档案管理规定

1、文件编号：XXXX-QG-2012-17 密级:普通 秘密 机密 XXXXX有限公司档案管理规定批准人：编制部门：企管部 发布时间：201X年06月28日档案管理规定1 目的 为了加强档案管理、收集和整理工作，有效地保护和利用档案，充分发挥档案在公司发展中的作用，维护公司合法权益，根据中华人民共和国档案法，结合我公司实际情况，制定本规定。 2 档案管理机构和职责2.1 档案实行公司领导，归口收集，二级管理，归档保存的原则；即在工作运行过程中，由各部门及时收集、分类、整理、归档、利用，定期统一移交公司保存。2.2 公司档案归口企管部管理。负责制定档案管理规章制度，指定专人接收、收集、鉴定、整理、

2、组卷、保管、借阅、销毁、统计等业务性工作，并监督、指导各部门档案工作。2.3各部门指定专人负责部门档案管理工作的资料员，对部门各种档案进行收集、鉴定、整理、登记、编码、立卷、归档管理。根据管理办法定期将需归档文件交企管部统一立卷归档，任何部门和个人不得自行留存。2.4 档案管理的职责2.4.1 负责公司文件材料的形成、积累、保管和整理、立卷归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。2.4.2 坚持平时整理。根据公司不同种类文件材料的形成特征，制定案卷类目，合理分类存放，便于利用和归档。2.4.3 归档案卷做到页号编写准确，案卷目录清楚，案卷标题简明扼要。2.4.4 保管好本公司归档的案卷，注

3、意文件材料的安全和保密。2.4.5 按要求对档案进行分类、整理、编目，并编制检索工具，能应要求快速、准确地查询所需档案。随公司业务的开展，经验的积累，企管部应逐步完善档案管理制度，确保档案安全和方便利用，实现档案管理规范化和科学化。3 档案管理的范围3.1 本规定所称的档案范围：是指在过去和现在的公司各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公务往来等活动中直接形成的对企业有保存价值的各类文件材料（包括文书、图表、账册、凭证、技术资料、电子文档、声像、胶卷、实物、证件等不同形式的历史记录）。3.1.1 公司会议记录、会议纪要、决议。3.1.2 各种工作会议、专业会议的会议记录、会议纪要。3.1.

4、3 公司发出的各类工作计划、方案、安排、总结、汇报、简报、通知等文件。3.1.4 各项规章制度。3.1.5 向上级请示的文件以及上级批复的各类文件。 3.1.6 各种综合的或专题的可行性研究、考察等报告。3.1.7 工程建设底图、蓝图及文字材料。3.1.8 经批复的工程设计图纸及文字材料。3.1.9 各种报表、名册、登记表、簿册、数据、凭证。3.1.10 宣传或反映本公司重要活动以及在外学习、考察时的影像、音像资料。3.1.11本公司获得的奖状、奖证、奖章、奖旗、奖品、牌匾，包括上级领导和外协友好部门或个人提供的题词、书画、工艺制品等。3.1.12 各项财产权利证明、凭证，各种证明存根，各项许

5、可证。3.1.13 本公司编辑、出版的刊物。3.1.14 本公司招聘、试用、转正、晋升、加薪等各类人事资料。3.1.15 有关单位与本公司签订的合同、合约、协议。3.1.16 销售合同、营销计划、宣传广告及销售客户资料。4 档案的管理4.1 档案质量要求4.1.1 归档的档案文件应为原件。4.1.2 归档文件的内容及深度必须符合国家法律、法规以及有关标准、规范、规程的规定。4.1.3 档案的内容必须真实、准确、完整。4.1.4 档案应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备。4.1.5 档案的纸张应采用能够长期保存的韧性大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图,竣工图应是新蓝图;采用计算机

6、出图必须清晰,不得使用计算机出图的复印件。4.1.6 档案文字材料的幅面尺寸规格宜为A4幅面(297 mm×210 mm); 图纸宜采用国家标准图幅，折叠成A4幅面，图标栏露在外面。4.1.7 归档文件采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如红色墨水、纯蓝墨水、园珠笔、复写纸、铅笔等。4.2 档案立卷的原则和方法4.2.1 立卷应遵循文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。4.2.2 以文体特征为主，立小卷，一案一卷；企业行政类年初立前一年的卷，预立当年的卷；工程类按单位工程组卷，公用部分注明保存处，竣工后移交企管部立卷归档

