试论档案管理信息化的相关问题研究

1、    试论档案管理信息化的相关问题研究    摘 要：现阶段，虽然不论从中央政府还是到地方政府，不论从机关事业单位还是到社会组织和企业，都在积极推进档案的信息化建设。档案管理也在近几年内完成了信息化改革，但需要认识到在檔案管理工作中仍然存在着一定的问题，文章就此展开讨论，并针对问题提出对应的解决措施。关键词：档案管理；信息化；改进措施人们通过对所经历的人或事进行记录的过程就是档案的最初形式。随着人类利用文字水平和熟练程度的提高，包括以时间为顺序、以国别为顺序或以组织为顺序的档案形式逐渐被应用。近年来，随着人和事呈现爆炸式增长，传统的借助纸张进行档案记录

2、和调阅已经难以满足人们的要求。也正是因为这一情况，在网络和电子信息化产品的促进下，档案管理工作逐渐向信息化发展。通过分析在档案管理工作中推进信息化建设，并分析现阶段存在的问题，进而根据问题提出对应的解决措施，为档案管理工作提供参考意见。1 现阶段档案管理工作信息化建设存在的问题信息化建设存在着缺乏统一格式、标准的问题。由于在推进档案信息化建设时，并没有出台相对应的管理建设细则，只是各地纷纷建设档案管理平台以及档案数据库。这就导致中央和地方政府在平台的搭建过程中所使用的程度和建设指导思想各不相同、各地所建数据库格式各不相同。虽然各地建设的电子档案平台在各自的环境下可以良好运转。但由于近年来人事制

3、度的变化使得人才队伍的交流日趋频繁。当出现人员流动时，相应的档案也需要随之流动。这就容易出现因数据库不同而导致的电子档案不兼容的问题。信息化建设过程中有关涉密信息保密的教育开展相对不足。目前，信息呈现爆炸式增长。而在这海量的信息中就有涉密信息。如果这类涉密信息被别有用心的人利用，则会造成难以估量的损失。而且，随着档案管理工作信息化的推进，也给了“黑客”窃取涉密信息的可乘之机。但目前，部分档案管理工作人员对保密工作重视程度不足。甚至有的工作人员由于长期与涉密信息打交道，逐渐放松了对涉密信息的保密意识，认为涉密信息“无密可保”，进而在无意间泄露了重要信息，给党和国家带来难以挽回的损失。而且，现阶段

4、黑客技术和手段快速发展、变化，使得电子档案的保密工作日趋严峻。档案管理工作还存在着人员队伍建设迟滞的问题。由于传统的档案管理工作对工作人员的要求是细心。而发展档案管理信息化建设对工作人员的要求则是更熟练的电子操作水平和知识技能。但由于上级部门对档案管理共组重视程度不足，使得长期以来从编制和资金上档案管理队伍发展相对迟滞。而且，现阶段的人员素质水平也难以满足信息化的要求。2 信息化环境为电视台声像档案的价值挖掘提供了技术条件随着信息技术的快速发展，编程技术、服务器和存储技术、多媒体处理软件技术不断成熟，为声像档案管理、编研、文化传播提供了便利的技术条件。（一）为建立声像档案管理系统提供了便利随着

5、影像技术的发展，声像档案的形式主要为数字照片、数字录像、数字音频等数字声像档案，属于电子文件的范畴。目前，很多电视台为加强声像档案的统一管理建立了声像档案管理系统，该系统是以企业声像信息元数据为基础，覆盖整个企业，满足企业多种数据格式的声像档案全生命周期管理的声像档案管理系统，它具有数据著录，归档保存、资料挂接、检索利用等功能，达到快速有效地资源共享。通过该系统可以提升声像档案文化的传播效率和速度，作为电视台的员工可以实时在线检索利用声像档案，并且声像档案管理人员可以基于该系统建立声像档案专题库，以某个专题（如基本建设）为主题将声像档案加工整合并展示，满足了声像档案文化价值挖掘的需求。（二）提

6、供了声像档案编研的软硬件条件在信息化条件下，为深入挖掘声像档案的文化价值，需要扩展声像档案的编研形式，包括画册、图片展、专题片、纪实片等，信息化技术的发展为这些编研方式提供了成熟的软硬件条件。录像档案已进入1080p高清数字录像档案时代，传统的线性编辑软件主要针对磁性载体的录像档案进行编辑，已不能满足新形势下的录像档案编辑处理要求。非线性编辑软件主要针对以数字格式存储的高标清录像档案，具备画面剪辑、字幕添加、特技效果制作、音频剪辑等功能，并且非线性编辑软件的最大优点是可以实时定位，既可以在时间线上拖动操作进行粗略定位，也可以转动鼠标轮精确到帧定位编辑点，不需要像传统线性编辑系统那样花费大量时间

7、进行搜索，提高了编辑效率，完全满足了专题片和纪实片制作的功能需求。利用非线性编辑软件可以实现以丰富的画面内容和震撼的视觉效果，为电视台的宣传活动提供参考，从而最大程度挖掘声像档案的文化价值。3 信息化环境下对电视台档案管理的新思路信息环境为电视台声像档案的挖掘提供了技术条件，因此，应借助信息技术，做好档案的收集工作，建设丰富、完善的档案资源库，以电视台的建设需求和员工科研工作需求为导向，加大档案编研力度，利用网络做好档案文化成果的宣传和推广，从而深入挖掘档案的价值。（一）广泛收集、做好声像档案资源库的建设档案的数量和质量直接决定了档案编研成果的质量，因此，建设丰富、全面的档案资源库是做好档案文

8、化价值挖掘的重要前提。针对档案资源存在形成者比较广泛、载体比较多样等特点，应实行主动收集、创造收集，建立收集网络，多渠道、全方位地收集电视台在采集资料过程中形成的资料。一是，主动介入收集，企业档案工作人员应分析档案形成的主要部门，并与这些部分主要沟通和联系，指导其完成档案的归档。二是，建立移交归档网络，由于档案形成者比较广泛，应积极利用信息技术拓宽归档渠道，如建立系统在线移交归档扩大征集范围，对于档案集中形成的部分，建立定期由专人完成归档的机制。（二）以需求为导向，加大档案编研力度传统的档案编研基本采取有什么编什么、编什么是什么的做法，导致很多编研成果利用率不高。信息化环境下，档案工作者和企业

9、其它员工之间的沟通更为便捷，完全可以利用网络和信息技术调查用户对编研成果的需求方向，在调查统计的基础上进行档案编研的选题，可以真正做到“以用户需求导向”为中心的档案文化价值挖掘。同时，在声像档案的编研过程中，应从分利用信息技术支持多种格式电子文件融合的便利，以档案资源为中心，并充分借助其它档案（如文书档案）制作图文并茂的编研成果。（三）利用网络技术传播编研成果，提升影响力有效的传播是编研成果得以被充分利用的前提之一，是扩大档案文化影响力的基础。由于档案编研成果是以数字形式存储于各种载体中的，所以其传播利用形式在信息化环境下也呈现出多样化。制成光盘的，可以利用vcd、dvd等数字播放器或计算机进行利用，而以多媒体数据库存在的，则可依靠系统平台进行利用。同时，网络环境可以使编研成果传播速度更快、传播范围更广。参考文献1刘丽茹.探讨档案管理信息化的含义与发展趋