浅谈档案管理网络化及其保护

1、    浅谈档案管理网络化及其保护    王瑾宏摘 要：档案管理随着计算机技术的发展有了新的形式，结合网络化的应用，档案管理的效率和质量都得到了提高，对档案管理的发展也起到了推进作用，档案管理的网络化还需要不断的完善和加强，同时提高对档案信息的保护性，才能使档案管理网络化更加发挥作用。文章对档案管理的网络化和保护进行了分析，为相关的部门提供参考建议。关键词：档案管理；网络化；保护随着时代的不断发展，档案管理的需求逐渐提高，档案管理的效率和模式在现代的社会中出现了越来越多的不适应，需要根据时代特点和需求进行改善，网络化的档案管理开始发展，将档案管理和网络技

2、术结合，加强档案管理的质量和效率是促进档案发展的重要方式，同时将档案管理中的各部门的管理水平得到提高，发挥档案的重要价值。1 档案管理的网络化的概念网络化指的是使用数据设备将大范围内的计算机进行连接并建立传输网的方式，这种技术可以使信息通过网络平台进行自由的传递，实现资源的共享功能。档案管理的网络化指的是将档案管理按照标准的规定和原则进行，结合网络计算机技术的应用，使档案管理具有网络化的特点又具有档案管理的原本特点的概念，档案管理在利用网络设备进行工作的过程中，可以提高档案管理的灵活性和便捷性，从而不断将档案收集整理等的效率提高。2 档案管理的网络化的优势2.1 档案管理网络化能够保护档案资料

3、和信息档案管理需要遵守国家相关的规定和标准，对档案的内容进行保护加密，注意档案的隐私性，同时还要进行档案的有效管理，我国的档案服务需要根据档案发展特点来进行，档案管理中存在对大量的档案资料的整理，还要选择性的进行加密保护，档案管理的网络化可以简化这一过程，使档案能够得到高效的处理，同时保证档案的安全性，对档案管理工作起到整体的质量提升的作用。2.2 档案管理的网络化能够符合时代发展的特点随着计算机技术和网络的广泛发展，档案管理的部门开始建立档案的网上查询使用平台，同时加强了档案服务的便利性，档案管理可以通过网络的系统进行管理，然后将档案系统和查询使用平台连接，形成信息共享的形式，这种方式不仅可

4、以提高档案的利用率，还能够顺应时代的发展特点，使档案信息具有数字化和网络化的特点，更加符合时代的发展。2.3 档案管理的网络化可以提高技术的应用水平目前，我国的档案管理部门大部分都配置了计算机设备，使用计算机设备进行档案管理，这样可以将档案管理的过程更加简化，还能够加强工作人员的技术应用水平，同时，其他的部门也使用网络建立资源共享的平台，这使信息的传递和使用更加快捷，档案管理工作人员使用技术来完善档案管理中间的信息传递工作，加强了档案管理的技术应用性。3 档案管理网络化的发展现状3.1 档案管理网络化建设意识薄弱由于受传统档案管理思想的束缚，当前我国很多档案管理机构的领导人员对档案管理网络化建

5、设的意识还比较薄弱，没有充分认识到电子档案管理工作在档案管理机构中的重要地位，导致当前相当一部分档案管理网络化的基础设施简陋，也未设置专职电子档案信息资源的管理人员，造成很多档案文件资料遭到损坏甚至丢失。3.2 档案管理网络化制度缺失在很多档案管理机构进行档案管理网络化建设时，缺乏科学合理的档案管理网络化规章制度、实施标准和建设模式，这直接影响了电子档案信息资源的正常管理工作，导致档案管理机构档案信息资源的有效利用率低下，失去了档案文件资料本身所具有的使用价值。3.3 网络化档案管理人员素质欠缺目前，大部分档案管理机构中的档案管理人员都没有经过专业的档案管理培训，对运用计算机技术和网络信息技术

6、进行电子档案信息资源管理的手段不甚不了解，导致其档案管理网络化的专业素质参差不齐，日常电子档案信息资源的管理工作处于一种被动状态，无法实现档案管理的网络化，无法达到现代化电子档案资源管理的科学化、规范化与自动化目标。4 档案管理网络化的保护措施4.1 要保证档案管理网络化系统的完整在各大档案管理机构中，各种档案信息资源都存在着一致性的逻辑关系，其在录入计算机网络管理系统以后就会成为数据库与数据库之间、数据字段与运行程序之间相互依存的逻辑关系，从而共同组成计算机档案管理网络化的数据序，其关系到整个档案信息数据库的完整性与安全性。因此，档案管理网络化系统的管理人员应该熟悉档案信息数据库之间的逻辑关

7、系，能够在使用和维护过程中出现完整性错误时及时启动检查、维护等相關程序，消除数据库所面临的各种有意或者无意的破坏与威胁。此外，在档案管理网络化系统的实际运行当中，我们可以采用诸如数据拷贝、磁盘阵列、双机热备份以及双击异地热备份等方式设计数据备份方案定期进行数据的转储，以避免出现档案信息资源的完整性错误问题。4.2 要保证档案管理网络化系统的安全档案管理网络化系统的安全性是保证档案信息资源安全的关键，一般包括档案管理网络运行安全与网上档案信息安全两个基本方面。所谓档案管理网络运行的安全性就是指档案管理信息资源通过网络软硬件系统的合理设计以及档案信息网络管理人员的规范操作等实现整个档案信息资源管理

8、系统的正常运行，发挥其应有的预定功能。所谓网上档案信息安全则是指在计算机网络环境下，在利用、管理与保护网上档案信息资源的过程中保证档案信息资源的存储与传输安全。在档案管理网络系统的实际操作过程中，我们可以通过加强健全内部管理体制、防范计算机病毒新变化、加强网络电子档案范围权限管理以及完善电子档案管理系统的服务器审计制度等措施来维护电子档案信息的真实完整与安全有效。4.3 提升档案管理人员的技术和素质档案管理工作者应该加强计算机网络技术的应用，使用计算机设备进行档案处理和信息上传等过程需要具有计算机思维逻辑，能够完成各种处理方式，并且需要不断的提升计算机技术的应用，还要对网络技术中的问题解决有所掌握，避免档案信息在网络中受到暴露和滥用，谨慎的使用网络技术来进行工作。同时，提升工作者的素质，坚持保护档案的隐私性，对档案管理有认真的态度，将档案管理的重要性深入到观念之中。5 结束语档案管理的网络化使档案的管理更加便捷，提高了档案管理的效率和准确性，使传统的档案管理更加灵活，减少了繁琐复杂的处理过程，减轻了档案工作者的负担，还可以利用网络技术实现档案的快速信息传递，通过网络平台使用档案，提高了档案的利用率，便于人们的查询和使用，使其的价值得到更大的发挥，通过加强档案管理的网络化应用能