7、。4.2.3 各部门的资料员做好平时文件的预立卷工作，并在事件结束后的次年初或在每月初第一周将归档的预立卷的文件整理移交企管部保管，任何人不得据为己有，不经主管领导批准，不允许复印或影印件留存。4.2.4 立卷应以本部门形成的文件为主，根据文件形成的特点，保持文件间的历史联系，适当照顾文件的保存价值，使案卷能正确反映企业经营活动状况和面貌。4.2.5 文件组成案卷后，卷内文件应按照一定规律进行排列，系统地反映问题，做到查找方便。4.2.6 各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档必须有原件，并保持其完好无损。4.2.7 声像档案摄录必须详细记录事由、时间、 地点、主要人

8、物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。4.3 卷内档案排列4.3.1 文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开,并按批复在前、请示在后,印本在前、定稿在后,主件在前、附件在后的顺序排列；图纸按专业排列,同专业图纸按图号顺序排列；既有文字材料又有图纸的案卷,文字材料排前、图纸排后。4.3.2 专业顺序，按土建、给排水、电气、采暖、通风与空调、设备、造价的顺序排列。4.4 档案的借阅与复印4.4.1 经授权审批人批准后，可办理档案调阅手续。档案调阅遵循授权有限的原则：4.4.1.1 总经理有权审批调阅公司所有档案。4.4.1

9、.2 分管副总经理有权审批调阅分管工作的相关档案。4.4.1.3 部门经理有权审批调阅本部门相关档案。4.4.2 调阅档案人如需外借档案，需在借阅登记表上签字、注明归还时间，并经授权签字人审批后方可借出。到期后，由企管部负责催还。4.4.3 调阅者不得发生涂改、勾画、裁剪、抽取、拆散、调换等损坏档案行为。4.4.4 确因工作需要复印、翻印档案内容的，必须经过批准后方可实施。4.4.5 原则上不允许外单位调阅档案。如确因工作需要调阅的，调阅人必须持有本单位介绍信，并报经总经理批准后方可查阅或复制。4.5 档案的保密管理4.5.1 档案管理员和借阅利用档案的人员要树立高度的政治责任心，加强保密意识

10、，双方共同做好保密工作。4.5.2 档案分一般档案和机密级档案两类。4.5.3 机密级档案只许在档案室查阅，不许带离档案室。机密档案复制时，需经总经理或主管副总经理批准。4.5.4 对已到保密期限的档案要请相关部门领导和企管部经理鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。4.5.5 外来参观人员，统一由负责接待人答复问题和办理所需材料。4.5.6 档案管理员丢失或擅自提供泄露机密，应根据情节轻重，给予纪律处分，直到依法追究刑事责任。4.5.7 企业在职工作人员调离本企业时，需按档案室要求整理已形成的文件材料，并退还所借档案，档案室审查无误签字后，才能调离。档案管理员调离，应由企管部监督

11、办理档案交接之后，方能调离。4.6 档案的整理和保管4.6.1 档案必须分门别类进行系统整理，严格按照其自然形成规律和内部的有机联系进行装订、登记、排列、上架、入柜，按照档案类别的编号及排列顺序，建立档案管理台帐。4.6.2 档案必须用科学的方法保管和保护，最大限度地延长档案的使用寿命。4.6.3 档案存放要防盗、防水、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防日光直射、防污染，室内严禁吸烟，不得存放易燃、易爆和其它有害物品。4.6.4 每年要进行一次全面、彻底的清查整理工作，做到帐、卡、物相符，对破损、字迹褪色和载体变质的档案及时修补和复制。4.6.5 认真做好档案统计工作。对档案的收集、调借、利用

12、、整理、鉴定、保管等情况要严格登记，所有统计数据以原始记录为依据，做到准确、可靠。4.7 公司员工有下列行为之一的，视情节轻重，给予纪律、经济处理，构成犯罪的依法追究刑事责任。4.7.1 毁损、丢失或擅自销毁企业档案；4.7.2 擅自向外界提供、摘抄、复印企业档案；4.7.3 涂改、伪造企业档案；4.7.4 未及时上报归档或管理不善的档案管理者；4.7.5 未办手续借阅、外带档案者（对档案管理者加重处罚）。本办法监督责任部门为企管部，第一责任人为公司各部门的档案管理者（资料员），第二责任人为企管部经理或部门经理。5 档案分类编号5.1 行政管理类档案篇企业管理档案编号方案卷号文件分类序号归档文

