会展项目管理导论实用教案

1、一、项目和项目管理 典型的项目：写一本书或一篇(y pin)文章画一幅画举行一个鸡尾酒聚会或晚餐复原一件古家俱或老爷车结婚或离婚生孩子或领养孩子组织和发展一个体育队建造一房子或修缮已有的房屋.第1页/共62页第一页，共63页。 举办( jbn)各种类型的活动，如一次会议、一次晚宴、一次庆典等 新企业、新产品、新工程的开发 进行一个组织的规划、实施一项活动 进行一次旅行、解决某个研究课题、开发一套软件 这些例子所具有的共性都包含以下四个基本要素：第2页/共62页第二页，共63页。（1）项目的总体属性：项目实质上是一系列的工作。（2）项目的过程 任何一个项目都是必须完成的、临时的、一次性的、有限的

2、任务。它的完成都需要一定的时间和过程。 （3）项目的结果：项目都有一个特定的目标 （4）项目的共性 任何一个项目，在实施过程中都会受到资源、时间、资金(zjn)等的约束，并在这些约束下进行。第3页/共62页第三页，共63页。（一）项目的概念和特征1. 项目的定义 项目是一个特殊的将被完成的有限任务，它是在一定时间内，满足一系列特定目标的多项相关工作的总称。 此定义实际包含三层含义：项目是一项有待完成的任务，且有特定的环境与要求在一定的组织机构内，利用有限资源（人力(rnl)、物力、财力等）在规定的时间内完成任务任务要满足一定性能、质量、数量、技术指标等要求。第4页/共62页第四页，共63页。

3、项目定义(dngy)涉及的因素项目项目第5页/共62页第五页，共63页。2. 项目的特征临时性独特性逐渐(zhjin)细化目标性约束性风险性系统性和整体性寿命周期性第6页/共62页第六页，共63页。项目的寿命(shumng)周期概念开发实施收尾管理计划初步分析WBS项目计划预算成本估计WBS最低层工作包确定的成本估计大部分时间应当花在这里完成工作训练客户接受项目可行性阶段项目获取阶段项目生命周期的各个阶段图第7页/共62页第七页，共63页。慢开始慢开始快增长慢结束图图1 1 项目寿命周期项目寿命周期100100 项项 目目 完完 成成 % %工期（时间）工期（时间）第8页/共62页第八页，共6

4、3页。 3. 项目分类 规模：大型、中型和小型项目。 复杂程度：复杂项目和简单项目。 结果：产品(chnpn)的项目和服务的项目 行业：农业项目、工业项目、教育项目、旅游项目、会展项目等。第9页/共62页第九页，共63页。（二）项目管理概念 项目管理者为了实现其目标(mbio)，按照客观规律的要求，运用系统工程的观点、理论和方法，对执行中项目的发展周期各阶段工作进行计划、组织、控制、沟通和激励，以取得良好效益的各项活动的总称。第10页/共62页第十页，共63页。对项目管理概念的理解项目管理的主体项目管理者项目管理的客体全部工作项目管理的手段（职能）计划、组织、控制、沟通和激励(jl)项目管理的

5、目标在有限的资源条件下，保证项目的时间、质量、成本达到最优化。 项目管理的依据项目的客观规律第11页/共62页第十一页，共63页。2. 项目管理(gunl)的特点复杂性 专业性方式是目标管理(gunl) 方法、工具和手段具有先进性、开放性 第12页/共62页第十二页，共63页。2.1 项目管理与企业管理的区别管理对象(duxing)不同 企业管理整个企业，企业生产经营的各个方面；项目仅是企业中的一个组成部分。管理持续时间不同 项目管理一次性的，它与项目持续时间相一致 企业管理与企业共存亡，周而复始，风险小。组织形式不同 项目：机构少、人员精、专业化。企业：职能部门门类齐全，层次多，成员多管理方

6、法与重点不同企业：经 营 项目：技术性第13页/共62页第十三页，共63页。2.2 2.2 项目管理与一般项目管理与一般(ybn)(ybn)作业管理作业管理的区别的区别q项目管理：q 充满了不确定因素q 跨越部门的界限q 有严格的时间期限要求q 项目管理必须通过不完全确定的过程，在确定的期限内生产出不完全确定的产品，日程安排和进度控制常对项目管理产生很大的压力。q一般的作业管理：q 注重对效率(xio l)和质量的考核q 注重当前执行情况与前期进行比较q 在典型的项目环境中，尽管一般的管理办法也适用，但管理结构须以任务（活动）定义为基础来建立，以便进行时间、费用和人力的预算控制，并对技术、风险

