会议接待服务方案

1、会议接待服务方案1、会议接待服务领导小组组长：项目经理（负责会议接待服务的全面工作）组 员：参与管理人员（负责会议接待服务工作）2、接待服务方案一、预订1、接到电话，核对会议信息需求；2、将日期、人数、具体要求和行程安排根据这些情况匹配合适会议场地。3、预订电话：XXXXXX二、最终确认：到店的前三天，会务责任人与带班培训老师进行最后一次电话确认。三、人员对接：1、我会议公司安排专职会务人员为团队提供服务，提前一天有专人与代班 老师电话对接；2、进一步沟通了解会议培训的行程和安排。四、具体落实：1、专职会务人员进行业务对接，设会议签到台。2、住宿、会场引导、参观、入住，用餐事宜。3、对会议形式

2、、会议桌型摆放，并尽最大努力满足客人要求。4、合理安排车辆的数量及车型，以供保障境外会议期间的出行活动。5、根据情况进行进一步的实施方案。五、会后总结，并及时与团队负责人沟通，电话不定时进行回访。3、会议接待具体细节1、会务接待客人程序、流程：服务宗旨：向宾客提供热情、主动、礼貌、周到的服务，让客人有一个舒适 的开会环境，使客人高兴而来、满意而归。2、服务程序：会前了解: 、接到通知后，了解会议会场的布置参会人数（会议室桌型、会标、桌签、 需要的话筒、投影、纸笔、电子条幅等）； 、通知会议室员工要予以特别重视，要求会务主管出面亲自接待； 、根据会议的情况随时准备提供茶水、咖啡、水、茶歇等。会前

3、准备： 、提前开窗通风保持室内空气畅通； 、按会议要求摆好会议桌型及会议所需物品； 、必要时清会议负责人查看会场，如不满意立即改动； 、服务人员备好开水按规定着装到岗，站在门口等候，迎接客人。 、会议的场地租赁和搭建。包括会议签到背板、席卡、主讲台装饰板等相 关物料准备及布置。会中服务： 、会场服务员要多注意室内卫生、温度控制、灯光、音响等； 、会议服务期间不得擅自离岗，在门口随时等候客人的需要和吩咐； 、会议中间休息，要尽快整理会场，补充和更换会议用品。 、确保会议期间热水供应。会后整理： 、会议结束后，迅速检查会场情况是否有客人的遗留物品等，如有遗留物 品及时通知相关人员； 、清理会场，保

4、持卫生清洁；确保第二天使用。4、现场执行管理系统1 .接待管理系统接待管理系统是现场管理的第一任务，接待工作安排科学才能保证会议活动 现场疏导与管理工作的顺利展开。在有条件的展览场所可以通过科学技术产品与 现代通讯设备提高接待质量与效率，在条件较差的地方，可以在接待方面多安排 一些工作人员与志愿者，以人力接待疏导为主。接待任务如下：制定人员流动疏导方案协助办理相关证件协助随身物品托管或寄存疏导到会车辆介绍活动的基本情况协助填写参观注册信息讲解展会现场相关注意事项告知开馆、闭馆时间接待现场咨询人员协助办理相关商务手续其他接待相关事务5、会议现场执行管理系统1.会议现场接待系统会议接待管理系统根据

5、会议性质决定。不同性质的会议对会议接待工作的设 定各有偏重。具体工作内容有：根据机票、车票、参会名单、嘉宾的邀请统计情况，确定接待方案与人员 分工提前对进出车辆、周边交通要道、场入进出口进行布置设计。从机场,车站的接待工作开始，到进入会场的接待管理工作,然后到餐饮、 酒店住宿、休闲的统一布置。分时段，分地点，责任到人。随时检查酒店、会议 室相关的欢迎幅、欢迎牌、签到台、指示牌等是否出现问题。通常正式会议，需安排治安管理人员，对进入会场及周边区域的车辆、人 员、设备等进行监控。要做到人不离岗。签到人员较少时，可以采用流水作业；签到人员较多时，可以安排团体队 伍进行领队核实，集体签到。如人员结构复

