内控失效原因分析

1、常见的内部控制失效原因 一出纳领取银行对账单、编制银行存款余额调节表。之所以把这个问题列在十大问题之首，是因为它非常普遍 且后果严重，但遗憾的是，直到今天，仍有很多单位根本 没有意识到这一问题，或虽然意识到了却不以为然，低估 了其可能造成的严重后果。不相容职务别离是内部控制的一个根本原理，通常需要分 离的不相容职务包括授权与执行、执行与审核、执行与记 录、保管与记录，所谓“管钱不管账，管账不管钱就是 不相容职务别离原理的一个典型运用。货币资金是最容易 出现舞弊的一项资产， 如果由出纳来负责领取银行对账单、 编制银行存款余额调节表，出纳就有可能挪用或侵占公司 货币资金，并通过伪造对账单或在余额调

2、节表上做手脚来 掩盖自己的舞弊行为。从笔者了解的情况看，80%以上的企业存在出纳领取银行对账单、编制余额调节表的现象，究其原因，主要从工作 方便角度出发，由于出纳经常跑银行，办理各种收付款， 于是便“顺理成章地领取银行对账单、编制余额调节表? 殊不知这种习惯做法存在巨大风险隐患，其实要防范这种 风险并不难，只要改由出纳以外的人来负责银行对账单领 取和账面银行存款余额核实工作即可，关键是要从思想意 识上重视起来。二领导“一只笔审批，缺之完善内控制度和流程保障。 领导“一只笔，说明看起来似乎控制很严格，不容易出 问题，但事实上这种“一只笔控制反映了单位内部控制 方式的落后。首先，事无巨细都由领导来

3、审批，囿于时间和精力，领导 最后可能疲于应付，分不清主次，审批“一只笔变成签 字“一只笔而已，控制流于形式。其次，如果缺乏相关支撑信息，领导无法对收支合理性进 行判断，“一只笔就会失去控制作用，例如经办人员申 请购置某种设备，而领导没有该设备经济可行性、价格合 理性的相关数据，审批就会演变成一种过场。第三，领导“一只笔会造成高度集权，不利于对领导的 制约和监督，可能导致 fu败。因此，合理的内部控制应当 按照重要性程度大小，适当分层授权，逐级审批。三过于依赖业务人员，企业资源掌握在个人手中，企业对业 务开展失去控制。企业业务资源完全掌握在业务员个人手中，对企业来说是 一件非常危险的事情，现实中

4、经常可以看到，不少企业的 业务员一旦跳槽或离职，原有的客户和业务关系也被随之 带走，形成企业对业务人员过于依赖的局面。更有甚者， 有的企业业务员明地里使用单位各项资源，暗地里为自己 或亲友开拓业务、谋取私利，严重损害了企业利益。针对这种现象，企业应通过完善制度设计，例如采取建立 统一的客户档案和客户关系管理系统、同一笔业务有两人 以上共同参与、适当进行工作轮换和加强财务对业务过程 的控制等措施，将业务员手中的客户资源转化为企业资源， 让客户认的是企业本身而不是认个人，这样企业的业务就 不会依赖于某一两个人，从而保持持续稳定的开展。2003年初，花旗银行台湾区总经理陈圣德率领二十多位 主管集体跳

5、槽，但在经历短暂的人事地震以后，花旗银行 在短短两三个月内就根本恢复了业务正常开展，当年业绩 并未受到大的影响，盈利反而创下历史新高，靠的就是花 旗银行内部已经形成完整的制度和流程，用制度来保障业 务开展，而不是依赖于某个业务人员或主管。四内部控制制度文字描述性较多，清晰的流程图和配套表单较少。很多单位有这样一种现象，员工在某个岗位工作久了后变 得驾轻就熟，经验老到，工作起来游刃有余，而一旦这个 员工因有事调离或辞职，后面接替的人员那么需要花很长时 间来熟悉情况，重新摸索工作方法。造成这种现象的原因 是企业制度主要是文字性东西，缺乏清晰的岗位说明和工 作流程图，执行的人往往凭自己的经验和别人“

6、言传身教来做事，岗位新手在开始阶段工作不知从何入手，通常需 要很长一段学习和熟悉过程。因此，一套完整的企业制度应包括三局部：(1) 文字描述的支撑制度文件；(2) 工作流程图或流程的文字描述；(3 )相关凭证、表单、文件的样式汇总。通过绘制清晰的工作流程图，可以让每个人都能一目了然 地知道办事程序、涉及的部门、人员和规章制度，而且能 够将工作形成的好经验固化下来，并且通过流程图能比拟 容易发现内部控制中的缺乏之处和风险点，从而有助于企 业内部控制的持续改良。五内部控制制度“救火式较多，制度体系缺乏系统性和完整性。很多企业的内部控制制度都是在开展中逐步建立起来，经 常是发现管理中出现了某种问题，

7、于是相应地出台一个制 度来标准。例如今天发现 费高了，就制定一个通讯费 管理方法，明天发现办公用品浪费严重，就拟定出办公用 品米购与使用方法。这种“救火式的制度往往只能防范已发生过的风险，而 对未发生的风险那么考虑缺乏。此外，这样的制度体系无论 在内容上还是形式上，都缺乏系统性和完整性，没有科学 合理的分类，甚至不同制度之间存在矛盾或重叠的现象。 有的单位还有不同部门根据自身需要制定制度现象，政出 多门，相互打架。笔者曾经接触过一个单位，仅是购置电脑一项，既可以通 过信息科购置，因为信息科负责整个单位的计算机软硬件 系统；也可以通过行政办公室，因为电脑属于办公用品， 而办公用品归办公室管理；还

8、可以通过负责管理固定资产 的设备科购置，因为电脑是一种固定资产。为此，企业应 有一套标准的制度制定程序和形式标准，包括制度的编号、格式、分类、内容、审批程序、执行及其他应考前须知进 行统一的标准化管理，并以书面形式予以约束。六员工临时休假或出差时，缺乏明确的工作交接制度。任何一个岗位，总会出现员工因急事、生病或出差等原因 不能正常上班的情形，很多单位在制度设计时都没有考虑 到员工暂时离岗时工作由谁接替的问题。实际操作中，在遇到员工临时休假或出差时，便临时指派 一位相关人员来兼任， 但事实上，这种急时抱佛脚的做法， 稍有不当，可能会给企业带来风险。企业正常的工作安排 中通常会将不相容职务由两个以上的人来担任，以便相互 牵制，而临时指派某人兼任做法，可能会导致不相容职务 由同一人担任。例如支票印鉴平常一般都由两人分别保管， 如果因其中一人临时有事而指派另一人暂时兼任，由一人 掌握所有空白支票和印鉴的话，盗用支票的风险就会大