13、件名称（子文件名称）编号范 围第一卷法律文书卷1企业经营证件法律-证件营业执照、税务登记、资质证书、荣誉证书、土地、用地规划、工程规划等2与地方政府来往文书法律-政府政府各方来文3其他法律-其他第二卷合同卷1合作协议合同-协作合作协议等2资金借贷合同-资金银行协议、合同等3工程施工合同合同-工程工程、采购、合作合同4采购合同合同-采购设备、材料采购合同5服务合同合同-服务监理、咨询、招标代理、测量等服务合同6其他合同-其他第三卷制度会议（管理文 件）1人事制度管理-人事人事、财务等管理制度2财务管理制度管理-财务3公司文件管理-会议公司发文4公司会议 及决议管理-文件公司会议纪要及形成决议5与

14、中色科技来文管理-中色6其他管理-其他第四卷生产销售1生产销售图纸、数据及宣传资料销售-宣传2客户资料销售-业主3营销合同销售-购货4贷款有关资信文件销售-资信5生产销售签收资料及计划销售-计划6报表资料销售-资料7其他销售-其他第五卷财务管理1会计报表财务-报表月、季、年度财务报告2会计帐簿财务-账薄总帐、明细帐、日记帐3会计凭证财务-凭证原始凭证、记帐凭证、汇总凭证4其 他财务-其他固定资产的新增、调拨编号方法：1） XX档（固定编号）X（行政篇的第一个字母）××× （卷号）-×××（子文件号） - 001（文件顺序号）例：XX档

15、 X 法律-证件-001 即行政篇法律文书卷项目报批证件中的第001号文件5.2 工程类档案篇工程类档案归档编号方案卷号文件分类序号归 档 文 件 名 称（子 文 件 名 称）编 号第一卷项目报批及报1土地相关报批文件报建-土地2规划相关报批文件报建-规划345建委相关报批文件预售相关报批文件房产相关报批文件报建-建设报建-预售报建-房产建6其他第二卷合同及管理7工程委托合同（含附加补充协议）合同-工程8施工承分包合同（含供货、租赁安装） 合同-施工9设备材料订货采购合同 合同-采购10工程设计变更/洽商单，技术核定单合同-变更11工程暂停令合同-暂停12工程复工报审表合同-复工13工程临时延

16、期审批表合同-延期14经济洽商报审及签认合同-费用15费用索赔报告及审批合同-索赔16其它合同-其它第三卷施工准备文件17施组/方案及报审表准文-方案18分包/供货资质材料准文-分包19试验等单位资质材料准文-试验20其它开工审批文件质量监督手续准文-其它第四卷质量控制文件21材料/构配件工程/设备报验单及台账质量-材料22工程试验（见证试验）及台账质量-试验23施工报验申请表质量-报验24中间验收资料质量-中验25设备安装专项资料质量-安装26检验批质量验收记录及台账质量-检验批第四卷质量控制文件27分项工程质量验收记录及台账质量-分项28分部工程质量验收记录及台账质量-分部卷 号文件分类序

17、 号归 档 文 件 名 称（子 文 件 名 称）第四卷质量控制文件29不合格项通知30质量事故报告及处理意见31竣工验收资料32其它第五卷进度控制文件33工程开工审批表34年/月/周计划审查意见35其它第六卷造价控制文件36预付款报审与支付37月付款报审与支付38工程竣工决算审批意见书39工程量报审与签认40其它第七卷工程工作资料41工程日记（盒装）项资-日记42工程月报项资-月报43例会纪要项资-例会44专题会议纪要项资-专题45工程师通知单（含回复）项资-通知46工作联系单项资-联系47工程备忘、来函项资-文函48收发文本（盒装）项资-登记第七卷工程工作资料49项目工作总结项资-总结项目工作总结质量评估报告专题总结50其它项资-其它第八卷设计文件51勘察/设计文件设文-设计52测量基础资料设文-测量53设计交底/图纸会审记录设文-会审54其它设文-其它卷号文件分类序号归 档 文 件 名 称（子 文 件 名 称）编 号第九卷管理文件55公司文件管文-公司56外来文件管文-外来57工程部文件管文-沟通58内部文件管文-内部59其它管文-其它第十卷安全管理60安全监理细则安全-细则61安全管理文件安全-管理62安全监理工程师通知单（含回复）安全-通知63安全工作联系单