关于档案信息化建设与档案管理的探索

1、    关于档案信息化建设与档案管理的探索    袁帅摘 要：现阶段我国社会不断发展，科学技术在不断的进步，因此对于档案信息化建设和管理要求越来越高，要求其管理方式要与时俱进，紧跟社会发展脚步，同时，还要对于存档者严格保密其信息档案，以此来实现信息的有效收集以及管理，从而满足现代社会对于档案信息管理要求，还能够有效的保障存档人员的信息安全，能够使我国存档者的利益能够得到保障，以此来促进我国档案信息化建设与档案管理的快速发展。关键词：档案；信息化；档案管理我国经济不断的快速发展，科学技术也在不断的进行发展，现阶段我国的信息化建设已经成为现代档案管理中信息管

2、理的主要管理方式，随着我国社会经济和科学技术的不断进步，我国信息技术也在不断的深入发展，对于我国的档案管理产生严重的影响，对于我国档案管理来说即使挑战也是机遇，因此本文基于以上观点，首先分析档案信息化建设内涵，然后表明现阶段档案信息化建设存在的问题，其次简述建立档案信息化步骤，最终提出档案管理信息化实施策略，以此来促进我国档案信息化建设与档案管理的不断发展。1 档案信息化建设内涵档案信息化主要是指运用信息技术，通过网络、计算机等将信息进行收集、保存和管理，为人们提供全新的档案管理方式，首先能够有效的对于存档者的信息进行保密，使存档者的档案更加安全，同时，还能够使人们的档案信息管理更加轻松和方便

3、，但现阶段的档案信息化建设还存在一定的问题，因此对于现有的档案信息化建设与档案管理通过信息技术的发展进行改革，以此来体现现阶段的信息数字化和网络化。2 现阶段档案信息化建设存在的问题2.1 数据存在差异性现阶段我国的档案信息数据在接受进行处理的时候，由于各部门之间运用计算进行传送数据的时候产生差异性，导致大部分档案在接受后会出现一定的差异性，主要包括据数据来源差异、文件属性差异、数据结构差异等，其中最严重的后果就是产生特殊文件，因此严重导致信息结构变得更加复杂，增加工作人员的工作负担，同时，阻碍我国数据信息化建设的有效发展。2.2 信息过于分散由于我国存档者人数过多，因此信息数据过大，在进行档

4、案管理时会发现有很多相同的数据信息，并且这一现象的出现不仅是单一部门发生的，还会在各个不同的部门发现此种情况，导致存档者的信息过于分散，因此加大工作人员的工作量，导致大部分员工心里负面情绪增多，甚至严重者还会辞职，导致我国的档案信息化建设无法开展下一步工作。2.3 信息管理滞后档案信息化建设主要是通过网络进行收集和管理，以此来实现数据信息的数字化，使人们能够通过网络进行查找自身的信息数据，还能够利用计算机网络快速的查找相关资料，但现阶段我国的信息化建设管理未曾完善，同时，管理人员的工作态度过于消极，甚至还有不是专业学校毕业的，导致管理信息化建设很有难度，因此造成档案信息化管理滞后，从而无法有效

5、的进行长远发展。3 建立档案信息化步骤3.1 创建网络档案信息系统我国现阶段的档案信息化管理还存在一定的问题，信息数据的管理过与分散，导致我国的档案建立无法进行下一步的发展，因此需要建设网络档案信息系统，以此来缓解信息化管理现状，首先可以建立完整的信息网络系统，然后创建电子信息平台，使档案管理工作能够形成自身的网络平台，同时，对于网络安全进行监管，使档案信息化管理能够对于信息进行更严密的保密工作，以此来实现档案信息化建设与档案管理的持续发展。3.2 将文件电子归档对于档案管理工作中，相关的管理部门对于信息数据的掌握较为扎实，因此对于信息的建设有一定的影响，所以在进行收集信息管理信息时，要求管理

6、人员通过有关规定和自身的工作经验进行有效的了解和归类，对于其中有价值的数据信息进严密管理，同时，要利用网络资源对于数据信息进行相关处理，以此来保证信息的可靠性，最终体现出网络档案工作中的价值性能。3.3 保存归档的电子文件想要真正的实现数据信息化管理和档案管理，就要对于收集到的信息进行有效的辨别，同时，要妥善的保管，运用现代信息技术将数据信息进行数字化，然后通过上传到网络上进行网络监管，能够有效的避免出现传统纸质数据受潮、落尘、遭到空气的破坏以及磨损等情况，但在网络上进行保管信息数据也要定时进行检查，防止重要的数据丢失，造成严重的不良后果。4 档案管理信息化策略4.1 提升电子信息化管理水平档

7、案管理在接受到信息滞后，需要工作人员根据信息数据的不同进行分类，充分利用网络信息技术，将数据信息进行数字化的转换，其中也包括纸质的数据信息，将其中的内容通过网络转化成电子信息，从中在进行挑选，从而找到最有价值的信息进行妥善保存，同时，在保存的时候一定要确保信息的真实性和完整性，使其能够发挥应有的作用与功能。4.2 培养档案管理人员职业道德現阶段我国的档案管理工作人员普遍职业素养较差，一大部分档案管理工作人员不是专业毕业，而且传统的档案管理模式深入人心，因此对于全新的信息化管理模式难以接受，从而影响我国档案信息化管理的发展，所以对于档案管理的工作人员应加强培训力度，邀请专业专家进行开展培训工作，

8、使其能够掌握专业的档案管理知识，以此来适应时代的发展，能够为我国的档案管理工作做出贡献。4.3 改变传统档案管理模式想要提升我国的档案管理水平就要改变传统的档案管理模式和信息建设模式，同时，还要更新自身的管理观念，注重主动服务模式，以此来提升档案管理工作人员的管理能力，还能够利用网络、计算机以及多媒体进行传播有价值的信息，以此来促进我国档案管理事业模式的改革，从而使我国的档案管理工作进行下一步发展。5 结语综上所述，传统的信息数据管理对于信息数据的保护力度不够，由于大多数都是纸质信息，因此容易受潮而遭到破环，但信息化管理则能够保证信息数据的安全，能够确保为人们带来更有价值的信息，同时，还能够加强