新时期文秘收发工作的有效性探究

1、    新时期文秘收发工作的有效性探究    董桦【摘要】文秘收发工作是工作单位日常基本工作之一，对单位各项工作事宜的上传下达起到重要作用，新时期背景下，赋予了文秘收发工作更加重大的责任，文秘收发工作做得好与不好直接影响了工作单位的办事效率，也直接体现了工作单位的管理水平和业务能力，可以称之为一个单位的门面工作，本文对新时期文秘收发工作有效性进行了探究，希望对文秘工作人员有一定借鉴作用。【关键词】新时期;文秘收发工作;有效性;措施工作单位的办公室作为特殊的服务窗口部门，起到沟通上下级和来访人员的桥梁作用，日常主要工作就是来往资料和文件的收发工作，其工作具

2、有比较特殊的特点，尤其是新时期背景下，各單位面临着来自各方面的机遇和挑战，文秘的收发工作也面临着新的问题急需解决，如何做好文秘收发工作，提高文秘收发工作的有效性成为目前开展文秘收发工作的重点。一、新时期文秘收发工作的特点（一）文秘收发工作具有单调性。文秘收发工作和其它的工作有很大的不同，在工作单位中，文秘收发工作比较单调，而且不能出现工作断档，与其它部门工作相比，缺少多样性，只是简单地为各部门之间和外来人员服务，进行资料和文件的接收、记录和传达工作。虽然文秘收发工作看起来单调而且默默无闻，但是它却承载着工作单位整体的工作运行，文秘收发工作在工作单位内起到承上启下的作用。（二）文秘收发工作具有保

3、密性。作为一个单位资料文件收集、整理、分类、传达的工作，文秘收发工作日常接触最多的就是各种资料、文件，其中包含各种项目合作意向书、项目计划、会议安排、战略调整计划等等，其中不乏一些行业机密和重要文件，这些资料文件不能随便翻阅，因此文秘收发工作具有一定的保密性，作为收发工作的文秘，自己首先要有良好的职业操守，不该看的东西不看，不该打开的资料文件不打开，要时刻铭记自己的工作职责，同时文秘要做好资料文件的收集、整理、保密工作，对收到的资料文件做好登记，并及时整理保存起来，不能轻易暴露在外。如果资料文件的保存不佳，导致机密文件泄漏，会给单位造成不可弥补的损失，影响单位工作的正常开展，严重的可能直接会导

4、致单位工作暂停，造成不良的影响。（三）文秘收发工作具有从属服务性。文秘收发工作作为沟通各部门工作人员的桥梁，工作内容没有形成一定的固定流程，工作内容也是比较繁杂的，无法实现预估工作的内容和工作量，而是依照基础的工作职能，在日常工作中根据单位领导提出的要求，上传下达临时制订的工作要求和政策性文件，文秘收发工作没有自我主动性，而是单方面的从属服务工作，只是各部门之间的工作对接和工作指导的桥梁。文秘收发工作是单位中面向各级部门、面向大众的服务性工作，作为文秘收发工作的员工，要具有良好的沟通能力、协调各部门收发工作的能力，同时要有崇高的服务意识，坚守岗位，随时回应领导的派遣，及时向下级部门传达领导的工

5、作意图，也要及时向领导反馈来自基层员工的工作请示。二、新时期做好文秘收发工作应具备的素养要求（一）应具备良好的职业道德素养。文秘收发工作能够接触到单位各部门的文件和资料，对单位的各种工作安排和大小事宜都有清晰的了解和认识，这就需要文秘收发工作人员要具备良好的职业道德素养，在工作中奉公职守、有坚定的立场，把单位的利益放在个人利益的前面，时刻告诫自己要牢记工作职责，保护单位资料文件不遗失、不泄露、传达及时。工作中要做到工作细心、有条理、依章办事，做好自己的本职工作，严格约束自己的行为，管住自己的嘴、看好自己的手，保持良好的工作心态，做好自己的本质工作，不出现工作漏洞，不遗漏资料文件，不少发、错发资

