简析信息化管理在企业办公室管理工作中的应用

1、    简析信息化管理在企业办公室管理工作中的应用    田虹摘 要：信息化管理是社会发展的必然趋势，其以电子信息技术为依托，以软件系统为平台。并且信息化管理在企业办公室管理工作中的应用代表着企业的信息化程度。基于此，本文简述了信息化管理在企业办公室管理工作中应用的必要性，对信息化管理在企业办公室管理工作中的应用进行了简要分析，并论述分析了信息化管理在企业办公室管理工作中应用存在的主要问题及其策略。关键词：信息化管理；企业办公室管理工作；应用；必要性；问题；策略企业办公室管理工作主要负责企业的行政事务和日常办公，其可以为整个企业的和谐发展和有序运作提供基

2、础的服务支撑；同时可以为企业其他各职能部门的沟通交流搭建平台，协调各类日常事务，具有基础性、复杂性、综合性等特征。为了提高其工作效率，以下就信息化管理在企业办公室管理工作中的应用进行了探讨分析。一、信息化管理在企业办公室管理工作中应用的必要性企业办公室管理工作比较琐碎且比较杂，因此为了提高企业办公室管理工作效率，必须加强信息化管理。随着信息技术的发展，提高了企业办公室管理工作效率，通过登录办公平台就实现了登录电子邮箱、即时通讯工具、电子文件系统、以及根据不同功能需求定制的各类业务信息系统，已经成为办公室人员工作中不可或缺的工具和助手。无纸化办公、网上办公、远程办公、即时办公等等，各种各样的现代

3、化办公方式层出不穷，为企业办公室管理工作带来了诸多方便，因此为了适应新常态的需要，必须加强信息化管理在企业办公室管理工作中的应用。二、信息化管理在企业办公室管理工作中的应用分析1、在制度建设中的应用分析。企业制度是企业管理的基础工作，办公室管理人员可以利用网络信息资源平台及时了解国家有关政策法规、行业动态、科技前沿等信息，建立与企业发展战略同步、与外部竞争对企业要求同步的管理制度体系。借助公司内部网络的平台，不仅可以实现制度的贯彻和共享，管理人员还可以及时收集掌握制度在执行过程中存在的的不足，定期对其进行修订，以确保公司内部控制制度的有效性、及时性，使各项业务在有条不紊的良性环境中标准化、流程

4、化，从而提高工作效率。2、在辅助决策中的应用分析。过去企业决策主要以层层上报、开会研究等方式获取信息，相关部门统计数据，办公室汇总、整理、综合分析后为领导提供可行性建议或方案。随着信息技术的发展，“大数据”时代已来临，领导在科学决策过程中对辅助决策信息的准确性、实时性、直观性、全面性有了更高的要求，在传统方式的基础上整合生产、经营等多方数据为企业领导和办公室提供决策辅助和支撑信息服务，更好地服务于科学决策，促进决策效率的全面提高。3、在日常行政管理管理中的应用分析。企业行政管理最重要的职责就是为企业基础管理服务，目的是高效快捷。应用信息化管理系统，彻底打破传统的条块管理模式，一个办公系统可以受

5、理多种申请，从而可以大大减少行政管理部门的设置和人员编制，降低行政管理费用。申请人不再需要反复到各个部门咨询政策流程并递交申请材料，在办公系统上就可以完成所有工作项。随着信息技术的发展，大型企业办公室在会议会务管理工作中可以广泛使用新媒体技术，如视频、电话会议。这种新的会议模式突破了开会地点的限定，不但可以节省大量的差旅、会议等费用，还有效地缩短了会议时间、提高了开会效率。4、在文件管理中的应用分析。企业办公室文件管理主要包括文件的收发、阅办、归档。电子文件具有存储密集、异地办理、查阅方便等优势，从根本上克服纸质文件的保存难、传递难、查询难的问题，使文件管理发生质的飞跃。同时，oa办公系统的建

6、立可以确保电子文件的真实性、完整性、可靠性和可用性，对电子文件的收集、存储、利用、处置等主要过程进行管理，达到长期保存、统一规范管理、高效利用的目标。充分利用oa系统，实现文件的信息化流转，缩短文件传阅、审批时间，减少文件在传阅、审批过程中的遗失风险，有效提高文件办理质量和效率。三、信息化管理在企业办公室管理工作中应用存在的主要问题及其策略1、信息化管理在企业办公室管理工作中应用存在的问题分析。主要表现为：（1）规章制度问题。办公室的工作繁多复杂，诸如公文收发、会议通知、设备管理、后勤服务以及有关处室工作协调等，每一项工作看起来都很琐碎，但又都很重要、缺一不可。但目前，大多数办公室都缺乏相对完

7、善的管理制度，来统筹安排这些繁杂的日常事务。办公室工作纷繁复杂、头绪众多，如果没有一种制度来规范管理，办公室工作会陷入疲于应付、毫无章法的境地，不仅会使工作人员态度松散、成果甚微，更会影响整个部门的工作效率，甚至使得整个企业的管理实施滞后，影响企业的整体发展，事倍功半。要避免上述现象的产生，最有效的办法就是实行制度化管理，建立一套严格的规章制度和进行有效的科学管理。（2）企业办公室管理的粗放问题。企业办公室管理粗放是很多企业存在的共同问题，尤其以大型企业为主。企业办公室管理的粗放化主要表现在职工的岗位职责不清，导致工作出现空白区域，造成人员浪费和闲置的状况，这不仅是人力资源的浪费，也会造成员工

8、的惰性，办公室工作的效率肯定不理想。这样一来，企业办公室管理粗放化所引出的矛盾和问题将会越来越多，转变这样一种管理模式也就显得刻不容缓。2、信息化管理在企业办公室管理工作中应用的策略。具体表现为：（1）提高信息化意识，制订信息化的目标。企业信息化建设需要从思想上提高信息化意识，转变观念，从思想上认识到企业信息化建设的重要意义。企业信息化建设的过程，不仅要加强计算机软硬件建设，更要加强人力资源、技术、管理和计算机技术的协调融合。企业信息化建设中的主题是以人为本，作为企业的领导层，必须要首先对企业信息化建设有一个足够的认识和正确的把握。在推进企业信息化过程中，不但要加强自己的信息化培养学习，更要加

9、大对广大员工的信息化培养学习。其中，企业领导者的信息化学习理念和能力是最为重要的，只有他们首先掌握了这个理念和方法，才能推广到下面普通员工中去。企业信息化建设的主要目标就是通过利用计算机技术来提高管理效率。通过在企业中广泛地使用计算机技术来简化工作流程，把企业的信息及时地反馈给决策者。减少工作时间，提高工作效率。（2）加强制度建设，建立健全合理的办公室规章制度。企业办公室管理制度的建设要突出科学性、规范性与系统性。科学性就是要使办公室的管理制度能反映新时期办公室工作的规律、特点和要求，真正具有权威性，从而约束办公室每位人员切实履行岗位职责，恰当地行使自己的权利；规范性就是通过制度使办公室人员的行为、工作内容和工作程序标准化、模式化；系统性就是对办公室工作所要涉及的各项日常性工作建立健全相应的、行之有效的规章制度。只有建立健全合理的办公室管理规章制度才能有章可偱、职责清楚、目标明确，从而提升管理水平。結束语综上所述，办公室作为企业的综合管理机构，其管理水平直接关系到企业各项工作的正常运转。随着信息技术的不断发展，为了提高企业办公室管理工作