接电话的礼仪知识

1、接电话的礼仪知识 接听电话不可太随便，得讲究必要的礼仪和一定的技巧，以免横生误会。下面是小编为大家整理的接电话的礼仪知识，欢迎大家阅读。 通话是现代社会最常见的一种交际方式。它是运用电话等现代通讯工具进行交往, 具有快捷、方便的特点。尽管不是面对面地交谈, 却能让人迅速获得信息, 及时进行沟通。 在公务活动中, 使用通话交流情况、沟通信息、商洽问题、答复事项, 是一种最普遍的工作手段。通话包括打电话和接听电话。不论是使用普通电话还是 移动电话, 都要遵守一定的礼仪规范。 学会通话可以树立良好的电话形象。如果缺乏电话使用常识, 没有掌握通话的技巧和礼仪规范, 就会影响公务活动的开展, 甚至损害机

2、关单位的形象。 怎样打电话? 谁不会打电话?也许你会发出这样的疑问。打电话确实是一种最常见的交际方式。但是要正确掌握打电话的方法, 还是需要注意一些问题的。 时间选择。公务通话一般要在办公时间内进行, 不要在下班之后打, 更不能在深夜、凌晨及午休、用餐、公休假时间打, 除非有特别紧急的事情。如果是拨打国际长途电话, 要注意时差, 不要扰人清梦。要掌握通话的时间, 一般不宜过长, 以不超过五分钟为好。如果要通话较长时间, 最好用面谈的方式。如果只能通话, 必须征询对方是否方便, 否则就要另约时间联系。 表述得体。通话表述要符合礼仪规范, 不能高调门, 语惊四座; 口气谦恭有礼, 热情、温和、亲切

3、、自然。语速适中, 过快了容易让人听不清楚, 产生匆忙应付的感觉; 慢条斯理, 拿腔拿调, 也容易引起人的反感。 举止得当。打电话要轻拿轻放, 不要急不可耐, 一遇到无法接通的情况就表现得很不耐烦, 甚至甩话机。电话接通后, 要等铃声响过六遍后, 确信对方无人接听, 才挂断话机。通话时不要抱着电话四处走动; 仰坐、斜靠、歪躺或趴在桌上通话都是不适宜的。通话时也不要吃东西、抽烟、喝水、翻报纸杂志,甚至及旁边的人闲聊。 注意环境。打电话要注意周围环境。移动电话不要在嘈杂的大街上、一些公共场所通话。办公室打电话, 要避免谈话声、嬉笑声、咳嗽声。如果有急事, 可以先整顿一下通话环境, 待安静下来再拨通

4、电话。 怎样接电话? 接电话要注意以下礼仪: 及时接听。电话铃声一响, 要及时接听, 不要慢腾腾地任由铃声响个不停。一般在听到完整的铃声响后接起电话。同时响起电话, 要先接起一个, 询问对方是否介意接听另一个电话, 征得同意后才能接听另一个电话。不要同时接听两个电话。 文明应答。接听电话要做到有问必答, 依问作答。铃声响起, 要拿起话筒问候对方, 并自报家门: 你好! 这里是 ( 单位) 或你好! 我是 , 或者询问对方: 你好! 请问找哪位? 如果要找的人不在, 最好告诉对方不在的原因, 或告诉对方联系方法。一般不宜用 你是谁、 你找谁、有什么事之类的话发问。及对方通话, 要尽量每问必答,但

5、不要答非所问, 东拉西扯, 大聊其天。对方交谈内容结束要即时道别, 说声再见。 做好记录。公务电话通常需要做记录。平时要做好通话记录准备, 电话记录簿或记录用纸、笔要准备好, 不要通话后放下听筒, 再找纸笔。遇到听不清楚时, 可以请求对方重复一遍, 特别是对一些重要内容和涉及时间、地点、数量等, 最好加以核实, 避免记错。 一些特殊电话的接听。对打错电话的, 不要大声斥责对方, 要接受对方的道歉, 说声 没关系 后挂机。对一些难缠的电话, 要学会说不, 设法摆脱对方的纠缠, 委婉而坚决地拒绝对方的请求。对一些诸如你猜猜我是谁、想知道我在干什么吗之类的谜语 电话, 可以用别让我猜谜了、 我正忙着

