信息化背景下做好机关档案管理工作的措施分析

1、    信息化背景下做好机关档案管理工作的措施分析    黄春洁摘 要：信息化时代，如何全面落实、做好机关档案管理工作已经成为档案管理工作过程中的一个重要课题1。鉴于此，笔者结合南宁经济技术开发区的档案管理在近年来取得的成绩与面临的问题进行一定分析与探究，并且提出一些合理化的有效提升策略与建议，以供参考。关键词：信息化;机关档案管理;有效措施南宁经济技术开发区（以下简称“经开区”）综合档案室在2001年12月正式成立。档案室在成立之后对各个部门的文书材料以及本单位的基建、会计、实物、音像等多个方面的档案进行了详细整理收集工作，为档案的查阅以及保存工作提供

2、了良好的帮助与引导。毫无疑问，档案管理工作堪称是经开区工作以及国家整个档案事业的一个重要组成部分，在日常档案管理工作各个细节中，管理人员应当以科学发展观作为工作指导与方向，采取合理化、优质化的管理理念与方式，全面做好档案管理工作，为经开区的经济社会发展提供优质的服务保障2。1 解读信息化背景下机关档案管理工作的必要性随着科技水平的不断提高，信息化时代大背景下，机关档案管理工作具有了更加重要的意义和必要性，并且逐渐成为档案管理的发展主体形势与方向。其主要体现以下三方面必要性：首先，机关档案管理工作的信息化发展趋势堪称是数字化网络时代的一种基本要求。在当前先进的信息化时代大背景下，“无纸化”办公程

3、序将成为机关档案管理工作的一种必然趋势程。鉴于此，机关单位必须要全面实施档案管理信息化工作流程和方式才可以“与时俱进”。其次，机关档案管理工作信息化无疑已经成为我国档案管理现代化所提出的一种必然要求。现阶段，全面使用先进的现代化科学技术，能够将各类档案信息资源进行深入挖掘，并且让各类优质资源进行共享，从而让各种档案信息的价值得以全方位展现，推动档案管理现代化的进程。最后，当前形势下，机关档案管理工作信息化同样也是档案管理规范化以及专业化的一种客观体现和基本要求。信息化时代大背景下，档案馆藏数量不断提升，这就需要創建更多的电子档案馆进行档案日常管理工作。在管理各个环节中，相关技术人员应当规范化的

4、运用电子档案流程，对信息资源展开专业化以及规范化的各项管理。2 解读南宁经开区机关信息化档案管理的成绩与问题近年来，南宁经开区档案工作取得了较为优异的成绩，当然也遇到了不少的问题。南宁经开区档案管理在成绩方面主要突出以下几个特点：1）在工作中不断的健全和完善了信息化档案机构以及相应的组织管理。2）通过近年来的不懈努力，让信息化档案管理机构不断升级、不断创新，并且在档案内容的“分门别类”工作中更加清晰化、明朗化。3）信息化档案管理的内容推陈出新，不断延伸和扩大，在科学化的管理体系之下日益凸现出经济及社会效益，收获一致好评。与此同时，在南宁经开区近年来的整个信息化档案管理过程中也存在和凸显了一些问

5、题亟待解决：首先来讲，现阶段的南宁经开区机关档案管理部门还是缺乏人手，在某种程度上对基层单位以及各大企业的档案管理工作监督指导欠缺力度和方法。其次，重大建设项目档案面临两大困难，一是部分项目主管部门还未能将项目档案工作纳入总体工作部署之中，并且没有对项目档案的相关工作进行档案登记以及采取相应的有效指导。二是存在个别项目主管单位重视项目建设而轻视档案管理的不正确现象，这些主管单位在项目建成之后并没有及时的申请项目档案专项验收，结果导致应进行的档案工作未能与项目建设开展达到“同步化”要求。最后一点，南宁经开区镇、街道档案管理工作人员的整体水平和素质仍旧有待提高，许多档案管理“新手”必须要经过一个长

6、时间的适应以及熟悉工作的过程，这无疑让档案工作的深入开展受到一定客观限制。加之个别单位档案管理人员在调整过程中工作交接没有落实到位，客观上对档案工作延续的完整性产生了诸多不利影响。3 现阶段全面提升南宁经开区信息化档案管理有效策略3.1 强化项目档案工作势在必行现阶段，想要全面提升南宁经开区信息化档案管理各项工作的质量和水平，首先就要做到对项目档案管理工作进行强化与完善。具体应做到以下几方面内容：一是充分依据重大建设项目档案管理办法，结合项目档案管理各项工作来实施统一领导、分级管理的相关原则，重点关注对项目档案管理工作的指导以及检查等各项工作。二是全面加强与项目主管部门、建设单位之间的密切协作

7、与联系，力争创建出一个较为完善且健全的项目档案工作机制，对项目档案管理进行全面规范。三是全面督促和提醒项目建设单位的分管领导应当全面加强项目档案工作的落实，并且创建和升级项目档案管理的相关网络，并遵照广西壮族自治区重大建设项目档案管理办法所提出的各项相关要求，第一时间向南宁经开区综合档案室申请项目档案的专项验收。四是全面加强执法以及监督力度，对项目档案工作的进展情况进行跟踪监督与定时检查，加大违规操作的处罚力度。3.2 全面提升档案管理人员专业素质信息化档案管理工作离不开人的操作与调度。现阶段，必须要全面提升档案管理人员的专业素质以及工作能力。要充分的激发档案管理人员工作热情与积极性。具体措施

8、实施方案为：首先对人才“入口关”要严格把控，应积极招聘与引入一些专业技术较强、文化知识丰富且认真负责的优秀人才来充实档案管理队伍。其次，对现有档案管理人员要不断加强各类培训及继续专业指导，全面提高业务能力和工作水平，对信息化档案管理各项工作流程更加“轻车熟路”。3.3 不断创新升级信息化档案管理模式毫无疑问，我国档案历史比较悠久且传统，此前不同时期的档案工作都曾获得了许多令人骄傲的成就。然而实事求是的讲，当前阶段的一些传统档案管理方式已经无法满足信息化时代档案管理工作的需要。鉴于此，必须要不断的创新与升级档案管理模式。比如说立卷改革，这项工作上应当不断改进操作方法，将立卷归档周期尽可能缩短，便于推行部门立卷相关工作的有效展开。4 结束语综上所述，当前阶段，信息化背景下的机关档案管理工作创新之路可谓是“任重而道远”。南宁经济技术开发区档案管理各项工作中取得的成绩与面临的问题值得档案管理人员思考与研究。在未来的信息化档案管理过程中，管理