办公室制度11

1、办公室管理办法2010年1月31日第1号第一章总则一、为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制 度化，提高办事效率，制定本办法。二、综合部主管对办公室管理负有直接的责任。三、本办法所指行政事务包括办公场所行为管理、档案管理、印鉴管理、公 文打印管理、办公及劳保用品管理、库房管理、报刊及邮发管理等。第二章办公场所内部管理一、上班时着装整齐、坐姿端正，树立良好的公司形象和个人形象。二、办公室谢绝吸烟、严禁大声喧哗，吵闹、严禁闲聊、玩游戏，营造良好的 环境。三、办公室须有专人值班，不得空缺。负责接听电话，接发传真和来访接待。四、禁止使用公司电话打私人电话或用公司电话聊天，包括打

2、入的电话，接拨 电话言语尽量简洁，做到长话短说。五、员工在接触中或在接听电话中要使用文明用语：您好请谢谢对不起再 见。六、做好保密；尊重别人隐私和公司制度。做到不听、不问、不传。七、内部文件或非正式文件打印，使用一面作废的纸张；八、参加会议或集体活动，必须遵守纪律做到不迟到、不早退。九、携带公司物品外出时，需报部门经理批准。十、接待人员在开门前应判别来访者身份，保险员、推销员不得进入。明确访 客身份后，由接待人员安排等候及会面，非特殊原因不应允许客户直接进入办公 区域，尤其是机房、财务部。十一、饮水机放置在办公区内，供员工和客人饮用。而饮水杯是供给客人使 用的，本公司员工应自带茶杯。十二、约用

3、电，办公区内照明设施、空调等用电设备在非工作时间內应及时 关闭。十三、区域环境卫生1、办公区作为公司日常办公及业务开展的场所，每位员工都应自觉维护环 境卫生；2、小心避免茶水、饮料、食物等污染地面；弃物必须放置于规定的分类垃 圾桶内，不得任意乱倒堆积；3、各部门有责任保持部门公告栏（白板）整洁，不得乱涂乱画，通知通告 应粘贴摆正，超过一周以上的通知应取下存档；4、文件柜里的资料要排放整齐，逾期或废弃文件要定期处理或销毁，避免 多余物品占用文件柜的使用空间；5、每位员工应注意清洁、整理个人办公区域，并保持桌面的卫生及整齐。 每天下班后将个人的办公椅、办公用品、文件放置适合的位置。第三章档案管理一

4、、基本制度1、公司档案工作实行二级管理。其中：一级管理是指公司综合处的统筹管理; 二级管理是指各部门的档案资料管理工作。2、公司档案业务归属综合部，由综合部指定人员兼职负责。各部门指定人员 兼职管理本部门档案资料管理工作。3、公司档案管理员按照国家有关规定，以及公司档案工作制度、条例统一管 理公司的档案；各部门的档案管理人员应参照公司的有关管理规定做好工作，负 责收集、整理、保管本部门的档案资料。4、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以 及利用工作，充分发挥档案资料的作用。5、公司档案管理人员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导。每年对二 级档案管理进行一次检查验

5、收。二、归档制度1、凡是反映公司企业开发、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考 利用价值的文件资料均属归档范围。2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关企业须 保留的，综合部保存复印件。4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出 的文件、函件要留底稿及正文备查。5、业务活动中的有关请示报告及上级领导批复，属付款性质的，归入综合部的 财务档案；属人事问题的，归入综合部的劳动档案；属工程项目的，由市场部保 管。其他重要报告，在企业资料归档范围内的，连同有关资料由经办人

6、整理后移 交综合部。归档范围外的请示报告由各部门自行保管。6、由公司对外签订的经济合同，应保留两份原件，市场部保存一份，综合部保 存一份。特殊情况只有一份原件时，由综合部保存原件。7、公司级的收文、发文等文书资料均由综合部归档。8、其它体系认证要求保存的记录、文件均按规定保存。三、归档范围1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记 录等。2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及 简报。4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。6、本公司的

7、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。四档案保管制度1、公司办公室应有存放档案的专门档案柜，各部门应根据保存档案数量，设置 存放档案的位置，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。2、归档资料要进行登记，编制归档目录。3、科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便提供利用。4、档案要分类，分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。5、库存档案必须图物相符，帐物相符。6、档案管理人员要熟悉所负责的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。7、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保管期限，每年年终据此进行整理、 剔除。8、经确定需销毁的档案

