、研究报告、专题报告：工作报告、总结报告、研究报告、 情况报告、答复报告。情况报告、答复报告。 特点说明：报告采用的是记叙为主的方式；特点说明：报告采用的是记叙为主的方式； 起草报告要有实事求是的科学态度；起草报告要有实事求是的科学态度； 报告具有单向性。报告具有单向性。 注意事项：报告一般用注意事项：报告一般用“特此报告特此报告”、“专此报告专此报告”、“以上以上

8、报告如无不妥，请指正报告如无不妥，请指正”等惯用语结束。等惯用语结束。 13SHAANXI PROVINCIAL NATURAL GAS CO.,LTD.公司常用几种公文公司常用几种公文3.函函用途：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批用途：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批 准和答复审批事项。准和答复审批事项。分类：商洽函；询问函；答复函；请求函；批准函；告知函。分类：商洽函；询问函；答复函；请求函；批准函；告知函。特点说明：适用范围广泛；内容单纯具体；文字表达简练；行文格式特点说明：适用范围广泛；内容单纯具体；文字表达简练；行文格式 规范；用语讲究谦敬

9、。规范；用语讲究谦敬。注意事项：发函结尾一般使用注意事项：发函结尾一般使用“特此函告，盼复特此函告，盼复”、“以上事宜，恳以上事宜，恳请请 函复为盼函复为盼”；如不需要对方答复，可用；如不需要对方答复，可用“特此函达特此函达”、“特此特此 函告函告”等。等。 发函必须注明联系人和联系方式发函必须注明联系人和联系方式。 复函（包括答复函和批准函）：首先要针对来函表示收悉，如复函（包括答复函和批准函）：首先要针对来函表示收悉，如“贵局贵局XX年年XX月月XX日关于商洽日关于商洽XXX问题的函收悉问题的函收悉”。结尾使用。结尾使用“特此特此函复函复”、“此复此复”等。等。 14SHAANXI PRO

10、VINCIAL NATURAL GAS CO.,LTD.公司常用几种公文公司常用几种公文4.通知通知 用途：适用于发布、传达要求下级机关执行和有用途：适用于发布、传达要求下级机关执行和有 关单位周知或者执行关单位周知或者执行 的事项，批转、转发公文。的事项，批转、转发公文。 分类：指示性通知；规定性通知；事务性通知；分类：指示性通知；规定性通知；事务性通知； 知照性通知；发布性通知；批转性通知；知照性通知；发布性通知；批转性通知； 转发性通知；任免性通知。转发性通知；任免性通知。 特点说明：适用的广泛性；主题的单纯性；特点说明：适用的广泛性；主题的单纯性； 内容的时效性；告知事项的可操作性；内

11、容的时效性；告知事项的可操作性； 表述形式的灵活性。表述形式的灵活性。 15SHAANXI PROVINCIAL NATURAL GAS CO.,LTD.公司常用几种公文公司常用几种公文5.纪要纪要用途：适用于记载会议主要情况和议定事项。用途：适用于记载会议主要情况和议定事项。公司会议纪要分类：常务会议纪要；经理办公会议纪要；公司会议纪要分类：常务会议纪要；经理办公会议纪要； 专题会议纪要；安委会会议纪要。专题会议纪要；安委会会议纪要。特点说明：内容具有纪实性；特点说明：内容具有纪实性； 文字具有概括性；文字具有概括性； 结构具有条理性。结构具有条理性。注意事项：要准确归纳与会者的意见，没有取

12、得一致意见的，一般不写注意事项：要准确归纳与会者的意见，没有取得一致意见的，一般不写 入纪要；入纪要； 重点讲会议所研究的问题和决定事项逐条归纳，做到条理重点讲会议所研究的问题和决定事项逐条归纳，做到条理 清晰，简明扼要；清晰，简明扼要； 会议纪要用会议纪要用“会议会议”作主语，即作主语，即“会议认为会议认为”、“会议决定会议决定”、 “会议确定会议确定”、“会议强调会议强调”、“会议听取了会议听取了”、“会议讨论会议讨论了了”等；等； 会议纪要有别于会议记录。会议纪要有别于会议记录。 16SHAANXI PROVINCIAL NATURAL GAS CO.,LTD.公文概述公文概述 行文中常

13、见问题行文中常见问题1.1.滥发文件：滥发文件：属可发可不发之列；照抄照转上级文件；内容空洞，无具体措施，不解决问题；还需同时报上级部门的；所涉及的问题可用口头请示、汇报等形式解决；部门之间意见分歧，未经协商就行文。2.2.行文关系混乱：行文关系混乱：党政文件混淆；党政文件混淆；以机关的名义向领导个人行文；以机关的名义向领导个人行文；抄送与主送混用；抄送与主送混用；越级行文。越级行文。照抄照转上级文件；照抄照转上级文件； 17SHAANXI PROVINCIAL NATURAL GAS CO.,LTD.公文概述公文概述3.3.行文内容行文内容: :内容表述不清楚；内容表述不清楚；内容不简洁；内

14、容不简洁；内容表述不严谨，产生歧义；内容表述不严谨，产生歧义；存在与事实不符或前后矛盾。存在与事实不符或前后矛盾。4.4.文种混用：文种混用：公告与通知不分；公告与通知不分；决议与决定不分；决议与决定不分；请示与报告不分；请示与报告不分；请示与函不分；请示与函不分；5.5.自创文种：自创文种： 请示报告；请示报告； 申请；申请； 说明；说明； 情况；情况； 汇报；汇报； 郑重申明。郑重申明。 18SHAANXI PROVINCIAL NATURAL GAS CO.,LTD.目目 录录第一部分第一部分 公文概述公文概述第二部分第二部分 公文格式规范公文格式规范 19SHAANXI PROVINC

