浅议交通运输行政执法文书档案保管期限的鉴定

1、    浅议交通运输行政执法文书档案保管期限的鉴定    刘利琴摘要：档案鉴定要以维护与保持整个单位工作的历史全貌为根本任务，既要考虑本单位的利用，也要考虑社会的需求。作为一名档案管理工作人员，要秉承为对历史负责、为现实服务、替未来着想”的宗旨，严格按照鉴定的内容与标准开展档案鉴定工作。关键词：档案鉴定;执法文书 ; 保管期限宿迁市是一个年轻的地级市，成立于1996年，1996年11月组建宿迁市交通局，次年交通行政执法文书产生，最早的执法文书档案距今已有22年。随着时间的推移，交通行政执法文书逐渐增多，特别是2019年交通机构改革，11家单位合并成五家单

2、位，档案需要集中存放管理，现有库房无法容纳，其中执法文书档案占库房空间比最大，需要对现有执法文书档案进行鉴定销毁。对此，笔者牵头开展了档案鉴定工 作。1室存执法文书档案现状目前室存执法文书档案主要为许可文书档案和处罚（处理）文书档案两类，据统计，许可档案49511卷、处罚（处理）档案24849卷，由于许可档案一般每卷在几百页甚至上千页左右，处罚档案每卷一般十几页，许可档案占库房空间约为93%。而许可文书档案需要预留足够的存放空间。一是规范档案装盒需扩充容量。普货车辆许可目前按卷保存，一个档案盒存放6至8卷，按照规定，应该一车一档，也就是一卷装一个档案盒，意味着原来仅占有8立方米左右的空间，改为

3、一车一档后需要60多立方;二是车船许可档案需预留大量空间。如船检船务档案，船每年审一次，一次年审至少产生一卷档案，一年就是三四千卷。各类客货运和驾培、船员培训许可一样，每年都有新的资料填入。由于档案库房面积有限，别的楼层没有经过特殊加固，不能安放密集架，库房没有扩充的可能。因此档案鉴定销毁工作势在必行。2执法文书保管期限经调查，室存许可文书保管期限全部是永久，处罚（处理）文书是2年或5年，针对保管期限的制定标准和合理性，笔者开展了鉴定工作。2.1许可档案2.1.1许可档案的保管期限必须是永久吗？国家档案局有相应的规定。机关文件材料归档范围和文书档案保管期阴规定附件：文书档案保管期限表8.7.3

4、.3 20年（含）以上有效或未注明有效期的许可证;执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料（永久）8.7.3.4 20年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料（30年）1 。按此规定，应该根据许可证、资格证的有效期确定保管期，那么，交通运输许可保管是不是都是20年以上的有效期呢？由于交通运输行政许可类别较多，下面仅以道路运输许可为例。2014年道路运输管理工作规范第十四章 道路运输证件管理工作规范第一节道路运输经营许可证核发。三、道路运输经营许可证有效期（一）从事道路客、货运输及客、货运站场类经营业务的许可证件有效期为4年。（二）从事一、二类汽车维修业务以及一类摩托车维

5、修业务的经营许可证有效期为6年，从事三类汽车维修业务、二类摩托车维修业务以及其他机动车维修业务的经营许可证有效期为3年。（三）从事普通机动车驾驶员培训业务和机动车驾驶员培训教练场经营业务的许可证件有效期为6年，从事道路运输驾驶员从业资格培训业务的许可证件有效期为4年。（四）从事国际道路运输经营业务的许可证件有效期为4年。（五）同时从事多项业务，且其相应的证件有效期不一致的，以有效期较长的许可证件有效期为准。据此，交通运输许可证有效期多为1年、3年的，最长6年，按照机关文件材料归档范围和文书档案保管期阴规定保管期限应该为30年2 。2.1.2交通运输许可档案是否都应该是30年保管期限呢？笔者跟同

6、事们开展了鉴定工作。船舶使用年限最长可超30年，只要船舶不报废，每年都要进行年审，档案肯定不可以销毁，30年保管期限显然不够;有些船舶由于环保等问题被强制报废，但是这些船舶却存在拆解和后期补偿资金审核问题，涉及國家补贴费用的资料肯定不能满30年销毁;另外，危险品企业和车船、码头等许可实行责任追究终生制，这些档案也应该永久保存。综上，笔者认为涉及责任终生制的许可档案最好永久保存，船舶根据报废年限适当放宽2至5年，其他许可档案保管期限可以为30年。2.2行政处罚（处理）档案。处罚（处理）文书保管期限国家档案局和交通部都有规定，但是保管期限差别较大。机关文件材料归档范围和文书档案保管期阴规定附件：文

