高效会议管理技巧传授

1、高效会议管理技巧高效会议管理技巧2008年年8月月课程目的课程目的v了解会议的目的、种类和体系v了解会议效率不高的原因及对策v掌握有效为会议做准备的要领v掌握会议中的沟通和反馈v掌握会议主持人的会议管理v提高会议效率和质量 会议需要管理吗？会议管理还需要技巧吗？ ？ 整个世界在某种程度上说是一个时时处处充满会议的世界。会议的正面作用是解决问题，反面作用则是带来难题，因此，会议既需要管理，更不能缺少技巧！ 一、一、 当今会议面面观当今会议面面观v会议的意义v会议的目的v会议的种类v会议的频繁v会议成本的计算集思广益图集思广益图会议想法想法想法好创意好点子甲乙丙会议的意义会议的意义v会议是一个集思

2、广益的渠道会议是一个集思广益的渠道v会议显示一个组织或一个部门的存在会议显示一个组织或一个部门的存在v会议是一种群体沟通的方式会议是一种群体沟通的方式会议的目的会议的目的v开展有效的沟通开展有效的沟通v传达资讯传达资讯v监督员工、协调矛盾监督员工、协调矛盾v达成协议与解决问题达成协议与解决问题v资源共享资源共享v开发创意开发创意v激励士气激励士气v巩固主管地位巩固主管地位达成协议与解决问题达成协议与解决问题点明困难所在发现问题并寻找解决方法衡量问题的轻重缓急想出新点子评议新点子确定行动纲领会议的种类会议的种类 按人数分类按人数分类按开会方式分类按开会方式分类 按开会目的分类按开会目的分类1.团

3、队会议2.一对一会议1.面对面会议2.电话会议3.视频会议1.宣布人事安排、讲解政策的会议2.当众表扬或批评别人的会议3.临时处理突发事件的会议4.固定的团队会议5.集思广益的会议会议的频率会议的频率固定的部门会议：固定的部门会议：建议频率：至少每月一次注意事项：不能多到每周一次，否则容易形成拖沓的不良习惯；将会议时间记录在笔记本上，以防因一时疏忽造成工作上的被动。建议频率：至少每两月一次建议频率：至少每两月一次注意事项：利用全体大会通报注意事项：利用全体大会通报政策，但不能频繁，否则会给政策，但不能频繁，否则会给公司造成沉重的负担。公司造成沉重的负担。全体会议全体会议建议频率：随时建议频率：

4、随时注意事项：切忌太频繁，否则注意事项：切忌太频繁，否则会使员工感觉日日有危机，会会使员工感觉日日有危机，会让公司陷入工作无序的可怕境让公司陷入工作无序的可怕境地。地。处理突发事件的会议处理突发事件的会议建议频率：按需要建议频率：按需要注意事项：可以按需要天天发注意事项：可以按需要天天发生，但是会议长度最好不要超生，但是会议长度最好不要超过过1小时。小时。一对一会议一对一会议会议成本的计算会议成本的计算v会议的时间成本会议的时间成本v直接的会议成本直接的会议成本v效率损失成本效率损失成本二、二、 会议效率不高的原因及解决方案会议效率不高的原因及解决方案v会议效率不高的原因及预防性管理会议效率不

5、高的原因及预防性管理v高效会议的八大特征高效会议的八大特征v会议规范会议规范会议效率不高的原因及预防性管理 会议效率不高的原因及具体表现会议效率不高的原因及具体表现v项 次 原因 具体表现v（1） 时间 会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠 辘辘，无心开会。v（2） 地点 会议地点设在经理办公室，致使会议被频 繁打断，无法正常进行。v（3） 开会对象的选择 必须出席会议的人未到，通知来的是一些 可有可无的参加者。v（4） 主持人的技能 会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会 者牵着鼻子跑，无法达到会议意图。v（5） 参会者的技能 参会者发言混乱，既不知如何表意，又不 知如何引退，致使会议失败。

