浅谈全国改革发展示范学校后勤档案管理

1、    浅谈全国改革发展示范学校后勤档案管理    高明祥摘 要：后勤档案是全国改革发展示范学校档案的重要组成部分，做好后勤档案管理工作对推动全国改革发展示范学校可持续发展具有十分重要的意义。中等职业学校后勤档案管理和全国改革发展示范学校的要求差距还很大，要达到全国改革发展示范学校的要求，必须加强中职学校后勤档案管理建设。关键词：全国改革发展示范学校 后勤档案管理 加强措施随着教育事业的发展，教育部在全国建设100所全国改革发展示范学校，我校有幸被纳入全国改革发展示范学校建设的行列，学校的示范引领作用越来越明显，学校档案越来越显现出它的重要性。全国改革发

2、展示范学校后勤档案建设水平的提高对教学、科研及师生员工生活乃至学校教育事业的发展都有着重要的促进作用。因此，思考和探讨全国改革发展示范学校的后勤档案管理建设，不论从哪方面都有深远的意义。1、全国改革发展示范学校后勤档案的内容根据全国改革发展示范学校建设的要求及我校后勤档案管理的实际，在我校的后勤档案管理中，我们把学校的后勤档案的内容基本定为以下六类，分别是：文件类档案、行政文书类档案、基建类档案、设备类档案、房地产业务类档案和账表类档案。2、后勤档案在全国改革发展示范学校项目建设中的作用2.1后勤档案管理对推动全国改革发展示范学校项目建设具有十分重要的意义。后勤档案信息不仅能提供记录，见证学校

3、的发展，而且能为管理者提供正确决策、科学管理的依据，有利于指导各项工作的顺利开展，提高工作质量增强工作效率，对深入开展后勤工作具有重要的参考价值，为领导决策起到参谋和助手的作用，使后勤管理服务水平不断提高，逐步迈向科学化管理。2.2后勤档案管理为全国改革发展示范学校项目建设规划、建设、管理工作提供历史依据。后勤档案是学校设备、设施管理工作和维修的重要依据，它能使后勤部门在日常工作中对设备的使用方便快捷，提高工作效率。缺少后勤档案，就没有使用和改造的依据。后勤档案不仅反映了学校建设的变化和发展，为学校规划、建设、管理工作提供了历史依据，而且对学校发展和经济建设发挥着重要作用，为地上地下的工程建设

4、提供了准确定位。2.3后勤档案是中等职业学校一种特殊的、不可再生的宝贵信息资源，是学校的宝贵财富。我校始建于1960年，是一所拥有60多年历史的老牌中职学校。近年来，随着学校办学规模的不断扩大，学校基本建设增多，就需要查阅许多相关资料。随着全国改革发展示范学校项目建设档案管理越来越规范，学校后勤部门的档案管理意识也要逐步增强。3、全国改革发展示范学校项目建设后勤档案管理的现状和思考3.1档案意识淡薄、资料收集不全。由于中职学校后勤队伍流动性大，人员不稳定，档案资料管理工作容易脱节，档案资料流向不清，档案管理职责没有落实到具体人员。我校历史悠久，60年代建设的部分房屋还在使用，历史原因导致部分房

5、屋的基建档案资料缺乏，因此基建档案管理具有先天不足的特点。此外，以前后勤管理部门缺乏后勤档案管理人员。部分项目实施后档案未能及时进行归类整理、存档，导致建筑资料不全或不完整。因此，在项目的改扩建和建筑维修过程中，要查找工程建设的原状图和相关资料，顯得非常困难。3.2缺乏系统的后勤档案归档流程。后勤部门档案制度不明确，缺乏系统的档案归档流程，没有明确的目标，缺乏统一的归口管理。在工作中，经常出现后勤管理干事凭经验进行资料保存的情况。没有系统性，缺乏统一编制要求和归档程序，导致资料查找相当费力。3.3后勤档案资料记录不详细。由于处室部门调整，人员变动，后勤在维修改造及装修过程中，使房屋使用功能，乃

