办公室秘书公文提升写作能力实用手册

1、公文写作公文写作主要内容主要内容一、公文的概念和种类二、公文写作的特点和作用三、公文写作的要求和流程四、常用行政公文写作方法五、公文写作错误案例分析一、公文的概念和种类 公文是指党政机关、群众团体、企事业单位在办理公务中经常使用的具有惯用格式的公务文书。公文的类别 根据国务院办公厅发布的国家行政机关公文处理办法规定，公文种类主要包括： 命令、决定、公告、通告、通知、通报、 议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等共计13 种。 行文关系 是各级党政机关、各个部门和单位之间的 组织关系和业务关系在公文运行中的体现。 一般可分为相互隶属关系，平行关系， 不相隶属关系。行文方向 一定的行文关系，

2、规定和约束了公文按照一定的方向运行，通称为行文方向。 行文方向分为上行文、平行文和下行文。 上行文是指下级机关向上级机关报送的公文，如请示、报告等。 下行文是指上级机关向所属下级机关的行文，如决定、指示、公告、通告、通知、通报等。 平行文指同级机关或不同隶属机关之间的行文，如函等。二、公文写作的特点和作用 写作的受命性 目的的专指性 读者的确定性 写作的集体性公文写作特点公文的作用 规范作用 沟通作用 指导作用 宣传作用 凭证作用三、公文写作的要求和流程公文写作要求 内容务实 观点鲜明 材料可靠 符合规范公文结构用语 开头用语：为（了）、关于、由于等 结尾用语：为要（盼）、特（专）此通知 称谓

3、用语：本人、本公司、你局、贵方、该公司、该项目 承启用语：为（对、因、据）此、鉴于、总之、以上等 经办用语：经、已经、业经、现经、兹经等 征询用语：当否、妥否、是否可行、意见如何等 期请用语：期、盼、拟请、恳请、报请、特请等公文写作一般步骤 写作准备 拟定提纲 草拟初稿 征求意见 反复修改 制版印刷1、写作准备 思想准备，即作者理论修养、政策水平的准备 主要内容和材料的准备，即事先准备围绕主题所要采用的观点和材料，做好去粗取精、去伪存真的甄别工作，对其使用勾勒出一个大体的轮廓，并根据阅读对象的特点有所侧重。2、拟定提纲 在明确写作意图、目的、内容并充分准备材料后，需理清思路，安排文章的整体布局

4、，以提纲的形式体现出来。 可粗略拟出标题和各层次的要点， 也可细致拟出大小标题和各层次 主要内容及段落分布。3、草拟初稿是公文正式写作的开始环节，也是非常重要的环节，初稿撰写不顺利，就难以高效率完成既定任务。首先尽快进入写作状态，搜索、串联各种信息，按照提纲顺序，专心致志、一气呵成。其次要力争达到“严、准、精、快”四个要求。4、征求意见初稿是公文的雏形，先不急于对文稿从内容到形式做大的修改，可交给领导或其他熟悉情况又有一定写作经验的人帮助修改。如涉及其他单位或部门，需广泛征求各方面意见，把搜集到的意见进行认真研究，深入实际，进一步了解情况、提高认识。5、反复修改经过征求意见阶段的再认识后，作者

5、对文稿进行再加工和润饰工作。修改范围主要包括：深化主题、审阅内容、调整结构、修正语句和确认标点符号。一般程序：反复阅读，从整体把握文章结构，然后从大的段落、观点上进行修改，再就每一具体问题进行修改，最后再逐字逐句加以推敲。6、制版印刷修改后的文稿经领导签发即转化为“定稿”，它是印制正本的依据和存档的文本。需注意用纸规范、格式规范、书写规范。四、常用行政公文写作方法公文的结构，总的来看包括以下两个部分： 公文的外部形式： 格式，即国家标准规定的固定格式。 公文的内部组织： 内容，即公文的主体部分。公文的格式根据标准号为GB/T 9704-1999的国家行政机关公文格式国家标准公文的字体、用纸、制

