浅谈科技档案数字化管理的发展方向

1、    浅谈科技档案数字化管理的发展方向    董娜摘 要：随着我国经济的快速发展，各行业产生了大量的档案资料，想要妥善、高效保管档案资料，传统档案管理同样也面临新的挑战，已经不能适应新时代的要求，档案管理数字化成为档案管理发展的趋势。本文主要讨论了数字化档案管理的应用与发展。关键词：档案管理 数字化 发展：g27 ：a ：1003-9082（2018）12-00-01前言所谓科技档案信息化，就是根据企业的实际情况，在科技檔案管理中，全面运用现代信息技术，对企业科技档案信息资源进行处置、管理并提供利用服务。企业科技档案信息化一般而言，可以从实现档案信息的

2、数字化和网络化，实现档案的信息接收、传递、存储和提供利用的一体化，实现档案信息的高度共享，引发档案管理模式的变革。具体来说，由于原始档案经过反复查阅，不可避免地受到一定程度的损害，给文档的保管与利用带来管理上的困扰。而信息化技术就彰显出独特的魅力，可以说，现代信息技术成为实现科学开发档案信息资源的关键条件。一、档案管理数字化的意义提高经济效益。档案管理数字化通过新形势，将传统的主要以纸质为载体的档案信息对象转化为机读档案，极大地减少了保管费用，还在一定程度上节省了占地空间，节省大量查阅时间，同时也避免了因反复印刷复印资料而造成的纸张消耗和人员利用。提高办公效率。档案数字化能够提供详细、即时的数

3、据信息，使得查询资料变得非常方便快捷，也减轻管理人员的工作量。档案馆也从原本的文件实体保管扩展成提供信息的保存调用中心。提供全面的服务工作。档案数字化通过互联网、局域网进行高效检索、存储阅读电子档案、提高管理水平、提高档案业务的服务水平，为档案面向社会服务大众及其自身内部管理提供更为安全的服务工作。档案数字化是未来时代发展的必然趋势，较之传统的实体档案管理，有着无可比拟的先进性和时效性1。二、现阶段档案管理数字化水平及存在问题由于人才、技术、理念及制度等方面的局限，我国大部分地区的档案数字化管理处于起步阶段，档案数字化管理的发展之路任重道远。实现档案数字化，必须要求档案管理人员具有较高的知识层

4、次和先进技术水平，需要既懂得档案管理，又能掌握现代信息技术的复合型人才，目前我国的档案管理人员中，尤其在基层档案管理部门中，极度缺乏能系统掌握档案管理及信息技术的复合型人才，这使得人员素质成为制约先进技术应用的重要因素。技术落后、理念陈旧，档案意识淡薄，投入经费不足，这些因素严重制约了档案信息化建设的发展。目前我国大部分单位在档案工作中缺乏全面、统一的管理标准，收集、管理信息的技术方法落后。这就直接影响了对档案进行数字化管理的进程。档案管理软件质量参差不齐，没有一个科学的档案管理系统，就不可能实现档案工作现代化建设2。电子档案带来方便快捷的同时，也存在原始性、真实性、完整性、安全性问题。对于纸

5、质档案而言，其内容的真伪易于判别，人们可以借助形式的原始性来证实和确认内容的原始性。而电子档案本身就是对纸质文件的一种复制，人们在对数字档案进行检验时，很难对它的真实性、完整性与安全性进行认定。另外，电子数据的易更改性为非法操作提供了便利，遭受黑客攻击，或者用户有目的的任意取舍甚至篡改信息，都会直接损害电子档案的安全。三、档案管理数字化发展方向1.管理过程计算机化传统的档案管理模式是按照类别、年份进行简单的分类，标准性差。建立计算机管理系统，可以实现归档、编目、查询检索和借阅管理的办公自动化，大大提高档案管理的工作效率，同时也使档案管理更加规范化。2.文件存储数字化随着计算机办公自动化和辅助设

6、计的普及，文本、表格、图形、图像等都以电子文档的形式保存下来，电子文件已经成为重要的信息资源。从存储介质看，光盘、硬盘等新型存储设备具有容量大、占用空间小、调用修改方便等优点，为数字化档案的保存提供了有利的条件。档案的数字化需要建立起全新的电子档案管理体系。3.信息检索的智能化档案工作的重要性之一就是提供归档资料的查询和利用，而档案检索是开展提供利用工作的基本手段，是开发档案信息资源的必要条件。传统管理方式下只能按照归档的分类方式进行固定模式、固定条件的简单查询，检索条件简单，查询结果单一。实现档案数字化管理，急需改善检索功能。例如增加新的检索功能，利用先进的检索技术，根据用户检索信息，智能分

7、析用户需求，提供智能化人机界面等，这些都将极大提高档案信息查询的检全率和检准率。4.完善法规制度建设在档案的数字化进程中，针对电子档案对设备的依赖性、不安全性等特点，我们还需要对现有的档案法规制度进行修订和完善。为了保护数字信息的真实性、可靠性以及完整性，必须制定严密的管理措施与规范。首先，要对库房的管理、档案的借阅、保密、鉴定以及销毁等各种制度和要求应根据档案类型的不同分别进行详细规定。其次，应重视对档案从业人员的岗位培训和职业教育，加强法制学习，培养良好的职业道德。第三，对档案管理人员的工作职责进行细化，包括档案室职责、专职档案员职责以及兼职档案员职责等，并监督档案管理工作人员按责行事。加强档案法制工作，是促进档案数字化发展的重要内容。四、结语档案管理数字化是时代发展的必然趋势，要求档案管理人员掌握成熟的计算机操作技术，保持经常性的学习先进文化知识