公司档案信息化建设初探

1、    公司档案信息化建设初探    梁芳【摘 要】随着信息化技术的迅猛发展，公司的档案信息化建设也面临着新的机遇。本文分析了当前公司档案信息化建设的状况，阐述了档案信息化建设的重要意义，并进一步提出了从档案信息管理向档案知识管理过渡的发展建议。【关键词】公司档案 信息化建设 状况 意义 措施g271 a 1672-5158（2013）03-0352-021、档案信息化建设的状况1.1应用及更新系统软件的能力比较薄弱，缺乏扎实的工作基础。部分档案部门虽然购置了一些档案硬件设备，然而软件利用效率和应用水平上还是处于较低的状态，主要的业务还是简单的网上操作和

2、单机操作，没有进一步去研发，局限于简单的利用和查询，真正的重要的作用没有被发挥出来，还处于休眠状态；另外，在思想上认识不够，对原有的计算机软件与新买到的信息化软件之间可不可以兼容，以及对以后的升级会不会产生影响，对这些缺乏足够的认识、了解。1.2数据保护方面面临较大的风险。当前，我国数据安全保障措施方面不够先进，依靠的就是不断在技术上进行升级，实施复杂的防火墙和密码设置，单纯从技术角度进行防范只能是对问题进行被动地解决，无法达到全面、长远地保障、规范数据安全的目的。同时，数据库系统本身虽然具有防范能力，但在信息环境不断变化的前提下，数据库保护方案的改进无法与时代同步，改进的技术难以预防、避免计

3、算机犯罪的发生，这也是风险形成的主要方面。1.3档案管理的标准不统一，规范不一致。现阶段，在建设档案信息化的过程中，多数部门放在首位的工作就是发展通信设备和添置高档计算机系统，对建设信息资源的规范化、标准化没有切实抓好，缺乏足够的重视。主要体现在：整体规划性不足在计算机软件开发上表现的尤为突出，在实用性、通用性上软件存在很大的问题，计算机及其有关设备型号各不相同，缺乏统一的硬件环境，其设备档次良莠不一，分类编码标准在档案信息规范化中不够统一、完善；并且因技术组织上的缺乏支持和网络技术、系统管理的支撑力度不足，管理性、业务性和技术性标准不够明确统一，这些对信息交流的程度和范围都起到严重的制约作用

4、，直接阻碍了档案信息化建设进程。1.4目前档案管理正由传统档案过渡到信息化档案管理时期，需要的是复合型的高素质的档案管理人员。而现有的档案管理人员的技术水平普遍不高，在思想上缺乏对档案信息化建设的重视，在知识结构上也不能及时更新，出现老化。目前的档案管理人员在计算机应用上只限于单纯操作，大部分属于微机操作员，他们没有通过专业学习、系统培训，凭借的就是自己操作微机的一点经验，对现代档案信息化的处理要求无法满足，即使拥有先进的信息处理设备，其功效也不能充分发挥，导致设备上的资金浪费。存在的这些弊端，对整个档案事业的创新发展产生了严重地制约作用。1.5 电子文档管理不科学、不完善。公司基本都已使用局

5、域网，可以在“资料库”里储存电子文件，职员可根据各自需要、权限读取文件。本来这是非常好的一个沟通桥梁，然而因管理不够科学、完善，没有明确规定电子文件存放的位置（路径），以及有些职员只在本机存储文件，导致档案保存的不完整，利用、查找困难。2、档案信息化建设的意义2.1对整个档案管理部门的工作效率进行不断的提高。实施了档案管理信息化，档案管理人员的工作负担从此得到了削减，不再从事繁重的手工劳动，不再是保管档案人员和敲打目录人员，可以更投入的开展编研和收集档案工作，快速提升职能部门的工作效率。2.2有利于检索查询。以前的检索方式，是由档案管理人员从所有的目录中进行查找，然后再按照记录的指引到库房进行