15、IAL NATURAL GAS CO.,LTD.公文格式规范公文格式规范完整的公文完整的公文版版头头主主体体版版记记 20SHAANXI PROVINCIAL NATURAL GAS CO.,LTD.公文格式规范公文格式规范版头版头份号份号密级和保密期限密级和保密期限紧急程度紧急程度发文机关标志发文机关标志发文字号发文字号签发人签发人 21SHAANXI PROVINCIAL NATURAL GAS CO.,LTD.公文格式规范公文格式规范 22SHAANXI PROVINCIAL NATURAL GAS CO.,LTD.公文格式规范公文格式规范主体主体标题标题主送机关主送机关正文正文附件说明

16、附件说明发文机关署名发文机关署名成文日期成文日期印章印章附注附注附件附件 23SHAANXI PROVINCIAL NATURAL GAS CO.,LTD.公文格式规范公文格式规范 24SHAANXI PROVINCIAL NATURAL GAS CO.,LTD.公文格式规范公文格式规范1.标题标题 公文标题一般用公文标题一般用2号小标宋体字，总体要求是号小标宋体字，总体要求是“词意完整，词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列使用梯形或菱排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列使用梯形或菱形形”。 常见问题：常见问题： 缺少发文机关、发文机关简称不规范；缺少发文机关、发文机关简称不规范

17、； 标题排列不规范；标题排列不规范； 事由不简练；事由不简练； 标点符号误用（标点符号误用（除书名号外，还可以用顿号、括号、引号、除书名号外，还可以用顿号、括号、引号、破折号，但不能出现空格破折号，但不能出现空格）；）； 缺少文种。缺少文种。 25SHAANXI PROVINCIAL NATURAL GAS CO.,LTD.公文格式规范公文格式规范 26SHAANXI PROVINCIAL NATURAL GAS CO.,LTD.公文格式规范公文格式规范2.主送机关主送机关 编排位于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机编排位于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机

18、关名称后标全角冒号。关名称后标全角冒号。 常见问题：常见问题：缺少主送机关：缺少主送机关：除公布性文件外，一般文件都必须标明主送机关。但除公布性文件外，一般文件都必须标明主送机关。但有的文种如会议纪要等，主送机关一般放在文尾末页下端；有的文种如会议纪要等，主送机关一般放在文尾末页下端；主送机关表述不清楚：未用全称或规范化简称，未按规范的顺序排列，主送机关表述不清楚：未用全称或规范化简称，未按规范的顺序排列，分类排列时未按类内用顿号、类间用逗号的原则办理；分类排列时未按类内用顿号、类间用逗号的原则办理；向上机关多头主送：只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当向上机关多头主送：只写一个主送机关

19、，如需同时送其他机关，应当用抄送的形式，但不得同时抄送下级机关；用抄送的形式，但不得同时抄送下级机关；越级主送：一般不得越级请示，特别情况下必须越级请示时，应当抄越级主送：一般不得越级请示，特别情况下必须越级请示时，应当抄送被越过的机关；送被越过的机关；主送领导者个人；主送领导者个人；主送机关太多：如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，主送机关太多：如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。应当将主送机关名称移至版记。 27SHAANXI PROVINCIAL NATURAL GAS CO.,LTD.公文格式规范公文格式规范3.正文正文 公文首页必须显示

20、正文。一般用公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋字体，编排于主送机关名称号仿宋字体，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次一般不超过四层，序数依次可以用：“一、” “（一）” “1.” “（1）”。一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。层次序数可以越级使用，如果公文结构层次只有两层，第一层用“一、”，第二层既可以用“（一）”，也可以选用“1.”。常见问题：首页无正文；首页无正文；错字别字；错字别字；标点符号误用或混用；标点符号误用或混用；阿拉伯数字、汉字数字使用不规范；阿拉伯数字、汉字数字使用不

21、规范；计量单位和名称使用不统一；字体字号使用不规范；结构层级及层次序数不规范： 28SHAANXI PROVINCIAL NATURAL GAS CO.,LTD.公文格式规范公文格式规范4.附件说明附件说明 在正文下空一行左空二字编排在正文下空一行左空二字编排“附件附件”二字，后标全角冒二字，后标全角冒号和附件名称；如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件号和附件名称；如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如顺序号（如“附件附件1.XXXXXXX”）；附件名称后不加标）；附件名称后不加标点符号；附件名称较长需要回行时，应当与上一行附件名点符号；附件名称较长需要回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。称的首字对齐。 常见问题：常见问题： 有附件不标注；有附件不标注； 标注不规范；标注不规范； 滥用附件。滥用附件。 29SHAANXI PROVINCIAL NATURAL GAS CO.,LTD.公文格式规范公文格式规范 30SHAANXI PROVINCIAL NATURAL GAS CO.,LTD.公文格式规范公文格式规范5.发文机关：发文机关：未标发文机关名称，用印章代替；位置不当。未标发文机关名称，用印章代替；位置不当。6.成文日期成文日期：将拟稿日期作为成文日期；将付印日期作为成：将拟稿日期作为成文日期；将付印日期作为成文日期；汉字和阿拉伯数字乱