7、进行管理。第14页/共62页第十四页，共63页。2.3 2.3 项目管理的系统项目管理的系统(xtng)(xtng)思想思想系统思维 以整体的视角看待项目和项目运营的组织环境。如：学校(xuxio)要求学生租借便携式电脑的项目。第15页/共62页第十五页，共63页。业务组织技术l便携式电脑项目要花费学校多少钱？l学生要为此承担多少费用？l配套费用是多少？l对招生有什么影响？l便携式电脑项目是否对所有学生都造成影响，还是只是普通学生，后只是对某些专业的学生有影响？l项目对那些已经有PC机和便携式电脑的学生会有那些影响？l谁来对学生、老师和职工进行培训？l谁来管理和配合培训工作？l便携式电脑要用v

8、ista系统，还是Windows系统，还是两个都用？l要装哪些应用软件？l系统硬件用什么配置？l选定的硬件配置对上局域网和国际网有什么影响？系统管理的三维模型第16页/共62页第十六页，共63页。二、会展项目(xingm)及其管理 （一）会展项目的概念及分类1. 概念 会展项目就是以各种会展活动为管理对象的新型项目形式。会议项目展览(zhnln)项目 科技展示型、产品交易型、综合博览型体育与节庆项目第17页/共62页第十七页，共63页。2. 分类（1）会议的分类组织形式：年会、代表会议、论坛(lntn)、专题学术讨论会、讨论会、座谈会。内容：商务型会议、度假型会议、展销会议、文化交流会议、专业

9、学术会议、政治性会议、培训会议。主办主体：协会会议、公司会议和政府会议。第18页/共62页第十八页，共63页。（2）展览的分类内容：综合展（博览会）和专业展。性质：宣传类展览会、贸易类展览会和虚拟(xn)展览会。行业：轻工行业展、石化行业展、纺织行业展、建材行业展、房地产行业展等各行各业的专业展览会。规模：单独展、多国展和国际博览会。地域：国内展、国际展和出国展。盈利性：盈利性展览和非盈利性展览。第19页/共62页第十九页，共63页。服务目标性项目(xingm)关联性客户广泛性效益综合性（二）特点（二）特点(tdin)第20页/共62页第二十页，共63页。（三）会展项目管理的定义（三）会展项目

10、管理的定义(dngy)1.定义2. 会展项目管理者根据会展项目运营客观规律的要求，运用系统的观点、理论和方法，对执行中的会展项目发展周期中的各阶段工作进行计划、组织(zzh)、控制、沟通和激励，以实现其目标的各项活动的总称。 第21页/共62页第二十一页，共63页。第二节 会展项目管理的过程(guchng)(guchng)第22页/共62页第二十二页，共63页。项目管理的过程项目管理的过程(guchng)启动控制计划执行有问题实施过程中的问题进行控制、修订计划结束项目管理过程图第23页/共62页第二十三页，共63页。一、过程一、过程(guchng)(guchng)启动(qdng)过程计划(jh

11、u)过程执行阶段控制阶段结束过程启动过程计划过程启动过程计划过程启动过程执行阶段计划过程启动过程执行阶段计划过程启动过程控制阶段执行阶段计划过程启动过程控制阶段执行阶段计划过程启动过程结束过程控制阶段执行阶段计划过程启动过程调研、构思、立项制定计划、项目分解设计项目控制、调整总结、评估、信息反馈第24页/共62页第二十四页，共63页。（一）启动过程 启动过程是指开始一个会展项目，并有意往下进行的过程。 1.会展项目经理的聘任和项目班子(bn zi)的组建 两个明确标志： 一是任命会展项目经理、建立项目管理班子(bn zi)； 二是项目许可证书。第25页/共62页第二十五页，共63页。2. 启动

12、过程中的主要项目文件（1）会展项目建议书： 会展项目设想或构思的书面表达。 内容：会展项目的必要性；会展项目的市场预测；会展项目方案、规模；会展项目必要条件分析；投资估算和资金筹措(chucu)的设想；经济效果和投资效益的估计。第26页/共62页第二十六页，共63页。（2）可行性研究报告 可行性研究报告，是用于评价会展项目的市场、财务、组织、经济、环境等各方面，并在详细调查、周密(zhum)研究，进行经济和环境分析、方案比较之后做出会展项目是否可行结论的书面报告。第27页/共62页第二十七页，共63页。（3）招标文件和项目申请书 工作说明书。 需求建议书。 可交付成果。 立项单位/业主(yzh

13、)供应条款。 过程确认。 合同类型。 付款方式。 时间表。 项目申请书内容。 提交项目申请书的最后期限。第28页/共62页第二十八页，共63页。（4）项目许可证书 项目许可证书是正是批准实施的文件。该文件通常由会展项目实施组织的高层管理者或会展项目的主管部门颁发(bnf)。项目许可证赋予项目经理或项目班子将资源用于项目活动的权力。第29页/共62页第二十九页，共63页。（二）计划过程1. 概念 会展项目计划是项目经理和项目班子思想的具体化，体现(txin)了他们准备做什么（what），什么时候做（when），由谁去做（who）以及如何做（how），即对未来行动方案的一种说明。 第30页/共62

