声像档案管理工作存在的漏洞和补救措施

1、    声像档案管理工作存在的漏洞和补救措施    王占宽摘要：随着社会进步，科学技术的迅猛发展，人类文明程度的不断升华，对于社会生活中发生的信息采集和记录的方式更加高级，更能及时、准确、形像、生动地保持历史事件的原始性、真实性，而这种特殊载体形成的材料就是特殊载体档案，现实生活中最突出表现为声像档案。关键词：声像档案管理漏洞补救0 引言怎样做好声像档案管理，已经做为整体档案管理的一部分，越来越占有重要的位置。但是，就我院情况而言，声像档案管理并不理想，还存在很多漏洞，需要不断的补充和完善。1 存在漏洞分析1.1 “软肋”导致散乱，医院有两台摄录机，四部

2、数码相机。但是，长期以来没有统一规范的管理制度，使用情况不容乐观。两台摄录机其中一台已经报损，没有使用价值，另外一台损坏之后，检修几次，仍然时好时坏，不能得心应手，使很多宝贵的典型的手术资料、大型活动场面无法得以及时记录，全靠数码相机支撑，留下太多遗憾。而数码相机又分别存放在办公室、手术室、司法鉴定中心和信息科，各自为战、相互缺乏沟通，冲锋在前沿的急救中心却没有相机，以致于很多现场抢救资料成为一项空白。这是声像设备管理使用的“软肋”。1.2 技术决定质量。医院所有掌管声像设备的人员，没有一个经过正规的专业培训，对设备的功能、性能、使用方法、故障处理几乎是一无所知，仅限于说明书上介绍的使用方法。

3、对于怎样取景、怎样选择角度、怎样捕捉瞬间画面、怎样进行文字铺衬等，都处于低级的原始状态，难以达到理想的效果，更不用说把精彩镜头向外界媒体推荐、扩大知名度起到应有的宣传作用。1.3 管理混乱、保管不善造成部分声像资料变质、褪色、霉烂、甚至丢失。办公室留存的是各种会议、参观、典礼、义诊、晚会等内容，手术室留存的是各种典型的、特殊的、高难度、新技术、新项目等纯医疗的资料，司法鉴定中心留存的更加单纯，全部是委托申请鉴定人的伤情资料，无法严格的分门别类。管理混乱的直接后果是声像资料的保管不善，谁采集的资料谁保存、科室之间缺乏沟通，所有资料不能得到充分利用，有的只是简单的存入电脑，不出实物，过后即被遗忘，

4、连浏览的机会都很少。因为不具备专门档案的保存知识，再加上认识不足、责任心不强、声像资料随手锁进柜子、抽屉、装进档案袋，不懂得外界温度、湿度、磁场、蛀虫、清洁等因素，常常出现粘连、发黄、褪色、霉变、啃烂等等问题，难以保证原始声像资料的准确完整性。1.4 保管条件有限，收集渠道不畅。主要表现在专门的档案室工作方面，应该说在行政办公室的领导下，档案室负责全院档案资料收集工作，所有科室、部门产生的档案资料都必须无条件移交档案室，但实际情况不然，档案室面积有限、设备有限、人员有限、档案员综合素质有限，使档案资料的收集变得无足轻重。对声像资料来说，各科都强调自己保存的重要性而忽略了医院整体保存系统化管理的

5、必要性，时常有不上交声像资料情况出现，影响档案室正常工作秩序。1.5 电脑化档案管理防毒意识不强，无法保证主程序档案信息的安全性和完整性，容易在浏览或打开编程时被病毒侵蚀，造成数据紊乱，系统无法运行、陷于瘫痪。2 加强对声像档案的管理针对声像档案归档不完整、保管条件差、管理混乱的问题，已经明显影响了档案的完整和声像档案的保管和利用，必须争取有效的补救措施，加强声像档案管理刻不容缓。2.1 加强培训、扩大范围，即便不是送出去学习，也要请专家到医院对拥有相机、摄录机的人员进行专门培训，不仅会用，还要会排除简单故障，处理突发情况，捕捉瞬间画面、保证声像资料保存的是最佳、最有意义的历史镜头。急救中心尽

6、快配备相机，及时取得最宝贵的现场抢救素材。2.2 集中管理、随时移交。为更方便、更有效地管理和利用，必须使各科室产生的全部声像资料在最短时间与档案室联系，移交保存。对以前各科散乱存放的资料，彻底整理之后移交档案室，录入各自电脑的也要通过移动磁盘存在档案室电脑上，重新编辑、统一管理，使声像档案在档案室的管理规范化、制度化、科学化。2.3 想方设法争取办公场地，申请增加必要的设备，高标准、严要求、专柜专管、专人负责、具备恒湿、恒温、防磁等要求，以利声像档案的长期保存和利用。2.4 加强计算机病毒的防控措施，制订切实可行的应急预策，谨防感染病毒，造成档案材料遭到破坏，同时必须采用不间断电源(ups)，可以避免永久性硬件损坏或数据丢失或暂时的读取错误。2.5 提高认识、落实制度。有档案室专业人员组织相关科室和领导学习档案法，学习与声像档案有关的专业知识，让他们明白并非那些文件、图纸凭证、病历才是档案资料，每项活动中产生的每份照片、录音、录像等都可以形成声像档案，有的除了即时新闻价值外，对医院来说还具备更深远的意义，这就必须