6、v（6） 会议的准备工作 开会前没有通知与会者相关事宜，致使会 议拖沓而无成效。v（7） 开会的原因、 开会的原因、目的和结果在会议进行中 目的和结果 忽然发现皆不明确，致使会议毫无意义、 宣告失败。高效会议的预防性管理（一）高效会议的预防性管理（一）1、选择适宜的会议时间、选择适宜的会议时间2、选择适宜的会议地点、选择适宜的会议地点3、会前确定好参会对象、会前确定好参会对象4、会议主持人能控制场面、会议主持人能控制场面高效会议的预防性管理（二）高效会议的预防性管理（二）5.参会者要有听的技能参会者要有听的技能6.要充分作好准备工作要充分作好准备工作7.明确开会原因及目的明确开会原因及目的高效

7、会议的八大特征高效会议的八大特征v只有必要时才召集只有必要时才召集v好好筹划过好好筹划过v拟订和分发了议程表拟订和分发了议程表v遵守时间遵守时间v一切按部就班一切按部就班v请了确实有必要的人出席请了确实有必要的人出席v作出了评论和归纳作出了评论和归纳v记录所有决定、建议和负责人记录所有决定、建议和负责人会议规范种类会议规范种类v时间安排方面的规范时间安排方面的规范v固定的会议流程规范固定的会议流程规范v会议本身要遵守的规则会议本身要遵守的规则固定的会议流程规范固定的会议流程规范开始开始欢迎欢迎会议目的会议目的议程议程具体时间具体时间 安排安排规章制度规章制度3议程议程1分享话题和目标分享话题和

8、目标交换信息交换信息产生主意产生主意/做决定做决定/确认行动确认行动总结总结2结束会议结束会议总结总结安排下次会议安排下次会议跟踪跟踪备忘录备忘录跟踪计划跟踪计划会议本身要遵守的规则（一）会议本身要遵守的规则（一）1.参会者要将工作做好安排2.超过1小时的会议要有书面的通知3.所有参会者都要有准备发言的心态4.会议要能准时开始、准时结束5.负责人对决议能否达成负主要责任会议本身要遵守的规则（二）会议本身要遵守的规则（二）6.在会上要维护别人的尊严7.要有人提出不同的意见8.会后要能拿到书面的记录9.参会者要履行反馈职责10.要请第三方监控会议质量 三、三、 开会前的准备工作开会前的准备工作v是

9、否要开会是否要开会v准备工作的作用准备工作的作用v1H5Wv准备工作核对单准备工作核对单v主持人的准备工作主持人的准备工作如果已经按惯例每周聚会已经按惯例每周聚会会议成本太大会议成本太大还有比开会更好的方法还有比开会更好的方法没什么特别的事情要讨论没什么特别的事情要讨论你是唯一做决策并且知你是唯一做决策并且知道该怎么做的人（开会道该怎么做的人（开会让他人参与只能把问题让他人参与只能把问题弄糟）弄糟）无需开会的五个如果无需开会的五个如果如果如果必须把信息同必须把信息同 时传达给很多人时传达给很多人 有些事情需要当有些事情需要当众表扬或批评众表扬或批评 要让别人参与决要让别人参与决策以集思广益策以

10、集思广益听取部门汇报工作听取部门汇报工作给小组委派任务给小组委派任务必须开会的五个如果必须开会的五个如果准备工作的作用准备工作的作用v选择最恰当的选择方式选择最恰当的选择方式v使参会者能对讨论有清楚的方向可循使参会者能对讨论有清楚的方向可循v清楚的告知参会者应有何种行为表现清楚的告知参会者应有何种行为表现v节省时间与减少冲突节省时间与减少冲突会议准备的会议准备的5W1H法法WhyWhatWhenWhoWhereHow 会议准备工作核对单会议准备工作核对单1.了解会议的目的了解会议的目的3.确定会议的形式确定会议的形式5.决定会议的时间决定会议的时间7.决定会议的地点决定会议的地点9.确定出席人

11、数确定出席人数11.是否准备会议名签是否准备会议名签13.是否安排与会者住宿是否安排与会者住宿15.确定视听教材确定视听教材17.准备会场周边位置图准备会场周边位置图19.确定自己人的相关资料确定自己人的相关资料2.是否一定要开会是否一定要开会4.安排会议的议程安排会议的议程6.确定会议的主持人确定会议的主持人8.研究会场如何布置研究会场如何布置10.安排出席者座位安排出席者座位12.是否安排交通工具是否安排交通工具14.是否发出了会议通知是否发出了会议通知16.确定辅助教材确定辅助教材18.是否要求与会者准备资料是否要求与会者准备资料20.是否安排会后娱乐项目并做是否安排会后娱乐项目并做好事