6、至在不影响使用安全的情况下部分结构发生变化，维修档案却没有及时归档，时间久远后，校内房屋的构造、管线走向没有详尽的记录，已存有的档案资料缺乏可靠性价值。3.4后勤档案管理人员缺乏专业技术，因此对档案管理业务不熟悉，专业水平不高。4、加强全国改革发展示范学校项目建设后勤档案管理工作的措施4.1用规范化、标准化来要求后勤档案管理工作。一套完整、准确、系统的后勤档案，必须调动相关参与建设人员的积极性，让他们一起进行后勤档案资料收集。为确保学校在全国改革发展示范学校项目建设过程中各类改、扩建工程档案齐全、完整、系统，我们收集从建设项目开发前到竣工交付使用后的各种报批文件、合同、协议、洽商变更的各种资料

7、，把档案工作与工程建设计划、检查、总结、验收等各个环节的工作联系起来，同步进行。同时根据后勤文件的形成规律，对文件材料的内容、数量、价值、载体形式进行系统整理，使档案资料做到文件齐全、分类准确、体系鲜明、方便管理、方便使用，保持其整体功能，并将完整的后勤档案资料按规定移交给学校档案室。4.2配置专业的后勤档案管理人员。后勤档案的管理人员，既要懂后勤工作的专业知识，熟悉并参与建设项目从筹划到施工、竣工等各个环节的工作，以全面完成档案资料的收集、整理工作，又要懂档案管理知识，完成后勤档案管理分类归档流程。随着国家有关建设项目档案管理法规的出台，全国改革发展示范学校项目建设后勤档案管理也逐步走向规范

8、，因此，档案管理员必须与时俱进，及时熟悉后勤档案管理的法律、法规，才能满足现行档案管理的基本要求。4.3抓住重要环节进行管理。对后勤档案的管理并非眉毛胡子一把抓，而是要抓住重要环节进行管理，但不能忽视次要方面的档案管理。比如基建档案管理工作涉及建设工程项目决策阶段、实施阶段和使用阶段三个阶段，其中，决策阶段和实施阶段属于新建项目的档案资料管理范畴，也是基建档案管理工作的重点。在房屋使用过程中，经常使用和查阅的档案资料主要是房屋施工的技术资料，因此，对建设项目的施工过程档案资料收集、整理应作为档案管理工作中重点中的重点。在整理施工档案的过程中，从分项工程开始收集整理工程技术文件资料并归档，特别要

9、注意基础、结构工程和隐蔽工程的资料收集整理，尽可能通过资料、图像、声像资料等形式将整个施工过程按时间顺序进行记载，再现施工过程的技术历史。在使用阶段主要是工程维修、改造项目的档案资料管理工作。建设项目交付使用后，应建立起相应的管理日志，保存好大修、改扩建等过程的施工记录。4.4完善档案管理及交接制度。根据我校的实际情况，学校建立了档案管理制度，明确后勤档案管理的范围，归档的基本要求和内容，移交与整理、保存的要求，档案管理员的职责。使后勤档案资料具有真实性，确保档案的归档率、准确率和完整率。4.5加强后勤档案管理的电子化水平。计算机应用技术的发展，推动了学校后勤档案管理的进步，图纸实现了电子绘图，使档案工作从手工操作走向现代化管理，大大提高了工作效率。对全国改革发展示范学校项目建设的后勤档案管理，我们充分利用计算机技术，加强电子档案的收集和整理；对一些年代久远的后勤档案资料，我们通过电子扫描的方式将其形成的电子文件保存下来，从而将无电子版本的存档文件制作成电子档案资料保存，提高后勤档案管理工作归档的电子化率。全国改革发展示范学校项目建设后勤工作任务重、琐事多，因而完善后勤档案管理就显得更加重要。我们要不断的完善后勤档案管理的方法和手段，给