14、页第三十页，共63页。2. 会展项目计划的步骤（1） 需求分析：需求分析就是明确市场(shchng)对会展项目的需求和立项单位/业主对项目的要求。分为两类： 必须满足的基本需求，包括会展项目的规模、规格、成本、进度以及必须满足的法规要求等；需要重视的附加需求，例如对城市形象的提升等。 第31页/共62页第三十一页，共63页。（2）确定(qudng)目标：计划过程中确定(qudng)的目标应该是SMART。明确的（specific）、可度量的（measurable）、可实现的（achievable）、由成果决定的（result driven）、有时间性的（time）。（3）任务/工作分解：粗线条

15、的、涵盖面较大的、不能具体操作的任务/工作，分解成较小的且容易管理、实施和检验的包含具体细节的可操作性任务/工作。第32页/共62页第三十二页，共63页。（4）资源规划：资源规划包括确定实施会展项目活动需要哪些资源（包括人力、设备等）以及每种资源将需要多少。（5）制定会展项目各方面的具体(jt)规划（6）评估、确认可行方案第33页/共62页第三十三页，共63页。（三）执行过程子过程会展项目计划执行；质量保证；团队建设；信息(xnx)发布；询价；供方选择；合同管理。 第34页/共62页第三十四页，共63页。 2. 项目执行准备 （1）会展项目班子应当(yngdng)对项目策划进行核实。 （2）确

16、认权限是否已经得到各方承认，并明确项目班子内部权力范围和从属。 （3）确定会展项目所需的资源是否有保证。 （4）会展项目经理把任务布置到小组和个人。 （5）制定一套统一的体制、制度等，便于控制、评估。 （6）让会展项目参与者在项目书上签字，以示承担责任。 （7）再次宣传本项目的优势和光明前景。第35页/共62页第三十五页，共63页。 3. 执行过程的管理要素 （1）安排定期例会； （2）由独立方进行评审； （3）管理落实到个人； （4）连续详尽的项目记录； （5）及时处理“意外”事变； （6）统筹安排项目任务； （7）营造良好的工作氛围； （8）进行有效(yuxio)的决策。第36页/共62页

17、第三十六页，共63页。（四）控制过程1. 控制过程的子过程绩效报告：收集和公布执行情况，它包括现况报告、进展测试、预测报告。整体(zhngt)变更控制，即协调影响会展项目全局的变更。范围核实，即项目范围的界定验收范围变更控制，即控制影响项目范围的变更进度控制，即维持计划规定的进度成本控制，即控制影响项目预算的变更质量控制，即监视具体的项目成果。风险应对控制第37页/共62页第三十七页，共63页。2控制的形式和类型 （1）正规控制和非正规控制正规控制通过(tnggu)定期和不定期的进展情况汇报、检查会、以及会展项目进展报告进行。非正规控制是会展项目经理频繁地到管理现场，同管理人员交流，了解情况，

18、及时解决问题。有人将此称为“走动管理”。都是POCA（即规划实施检查行动）。 第38页/共62页第三十八页，共63页。（2）预防(yfng)性控制和更正性控制 预防(yfng)性控制就是在深刻的理解会展项目的各项活动，预防(yfng)可能发生问题的基础上，制定出相应的措施，防止不利事件发生。 更正性控制是由于未能或根本无法预见会展项目会发生什么问题，只能在问题出现后采取行动，纠正偏差。第39页/共62页第三十九页，共63页。（3）预先控制、过程控制和事后控制预先控制是在会展项目活动或阶段开始时进行，可以防止使用不合格(hg)要求的资源，保证会展项目的投入满足规定的要求。过程控制是对进行过程中的

19、会展项目活动进行检查指导，一般在现场进行。事后控制在会展项目活动阶段结束或临近结束时进行。第40页/共62页第四十页，共63页。（4）直接控制和间接控制直接控制着眼于产生(chnshng)偏差的根源，间接控制则着眼于偏差本身。3控制的原则和策略（1）控制的策略保持控制的权利让上层决策着及时了解情况充分利用决策层的协调能力加强上下和内外沟通控制务必基于最新的计划第41页/共62页第四十一页，共63页。（2）控制的原则控制必须集中在目标上控制反映要及时控制要考虑代价应控制重点要适合会展项目实施组织(zzh)和项目项目班子的特点控制要有灵活性控制需要跟踪谨慎控制变更受到控制的是工作，而不是工作者复杂