6、版、装订、眉首、式样等各项设置均有相关规定。一、排版规格 正文用3号仿宋体，一般每面排22行，每行排28个字。二、装订要求 公文应左侧装订，不掉页。无坏钉、漏钉、重钉。三、公文用纸及版面尺寸采用国际标准A4型纸，尺寸为210mm297mm公文用纸天头（上白边）：37mm1mm公文用纸订口（左白边）：28mm1mm版心尺寸：156mm225mm1、公文版面及装订要求2、公文的结构及要素结构：文头、主体、文尾。要素：发文机关标识、发文字号、签发人、 标题、主送机关、正文、附件说明、 印章、成文日期、附注、主题词、 抄送机关、印发机关和印发日期等 。文头部分 公文的文头，又称版头，包括文件名称、发文

7、字号、签发人等项内容。 位于公文首页上端，一般约占A4型公文纸的1/3或2/5面积。文件名称：由发文机关全称或规范化简称后加“文件”两字组成，一般采用小标宋体字，用红色标识。字号一般应小于22mm15mm(高宽)，上行文距版心上边缘为80mm。发文字号左空一格，用3号仿宋体，签发人右空一格。只有上行文才需注明签发人，签发人姓名用3号楷体字。 文件文件 20051号 签发人： 主体部分 公文的主体，是公文最主要的部分。 包括标题、主送机关、正文、附件、发文机关、印章和成文日期等要素。 文件文件 20051号 签发人： 王二小 请示请示 ： 红线下空2行为标题位置，用2号小标宋体字。主送机关在标题

8、下空1行，左侧顶格。正文用3号仿宋体字，每面22行28字。小标题用3号黑体字。附件在正文下空1行左空2字标识，附件名称后不加标点。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件“。成文日期右空4字，中文小写。 。 。 附件：1. 2. 二八年四月二十日加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文日期，印章用红色。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识此页无正文的方法解决。 。二八年二月五日当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。二八年二月五日 当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅

9、以下弧压在成文日期上。文尾部分（版记） 包括主题词、抄送机关、印发机关、 印发日期、附注和页码等内容的规定。 “主题词”用3号黑体字， 居左顶格标识，后标全角冒号。 词目用3号小标宋体字， 词目之间空1字，一般不超过五个。 抄送机关左空1字，后标全角冒号， 抄送机关间用逗号隔开， 回行时与冒号后的抄送机关对齐， 在最后一个抄送机关后标句号。 印发机关左空1字，印发日期右空1字。 印发日期以公文付印的日期为准， 用阿拉伯数码标识。 。二八年二月五日主题词： 抄送：， 。公司2008年4月20日印发220mm 发文机关全称下4mm处为一条武文线(上粗下细)， 距下页边20mm处为一条文武线(上细下

10、粗)， 两条线长均为17cm。 每行居中排28个字， 首页不显示页码。 信函格式 公司30mm 20081号 关于 的函20mm公文模板公文的内容 标题 主送机关 正文（开头、主体、结尾） 附件 生效标识（成文时间、印章）一般由5个部分组成：1、常用标题（不带发文机关） 事由文种 例：关于省政府部门精简会议严肃会风的意见 只有文种常常是带周知性的不重要的公务 例：通知如果有明确“主送机关”的要标明，如果是面向机关全体人员或者社会群体的， 公务是周知的、重大的，一般不写。2、主送机关（1）开头比如依据什么情况，因为什么原因、由于什么事件等；常用“目前”、“根据”、“鉴（由）于”等开启。或者交代目

11、的：常用“为了”等。一般以一个或两个自然段完成，不必做过多的阐释。3、正文（2）主体 有时又称为事项，是公文的核心部分。如果比较简单就一气呵成的写完。如果比较复杂，就采用分条列项或用小标题的方式来写。如果运用序码，顺序是 一、（一）、1、（1）共四层。（3）结尾根据情况来决定，可以不要，但一般都有。结尾有两种写法：一是提出措施和要求，或者加以强调，或者提出请求。二是使用专用语如：“请予批准（审议、批示、批复、批转执行、遵照执行）”、“特此通知（通告、公告）”等。附件是随正件一并发出的其它文件或材料。常见的有两类:一是对正文补充说明的参考资料，如照片、图表、 统计表、其它文字材料等。二是专门为上