6、料文件。（二）应具备良好的服从意识。作为文秘收发工作人员，最核心的素养要求就是应该具备良好的服从意识，既要听得进表扬，也要听得进批评，作为单位内部的信息传达人员，经常会遇到资料文件下发不及时、上传慢的问题，其中，很大一部分原因来自不同部门之间的沟通不到位，资料文件的传递才出现时间差异，由于部门资料文件准备不及时或者修改没完成，造成文秘收发工作不能实时进行，接收部门会经常催促，甚至埋怨工作效率低，影响工作进展，这种情况下，作为文秘人员，要调整自己的工作状态，时刻保持着良好的工作状态，做到不怕吃苦、不怕挨骂，要时刻保持良好的心态，按部就班工作，满足领导的要求，提高工作效率。（三）应具备较强的组织协

7、调能力。收发工作一般是在单位各级部门之间收集和传达资料文件，会接触到各个部门的对接人员，有时还会涉及一些活动传达、会议通知以及对外沟通洽谈等工作内容，需要文秘工作人员具备较强的组织协调能力，能够及时有效地将领导交代的工作传达下去，并得到及时的回复和反馈，文秘收发工作人员要有良好的沟通能力，能和各级部门的对接人员进行沟通，将有用的资料文件及时传递到相关责任人手中，并能立刻阅读并深刻理解文件内容，做出工作上的项目调整以及人员变动。三、新时期提高文秘收发工作有效性的措施（一）保持文秘收发工作人员的良好心态。收发工作具有单调性、保密性及繁琐性，文秘收发工作贯穿于整个单位的各个部门，日常工作缺少激情和动

8、力，为了提高文秘收发工作的有效性，文秘收发工作人员要时刻保持自己有一个良好的工作心态，不抢功、不懈怠、不烦躁，怀着一个平静的心态投入工作中，积极接受领导交代的工作内容，及时与对接部门沟通，提高收发工作效率，减少工作停滞现象，提高文秘收发工作的有效性。（二）提高文秘收发工作人员的细心程度。收发工作是一项工作内容繁杂而且日工作量大的工作，在经过长期的重复工作以后，工作人员难免出现工作分心，出现工作错误，影响文秘收发工作的有效性，所以，要提高文秘收发工作人员的细心程度，无论在资料文件的收集、整理、保存、转发还是工作业务转达方面，都要做到事无巨细，要严格按照工作流程去按部就班工作，对细节的把控要细心，

9、对接收的资料文件做好记录并分类保存，对需要转发的资料文件类别、数量，部门要做好细致的划分，及时送达，并做好转发记录，不能漏发、少发，保证单位各项工作事业有序开展。（三）提高文秘收发工作人员的业务水平。在经过长期的工作以后，文秘收发工作人员逐渐适应了文件收发工作的模式，也掌握了收发工作的技术要点和工作方法，渐渐开始凭借自己的工作经验来应对文件收发工作，从而忽视了对业务水平的提高，例如，每日收发的报纸积攒了两天才发到各部门，或者收了不发，对于收到的资料文件不及时登记保存，积累到一定量的时候再统一登记保存，将原本琐碎的工作模式变成集中处理的工作模式，日积月累形成不好的工作习惯，业务水平能力不增反减，对资料文件的保存位置不清楚，工作拖拉，不能及时传达领导的文件资料，和各部门的沟通不顺畅，严重影响收发工作的有效性，因此，要提高文秘收发工作人员的业务水平能力，对业务进展要定期检查和临时抽查，保证收发工作人员的业务能力维持在较高水平上，保证收发工作正常进行。四、结论由此可见，文秘收发工作作为基础性服务型工作，在新时期背景下对收发人员的素养有更高的要求，只有不断提高收发人员的综合工作素养，提高个人业务水平，才能提高收发工作的有效性，为单位的发展作出自己的贡献。【参考文献】1张志强.机关文秘人员素质与文书档案管理研究j.办公室业务，201