12、先通知好事先通知主持人的主持人的4个准备个准备 设定沟通目标设定沟通目标 制订行动计划制订行动计划 预备可能的争执预备可能的争执 进行进行SWOT分析分析& SWOT分析分析Strength优势Weakness劣势Opportunity机会Threat威胁（挑战） 自身环境四、四、 成功会议的五种策略成功会议的五种策略如何做开场白如何做开场白如何分配发言时间如何分配发言时间如何掌握议事进度如何掌握议事进度如何达成决议如何达成决议决策方式决策方式如何圆满结束会议如何圆满结束会议 G ? 如何做开场白如何做开场白v定义：定义：35分钟的谈话，系统、简洁及有明确分钟的谈话，系统、简洁及有明确

13、宗旨。宗旨。v内容：开会目的，时间安排，议事方式，纪律内容：开会目的，时间安排，议事方式，纪律规则等。规则等。v程序：程序：v概观会议进行程序；概观会议进行程序；v提供与会议有关的资讯；提供与会议有关的资讯；v规范议程；规范议程；v指定会议记录者；指定会议记录者；v征求对议程设计的意见。征求对议程设计的意见。如何达成决议如何达成决议决策方式决策方式 彼德彼德德鲁克决议法：德鲁克决议法：v用足够多的时间检视困难所在，并使参会者达成共识用足够多的时间检视困难所在，并使参会者达成共识v列举或图示各提案并开始讨论列举或图示各提案并开始讨论v客观比较各提案的优劣，避免意气之争客观比较各提案的优劣，避免意

14、气之争v估计各提案之获益律估计各提案之获益律v估计有无采集更多参考资料的需要估计有无采集更多参考资料的需要v征求反对意见征求反对意见v以中立角度检视正反意见以中立角度检视正反意见v寻求与会者对各题案之认同寻求与会者对各题案之认同v对提案做适当的休整与妥协对提案做适当的休整与妥协v确认议事结果确认议事结果v组成或指定议案执行的监督单位。组成或指定议案执行的监督单位。4种群体决策种群体决策权威决策少数服从多数决策共识决策无异议决策五、五、 会议中的沟通与反馈会议中的沟通与反馈v会议中的沟通会议中的沟通v会议中的反馈会议中的反馈沟通的漏斗沟通的漏斗别人行动的别人行动的 20%别人听懂的别人听懂的40

15、%别人听到的别人听到的60%你嘴上说的你嘴上说的 80%你心理想的你心理想的 100%沟通沟通漏斗沟通金三角沟通金三角自己自己对方对方设身处地设身处地会议中的反馈会议中的反馈反馈的两种类型反馈的两种类型正面指导反馈正面指导反馈建设性反馈建设性反馈六、会议倾听六、会议倾听v点头且微笑点头且微笑v眼神的接触眼神的接触v发出倾听的声音发出倾听的声音v身体向前倾身体向前倾v重复和总结重复和总结v必要时做记录必要时做记录倾听的误区倾听的误区v别人说话时你在想你自己的事别人说话时你在想你自己的事v边听边与自己的不同观点比较边听边与自己的不同观点比较v经常打断别人的谈话经常打断别人的谈话v为演讲者结束他的演

16、讲为演讲者结束他的演讲v忽略过程只要结果忽略过程只要结果v仅听自己想听或愿听的东西仅听自己想听或愿听的东西v精力不集中，易被其他东西干扰精力不集中，易被其他东西干扰七、七、 如何对待会议中的意外情况如何对待会议中的意外情况v与与“cicada蝉蝉”相遇相遇v与与“shark鲨鱼鲨鱼”相遇相遇v与与“donkey驴驴”相遇相遇v遭遇遭遇“rabbit tracking兔子般追踪兔子般追踪”v与与“crab螃蟹（跑题者）螃蟹（跑题者）”相遇相遇与与“cicada蝉蝉”相遇相遇v讲故事（和讨论的主题无关）讲故事（和讨论的主题无关）v讲了很长才进入主题讲了很长才进入主题v讲的太模糊，没有具体事例讲的太