20、会展项目的控制应基于激励和自我控制控制要有全局观念第42页/共62页第四十二页，共63页。（五）结束（五）结束(jish)过程过程1.质量验收2.费用决算3.合同终结4会展项目后评5.资料(zlio)验收归档第43页/共62页第四十三页，共63页。项目管理过程项目管理过程(guchng)的相互的相互关系关系活动的强度 启动 结束 执行 控制计划项目开始 结束 时间 项目管理过程的阶段重叠示意图第44页/共62页第四十四页，共63页。第三节 项目经理第45页/共62页第四十五页，共63页。一、项目经理的地位一、项目经理的地位(dwi)项目经理项目经理项目(xingm)负责人 负责项目的组织、计划

21、及实施过程(guchng)，以保证项目目标的成功实现，是项目小组的灵魂。第46页/共62页第四十六页，共63页。二、项目经理的角色(ju s)第47页/共62页第四十七页，共63页。三、项目经理的特点(tdin)项目经理应该是个通才，不一定是某一领域的专家，但具备丰富的经验与广阔的知识(zh shi)背景。在承担的责任方面，项目经理是一个促成者，决定任务、期限及所需资源，不决定具体操作方法。在解决问题方面，应具备系统、综合的能力第48页/共62页第四十八页，共63页。四、项目经理的素质(szh)要求 品德素质(szh) 能力素质(szh) 1. 获得充分资源的能力。2. 组织及组建团队的能力。

22、3. 权衡目标的能力。4. 应付危机及解决冲突的能力。5.谈判及广泛沟通的能力。6.领导才能及管理技能。7.技术能力。8.创业能力。 知识素质(szh) 身体素质(szh)第49页/共62页第四十九页，共63页。五、项目经理的技能(jnng)要求团队组建领导冲突(chngt)解决专业技术知识计划编制组织(zzh)企业家才干行政管理管理支持资源配置第50页/共62页第五十页，共63页。弄清所面临的问题、机会和期望；弄清所面临的问题、机会和期望；明白项目团队将会有冲突，但却是团队明白项目团队将会有冲突，但却是团队发展的自然之物；发展的自然之物；弄清谁是利益关系者，以及他们的活动弄清谁是利益关系者，

23、以及他们的活动目标；目标；意识到组织的强烈意识到组织的强烈(qin li)政治色彩政治色彩并利用政治手段获得优势；并利用政治手段获得优势；六、项目经理的十二条规则六、项目经理的十二条规则(guz)第51页/共62页第五十一页，共63页。 意识到项目管理必须精于领导，但应灵活机动；意识到项目管理必须精于领导，但应灵活机动； 判断项目成功的四个标准：预算、进度计划、绩效标准、判断项目成功的四个标准：预算、进度计划、绩效标准、 客户满意；客户满意； 项目经理应作为团队的激励者、教练、活跃气氛项目经理应作为团队的激励者、教练、活跃气氛(qfn)(qfn)者、者、 冲突裁决冲突裁决人；人； 项目经理所表

24、现的情绪是团队成员培养品质的基础；项目经理所表现的情绪是团队成员培养品质的基础；第52页/共62页第五十二页，共63页。经常做如果-那么的解释；不要应小事停滞不前，迷失项目总体 目标；有效利用时间(shjin)；首要任务：计划、计划、计划。第53页/共62页第五十三页，共63页。对项目经理的最大挑战(tio zhn)：如何迅速建立起一个团结(tunji)高效和富有战斗力的团队？！第54页/共62页第五十四页，共63页。第55页/共62页第五十五页，共63页。案例案例(n l)：以：以“项目团队管理项目团队管理”话西游话西游一、一、“西游记西游记”中的中的“项目项目(xingm)团队管理团队管理

25、”（一）（一）“西游记西游记”的项目的项目(xingm)过程过程项目任务：项目交付(jiof)物：交付(jiof)物的“受益人”：项目的资助人：项目的支持保障系统：“西天取经”“佛经”唐朝皇帝如来佛祖各位神仙第56页/共62页第五十六页，共63页。（二）（二）“西游记西游记”的项目团队的项目团队唐僧：没有唐僧：没有“选人权选人权”；名义；名义(mngy)上有一定的上有一定的“行政权力行政权力”，如，如“惩罚权惩罚权” 、“解聘权解聘权” ；“绩效考核权绩效考核权”和和“奖励权奖励权”都在上级领都在上级领导手中导手中 。孙悟空：业务能力强但心高气傲孙悟空：业务能力强但心高气傲猪八戒：业务能力中等但工作态度不认真、不积极，猪八戒：业务能力中等但工作态度不认真、不积极，“推一下动一下推一下动一下” 沙僧：勤勤恳恳、任劳任怨但业务水平较差沙僧：勤勤恳恳、任劳任怨但业务水平较差 第57页/共62页第五十七页，共63页。二、向唐僧学习团队管理二、向唐僧学习团队管理(gunl)的的艺术艺术