初探企业科技档案的管理

1、    初探企业科技档案的管理    魏冉冉摘 要：随着中国科技的发展，中国的很多科学技术在世界都达到了领先水平，如何把这些技术传承下来，并进一步发展，成为我们档案工作中很重要的一部分。把这些技术保护好，记录成档案，管理起来并进行充分的利用，成为我们现在档案工作的重中之重。关键词：科技档案;管理;创新;发展档案管理工作是企业管理不可缺少的一部分，建立专门的档案管理部门，对企业的档案进行管理，能够给企业创造财富。特别是企业的科技档案，这一类档案，具有唯一性和创造性，如果这一类的档案没有管理好和保密好，会给企业带来损失，严重的将是无可估量的损失，所以，如何管

2、理好科技档案，是企业档案工作中非常重要的一部分。1 管理企业科技档案概述企业科技档案是企业档案中的一个门类，管理好企业科技档案，需要对企业科技档案进行收集、整理，保管，利用等。如果要把工作做细，需要从档案基层的工作做起，建立起档案信息网络，从终端，每一步都需要衔接好。为企业提供资源支持，让档案工作发挥它的作用。1.1 企业科技档案的收集企业的科技档案包括研发生产过程中产生的各种档案，需要档案工作人员到各部门，去落实哪些档案是非常重要的，需要收集和具有保存价值的，并且根据自己企业的具体情况，来收集需要保存的科技档案。档案工作人员在收集科技档案的时候，要学会挖掘有价值的科技档案，延伸到各类科技资料

3、，并在工作中不断的发现，更全面的收集有价值的科技档案。1.2 企业科技档案的整理企业的科技档案包括产品类，建设项目类、设备仪器类，以及研发过程中产生的各种资料。在接收档案时，首先要鉴定档案是否具有价值。其次，按照档案的重要性，按照密级、年代和種类进行分类整理、归纳整理，整理成卷，让文件更加清晰更加整齐，做到管理方便，查找便利，存放有条理，建立起属于企业的技术档案资料库，这是档案工作中非常重要的一项工作。1.3 企业科技档案的保存科技档案的保存也很重要。科技档案能够严格按照档案工作的八防来保存，即防尘、防火、防盗，防潮、防高温、防光、防蛀、防腐，保证档案能够安全存放，为科技档案的利用打下基础。如

4、果在档案的保存上没有做好工作，会影响到档案的利用。当发现档案保存有问题，再进行补救，对于档案来说，也会丢失原始资料。对于重要的档案进行电子备份，规避风险，做到双保险。因此，档案的保存工作也要渗透到平日的档案工作中，持之以恒的坚持下去。1.4 企业科技档案的利用如何让科技档案充分被利用，而不仅仅是存放在档案室里。如果科技档案没有被利用，它的价值就得不到体现，所以，建立完善的借阅制度，利用互联网，搭建网络平台，能够使档案得到充分的利用，使它的价值最大化的体现，给企业创造价值。2 企业科技档案存在的问题企业档案人员素质相对较弱，对企业科技档案没有足够的认识，这是企业档案存在的问题。在项目完成后，资料

5、的收集过程中，跟项目相关的一系列资料不能及时的、准确的、完整的收集起来。同时，档案工作是一项持续性工作，企业的档案工作人员更换频繁，造成档案工作质量得不到保证。因此，对档案工作者的培训是必要性工作，提高档案工作者的责任心和业务水平，积极参加档案培训课程，档案工作能够随着企业的发展而发展，档案工作能够不断的延伸和进步。3 做好企业科技档案管理工作的方法3.1 提高管理科技档案认知对于科技档案的重要性，不仅要提高档案工作人员的认识，也要提高企业员工的认识。每一个员工都要有保密意识，充分认识到科技档案对于企业的重要性。同时，对于重要档案能够及时的移交到档案人员的手中，保证档案的完整性和保密性。档案工

6、作人员在收集档案时，需要把项目整个过程形成的资料完整的收集起来，做到不遗漏，整理的时候更加系统，把档案工作做的更好更完善。3.2 企业科技档案管理的创新互联网的迅速发展与档案信息化建设的开展，企业科技档案也进入了信息化时代，出现了各种形式的电子档案。电子档案管理与传统档案管理有很大不同。这对于企业的档案管理人员的工作能力有进一步的要求。如果要管理好企业的科技档案，不仅要懂得传统档案的管理方法，更要学会电子档案的管理方法。电子档案管理对于企业的硬件设施也有了更高的要求。企业可以利用互联网，把企业内部的各个部门联系在一起，对所有档案进行信息化管理，建立信息化目录管理平台，做到资源共享，充分的管理和

7、利用档案资源。不论是传统档案，还是电子档案，利用平台来管理，档案工作人员不断优化档案系统，更好的为企业服务，这是企业科技档案建设的必经之路。3.3 做好企业科技档案的保密工作完善规章制度，严格按照法律法规管理企业科技档案就非常重要了。法律法规是企业涉密档案管理工作最坚实的保障，有了法律法规和规章制度的约束，企业对涉密档案进行管理才有依据。在企业科技档案能够被充分利用的同时，企业科技档案是需要保密的重要档案。因此，优秀的档案管理人员，必须遵守企业和国家的档案管理规章、法律法规，加强档案管理工作者的安全责任意识的培训，保护好企业的科技档案，建立一套合理的科学的完善的管理档案体系，从各个方面保证档案

8、不泄密，进一步的做好档案管理工作，给企业带来保障，让企业没有后顾之忧。来借阅科技档案来自不同的部门，有时是不能够随时监控到的，需要建立一个完整的体制，保证科技档案不外漏。现在科技发达，资料在借阅中，有可能是通过拍照或者网络等其他手段就能够被传播出去。必须有严密的保密体系和措施，才能够保证资料不外泄。在管理科技档案的时候，这一点是必须要注意的。4 结束语企业科技档案记录了企业科技发展的历史，对于企业来说是十分重要的，管理好企业科技档案，能够推动企业的发展，为企业发展的未来奠定基础，是企业发展不可缺少的一部分。抓好企业科技档案的管理，也是档案工作不断发展不断完善的结果。因此，跟着时代的脚步，走好档案管理的道路，把企业科技档案的管理工作更进一步。参考文献1范晖.加强档案保密工作