6、、我还有一些急事要做呢之类的话加以应对。 在职场中，不可避免的会及领导接触，如果不懂得及领导相处的礼仪，想赢得领导的信任恐怕就不是很容易的事了。事业能否成功，上级领导是至关重要的人物。下面是小编为大家整理的懂得及上司相处的礼仪知识，欢迎大家阅读。 一般说来，人们在及自己同等级、同层次的人讲话时，表现比较正常，行为举止都会比较自然、大方。但是，在及比自己地位高的人交往时，就可能感到紧张;表现比较拘谨，并且自卑感强;相反，在及社会地位低于自己的人讲话时，就会表现得比较自如、自信，甚至比较放肆。 比如，有的人在自己的上级面前从不敢妄言，在同一科室的也不多说话，可是在自己的下级或所管班组面前讲话时，则

7、落落大方，侃侃而谈。有的则在一般人面前总是摆出一副能者的架势，可是一见到权威就显得十分驯服和虔诚。 专家认为，上级及下级分工不同，是领导及被领导的关系。及此同时，上下级也是合作关系。如何做到精诚合作，工作卓有成效，妥善处理好上下级之间的关系至关重要。 上级同下级说话时，不宜作否定的表态：你们这是怎么搞的?有你们这样做工作的吗?在必要发表评论时，应当善于掌握分寸。点个头，摇个头都会被人看作是上级的指示而贯彻下去，所以，轻易的表态或过于绝对的评价都容易失误。 下级对上级说话，则要避免采用过分胆小、拘谨、谦恭、服从，甚至唯唯诺诺的态度讲话，改变诚惶诚恐的心理状态，而要活泼、大胆和自信。跟上级说话，要

8、尊重，要慎重，但不能一味附和。抬轿子、吹喇叭等等，只能有损失自己的人格，却得不到重视及尊敬，倒很可能引起上级的反感和轻视。 及上司相处主要有以下三点要特别注意： 1、不能越位在职场中，权力是代表着一种威严。 领导者及被领导者之间并不存在不可逾越的鸿沟，但是社会客观上却赋予这两者以不同的社会职能。 就被领导者来说，在工作上，不能超越自己的一定范围内的权限，不能越俎代庖。如果下级替代了上级，定会招致上司的不满，还会给工作造成混乱。下级要服从上级领导，要严格按照上级的指示工作，并维护上级的威信。尊敬上级，争取上级的帮助和支持。认清自己工作的位置和地位，尽可能地帮助上级排忧解难，识大体、顾大局。 2、

9、上下级关系一定要摆正摆正位置是搞好上下级关系的前提。 也许有人会认为，及上级相处就是服从，完成其交办的任务。其实远非如此。作为被领导者来说，如果过傲，易把关系搞僵;过俗，易把上下级关系搞成权钱关系;过媚，易使正直的上级反感。 因此，被领导者的正确做法是对领导既热情又不过火，既大度相处又不缩手缩脚，在工作上，摆正领导及被领导的关系就显得尤为重要。 3、尊重领导愉快地完成上司交办的任务，并在工作中体现自己的创造性，如果确实完不成的要主动向领导说明原因。初涉职场的新人对领导的决策不背后评判，更不能通过贬低领导来抬高自己。 记得一位朋友曾经说过：千万不要蔑视你的上级，既然能做你的上级，就肯定有过你之处

10、。 还有一位朋友说过：不怕人整人，就怕依靠组织整人。人整人是个人行为，人整人往往利害关系看得比较明白;依靠组织整人，动用上司组织系统内固有的权势和影响力整人，会让人如雾里看花，整了也不知道是怎么挨整的。 三国志里有几个人物：祢衡、孔融和杨修。三人皆为当时才俊，名望超群，都曾受到曹操器重。不同则是祢衡目空一切，把谁都不放在眼里;孔融自视望族，几经辱上;杨修自作聪明，妄自揣测上司意图并且擅自提前泄密。由于这三个人始终采取不和上司曹操合作的态度，或对上司轻薄无礼、或以戏辱上司为乐、或对上司意图不知深浅妄加推测并泄密或者参及上司家庭内部纷争，顽石不化，屡教不改，最后都又被曹操处死。 电话是代表你个人形