8、，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员 会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。9、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。五档案借阅制度1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批 准不得借阅。2、借阅部门保管的档案材料，须经档案所属部门负责人批准。借阅档案材料， 属借阅部门经办的，由部门负责人批准；借阅非本部门经办的档案材料，须经综 合部主管批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的, 须经综合部主管批准。3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。4、

9、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催 还。需要长期借出的，须经综合部主管报总经理批准。5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、 借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。6、借阅档案者必须妥善保管档案，不得任意转借或复印、不得拆卸、损污文件, 归还时保证档案材料完整无损。否则，追究当事人责任。7、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。第四章印鉴管理一、总则公司印章是公司对内对外行使权力的标志，也是公司名称的法律体现，因 此，必须对印章进行规范化、合理化的严格管理，以保证公司各项业务的正常运 作。二、印章的种类1、

10、正式（行政）印章，是按照政府规定，由主管部门批准刻制的代表公司权 力的印章。2、专用章，为方便工作专门刻制的用于某种特定用途的印章，如：合同专 用章、财务专用章、业务部门专用章等。3、手章（签名章），是以公司法人代表名字刻制的用于公务的印章。三、印章的管理规定1、印章指定专人负责保管和使用，保管印章的地方（桌、柜等）要牢固加锁, 印章使用后要及时收存。2、财务专用章由财务部经理负责保管，向银行备案的印章，应由财务部经 理、会计人员分别保管。3、印章要注意保养，防止碰撞，还要及时清洗，以保持印迹清晰。4、一般情况下不得将印章携出公司外使用，如确实因工作所需，则应由使 用人填写用印申请表，经相应级

11、别审批后向印章管理员借用印章，在用印 登记簿登记，用印完毕返还印章须登记确认。5、印章管理人员离职或调任时，须履行印章交接手续。四、公章刻制印章的刻制需本公司总经理批准，由综合部负责办理刻制、启用，并交由专 人进行保管。五、印章的使用1、使用任何种类的印章，应由使用人填写用印申请表，并由部门经理一 总经理审核签字。为方便工作，公司领导也可授权印章管理专责人审核一般性事 务用印。2、用印前印章管理人员须认真审核，明确了解用印的内容和目的，确认符 合用印的手续后，在用印登记簿上逐项登记，方可盖章。（用印前用印人在用印登记簿上进行登记及签名，方可盖章）3、对需要留存的材料，盖印后应留存一份立卷归档。

12、4、不得在空白凭证、便笺上盖章。5、以公司名义行文，未经公司领导签发，不得盖章。6、按照合同会签制度的规定，所有合同和协议在会签手续齐全后方可盖章。7、公司的章程、合同、协议，所有涉及公司财产产权、财产抵押、担保、 贷款、借款的合同和协议，以及经济担保的法人代表委托书、法人代表证明书， 未经公司法人代表审签，不得盖章。8、各印章管理人员，如遇该部门领导审签的文件、资料（包括合同、协议 等），不符合公司的印鉴管理规定、合同管理制度或其他有关制度规定 的，应当天报告公司负责人，未经公司负责人同意不得盖章。9、各印章管理人员如出差，应把印章移交有关人员，并办理有关交接手续。第五章员工外出及车辆使用管

13、理1、员工外出管理为加强员工于办公时间内因业务需要须亲自处理或因私事外出管理，公司 对所有员工外出规定如下：（1）员工外出前按（外出登记簿）规定逐项填写，呈请单位 主管核准签 字后，方得外出。（2）若因公外出，地点尚未确定者，应于到达后将地点、电话回报，以便 有要事告之时方便联系。（3）外出回来必须填写返回时间并签字。（4）因公之外出不扣发薪津，但因私事之外出应事先请假，依请假办法 办理之。（5）违反规定之处理，依下列方式议处：A、外出虽依规定处理，经查外出事由系办私事，却以公务外出经证实者, 按其外出时间以旷工论，不足半日者均 以半日（四小时）计，半日以上，以全 日计。（即不足半小时者均以半