6、杂，在至少安排四到五个接待位置, 将嘉宾、媒体、普通参会者，分开接待。嘉宾签到使用的笔、纸等要选择质量合理品。现场签的字、贺词、签约书 等应由专业负责妥善保管。出席人员就座排列方式中西方各有不同，应提前咨询排列方式。发言过程中，准备好应急稿与应急演讲设备。（例如：话筒、投影设备、 照明设备）准备充足的会议用品，会议正式开始前，提醒参会者将手机转为静音状态会议开始后，应安排专人负责录音、拍照、摄像等工作。大型会议应提前 安排同传人员，并对同传内容进行核实。会议现场接待方面更多的内容，可以参考会议实务操作一书。6、后勤保障系统后勤保障系统是现场主要物资管理与供应中心。如：运输设备、仓储、餐饮、 车

7、辆调用与配发工作，后勤管理实际是一系列后勤活动管理的统称。由于后勤总 是在有组织与管理的方式下进行，所以后勤与后勤管理不过是一个事物的两个方 面O后勤保障的具体任务如下：现场相关餐饮服务与调度现场相关设备管理与调度现场租赁设备管理与回收现场摄影摄像设备管理与协调现场各种工作证件与服装等相关物品领用现场各类人员的管理与疏导现场各类信息的处理、反馈与收集现场各类组织关系的协调与分配7、会议团队接待纲要会议团队接待可分为前期、中期和后期三个时间段，不同时间段的工作重 心有所不同，注意事项也随之变化。（一）前期接待准备根据接待协议提前1至2天，与会议团队会务组取得联系进行协议再次 确认，了解是否有其它

8、要求，同时向相关部门发布书面接待通知，相关部门负责 人在通知上签字确认。部门负责人根据通知，做好相关接待准备工作，对人员、 物资、卫生、服务、安全等作出相应要求和安排（如餐厅接到通知后，前后堂应及时在班前会上作出具体人员安排、场地布置和原材料采购计划等准备事宜）， 在大堂设置签到台，并尽量协助签到工作。提前悬挂欢迎横幅或欢迎水牌，在道 路节点、就餐区域、会议厅门口、娱乐场地设置指示牌，方便客人使用。（二）接待工作展开总经理、总经办、营销具体负责人对客户消费的每一个环节进行督导，现场 指导，收集反馈意见,处理突发事件（如营销具体负责人要跟踪对接会务组人员， 及时了解意见，掌握团队消费动向，查漏补

9、缺，确保服务到位）。各部门要环环 相扣，紧密联系，无缝对接，确保客户抵达每一个消费场地都有迎来送往，周到 的服务，对各方面安全要做到万无一失。会议团队消费账目核对清楚，及时提供 快速准确的结账服务（涉及签单或支票结算的，要由相关负责人签字或现场把关）。 各部门均应严格按照岗位服务质量标准和操作流程进行工作。（三）接待后续工作接待完毕后各部门要做出总结，前台做好信息收集客历登记，具体营销人员 应配合财务做好应收账款和回访工作。（四）临时到店即时需要提供服务的会议团队，可参照以上，有序展开， 要求应变灵活，避免超额接待、场地冲突、服务空白断档现象发生。8、会议服务准备一、会议服务的前期准备和筹备1

10、. 与会议承办单位负责人沟通协商，详细了解会议的性质、会议内容、规格 档次、举办的具体时间、人数、场地大小、用餐标准等内容。2. 会议服务负责人根据承办单位提供的资料，制定详细的接待方案。方案包 括会议的活动安排、时间进程、会场布置、会议宣传等内容。二、会议服务的准备1. 会场布置a）会场环境布置。会场应给人庄重、协调、整洁、舒适的感觉，环境整洁， 灯光亮度适中，应适当摆放室内植物，控制适宜的室温和气味，选择桌面插花。 根据会议内容，还应通过一定的物品和手段，渲染与之相配的气氛。b）会议台型布置。根据参加会议的人数选择会场大小及台型布置。小型会 议可釆用圆桌或“回”字台型；大中型会议可釆用礼堂

11、型或教室型。2. 会议用品准备a）茶杯。须经过消毒，消毒时间不少于20分钟；茶杯、杯盖无黄斑、无缺 口；茶杯无水迹旦光亮。b）玻璃杯。不得有破损和缺口，被子清洁、光亮、透明，无指印，并列放 在杯垫上。c）矿泉水。矿泉水瓶无灰尘，密封完好，瓶内无沉淀物，并在保质期内。d）小毛巾。无斑点和异味，须经过消毒，消毒时间在20分钟左右。重要会 议一律用新的小毛巾。冬季毛巾必须保暖。e）毛巾竹篓。不得有破损，每次使用结束后，须用热水浸泡，晒干后保存，以备再次使用。f）签到台。台布无污迹，无破损。g）鲜花。新鲜，无枯枝、败叶。h）热水瓶。表面清洁光亮，无水迹，水温控制在90度以上。i）挂衣架。清洁完好，无破