7、书档案保管期限表8.7.5行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的文件材料 重要的（永久）一般的（30年）; 3 道路运输管理工作规范第十五章 第八节 四、卷宗管理规范（十二）交通行政执法文书卷宗保管期限分永久，长期与短期三种。重大行政处罚案件卷宗应长期保存，一般行政处罚案件卷宗短期保存;长期保存期限为5-10年，短期保存期限为2年;4目前我市交通运输行政执法文书保管期限一般都根据交通部的要求来执行，保管期限为2年和5年。档案保管的目的是为了应用，处罚（处理）文书保管的主要是为了行政复议或诉讼，作为举证材料使用，因为根据行政诉讼法，行政机关承担行政诉讼的举证责任。中华人民共和国行政诉讼法第

8、四十六条 公民、法人或者其他组织直接向人民法院提起诉讼的，应当自知道或者应当知道作出行政行为之日起六个月内提出。法律另有规定的除外。5 因不动产提起诉讼的案件自行政行为作出之日起超过二十年，其他案件自行政行为作出之日起超过五年提起诉讼的，人民法院不予受理。行政诉讼法其他案件应该包含行政处罚案件，所以行政处罚文书最低保管期限如果低于5年，万一行政相对人在5年内提起行政诉讼，行政执法部门没有了执法文书档案，如何承担举证责任？行业部门制定的2年的保存期限，明显不适用。保管期限应该根据处罚种类、金额进行制定，不可一概而论。行政处罚种类很多，不能简单的把行政处罚案卷保管期限统一制定。行政处罚的种类有警告

9、;罚款;没收违法所得、没收非法财物;责令停产停业;暂扣或者吊销许可证、暂扣或者吊销执照;行政拘留;法律、行政法规规定的其他行政处罚 6。交通运输行政处罚种类多为罚款、责令停产停业、暂扣或者吊销许可证。其中罚款案件最多，罚款类处罚文书简单适用5年也是不合适的，交通行政处罚的罚款金额从几百元到几十万都有，应该设定一个标准，比如一般额度（5000元以内）处罚、较大大额度（5000元-20000元）处罚、大额度（20000元以上）处罚，一般额度保存期限5年，较大额度10年，大额度30年;责令停产停业、暂扣或者吊销许可证保存期限30年或者永久;行政复议和行政诉讼永久保存。3历史价值是档案鉴定的必要考量标

10、准档案鉴定要以维护与保持整个单位工作的历史全貌为根本任务，既要考虑本单位的利用，也要考虑社会的需求。完全从使用者本人的利用目的出发去衡量档案的价值是片面的，会造成有价值档案的流失。运管部门在建市之初审批了一些客运班线。如今这些车辆早已报废，甚至经营的线路随着道路建设的发展也不复存在，这些许可档案对于交通部门已经没有利用价值，但这些档案反应了我市客运市场的发展和变迁，有很大的历史参考价值。处罚（处理）文书反映了交通运输执法工作的历程。法律文书制作经历了从简单开票处罚到逐步完善立案、调查、处罚的程序;执法机关内部审批程序从无到有，立案建议、调查报告、结案报告逐步健全;当事人的权益不断得到法律保障，

11、如申请回避权、陈述申辩全、听证、行政复议和诉讼权利。法律文书的变化反映了交通运输执法一步步规范的过程，这些过程，不仅是我市交通运输行政执法的历史，也是整个交通行业的执法历史的一部分。市档案馆给予我们本次档案鉴定工作很大的支持，对有社会价值的档案全部接收，解决了我们档案库房紧张的难题。档案鉴定是档案工作的重要环节，鉴定质量的高低影响着档案工作的兴衰与发展，无标准的鉴定，或者仅凭档案工作人员的主观意识，造成该留不留，该销毁不销毁，会导致档案的流失或人力物力浪费。7因此，作为一名档案管理工作人员，要开展对鉴定操作程序的研究，与资料收集整理工作人员一起规范鉴定的内容与标准，既要考虑档案的利用价值，又要考虑档案的社会价值。参考文献132006年国家档案局机关文件材料归档范围和文书档案保管期阴规定242014年交通部运输司道路运输管理工作规范52014年中华人民共和国行政诉讼法62017年中华人民共和国行政处罚法7广西民族学院管理学院 何致武档案鉴定工作程序分析（江苏省宿迁市交通运输局&