浅谈档案收集工作

1、    浅谈档案收集工作    王大红【摘 要】根据档案法的规定，要将任何单位的档案数据按计划提交给单位的档案室管理部门。但是，由于各种原因，许多档案收集操作未按照相关规定执行，并且一些单元未将档案收集操作放置在适当的位置。因此，要做好档案馆藏工作，最重要的是要提高档案馆管理的法律意识，采取有效措施解决档案馆意识薄弱的问题，落实制度化，规范化的要求。同时，档案管理人员要积极进取，开拓创新。【关键词】档案法;管理部门;创新前言：收集档案存在很多问题，需要档案馆共同努力，需要档案管理部门进行宣传，指导和监督，不断学习和改进新知识，提高工作效率，并且可以有效地

2、确保轧制操作的质量。1、常见收集档案的方法1.1一般收集归档部门根据档案和材料的起始，组成和操作，在处理后按时收集它们。1.2定期收款这是针对难以定期收款的档案，应根据实际组建情况定期并及时收款，以防丢失。1.3年末收款每年年底，每个部门，部门负责人和业务负责人要检查并退回已存储的档案和材料，并将其传递给档案存储负责人以检查存储。2、档案收集问题2.1数据收集落后档案和材料留在几个部门或领导的手中，如果发现它们丢失，则可能会大量丢失，延误工作并错过收集档案的最佳时间。2.2单位的忽视有些单位不了解档案的收集，有些则认为接受档案是一个辅助项目，这不是一项艰巨的任务，可以忽略。只有在使用时，才会开

3、始注意。2.3檔案收集系统不健有些部门不仅高度重视归档工作，没有建立合理的档案馆藏制度，没有弄清档案馆藏资料的范围，具体内容和具体措施，有的没有充分调动积极性。档案管理人员也缺乏主动性，等待档案到达大门的无数头脑导致反向收集和许多遗漏档案。2.4收集的档案数据不符合档案验收要求收集的档案数据不符合档案批准要求。主要症状如下：笔迹模糊，封口不完整，存档不完整，重要信息的来源不多。2.5设备数据严重丢失当将与基础数据设备的档案数据与其他数据一起整理时，无法及时收集设备数据，并且会丢失大量数据。尤其是由于缺少手册而损坏了设备，要花大量时间进行维修。2.6单一档案数据收集的档案通常是基于纸张的，很少有

4、特殊媒体，例如音频和视频档案。3、解决档案收集问题的措施3.1加强档案工作的推进通过各种渠道和形式，广泛宣传档案的集中化和综合管理的重要性，所有公职人员对档案的认识不断提高，提高了档案保护的意识。应当鼓励个人积极地向档案馆捐赠和存档具有历史和研究价值的档案馆材料，以便最大程度地利用档案馆的价值。争取领导者在档案保管工作中的利益和支持，积极解决人员，人手等问题，维护档案保管人员的相对稳定性，理解和管理档案保管工作。该工作的范围包含在部门的整体组成中，因此，执行和归档工作可以适合关键主管的领导。3.2扩大档案信息的服务空间转变思想观念，适应形势发展的需要，最大限度地提高档案信息效率，发布档案目录，

5、发布档案信息，加快档案开放速度，不断扩大档案的可见性和影响力。要千方百计地加强档案服务的服务功能和机制，简化档案服务的使用程序，减少审批程序，创造条件，并为档案服务的使用提供便利。加强与各部门的联络与沟通，了解档案使用要求，并提供服务，使各级领导和组织机构真正实现档案访问和使用的便捷和快速，并实现集中化，集成化管理，需要积极改进。3.3加强对存档法律的执法监督为了确保良好的存档收集，有必要限制规则和法规。首先，有必要不断完善档案收集业务的有关制度和配套措施，完善法律规定，建立长效机制，并确保有规则和依据来跟踪档案收集业务的各个环节。真正依法设置档案，管理档案并依法管理档案。其次，要有效提高举报

6、法规的效力和强制性，坚持依法依法行政，加大监督力度，对拒绝执行的人要有一定的行政处罚。此外，要进行定期检查和监督，并立即赞扬部门和个人在档案收集方面的出色表现。3.4提高记录保存人的能力和素质记录保存人的流动性比较大，能力和素质参差不齐。要加强对新员工的晋升和教育，及时进行岗位培训，提高岗位意识，树立施工意识，提高素质，增强技术水平。需要加强对归档工作的业务指导，定期举办业务培训课程和专业知识讲座，并不断提高工作技能和实践经验。要加强与档案的沟通，检查和督促经常访问，检查档案和材料的状态，了解工作困难，解决难题。有必要组织一个档案管理员进行工作交流，互相学习，提高工作的主动性和创造力。3.5摆

7、脱传统的存档收集模式存档是历史记录，但是不能等到存档成为历史记录再收集它们。改变工作方式，改变工作思路，创新收款方式，以新的眼光发现资源，有效地积累资源，完全偏离传统的存储方式，以合法接受为主要手段，要真诚，尽责。换句话说，执行日常接收和主动收集的组合，常规收集和广泛收集的组合，常规收集和随时收集的组合，跟踪收集和访问的组合。让档案馆变得越来越制度化和标准化。3.6扩大档案收集渠道的范围确定每个部门的工作趋势，确定线索，随时间推移进行跟进，延伸路径，并形成一套用于收集具有特定特征的档案的方法。第一，收集通过检查跨部门关键活动和过程的关键负责人形成的档案。第二，重点集中收集直接形成的档案来完成中

8、心任务。第三，收集由快速执行主要任务和特殊任务形成的档案，第四，定期收集由常规任务形成的档案：第五，由领导者参加重要活动形成的档案应在家中收集。对于总体性质的会议，积极寻求干预和系统地收集;第七，对于特殊单位，应及时收集和收集档案;第八，对具有历史和文化价值的物体和材料进行追究。档案资源被广泛收集以确保系统核心内容的完整性。结束语：档案收集是档案管理的重要组成部分，是归档的起点。档案和数据收集的完整性直接影响历史记录的真实性，并在维护经济发展和合法权益中发挥重要作用。档案部门要着眼于单位的核心业务，提前介入，提供先进的服务，提供目标档案资料，档案编辑研究，特种档案等，为单位的核心业务提供有力的信息支持。参考文献：1孟安生.地域文化特色档案收集的思考a. 行与知社会主义文化大发展大繁荣中的档案工作 c.2019.2陈晓荣.浅谈如何做好档案资料征集工作a.档案利用与档案文化201