14、小时计）。B、外出未依规定处理，经查外出系办公务，且经主管证实者，第一次口头 警告，第二次即予经济处罚。C、外出未依规定处理，经查亦非办理公务且主管不能证实者，比照第A款 处理。2、车辆管理（1）本办法所指车辆系指公司的行政办公用车。（2）车辆的有关证件及保险资料统由办公室保管，按车建立资料、费用档 案。（3）各部门需要使用车辆时，应事先填妥''派车单”，经部门经理签字後 交办公室审批调派。（4）擅自出车，应予惩处。（5）各部门派车交货、洽谈业务时，应依下列规定办理：A车辆爲运送公司商品及公务物品专用车辆。B车辆不得运载任何与业务无关的职员或物品。C车辆行前应特别注意安全检查。

15、D车辆行车途中应特别注意安全行驶及遵守交通规则，若有违规罚款，由驾 驶员负担。（6）用车人员填写行车里程表呈主管部门领导审核并核对实际里程。（7）行车里程表所载里程数应与车辆里程表相符，不符数额应由司 机负责缴纳差数里程汽油费。（8）节假日或业馀时间车辆的使用应呈请办公室核准後方可调派。（9）车辆任务结束後和节假日应停放在公司指定场所。（10）用车司机管理规定：A用车司机必须遵守中华人民共和国道路交通管理条例及有关交通安 全管理的规章规则，安全驾车。B司机应爱惜公司车辆，平时要注意车辆的保养，经常检查车辆的主要机件。 每月至少用半天时间对车辆进行检修，确保车辆正常行驶。C每周安排司机擦洗车辆，

16、经常保持车辆的清洁（包括车内、车外和引擎的 清洁）。D出车前，要例行检查车辆的水、电、机油及其他机件性能是否正常，发现 不正常时，要立即加补或调整。出车回来，要检查存油量，发现存油不足一格时, 应立即加油，不得出车时才临时去加油。E司机发现所驾车辆有故障时要立即检修。不会检修的，应立即报告办公 室，并提出具体的维修意见（包括维修专案和大致需要的经费等）。未经批准，不 许私自将车辆送厂维修。F出车在外或出车归来停放车辆，一定要注意选取停放地点和位置，不能在 不准停车的路段或危险地段停车。司机离开车辆时，要锁好保险锁，防止车辆被 盗。G司机对自己所开车辆的各种证件的有效性应经常检查，出车时一定保证

17、证 件齐全。H晚间用车司机要注意休息，不准开疲劳车，不准酒後驾车。I司机驾车一定要遵守交通规则，文明开车，不准危险驾车（包括高速、爬 头、紧跟、争道、赛车等）。J司机因故意违章或证件不全被罚款的，费用不予报销。违章造成後果由当 事人负责。K公司员工乘车时在车内不准吸烟。公司外的客人在车内吸烟时，可婉转告 知本公司陪同人，但不能直接制止。L下班後，应将车辆停放规定地点保管，不准私自用车。第六章办公用品及公司耗材管理为加强办公用品使用的管理，节约开支、避免浪费，特制定本管理规定。一、办公用品分类1、常用品：圆珠笔（芯）、水笔（芯）、铅笔、橡皮、墨水、胶水、 回形针、大头针、装钉针、稿纟氏。2、控制

18、品：名片、文件夹、压杆夹、文件架、计算器、钉书机、 笔记本、会议纪录本、信封、笔筒、钢笔、白板笔、水彩笔、固体胶、 胶带、档案盒、档案袋、皮筋、刀片、图钉、票夹、印台（油）、量具、 刀具、软盘、刻录盘。3、特批品（不列入办公用品费用考核）：印刷品（各类宣传单、各类 表格、文件头等），财务帐本、凭证，彩色墨盒及打印纸，U盘等。二、申购和采购办公用品常用品由人事行政部门根据消耗情况进行申购备领，控制 品和特批品由使用部门（人）提出申购，控制品经公司总经理批准，批准 后的申购单交采购中心执行购买。未填写申购单及未经领导批 准擅自购买的不予报销。三、管理和发放1、办公用品由人事行政部门统一保管，并指定保管人，建立物品 档案。2、采购人员应将所采购的物品交保管人办理登记入库手续，保管 人根据采购价格核定物品单价，每月填写办公用品使用情况