12、损，无缺少。j）文具。笔，油墨饱满，书写通畅；纸本，干净整洁。3. 设备设施准备a）接通计算机与屏幕的数据传输线。b）调整投影（投影仪：投影及幕布）设备、亮度、大小适当。c）调试话筒效果（无线手持话筒）。d）安排摄影、摄像位置。e）调节空调调温器，冬季室内温度控制在18度左右，夏季室内温度控制在22 度左右，并在会前30分钟左右喷洒适量空气清洗剂，保持室内空气清新。f）电脑及备用电脑g）视频切换器+激光翻页器h）演讲台1个9、会议服务工作规范一、会前准备1. 对会议室进行检查，保洁。（1）确认会议室音响、灯具等设备的完好，发现故障及时向相关部门报修, 保证会议使用。（2）做好会议室的保洁、整理

13、，桌椅要摆放整齐。2. 按会议要求，准备好会议资料及合格的会议用品，在开会前2小时准备好 矿泉水、水杯、开水、茶叶、小方巾和会议桌上的纸和笔及横幅、投影、话筒、 音响、灯光、发言席、桌牌、鲜花、水果等（具体视情况而定），注意：（1）茶杯要洁净无破损，如有矿泉水，茶杯应放在矿泉水右边与之平行， 茶杯及杯盖的标志应正对着与会人员的位置，且杯耳位于与会人员的右手，茶杯 的布置应使前后左右都成一线。（2）桌牌要光洁，无刮痕且无破损，应放在与会人员的位置，座签的摆设要 与桌面平行，且跟桌面的顶端距离10CM,座签的摆设应使前后左右都成一线。（3）鲜花要放在合适的位置，以不遮挡发言人为宣。（4）水果要清洗

14、干净，按位置摆放整齐，与茶杯等物品保持适中距离，但 要突出领导位置。旁边要配纸巾。3. 根据会议要求进行摆台，对会议室进行通风和气味处置；4. 准备工作结束后，进行会前的全面保洁和安全检查，并核对所需物品，如 检查摆台、准备开水、茶包等；5. 准备完全结束后，打开会议厅（室），调整小环境（空调、灯光、气味等）。6. 会务负责人，提前一周与某公司会议负责人联系，沟通会议的具体要求和 所安排的会议行程，策划本次会议细节，提前制作会议所需资料，釆购会议物品。 会议室（讲台、会议桌签摆放等）、住宿安排、餐厅菜品搭配等注意事项；7. 提前三天核对会议要求和注意事项；8. 提前一天与会议负责再次确认人数、

15、会场桌型是否有变化和其他要求；9. 当天做好会议室、餐厅、客房的接待工作，并到现场进行检查；二、会中服务1. 人员仪表：保持个人卫生，常修指甲，头发梳洗干净，整齐，不染发；化 淡妆，不浓妆艳抹，手上饰物只限带手表。2. 人员到岗：会场管理员应在会议前2小时到岗，对服务工作及程序向会议 服务人员作出明确的分工，讲明注意事项，然后对会议要求事项做最后检查。3. 迎送服务：会议服务人员应在会前1小时按要求着工作服上岗，站在会场 入口显要位置，面带微笑，指引参会人员进入会场。4. 如无特殊情况，服务人员应在客人落座后倒水。大型会议中，服务人员也 可在会前10分钟将主场茶水倒满，会议开始后第一次15分钟续水，之后每20 分钟对主场进行续水。规范操作如下：斟茶时，先主位，再副主位，依此类推，前排以后可以从一侧开始一次倒茶 水，为与会者倒水时，要站在与会者右后侧，将茶盖翻放在桌上，以确保卫生。 然后拿起杯子倒水，茶杯要拿到与会者身后斟倒，以免挡住与会者的视线，茶水 倒七分满为宜，主席台上配置矿泉水时，要根据主办单位需要配置相应水杯。注 意：进出会场及斟茶时以不影响会场正常秩序为原则，手机调整到振动状态！5. 会议服务人员在会议开始后将会场门关上，站在会场一角观察会议进展, 对突发事件进行及时处理。6. 会议结束，服务人