业务部工作流程

1、业务部工作职责一，总则1.1 目的：为了加强业务部各项工作管理，使期管理标准化，制度化，规范化，以提升公司凝集 力，提高工作效益，特制定本制度。1.2 范围：本制度适用于所有业务人员。二，工作流程1 .整理报价：1.1 针对不同客户询盘，整理客户询价单 ，提供至成本核算人员。产品的报价主要包括：客 户国家的识别，产品的质量等级、产品的规格型号、产品是否有特殊包装要求、所购产品量的多少、交货期的要求、产品的运输方式、产品的材质等内容。1.2 收到成本核算表后，业务人员仔细核对是否与客户要求一致。有出入，要求重新核算；无出 入，交由上一级主管签字，重新整理 Quotation Sheet报至客户。

2、2 .处理样品：2.1 如有新产品需要样品确认，必须先制作详细样品单，向工厂索取样品，以免工厂错误打样。 收到样品之后，应核对样品尺寸，质量，重量和照片，确保寄出的样品同报价吻合，可以按照其 生产。2.2 针对样品费用问题同工厂和客户协商。并针对寄样费用，同客户协商，协商不了的情况下， 汇报上级主管，达成解决之道。2.3 寄样所有内容，附上整套寄样图片，需记录在样品打样清单，以便及时追踪和后查。3 .合同签订：3.1 贸易双方就报价达成意向后，客户正式订单并就一些相关事项与公司确认协商，双方相互确认后，需要签订商业合同 PROFORMA INVOICE 。3.2 在签订商业合同PROFORMA

3、 INVOICE »过程中，主要对商品名称、规格型号、数量、价格、包装、喽头、装运期、付款条件等内容进彳f商谈，并将确认后的内容写入PROFORMAINVOICE »o3.3 最终商业合同PROFORMA INVOICE »需交由上一级确认无误后方可发送给客户。3.4 最终商业合同PROFORMA INVOICE 需有客户签名方可生效。4 .收取订金或信用证4.1 T/T 付款4.1.1 客户必须先交付预付订金，一般为订单的30% ,具体可协商。1.1 : L/C 付款。1.1.1 老客户通常是在交货期前 1个月确认L心 已经收到；新客户必须在收到L心 复印件后方

4、可确认订单的可行性。1.1.2 收到L心后应业务人员和单证员分别审查信用证（特别条款可请求银行单证协助审查），检查是否存在错误，交货期能否保障，及其它可能的问题，如有问题应立即请客人改证。5 .下生产通知单：5.1 在收到信用证或预付款的前提下，开始进行备货。一|5.2 根据最终商业合同PROFORMA INVOICE »制定生产计划单，经过审批后，下达生产通 知单至生产部进行生产。5.3 包装确认5.3.1 老包装，如无变化，在生产通知单上注明，使用老包装，或者同某个订单，注明订单 号。5.3.2 新包装，必须在出货期的前15天之前确认，以不耽误交期。5.3.3 商检产品包装，需在

5、生产通知单上注明要做商检。6 .追踪和验货：6.1 在备货过程中，生产部同步进行生产进度汇报，对生产完的产品进行入库登记，以便业务人 员掌握整个订单的生产进度。6.2 一般在交货期前一周，调取品质部验收报告。如客户指定人员检验。一般要在交货期两周前 与验货人联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。6.3 每次新产品出货，需有大货样品留底。7 .报检：7.1 国家法定商检产品于发货前一周提前申请商检。7.1.1 塑料花洒：需准备单证包括SALES CONTACT ,COMMERCIAL INVOICE »,«PACKING LIST，报检委托书

6、出境塑料产品检验结果单。如有信用证，需注明信用证单证号及复印 件。申请结果出境货物换证凭条。7.1.2 阀门：需准备单证包括 SALES CONTACT », «COMMERCIAL INVOICE », «PACKING LIST，报检委托书，阀门合格申明。如有信用证，需注明信用证单证号及复印件。申请结 果出境货物换证凭条。8 .租船订舱：8.1 在备货的同时，如果本票业务不为客户指定货代，则向货运代理公司询价，确定本次出运 的货代公司。如为客户指定货贷公司，在货物出运前与客户指定货贷确认具体费用，并与其它公司价格做比较，价格商议后方可订舱。8.2 在

7、货物全部生产、包装完毕后，生产部制作装箱单，业务人员根据装箱单，结合合同及信用证货物明细描述，安排订仓。通常在一周前安排定仓。8.3 业务人员根据装箱单、信用证等统一缮制出全套的出运单据。包括 SALES CONTACT »,COMMERCIAL INVOICE», « PACKING LIST »出口货物明细单和中华人民共和国海关出口货物报关单。8.4 业务人员先将订仓单传真给货代公司进行配船订舱，确认配船日期和费用后。确认收到货贷公司送货通知单或装柜通知单（要求在指定日期前将货物运至指定仓库）。9 .出货跟踪J9.1 整箱（FCL）:根据装箱通知单，

8、与货贷确认集装箱到指定地点的具体时间，并通知仓库 装箱人员做好装箱准备。9.2 拼箱（LCL ）:根据送货通知单，要求仓库人员必须提前或按时将货物送到货代公司指定 的仓库，由仓货代公司安排集装箱拖货至船公司指定的码头。10 .出口报关：10.1 业务人员拿到核销单后，将货代公司报关所需的全套报关单据SALES CONTACT »,COMMERCIAL INVOICE », « PACKING LIST出口货物明细单，中华人民共和国海关出 口货物报关单，报关委托书，商检换证凭条 和出口收汇核销单 寄到货贷公司用于报关、 出运。联系并确认货代公司收到上述单据。10.1

9、.1 宁波港口出运可提前寄中华人民共和国海关出口货物报关单，报关委托书和出口收汇核销单至货贷公司，其它文件可最晚于报关前一天传真至货贷公司。10.1.2 上海港口最晚需提前两天寄全套单证至货贷公司。11 .收款：11.1 准备文件：督促船公司尽快出提单确认件及运费帐单。仔细核对无误后，向船公司书面确认提单内容。如果提单需客人确认的，要先传真或扫描提单COPY件给客人，得到确认后再要求船公司出正本。 并同时准备其他相关文件，如COMMERCIAL INVOICE »,« PACKINGLIST »和一般原产地证等文件。11.2 交单：11.2.1 采用L心 收汇的，

10、应在规定的交单时间内，备齐信用证上要求的全部单证，并严格审单， 确保没有错误，才交银行议付。11.2.2 采用T/T收汇的，在取得提单COPY件后马上扫描提单给客人付款，确认受到余款后再将提单正本及其它文件寄给客人。12 .核销退税：准备核销退税资料，包括 COMMERCIAL INVOICE », «PACKING LIST », «SALESCONTRACT，申报要素，中华人民共和国海关出口货物报关单，出口货物明细单13 .业务登记/存档：每单出口业务在完成后要及时做登记，包括电脑登记及书面登记，便于以后查询，统计等。14 .售后问题的处理：因出口产品供货方原因产生的出口产品错发，漏发，质量不合格导致客户提出质量、数量索赔的,业务人员应及时处理。三.现有客户维护和新客户开发：1 .现有客户关系维护1.1 处理好定单和索赔问题，保证交货期和产品质量