11、象的重要窗口，接打电话时，一定要表现出良好地礼仪风貌，具体可归纳为礼貌、简洁和明了。下面是小编为大家整理的关于接电话的礼仪要点，欢迎大家阅读。 一、接电话的礼仪 1、第二次铃声响完是最佳的接听时机。太快或太慢接听电话都是不合适的。如果第一声响起后立刻拿起话筒，对方会没有思想准备。就象你希望和某个人讲话，如果他猛然冲到你的面前，你也会吓一跳的;如果在第三声响后接听，对方已经有等待的感觉了。所以我们在第二次铃声响过以后拿起话筒是最合适的。如果你在第四声后才接听，应该有道歉的话语，如您好!让您久等了。 2、接听电话的动作。第一声电话铃声响起，我们可以把左手放在电话上，准备用左手拿话筒，右手进行电话记

12、录(左手写字倾向的人恰好相反，用右手准备拿起话筒)。 3、接听的第一句话。通常拿起话筒，我们习惯性的第一句话是喂。严格来讲，喂是试话筒的声音。当接听电话是工作的一部分时，应该体现精炼、从容的职业感觉，所以喂这句开场白是必须去掉的。取而代之的应该是问候语。 问候语的时段性： 9：00以前，早上好; 9：0012：00，上午好; 12：0013：30，中午好; 13：3017：30，下午好; 其他时间可以说您好。 根据公司要求，在问候语之后，可以报出公司和部门名称以及你个人的姓名。 4、电话记录的内容：5个W，1个H。 5 个W是指when 、who(whose) 、what 、where、why

13、 ，1个H 是指how。具体来讲，电话记录应该包括来电时间、来电人、来电事由、哪里打来电话、为什么来电话，怎样处理等。在进行电话记录时对数字、对方说的某个时间、电子邮件地址等信息应该重复一遍给予确认。 5、电话中的称谓。询问对方的姓名时应该说：请问您贵姓?，不能直接问你叫什么名字?。如果对方告诉你他的姓名，应该对姓名中的每一个字进行确认。众所周知，姓名就是一个人的代表符号，对姓名的重视可以暗示对他的尊重，同时可以避免产生音同字不同的错误。即便知道了对方的全名，在随后的称谓中也不要直呼其名，尽量使用姓+职务的称呼方式，或者说先生、女士。 6、措辞。电话交谈应该语言简洁、措辞高雅，避免俚语或者不礼

14、貌的语言。 7、声音的把握。有研究显示，当你及别人交流时，你说话的内容对别人的影响占20%，而你的声音对别人的感染力占到80%。因此，声音的作用不可小觑。在电话里应该保持语调积极、明朗;合适的语速可以控制交流的节奏，如果对方语速过快，你可以比他稍慢一点，反之，如果对方说话很慢，你可以比他稍快一点，两种情况都保持差距不太大。如果两个人说话节奏相差很大，双方都会感觉到不和谐，会影响双方的愉快沟通;总之，声音的把握能够经营电话交流的感觉，传递你积极、镇定的工作风格。 8、微笑的魅力。不要以为电话另一端的人看不见你，就不必在意自己的表情。其实人的情绪、态度、声音、表情、动作等外在及内在的状态是整体统一

15、的。不要试图让自己板着脸孔却说出悦耳动听的语言，即便那样，你的声音也是干涩的，毫无感染力可言。微笑不只是表情，它是一种美好的感觉，在电话里看不到但是感觉的到! 9、你的情绪和身体姿态。如果你趴在办公桌上接电话，声音会显得闷而不畅，会给对方造成困惑;如果你一边焦虑其他的事情一边打电话，对方能够听出你有些急切。因此，掌握情绪、保持良好的身体姿态是很有必要的。 10、正确处理接电话过程中的各种情况。如果对方要找的人不在，应该说他(她)恰好不在，或者说公务外出，不要透露同事的去向。若有留言需转告，应该记录下来，以免忘记交给同事，或者因为事情太多而弄错电话内容。如果电话需要转接，应该说好的，请稍等。若分机无人接听转回总机，