12、级机关报送或者向下级机关批复的附件。4、附件 通知 请示与报告 函几种常用公文的写作要点根据国家行政机关公文处理办法的规定，在13 种法定行政公文中选择出3种常用的规范性公文如下： 通知是“批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员”时使用的公文文种。 是行政机关、党务机关均使用的法定文种。 多为下行文。1、通知开头部分 发布通知的背景、原因和目的。 文字简明扼要，并以“现通知如下”、 “现将有关事项通知如下”、“为此，特作如下通知” 等类似的过渡语句引领下文。主体部分 写明告知或要求办理、执行的具体内容。结尾部分 独立

13、成段，主要是要求、希望、建议等。 常用“特此通知”、“以上通知，望认真执行”结尾。通知请示是“向上级机关请求指示、批准”时使用的公文文种。请示的特点：针对性、呈批性、单一性（一文一事，只写一个主送机关）、时效性。2、请示与报告报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级机关的询问。报告属上行文，一般产生于事后和事情过程中。切忌将报告提出的建议或意见当作请示，要求上级指示或批准。开头部分 请示原由 （合理充分，强调其重要性、迫切性和必要性）主体部分 请示事项（条项清楚、具体明确）结尾部分 请示要求（是向上级机关提出肯定性的请求）， 常用结语“当否，请批示”，“妥否，请批复”

14、，“以上请示，请予审批”等。请示写作要点开头部分 概括说明全文主旨，开门见山。将一定时间内各方面工作的总情况， 如依据、目的，对整个工作的估计、评价等作概述，以点明主旨。主体部分 内容要丰富充实。作为正文的核心，将工作的主要情况、主要做法，取得的经验、效果等，分段加以表述，要以数据和材料说话，内容力求既翔实又概括。结尾部分 要具体切实。写工作上存在的问题，提出下步工作具体意见。 最后可写“请审阅”或“特此报告”等语作结。报告写作要点相同之处 两个都是写给上级的上行文， 公文里都有陈述意见，反映情况的内容。不同之处 第一，时间有别。请示跟报告相比，时间要求更紧迫。请示写的情况是未解决的，属于将来

15、时，报告写的情况是已做过的，属于过去时； 第二，内容的侧重点有别。请示着重于请示批准，报告着重于汇报工作； 第三，要求有别，请示要求上级必须回复，报告则不必，只供上级参考。两者区别函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。函的适用范围广泛。在行文方向上，可在平行机关之间行文，也可以在不相隶属机关之间行文，其中包括上级或下级机关。3、函正文一般包括三层：简要介绍背景情况；商洽、询问、答复的事项和问题；希望和要求，如：“务希研究承复”，敬请大力支持为盼”等。特定结尾语还有“特此函询”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。有的函也可以不用结束语，如属便函

16、，可以像普通信件一样，使用“此致”、“敬礼”。五、公文写作错误案例分析（此页无正文）二八年二月五日提问：这份文件上有什么错误？答案：详见P27案例一案例二语言表述方面1、我们的请示已送去一个多月，你们为什么迟不予批复？ 口气骄横。 改为：我单位请示已于月日报送你单位，至今尚未得到批复。2、贵校府高庭阔，物实人济，且具宽大为怀，救人之危的美德。 以上区区小事，谅贵校不难解决。过于酸腐，不是现代书面用语。改为： 贵单位物力人力都较充足，希望此事大力援助为盼。过于口语化。 改为： 此款由你单位自行解决。 时间、地点要素模糊，使用不适当的修辞。 改为：会议时间：下午3：00。会议地点，二楼大会议室过于口语化。改为：在全体同志的共同努力下 3、这笔钱怎么解决，你们看着办好了。4、会议时间是午睡以后，地点在宽敞明亮的二楼大会议室5、这项工作经过咱们大家的共同努力县重建税务所办公楼的请示报告 地区税务局、城建局、国士局、物资局： 我厅所属