6、查找，需要费很大功夫才能找出所需要的档案，既费力又费时。档案信息化管理实现后，即时查询成为非常方便、快捷的查询方式。降低了档案工作人员的工作负担。2.3档案管理实行信息化后，实现了网络化、自动化、全面化、及时化。在应用信息化的过程中，数据只要录入一次，便能够使其无数次的发挥作用，在档案管理内部数据可以实现共享，工作效率得以提高。数据录入后，还可以对相关的材料进行打印。在档案管理中，统计档案库中的信息是一项主要业务，这可以交给计算机来完成，并形成报表，加速了各部门的工作效率。2.4提供的服务到位、有效。档案信息化管理实现后，科技人员就可以用自己的计算机查找阅读需要的档案资料，减少了查阅环节，加快

7、了工作效率；另外，电子化的档案资料更有利于科技人员进行第二次开发和利用，加强了研究单位的整体竞争力和工作效率，改变了档案管理的职能，从档案由单纯保管转变为公司内部的信息中心。3、开展档案信息化建设的措施3.1 开发档案信息资源3.1.1 数字化实物档案。在长时间的经济建设中，公司积累的档案会很多，例如专利档案、人事档案、科技档案还有文书档案等，这些档案对于公司来讲具有重要的参考价值。立足于效益最大化原则，对相应档案实行优先排序，效益最大的档案作为优先数字化的档案，科技档案位列首位，第二是专利档案，把文书档案排在第三位，位居第四的是人事档案 ，放在第五位的就是其他档案。3.1.2 收集电子档案。

8、收集与归档电子档案，在档案管理中属于高级阶段。利用it标准化检查、电子签名、档案合规性检查、系统授权等技术措施，使电子档案实现网络无纸化收集、归档、流转、打印及发出，发文归档实现一体化。3.1.3 建立与利用档案知识库。档案信息化建设不仅关注档案数字化建设，而且也关注档案所涵盖的信息，还要不断探究档案信息之间的联系及档案信息的产生过程、来源及性质。不仅对档案本身表现的信息知识进行关注，还要关注档案信息所涵盖的关于档案作者、档案产生组织的隐性知识进行收集、提取、归纳。通过不断的积累、研究、分析以及系统的自我学习，建立一个比较完善的档案知识库。3.1.4 提高档案管理人员的业务素质，加强其技术培训

9、，保证档案管理工作真实、准确、完整实施。档案管理人员不仅仅要具备过硬的网络、计算机应用能力，同时还要熟悉公司的各项业务，了解国家的法律法规、党政方针，准确把握经济发展的脉搏，对市场信息能够及时收集准确判断，提供给领导的资料信息必须有价值，使档案信息的导航功能真正发挥出来。另外对自身思想政治水平要不断提升，特别是职业道德、品质的修养，从而对使用机密档案的安全性进行保证。3.2 开发档案信息化应用系统通过对档案信息资源建设内容进行全面了解，对于系统应用建设我们有了明确的方向，掌握了开发应用系统的关键。开发系统的过程中，要注意以下两个问题。3.2.1过程管理与来源管理要加以重视。流程再造是档案信息化

10、建设的重点所在。利用优化流程，将收集、整理档案提前到形成档案信息的过程中。不仅对收集的档案结果信息的（电子或纸质档案） 要加以重视，更要对收集的档案来源信息、档案产生过程信息进行关注。3.2.2开发信息安全保障体系。档案管理中的重中之重就是档案信息的安全。企业的生命线就是知识产权，在市场上知识产权是对公司领先进行保护的重点所在。 利用与保密、开放与限制之间的关系是档案信息化系统必须兼顾的内容。4、结论总之，档案信息化建设是档案管理工作面临的一场技术革新，是知识经济发展的必然产物，档案信息化的应用与发展无疑促进公司信息化管理的步伐，使其更好的为公司经营、生产及其他管理工作服务，在公司可持续发展中发挥极其重要的、不可替代的作用。参考文献：1 雷亚旭.档案信息化建设的管理与改进j.实用医技杂志.2006年07期2