17、模糊，没有具体事例v拒绝倾听别人的主要观点拒绝倾听别人的主要观点对于对于“cicada蝉蝉”的解决的解决v可用话语或非语言的暗示可用话语或非语言的暗示v事先提醒关于会议的程序和时间限制事先提醒关于会议的程序和时间限制v用总结的方式结束用总结的方式结束与与“shark鲨鱼鲨鱼”相遇相遇v有攻击别人的倾向有攻击别人的倾向v总是给予消极的、否定的意见总是给予消极的、否定的意见对付“shark鲨鱼鲨鱼”型发言者的办型发言者的办法法1.非语言性打断非语言性打断2.重申会议规范重申会议规范3.反问法反问法与与“donkey驴驴”相遇相遇v过于敏感过于敏感v防卫性很强，心中有面墙防卫性很强，心中有面墙v不能

18、站在别人的立场看问题不能站在别人的立场看问题对付“donkey“donkey驴驴”型发言者的办型发言者的办法法点名发言点名发言重复问题重复问题突出他的贡献突出他的贡献 遭遇遭遇“rabbit tracking兔子般追踪兔子般追踪”v质疑正在使用的程序质疑正在使用的程序v总是提议不同的程序或建议总是提议不同的程序或建议v解决的方法：解决的方法： 1.肯定他的贡献肯定他的贡献 2.重申可以试用现在的程序重申可以试用现在的程序与与“crab螃蟹（跑题者）螃蟹（跑题者）”相遇相遇v开会的同时一并做别的工作开会的同时一并做别的工作v私自进入小团体讨论私自进入小团体讨论v时常接电话时常接电话v瞌睡瞌睡v其

19、他：以笔敲桌，背对发言者，故意看别处等其他：以笔敲桌，背对发言者，故意看别处等对对“crab螃蟹螃蟹”型发言者的办法型发言者的办法1.强调时间压力强调时间压力2.重申会议规范重申会议规范3.带入别人带入别人4.短暂沉默短暂沉默八、八、 主持人与参会者的守则与责任主持人与参会者的守则与责任v主持人的守则与责任主持人的守则与责任v参会者的守则与责任参会者的守则与责任v如何处理会议中的冲突如何处理会议中的冲突主持人的守则与责任主持人的守则与责任v营造和谐气氛营造和谐气氛v按照议程进行按照议程进行v正确讨论总结内容正确讨论总结内容v引导发言者解释使人困惑的发言引导发言者解释使人困惑的发言v帮助参会者理

20、清不假思索的想法帮助参会者理清不假思索的想法v尊重别人，避免会中意见一边倒的情况尊重别人，避免会中意见一边倒的情况v减少与议题无关的争辩和讨论减少与议题无关的争辩和讨论参会者的守则和责任参会者的守则和责任v会前充分准备会前充分准备v会中全情投入，贡献自己的创意与意见会中全情投入，贡献自己的创意与意见v以解决问题为己任以解决问题为己任v开放的心态，摒除部门之见开放的心态，摒除部门之见v尽可能多的获取信息尽可能多的获取信息v耐心聆听，尊重他人的意见耐心聆听，尊重他人的意见v勇于发言，言之有物勇于发言，言之有物v不隐善扬恶，不人身攻击不隐善扬恶，不人身攻击v避免不当的肢体语言避免不当的肢体语言v会后

21、总结会后总结九、九、 会议记录会议记录v会议记录者的功能会议记录者的功能v谁能胜任会议记录者谁能胜任会议记录者v对会议记录的对会议记录的10大建议大建议会议记录者的功能会议记录者的功能v仅次于主持人仅次于主持人v记录及维持议程所设计的记录及维持议程所设计的 顺序顺序v协助主持人总结与归纳协助主持人总结与归纳会议记录者的要求会议记录者的要求v反应快反应快v写字快写字快v知识面广知识面广v记忆力特别强记忆力特别强v组织能力强组织能力强v倾听能力强倾听能力强v总结能力强总结能力强会议记录的会议记录的10大建议大建议v重要的会议应该进行录音重要的会议应该进行录音v定期召开的会议不用录音定期召开的会议不用录音v多数会议指定记录者多数会议指定记录者v记录者的笔记流畅不失真记录者的笔记流畅不失真v会议记录者的责任更全面会议记录者的责任更全面v会议记录内容全面而准确