会议筹备管理

1、第六章 会议筹备管理 第一节 会议初期筹备一 会议组织机构的建立(一) 秘书处下的工作小组1 学术组(1) 起草确定征文通知书中的全部学术部分的内容(2) 接收会议论文(3) 组织论文的审稿会(4) 编辑,校对和出版论文集(5) 起草注册通知书中的全部学术部分的内容(6) 制定会议期间的详细学术日程(7) 提出会场, 设备使用计划(8) 安排学术参观活动(9) 组织会后编辑会中的学术内容2 会务组(1) 各轮公告的编辑和印刷(2) 论文集的印刷(3) 各轮公告的邮寄(4) 各轮公告反馈表的搜集和制作数据库(5) 会场和设备的保障(6) 所有社会活动的安排(7) 代表注册用品的准备(8) 现场注

2、册(9) 工作人员的管理3 公关宣传组4 接待组(1) 会前预定宾馆,预测宾馆房间数量,协商价格(2) 会前将代表住店信息提供给宾馆,协助宾馆安排代表用房(3) 安排国内代表的返程机票和车票(4) 安排会议代表的就餐5 财务组(1) 编制会议预算(2) 收取代表的各项费用(3) 支付会议的各项开支(4) 情况发生变化时调整预算并及时向会议各级领导汇报(5) 会议结束后,完成财务报告6 筹资组(1) 编制筹资文件(2) 搜集可能给会议提供赞助的个人和企业的名单(3) 与可能的赞助个人和单位联系,协商(4) 签到筹资合同(5) 催要赞助款7 附设展览组8 交通组9 旅游组(1) 提供通知书中的有关

3、旅游部分的内容(2) 联系国外旅游机构安排代表的国际旅游(3) 安排会议期间的旅游参观活动(4) 组织会前, 会后的旅游活动(5) 安排会议期间的会伴轰动10 安保组(二) 确定会议对外公布的联络人1 通信地址和联系人2 电子邮件3 会议网页4 电话5 传真1 Who（参加会议的人是谁？）2 What （是什么类型的会议？）3 When （什么时候开会？）4 Where （在什么地方开会？）5 Why （为什么开会？）6 How （怎样处理会务工作？）二 初期筹备阶段的主要工作 1 建立会议机构 2 制订计划书，要有重要日期的确定 （1）征集论文的开始时间 （2）征集论文的截止时间 （3）论文

4、录取通知书和注册通知书的发放时间 （4）预先注册的截止日期 （5）宾馆和旅游预定的截止日期 3 发布会议第一轮通知 4 选择 PCO5 编制会议预算和落实会议筹备经费6 挑选住宿,餐饮和会议场所等 第二节 会议论文征集一 确定会议的专业内容1 确定会议的主题和议题2 确定会议的初步日程3 确定征文的形式 二 编辑印刷征文通知书 1 封面 2 主页 （1）大会主席的邀请信 （2） 组织机构 （3） 学术题目 （4） 征文要求 论文的字数限制,格式要求,提供论文的截止日期,论文的邮寄地址和收件人5 会议初步日程6 会议的旅游路线7 联系方法8 重要日期(三) 表格1 论文摘要表2 反馈表 代表的姓

5、名,单位,通讯地址,传真和电子邮件, 是否可以通过互联网的方式获取会议信息,是否参加会议旅游和是否携带会伴参加会议等(四) 征文通知书的印刷三 征文通知书的发放(一) 搜集名单的方式1 向会议主办机构索取2 搜集相类似会议的代表名录3 在国外购买有关的名录4 在互联网上摘录5 有关人员的提供(二) 名单的整理(三) 征文通知书的发放1 邮寄2 可以在国内外的同类会议上发放3 可将征文通知书的重要内容在国内外刊物上登广告4 可将会议的网页与国内外的相关网页链接5 电子邮件四 论文和表格的接收（一）论文接收 1 网上接收 2 电子信箱 3 邮寄 （二）分类整理 （三） 论文摘要表的接收 （四） 回

6、执的接收 五 论文的评审和录取（一） 论文的评审标准 1 内容要切题 2 篇幅按规定 3 格式符合标准 4 语言（二）论文评审的方式（三） 确定各类论文的接收比例（四）发放论文录取通知书六 编辑出版论文集（一） 论文的形式 （二）论文集的主要内容（三） 论文集的出版 1 国内出版 2 国外出版（四）论文集的其他形式 1 光盘 2 网上公布第三节 会议预先注册一 起草会议通知书前的准备工作 （一）落实专业内容 （二）与服务机构签定合同二 起草会议通知书 1 邀请信 2 组织机构，会议主题和专业主题 3 特邀大会报告人的身份和报告题目4 会议的详细日程5 会议信息6 会议注册7 宾馆预定8 会伴活动9 会前和会后的旅游10 付费方式11 取消参会时的退款方式12 一般信息（1） 举办城市的介绍（2） 护照和签证（3）保险（4）货币（5）交通13